Een handmatige handtekening uploaden voor een klant

Leg een handtekening op papier vast bij een openstaand ondertekeningsverzoek: sleep de ondertekende pdf erin, stel de ondertekeningsdatum in, markeer eventuele optionele componenten, en Reonic legt de analoge handtekening vast met dezelfde vervolgeffecten als een digitale.

Bij commerciële projecten

worden commerciële offertes persoonlijk op papier ondertekend. Je voegt de ondertekende pdf toe als gescande upload en handelt die af in de handleiding voor commerciële planning. De analoge ondertekeningsflow hieronder geldt voor offertes voor woonprojecten.

Sommige klanten ondertekenen op papier in plaats van digitaal: oudere klanten, afsluitingen ter plaatse waarbij de klant de voorkeur geeft aan papier, klanten die geen e-mail gebruiken, of gevallen waarin de digitale link verliep voordat de klant had ondertekend. In al deze gevallen upload je de door de klant ondertekende pdf en legt Reonic de analoge handtekening vast bij het openstaande verzoek. De vervolgeffecten (de status springt naar Gewonnen, de overdracht naar facturering, de push naar integraties) treden op dezelfde manier in werking als bij een digitale handtekening.

Voor wie dit artikel is

Accountmanagers die ter plaatse afsluiten of werken met klanten die de voorkeur geven aan papier.
Installateur-admins die achteraf een papieren handtekening vastleggen als de digitale link is verlopen.
Field workers (monteurs) die een net op papier ondertekende offerte uploaden na een bezoek ter plaatse.

Voordat je begint

Er moet al een openstaand ondertekeningsverzoek op de offerte staan. Is dat er niet, stuur er dan eerst een via de actie Send for signature (ter ondertekening verzenden). De analoge upload wordt gekoppeld aan een openstaande rij.
Zorg dat je de door de klant ondertekende pdf klaar hebt om erin te slepen, of weet waar die staat zodat je ernaartoe kunt bladeren.
Weet welke variant de klant heeft ondertekend, als de offerte er meer dan één heeft.
Weet de ondertekeningsdatum: wanneer de klant het papier echt heeft ondertekend (niet per se vandaag).
Weet bij varianten met optionele componentbundels welke optionele componenten de klant op papier heeft aangevinkt.

De ondertekende pdf uploaden

De klant ondertekent het papier volledig aan jouw kant, dus de klant heeft geen Reonic-account nodig om de handtekening te laten vastleggen. De analoge rij die je aanmaakt, is het record van de klant aan de kant van Reonic.

Open de offerte in het Portal.
Ga naar Afronden > Handtekeningen.
Open in de rij van de openstaande handtekening het menu ....
Klik op Analoog ondertekend document uploaden.
Kies de variant die de klant heeft ondertekend (als de offerte er meer dan één heeft).
Sleep de ondertekende pdf erin, of klik om te bladeren. Rechts verschijnt een voorbeeld.
Vul de ondertekeningsdatum in: de dag waarop de klant echt heeft ondertekend. De datum mag niet meer dan één dag in de toekomst liggen.
Heeft de variant optionele componentbundels, vink dan de optionele componenten aan die de klant op papier heeft gekozen.
Klik op Accepteren en bevestig daarna in het dialoogvenster Bevestig aanbod als geaccepteerd.

De ondertekende pdf komt terecht in het tabblad Bestanden van de offerte en in de handtekeningrij. De activiteitenfeed legt een gebeurtenis Signature request accepted analogously (ondertekeningsverzoek analoog geaccepteerd) vast. De offerte springt naar Gewonnen. De variant is nu vergrendeld. Dezelfde vervolgacties (overdracht naar facturering, push naar integraties) worden uitgevoerd als bij een digitale handtekening.

Tip

De klant houdt een eigen papieren exemplaar, dus Reonic stuurt bij de upload geen automatische bevestiging. Heeft de klant een exemplaar nodig dat in Reonic is opgeslagen, download de ondertekende pdf dan uit het tabblad Bestanden en mail die apart naar de klant.

Een ondertekeningsdatum opslaan die niet vandaag is

De ondertekeningsdatum staat standaard op vandaag, en het veld is bewerkbaar in het uploadformulier. Kies de datum waarop de klant echt heeft ondertekend: dat is de contractdatum die telt voor je administratie. Er gelden twee beperkingen:

De datum mag niet meer dan één dag in de toekomst liggen. Een datum na morgen wordt geblokkeerd.
Je kunt een eerdere datum instellen. Vul de dag in waarop de klant echt heeft ondertekend, ook als dat vóór vandaag was.

Opmerking

De ondertekeningsdatum die je invult, is de datum die het contract bevestigt. Die staat op de attestpagina (als die er is) en voedt datumvelden verderop, zoals het factureringsschema en de start van de garantie. Vul hem bij de upload meteen goed in. De datum wordt vastgelegd bij het opslaan.

Een aanbod opnieuw laten ondertekenen als de link is verlopen (handmatige handtekening)

Ondertekent de klant op papier maar is de digitale link verlopen voordat je hebt geüpload, koppel de analoge handtekening dan aan een nieuw verzoek:

Stuur vanuit de offerte een nieuw ondertekeningsverzoek voor dezelfde variant. Daarmee ontstaat een nieuwe openstaande rij.
Volg op de nieuwe openstaande rij de standaard uploadprocedure hierboven.
De verlopen rij blijft in de geschiedenis staan. De analoge handtekening wordt aan de nieuwe rij gekoppeld.

Met hetzelfde patroon van één verzoek per handtekening kun je meer dan één papieren handtekening vastleggen op een aanbod: stuur voor elke handtekening een apart verzoek en upload daarna elke ondertekende pdf bij de eigen openstaande rij. Dit is ook de netste route als een klant je een ondertekende papieren offerte overhandigt nadat het oorspronkelijke ondertekeningsverzoek al is verlopen.

Goed om te weten

Analoge uploads bevatten de papieren pdf zoals die is gescand. Op papier zijn ze juridisch gelijkwaardig aan een digitale handtekening.
Ondertekenen op een tablet is een digitale handtekening, geen analoge upload. Ondertekent de klant tijdens een bezoek ter plaatse digitaal op jouw tablet, dan is dat een digitale handtekening met volledig attest. Gebruik de standaardflow voor verzenden en ondertekenen. De analoge upload is bedoeld voor handtekeningen op papier die buiten Reonic zijn gezet.
Wil je een verkeerde analoge pdf corrigeren, splits de offerte dan af: voeg een nieuwe variant toe, stuur een nieuw ondertekeningsverzoek en upload de juiste papieren handtekening op de nieuwe rij. Het verkeerde document blijft in de oorspronkelijke geschiedenis staan.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026