Een offerte afronden

Op het tabblad Afronden maak je van een geplande offerte het document dat de klant te zien krijgt. Je neemt hier de commerciële beslissingen (totale korting, prijspresentatie) en de beslissingen over het document (begeleidende brief, pdf-opmaak, wettelijke teksten, merkopbouw). Daarna controleer je het pdf-voorbeeld en verstuur je de offerte. Hoe je de offerte ter ondertekening verstuurt en hoe lang de offerte-link geldig blijft, lees je in Voorbeeld, varianten, wettelijke teksten en geldigheid van de offerte-link.

Het meeste wat je hier instelt is een afwijking per offerte op de standaardinstellingen van je Workspace. Je admin beheert het globale sjabloon (logo, huiskleuren, standaard pdf-secties, standaard wettelijke teksten, standaardaanhef). Bij een afzonderlijke offerte kun je daarvan afwijken met een eenmalige korting, een andere begeleidende brief, een verborgen hoofdstuk of een ingesloten brochure. Het globale sjabloon dat alle andere offertes gebruiken, blijft daarbij ongewijzigd.

Voordat je begint

• De offerte moet gepland en geprijsd zijn: varianten ingesteld, componenten toegevoegd, betaalwijzen ingesteld. Je hebt offerterechten nodig en de rol Editor of hoger.
• De offerte moet een concept zijn en mag niet gesloten zijn. Zodra een handtekening is gezet, kan de ondertekende variant niet meer worden gewijzigd: de knop Pagina's aanpassen is dan grijs met een slotje en wijzigingen bereiken de ondertekende kopie niet meer. Om een gesloten offerte te wijzigen, trek je het openstaande verzoek om ondertekening in of maak je een nieuwe variant.
• De standaardinstellingen van je Workspace moeten al zijn ingericht: logo, huiskleuren, standaardlijst met pdf-secties, standaard wettelijke teksten. Zie de instellingenpagina Merkopbouw en Offerte-pdf-sjabloon voor de globale kant.
• Bepaal of deze offerte meerdere varianten nodig heeft. Stel die dan eerst in op het tabblad Plan (bijvoorbeeld PV met batterij naast alleen PV). Op het tabblad Afronden wissel je daarna tussen de varianten en rond je elke variant af.

Een totale korting op de offerte toepassen

Op het tabblad Afronden pas je een totale korting toe op de hele variant, bovenop de kortingen per regel of per pakket die je tijdens het plannen hebt ingesteld.

1. Open de offerte in het Portal.
2. Ga naar het tabblad Afronden.
3. Scroll onder de onderdelenlijst naar het onderdeel voor de totale korting.
4. Kies een kortingssjabloon (een vooraf ingesteld percentage of vast bedrag uit de instellingen van je Workspace) of een eigen bedrag (een eenmalig percentage of vaste waarde die je zelf invoert).
5. Het totaal wordt direct bijgewerkt. De korting staat als aparte regel op de offerte-pdf.

Kortingssjablonen of eigen korting

Kortingssjablonen kun je bij meerdere offertes gebruiken, bijvoorbeeld voor standaardacties zoals een kwartaaleinde- of trouwheidskorting. Je admin beheert ze onder Instellingen: zoek op Sjablonen met korting. Een eigen korting is eenmalig, wordt nergens opgeslagen en geldt alleen voor de huidige offerte. Voer je steeds dezelfde eigen waarde in, vraag je admin dan om er een sjabloon van te maken. Dat scheelt klikken en houdt de prijsstelling van je team consistent.

Hoe de drie kortingslagen samenwerken

Reonic past kortingen in deze volgorde toe:

1. Kortingen per regel (per component), ingesteld in Plan.
2. Kortingen per pakket of optie, ingesteld in Plan.
3. Totale korting op de offerte, ingesteld in Afronden (dit tabblad).

Alle drie worden opgeteld en je kunt percentages en vaste bedragen over de lagen heen combineren. De klant ziet het eindtotaal, in jouw accountmanagerweergave zie je de opbouw. Heb je op de offerte ook een aangepaste dealwaarde (totaal overschrijven) ingesteld, dan wordt het margepercentage in beide weergaven verborgen. De dealwaarde is dan het getal waar het om draait, niet de marge.

De prijspresentatie op de offerte-pdf kiezen

De prijspresentatie bepaalt hoe gedetailleerd de pdf voor de klant is. De standaardwaarde komt uit je offerte-instellingen. Per offerte kies je uit drie weergaven:

• Individuele prijzen: elk component op een eigen regel met een eigen prijs. Geschikt voor technisch ingestelde kopers die per module, omvormer en optimizer willen zien wat ze betalen.
• Gegroepeerde prijzen of pakketprijzen: subtotalen per doel of gebied (PV, batterij, warmtepomp, wallbox). Geschikt voor de meeste particuliere klanten: duidelijk genoeg om te controleren, zonder te overweldigen.
• Alleen totaalprijs: één bedrag zonder opbouw. Geschikt als de klant alleen de totaalprijs nodig heeft.

1. Zoek op het tabblad Afronden de keuzelijst Prijs presentatie (meestal naast de onderdelenlijst).
2. Kies een van de drie weergaven.
3. Het pdf-voorbeeld wordt direct bijgewerkt.

Bij een gecombineerde offerte met meerdere varianten (bijvoorbeeld PV met warmtepomp) schakel je in de pdf-instellingen van de offerte prijzen per regel in. De prijzen van de afzonderlijke componenten staan dan naast het subtotaal van elke variant, zodat de klant ziet wat elk systeem los kost.

De begeleidende brief toevoegen of laten genereren

De begeleidende brief is de persoonlijke inleiding helemaal aan het begin van de offerte-pdf: meestal een of twee alinea's waarin je de klant bedankt, samenvat wat er in de offerte staat en afsluit als accountmanager. Je kunt hem op twee manieren maken:

1. Open op het tabblad Afronden het onderdeel Cover letter (begeleidende brief).
2. Kies een van beide: Write freely (vrij schrijven: een eigen brief alleen voor deze offerte; is op Workspace-niveau een standaardaanhef ingesteld, dan staat die al in het veld en pas je hem aan) of Genereren met AI (klik op de AI-knop en Reonic stelt op basis van de offertegegevens een brief op, die je daarna kunt bewerken). De AI-optie is beschikbaar bij particuliere offertes als AI-begeleidende brieven voor je Workspace zijn ingeschakeld.
3. Bewerk de tekst direct in het veld.
4. Sla op. De begeleidende brief maakt nu deel uit van de pdf van deze offerte.

De begeleidende brief is een vrij tekstveld per offerte en geen keuze uit opgeslagen sjablonen. Het enige herbruikbare onderdeel is de standaardaanhef die je admin op Workspace-niveau instelt en die bij elke nieuwe offerte vooraf in het veld staat. Een korte, persoonlijke brief werkt beter dan een lange, algemene.

De begeleidende brief heeft per offerte één taal en wordt weergegeven in de taalinstelling van je Workspace. Heeft je klant een andere taal nodig, wijzig dan de taalinstelling van de Workspace (voor gevorderden, overleg met je admin) of stuur de andere versie als vervolgmail.

De standaardaanhef op Workspace-niveau instellen

Wil je dat elke nieuwe offerte van je team met een standaardaanhef voor de begeleidende brief begint, open dan Instellingen en zoek op Begroeting klant. Elke nieuwe offerte opent daarna met die tekst vooraf ingevuld en accountmanagers passen hem vanaf daar aan.

De pdf-opmaak voor deze offerte aanpassen

Met Pagina's aanpassen bewerk je de pdf-structuur alleen voor deze offerte: hoofdstukken verbergen, de volgorde wijzigen, visuele stijlen wisselen en eigen documenten insluiten. Het Workspace-sjabloon waarmee je begon, blijft ongewijzigd. De aanpassing hoort bij deze offerte.

1. Open op het tabblad Afronden het paneel Voorbeeld.
2. Klik op Pagina's aanpassen.
3. De eerste keer dat je deze offerte aanpast, verschijnt een bevestigingsvenster: "Andere pagina-instellingen gebruiken voor deze aanbieding? Deze aanbieding gebruikt momenteel de pagina-instellingen die globaal zijn opgeslagen in de instellingen. Weet je zeker dat je andere pagina-instellingen wilt gebruiken voor deze aanbieding?" Klik op Ja.
4. Het venster met de pagina-instellingen opent. Bewerk een van de onderstaande onderdelen.
5. Klik op Opslaan. Afbeeldingen worden op de achtergrond geüpload. Wacht dus tot de melding "Afbeeldingen worden geüpload, een ogenblik geduld alstublieft..." verdwijnt voordat je het venster sluit.
6. Controleer de nieuwe opmaak in het pdf-voorbeeld voordat je verstuurt.

De onderdelen die je kunt bewerken:

• Page layout (paginaopmaak): sleep hoofdstukken om de volgorde te wijzigen en kies per hoofdstuk een visuele stijl. Het voorblad heeft bijvoorbeeld meerdere opmaken (afbeelding bovenaan, afbeelding over de volle pagina, ronde afbeeldingen, veelhoekige afbeeldingen, kleurverloop of effen). De pagina met de energiestroom van het huishouden heeft twee stijlen: een met een Sankey-diagram en een met een vereenvoudigde afbeelding van productie en verbruik plus KPI-kaarten voor eigen verbruik en zelfvoorziening. Schakel je het hoofdstuk uit, dan vervalt de energiestroompagina.
• Voorblad: documenttitel, ondertitel, klantnummer, offertenummer, logo, vervaldatum en een eigen omslagafbeelding. De documenttitel en ondertitel zijn vrije tekstvelden per offerte, dus je kunt elke kop invullen die je voor deze offerte wilt (bijvoorbeeld "Kostenvoorstel" of een projectnaam). Het offertenummer staat op het voorblad als Toon offertenummer is ingeschakeld. Veel Workspace-sjablonen tonen het ook in de kop- of voettekst. Je kunt alleen de omslagafbeelding wijzigen en de rest van de opmaak op de standaard van de Workspace laten staan.
• Getuigenis: kop, hoofdtekst, aanvullende tekst, afbeelding, afbeeldingenlijst en paren van afbeelding en tekst.
• Bedrijfspresentatie: kop, slogan, lopende tekst en twee afbeeldingen.
• Economics (rendabiliteit): hoever de terugverdienpagina vooruit rekent.
• Components Overview (componentenoverzicht): artikelnummers in de stuklijst tonen of verbergen en de geschatte investeringskosten tonen of verbergen. Afbeeldingen en omschrijvingen van componenten worden automatisch uit de componentencatalogus overgenomen als een component in de componentenbibliotheek van je Workspace een afbeelding en omschrijving heeft.
• Handtekening: schakelaar voor de wettelijke voorwaarde bij warmtepompen.

De naam van de klant wordt automatisch uit het contact overgenomen in de offertekop en de pdf. Zorg dus dat het naamveld van het contact in het project is ingevuld voordat je afrondt.

Statusindicatoren op de knop Pagina's aanpassen

Naast het label van de knop kunnen maximaal drie statusbadges staan:

• Rood uitroepteken: er zijn validatiefouten in je aangepaste instellingen ("There are errors in this form", dus: er staan fouten in dit formulier). De knop Opslaan blijft uitgeschakeld tot je ze hebt opgelost.
• Oranje klok: je offerte gebruikt een eigen sjabloon en het globale sjabloon is sindsdien bijgewerkt. Je offerte behoudt zijn eigen waarden. De globale wijziging bereikt de offerte pas als je terugzet.
• Blauw gebruikerspictogram met pen: deze offerte gebruikt aangepaste pagina-instellingen (niet de globale standaard).

Een offerte terugzetten naar het globale sjabloon

Heb je een offerte aangepast, dan kun je hem op elk moment terugzetten naar de huidige standaard van de Workspace:

1. Open op het tabblad Afronden het venster Pagina's aanpassen.
2. Klik op Terugzetten naar globale instellingen.
3. Bevestig: "Echt terugzetten naar globale pagina-instellingen? Wijzigingen aan de pagina-instellingen die alleen voor deze aanbieding zijn gemaakt, gaan verloren en worden vervangen door de globale instellingen."
4. De offerte gebruikt nu het huidige globale sjabloon en je eigen wijzigingen zijn verwijderd.

Een ander paginasjabloon in deze offerte laden

Je admin kan per product meerdere benoemde paginasjablonen bijhouden. Nieuwe projecten gebruiken het sjabloon dat als standaard is gemarkeerd. Bij een afzonderlijke offerte kun je naar een ander sjabloon wisselen.

1. Open op de plek waar de offerte zijn pdf-pagina's toont het menu Sjabloon laden. Het menu verschijnt als je Workspace meer dan één sjabloon heeft. Zodra een sjabloon in gebruik is, toont de knop de naam van dat sjabloon (Sjabloon wijzigen).
2. Kies een sjabloon. Het standaardsjabloon is gemarkeerd met (Standaard).
3. Als de offerte is aangepast, bevestig dan de waarschuwing: "Als je een sjabloon laadt, worden de pagina-instellingen en het type aanbieding van deze aanbieding vervangen door die van het sjabloon. Eventuele instellingen die specifiek voor deze aanbieding zijn aangepast, gaan verloren."

Configureren in hetzelfde menu opent de instellingenpagina Pagina's & Ontwerp voor gebruikers die sjablonen mogen bewerken.

Waarom je aanpassing alleen voor deze offerte geldt

Een aanpassing van de pdf geldt alleen voor deze offerte, niet voor eerdere of toekomstige offertes. De pagina-instellingen van elke offerte beginnen als een kopie van het globale sjabloon en zodra je aanpast, is de offerte losgekoppeld. Wil je een opmaak voor alle toekomstige offertes toepassen, dan past je Workspace-admin het globale Workspace-sjabloon aan (zie Globale pdf-standaarden instellen hieronder).

Eigen documenten in de offerte-pdf insluiten

Bevat je Workspace-sjabloon de juiste paginaplaatsen (bijvoorbeeld Addendum, Custom documents of Terms of service), dan kun je een eigen pdf toevoegen (een brochure, een financieringsgegevensblad, een technische specificatie of je kwalificaties en certificaten als installateur) en die in de offerte laten weergeven. Dit is de gebruikelijke manier om bewijzen zoals een meesterdiploma elektrotechniek, partnerlabels van fabrikanten of ISO-certificeringen aan de offerte voor de klant toe te voegen.

1. Open op het tabblad Afronden Pagina's aanpassen.
2. Ga naar het hoofdstuk dat het insluiten van documenten ondersteunt (meestal Addendum of een vergelijkbare vrije plaats).
3. Klik op Upload aanbodspecifiek document en kies je pdf. Het document wordt alleen voor deze offerte opgeslagen.
4. Sla op. Het ingesloten document staat nu op die plek in de gegenereerde offerte-pdf.

Materiaal alleen voor intern gebruik hoort in de algemene documentenopslag van het project. Die opslag blijft buiten de offerte-pdf voor de klant. Documenten die je van de klant nodig hebt (een elektriciteitsrekening, een plattegrond, een volmacht) vraag je meestal per e-mail of in een vervolggesprek op.

De offerte-pdf bekijken voordat je verstuurt

Het pdf-voorbeeld is je laatste controle voordat de klant iets ziet. Het toont dezelfde pdf als die de klant ontvangt.

1. Open op het tabblad Afronden het paneel Voorbeeld.
2. Scroll door de weergegeven pdf: voorblad, bedrijfspresentatie, getuigenis, systeemspecificaties, simulatie, stuklijst, rendabiliteit, wettelijke teksten, handtekeningpagina.
3. Controleer of de naam, het adres en de contactgegevens van de klant kloppen, of de prijspresentatie is zoals je bedoelde, of de korting als aparte regel staat, of de begeleidende brief persoonlijk leest en of er geen hoofdstuk leeg wordt weergegeven.
4. Klopt er iets niet, corrigeer het dan via Pagina's aanpassen of de bewerkvelden van de offerte en laat de pdf opnieuw genereren.

Wijzig je de documentatie of componenten van een niet-ondertekende offerte (prijs aanpassen, component wisselen, begeleidende brief bewerken), dan wordt het voorbeeld direct opnieuw opgebouwd. Een knop Bijwerken is er dus niet. Heeft de klant al een openstaand verzoek om ondertekening, trek dat dan in via de handtekeningrij voordat de nieuwe versie bruikbaar is en verstuur daarna opnieuw ter ondertekening. Zodra een variant is ondertekend, ligt de ondertekende pdf vast. Maak een nieuwe variant om verdere wijzigingen door te voeren.

Is de downloadknop grijs of komt het bestand niet binnen, dan is meestal een van deze dingen de oorzaak: het voorbeeld is nog niet klaar met opbouwen (de melding "Afbeeldingen worden geüpload..." staat nog in beeld), verplichte klantgegevens ontbreken in het contact (naam, adres, land) waardoor het genereren wordt geblokkeerd, of je rol mist het recht Download offer PDF (offerte-pdf downloaden). Wacht tot het voorbeeld klaar is, vul de contactgegevens aan of vraag je admin naar het recht en probeer het dan opnieuw.

Lege pagina's in de gegenereerde pdf

Wordt een hoofdstuk blanco weergegeven, dan staat het hoofdstuk meestal aan maar heeft het geen inhoud (bijvoorbeeld Getuigenis ingeschakeld zonder getuigenistekst of afbeelding). Elk hoofdstuk dat aan staat, wordt afgedrukt, dus een lege sectie toont alleen zijn kop met een leeg gedeelte eronder: een bijna lege pagina. Los dit op door de inhoud van de sectie in te vullen via Pagina's aanpassen of door de sectie voor deze offerte uit te schakelen (of globaal op Workspace-niveau).

Waarom offerte-pdf's groot worden en hoe je ze kleiner maakt

Offerte-pdf's groeien met het aantal afbeeldingen van het 3D-gebouw dat je opneemt, omdat elke opgeslagen camerahoek van het huis van de klant een extra afbeelding in volledige resolutie toevoegt. De beeldkwaliteit van de pdf stel je in per paginasjabloon op de instellingenpagina Pagina's & Ontwerp, die je admin beheert. Bij een afzonderlijke offerte houd je het bestand kleiner door minder 3D-camerabeelden op te slaan, 2D-planning te gebruiken in plaats van 3D (het 2D-satellietbeeld is een veel lichtere afbeelding) of de 3D-pagina's en de PV-overzichtspagina's voor deze offerte uit te schakelen in het onderdeel paginaopmaak.

Grote ingesloten documenten maken het genereren en downloaden van de offerte-pdf ook trager. Pagina's & Ontwerp markeert een ingesloten pdf boven 5 MB als groot en boven 15 MB als zeer groot.

Hoe de huismuren er op de 3D-afbeelding uitzien, volgt uit de schaduwweergave en je opgeslagen camerahoek. Zien de muren er niet goed uit, plaats de camera dan opnieuw en sla het beeld opnieuw op.

De wettelijke teksten (algemene voorwaarden) van de offerte wisselen

Reonic ondersteunt op Workspace-niveau meerdere varianten van wettelijke teksten: een voor particulieren, een voor zakelijke klanten, een voor warmtepompen, een voor een specifieke samenwerkingspartner enzovoort. Per offerte kies je welke variant aan de pdf van deze offerte wordt gekoppeld.

1. Zoek op het tabblad Afronden de keuzelijst Wettelijke teksten (de plek verschilt per Workspace, meestal in het venster Pagina's aanpassen of in een eigen onderdeel).
2. Kies de variant die bij deze offerte past (bijvoorbeeld een variant voor particuliere PV, warmtepompen of zakelijk gebruik).
3. De gekozen wettelijke tekst wordt nu weergegeven op de betreffende hoofdstukken van de offerte-pdf, meestal de pagina met de algemene voorwaarden en de handtekeningpagina.

Je admin richt de varianten van de wettelijke teksten in en beheert ze onder Instellingen: zoek op Wettelijk. Jij kiest er per offerte een. De betalingsvoorwaarden staan meestal in deze varianten. Wil je die formulering voor één offerte wijzigen, kies dan hier een andere variant of laat op Workspace-niveau een nieuwe variant aanmaken met de formulering die je nodig hebt.

Wil je je eigen algemene voorwaarden gebruiken in plaats van de standaardtekst van Reonic, dan heb je twee mogelijkheden: een eigen variant van de wettelijke teksten op Workspace-niveau aanmaken en die per offerte kiezen, of voor een eenmalig geval een pdf-document in de offerte insluiten via Pagina's aanpassen, als je Workspace-sjabloon daarvoor een plaats heeft.

Variabelen in de wettelijke teksten

Sjablonen voor wettelijke teksten ondersteunen variabelen: plaatshouders zoals klantnaam, offertenummer en naam van de installateur die bij het genereren automatisch worden ingevuld. Variabelen stel je in wanneer je de variant van de wettelijke tekst aanmaakt in de Workspace-instellingen. Je bewerkt ze niet per offerte.

Staat een plaatshouder nog letterlijk in de gegenereerde pdf, dan is die meestal verkeerd gespeld in het sjabloon of is het bijbehorende veld op de offerte leeg. Controleer de klantgegevens van de offerte en vraag je admin daarna het sjabloon te corrigeren.

Globale pdf-standaarden instellen (Workspace-niveau, alleen voor admins)

Aanpassingen per offerte zijn maar één kant. De andere kant is het globale Workspace-sjabloon waarmee elke nieuwe offerte begint. Het sjabloon bepaalt de standaardlijst met secties, de volgorde, standaardafbeeldingen, voettekst, paginanummers en merkopbouw.

Admins beheren dit op drie instellingenpagina's. Open Instellingen en zoek op de paginatitel:

• Pagina's & Ontwerp: de lijst met pdf-secties, de volgorde, visuele elementen, voetteksten en ingesloten documenten.
• Offerte-instellingen: algemene offerte-instellingen (nummerformaat voor offertes, prijspresentatie, ondertekenen van de offerte, begroeting klant).
• Merkopbouw: logo en huiskleuren.

De wettelijke bedrijfsgegevens van je bedrijf (volledige naam met rechtsvorm, adres, e-mailadres en telefoonnummer, register- en belastingnummers) stel je eenmalig in op Workspace-niveau op de instellingenpagina Bedrijfsgegevens (zie Bedrijfsgegevens). Voor een aparte rechtspersoon zie je de opmerking over meerdere merken onder Goed om te weten hieronder.

Pagina's & Ontwerp heeft een tabblad Residentieel en een tabblad Commercieel, en elk kan meerdere benoemde paginasjablonen bevatten, elk met een eigen naam, offertetype en pdf-beeldkwaliteit. Met Als standaard instellen kies je het sjabloon dat elk nieuw project gebruikt. Dupliceren kopieert een sjabloon en Archiveren verwijdert er een (het standaardsjabloon kan niet worden gearchiveerd). Voor de pagina's Voorblad, Bedrijfspresentatie en Getuigenis kopieert Importeren van sjabloon de instellingen van een ander sjabloon van je bedrijf. Sjablonen bewerken vraagt de rol Admin of hoger en het recht Instellingen PDF/digitale aanbieding bewerken.

• Schakelbare secties: pdf's voor particuliere en zakelijke offertes hebben elk een eigen set schakelbare secties. De lijst weerspiegelt wat je Workspace ondersteunt (op basis van taal en ingeschakelde functies) en wat de offerte bevat. Pagina's over warmtepompen, financiering of specifiek voor een land verschijnen dus alleen als die functie actief is. Vergrendelde pagina's zijn grijs en gemarkeerd met Deze functie is niet ontgrendeld. Schakel elke sectie in of uit en sleep om de volgorde te wijzigen.
• Pagina-opties: elke pagina in het sjabloon heeft eigen instellingen. De overzichtspagina voor particulieren toont de componenten bijvoorbeeld Met prijzen, Zonder prijzen of als Belangrijke cijfers (geschatte besparingen en totaalprijs naast het energiehuis). De handtekeningpagina voor particulieren kan het handtekeningveld verbergen of een contactblok van klant en bedrijf toevoegen. De pagina over de fotovoltaïsche productie kan een verbruiksbalk en een tabel met de maandelijkse energiebalans tonen, en de pagina over de warmtebelasting kan een plattegrond van elke verdieping met de ruimtes tonen. Op het tabblad Commercieel biedt de handtekeningpagina Contractvoorwaarden en ondertekening of Contractvoorwaarden en ondertekening met contactgegevens.
• Paginanummers en voetteksten: ingesteld op Workspace-niveau en gedeeld door elke offerte. De voettekst is gelijk voor elk sjabloon van een product en wordt bewerkt in het voettekstgedeelte van Pagina's & Ontwerp: 3 of 4 kolommen, een of meer regels, een uitlijning per kolom en variabelen zoals klantnummer of offertenummer. De laatste cel van de laatste kolom is gereserveerd voor het paginanummer. De achtergrond- en tekstkleuren van de voettekst gelden voor zowel particuliere als zakelijke documenten.
• Ingesloten documenten: pdf's upload je eenmalig in het onderdeel Ingesloten documenten van Pagina's & Ontwerp (Document toevoegen) en voeg je daarna als pagina in. Insluiten in offertepagina's plaatst het document tussen de offertekop en de eindnoten. Originele pagina's ongewijzigd invoegen voegt het 1:1 in, wat helpt als ingesloten pagina's weergavefouten tonen. Met een wachtwoord beveiligde pdf's worden geweigerd en bij een pdf die geen A4-staand is, verschijnt een waarschuwing.
• Logo en huiskleuren: geüpload onder Merkopbouw en getoond op elke pdf. De pagina Merkopbouw toont een live voorbeeld van het voorblad en de bedrijfspresentatie van de offerte, en Aanbiedingspagina’s configureren opent Pagina's & Ontwerp.
• Standaard voor artikelnummers: kies of de stuklijst standaard de artikelnummers van de componenten toont. Per offerte te overschrijven via Pagina's aanpassen.
• Plaats van de stuklijst: geregeld via de paginasectie Components Overview (componentenoverzicht). Schakel hem in of uit op Workspace-niveau, met een afwijking per offerte via Pagina's aanpassen. De stuklijst wordt één keer per offerte weergegeven, in de sectie Components Overview.
• Standaardgeldigheid van de offerte: particuliere offertes verlopen standaard na 14 dagen. Voor zakelijke offertes open je Instellingen, zoek je op Offerte-instellingen en stel je Standaard geldigheid aanbod (1 tot 60 dagen) in op het tabblad Commercieel. De vervaldatum kun je per offerte wijzigen op de bewerkpagina van de offerte. De optie om de vervaldatum op het voorblad te tonen bepaalt of de datum op het voorblad van de offerte-pdf wordt afgedrukt.
• Landspecifieke standaarden: verschillende standaarden per land (DE, FR, IT enzovoort) via de taalinstelling en de landstandaarden van je Workspace.

Heb je geen adminrechten, dan heeft je collega-installateur-admin die wel. Voor sjabloonwijzigingen buiten deze instellingen neem je contact op met je Reonic Accountmanager.

De pdf-taal volgt de taalinstelling van de Workspace

De vaste tekst van de pdf (voorblad, gegevensbladen, het annuleringsformulier en het beleid, algemene voorwaarden, de handtekeningpagina met contactgegevens, de contactbanner, de wettelijke voorwaarde bij warmtepompen en de standaardtekst van titel en ondertitel op het voorblad) wordt gegenereerd in de taal die voor je Workspace is ingesteld. Dat is dezelfde taal die je klanten zien, niet de interfacetaal van je eigen account.

Staat je Portal op Engels maar bedient je Workspace Duitse klanten, dan wordt de vaste tekst van de offerte-pdf in het Duits afgedrukt (de taal van de klant). Wordt een pdf in de verkeerde taal afgedrukt, controleer dan de taalinstelling van de Workspace en niet de taal van je persoonlijke account. Dit geldt alleen voor de vaste tekst en de sjabloontekst. De vrije tekst die je zelf invoert (titel van het voorblad, getuigenis, opmerking aan de klant) wordt precies zo afgedrukt als je hem hebt geschreven.

Ook de valuta volgt de taalinstelling van de Workspace en niet het land van de klant. Een andere valuta vraagt dus een wijziging van de taalinstelling van de Workspace, en die geldt voor de hele Workspace en niet voor één offerte.

Landspecifieke pdf-standaarden

Werkt je Workspace in meerdere landen, dan kan je admin landspecifieke standaarden instellen, zodat per project automatisch de juiste wettelijke teksten, valuta en lokale notatie gelden. Het land komt uit het adres van het project en de pdf neemt daaruit de juiste standaarden over.

Goed om te weten

• De ondertekende pdf ligt vast. Zodra de klant tekent, wordt de variant gesloten en verandert de pdf die bij de handtekening is opgeslagen niet meer. Latere wijzigingen betreffen alleen nieuwe varianten of voorbeelden, niet de ondertekende kopie in de e-mail van de klant. Zie Voorbeeld, varianten, wettelijke teksten en geldigheid van de offerte-link voor het ondertekeningsproces en hoe je na ondertekening een nieuwe variant maakt.
• Reeds verzonden en ondertekende offerte-pdf's worden opgeslagen bij de handtekeningrij op het tabblad Afronden. De ondertekende kopie zit ook als bijlage in de bevestigingsmail voor de klant.
• Het nummerformaat van offertes wordt op Workspace-niveau ingesteld. Open Instellingen en zoek op Nummerformaat voor offertes. Het onderdeel bevat de teller voor het offertenummer (die kan alleen worden verhoogd), het Sjabloon offertenummer en het Sjabloon voor variantnummer.
• Jaarlijkse energiekosten zijn een gemiddelde over de lange termijn en niet die van jaar 1. De klantpagina Je jaarlijkse energiekosten toont het jaarlijkse gemiddelde over de simulatieperiode (meestal 20 jaar), waarbij het tarief elk jaar stijgt. Omdat latere jaren meer kosten, ligt het getoonde gemiddelde hoger dan de huidige rekening van de klant.
• Subsidies staan op een eigen pdf-pagina, los van de pagina's Economics en jaarlijkse kosten, met de van toepassing zijnde subsidies en bedragen. Landspecifieke subsidies (KfW in Duitsland en vergelijkbare nationale regelingen elders) hangen af van de landinstelling van het project. Schakel het hoofdstuk Subsidies in of uit via Pagina's aanpassen of op Workspace-niveau.
• Merkopbouw van een samenwerkingspartner geldt voor je landingspagina voor particulieren. Opent een bezoeker die niet is ingelogd je landingspagina of contactformulier voor particulieren via een link van een samenwerkingspartner, dan wordt het logo van de partner het hoofdmerk en staat het jouwe eronder in een balk In samenwerking met. Je offerte-pdf's en de merkopbouw van het Klantportaal blijven ongewijzigd en de lead blijft van je Workspace. Dit geldt voor particuliere projecten.
• Merkopbouw heeft twee kleurkiezers. De primaire en secundaire huiskleur stel je in op de instellingenpagina Merkopbouw en de kleurkiezers voor de voettekst bieden ze aan.
• Voor meerdere merken of subaccounts onderhoud je meerdere varianten van wettelijke teksten (een per merk, particulier of zakelijk, warmtepomp of samenwerkingspartner) en kies je per offerte de juiste. Producten (componentencatalogus en planningpakketten) worden in de hele Workspace gedeeld. Logo, huiskleuren, bedrijfsgegevens en factuurgegevens stel je eenmalig per Workspace in. Delen submerken dezelfde merkopbouw en verschillen ze alleen in voorwaarden of productaanbod, dan volstaan meerdere varianten van wettelijke teksten in één Workspace. Aparte rechtspersonen met andere logo's, namen en factuuridentiteiten gebruiken aparte Reonic-Workspaces.
• Offertes voor huurdersstroom in Duitsland (Mieterstrom, waarbij zonnestroom aan meerdere huurders in één gebouw wordt verkocht) gebruiken dezelfde afrondingsstappen en dezelfde opmaak via Pagina's aanpassen als een gewone particuliere offerte: korting, begeleidende brief, prijspresentatie, ingesloten documenten en wettelijke teksten werken hetzelfde. Enkele hoofdstukken worden anders weergegeven, omdat het economische model een heel gebouw omvat en niet één huishouden. Controleer dus het voorbeeld voordat je verstuurt. Je Workspace-sjabloon kan een aparte variant voor deze offertes bevatten (ander voorblad, andere wettelijke teksten, andere begeleidende brief). Vraag je admin of dat is ingesteld.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026