Herroeping van contract door klant afhandelen

Dit is een functie voor woonprojecten in Duitsland. Een herroeping kan je op twee manieren bereiken: de klant herroept zelf online via de link naar de ondertekende offerte, of jij legt een schriftelijke herroeping vast die de klant heeft opgestuurd of afgegeven. Beide komen aan jouw kant op dezelfde plek terecht. Wil je in plaats daarvan een handtekeninglink intrekken die nog niet is ondertekend, zie dan Revoke or withdraw an offer signature request (een ondertekeningsverzoek voor een offerte intrekken).

Voor wie dit artikel is

Accountmanagers en installateur-admins die aan woonprojecten werken. Dit geldt alleen voor woonprojecten en is van toepassing in Duitsland. De basis is §356a, het wettelijke recht van de consument om binnen een bedenktijd een contract te herroepen.

Voordat je begint

• De optie staat standaard uit. Een gebruiker met de rol admin zet die aan onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Functies, met de schakelaar Herroeping van contract door klant. Je hebt hiervoor niemand anders nodig: je kunt het zelf inschakelen.
• De lengte van de herroepingstermijn stel je op dezelfde plek in (Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Functies), direct onder de schakelaar. De standaard is 14 dagen vanaf het moment dat de klant heeft ondertekend, en een admin kan dat wijzigen. Houd de termijn in Duitsland op 14 dagen of meer: §356a legt dat vast als wettelijk minimum, en het Portal waarschuwt je als je een kortere termijn instelt.
• Zodra de functie is ingeschakeld, kan de klant herroepen via de eigen link naar de ondertekende offerte. De klant kan je ook een schriftelijke herroeping sturen, die je dan zelf vastlegt.

De klant herroept online

Dit is de gebruikelijke route. De klant annuleert via de link naar de ondertekende offerte en jij krijgt de melding. Je start dit niet zelf.

1. De klant klikt bij de ondertekende optie op Contract herroepen en bevestigt. Dit werkt zolang de klant binnen de termijn zit (standaard 14 dagen na ondertekening) en zolang de optie voor je Workspace is ingeschakeld.
2. Je krijgt een e-mail. De melding gaat naar de accountmanager die aan het project is toegewezen, in de taal van die accountmanager. De klant krijgt automatisch een eigen bevestigingsmail.
3. Er wordt een activiteit op het project vastgelegd ("Handtekening ingetrokken door klant"), zodat de herroeping in de geschiedenis van de offerte staat.
4. De offerte wordt gemarkeerd. Er verschijnt een rode badge Ingetrokken door klant op het tabblad Afronden en op de kanbankaart van de offerte. Zodra elke ondertekende optie van het project is herroepen, vervangt die badge de markering voor ondertekend.
5. Neem contact op met de klant om na te gaan of die helemaal wil annuleren of een herziene offerte wil. Wil je een nieuwe offerte maken, voeg dan een nieuwe variant toe en stuur een nieuw ondertekeningsverzoek.

Een per post verstuurde herroeping vastleggen

Stuurt een klant je een schriftelijke herroeping op of geeft die er een aan je af (een brief of een ondertekend formulier) in plaats van de online link te gebruiken? Dan leg je die zelf vast door het document te uploaden. De actie staat in de handtekeningzijbalk, naast de rij van de gezette handtekening.

1. Open de offerte in het Portal en ga naar Afronden > Handtekening.
2. Open in de handtekeningzijbalk, bij de rij van de gezette handtekening, de actie om een herroeping vast te leggen.
3. Upload het schriftelijke herroepingsdocument dat de klant heeft gestuurd. Het document wordt bij de offerte opgeslagen.
4. Bevestig de herroeping. Reonic legt die op dezelfde manier vast als bij de online route: de activiteit "Handtekening ingetrokken door klant" wordt vastgelegd, de klant en de accountmanager krijgen een e-mail, en de rode badge Ingetrokken door klant wordt toegevoegd.
5. Neem daarna contact op met de klant, net als bij de online route.

Goed om te weten

• De offerte blijft op Gewonnen staan. Een herroeping wijzigt die status niet automatisch. De offerte blijft Gewonnen. De herroeping zie je aan het vastgelegde tijdstip en aan de rode badges Ingetrokken door klant (op de digitale offerte, de rij in het klantportaal, het tabblad Afronden en de kanbankaart). Wil je de offerte als verloren weergeven, wijzig de status dan zelf.
• De onlinelink verdwijnt zodra de termijn afloopt. De termijn begint bij de ondertekening: een klant kan alleen online herroepen binnen de ingestelde termijn na ondertekening (standaard 14 dagen). Daarna verdwijnt de link Contract herroepen voor de klant. Een herroeping die per post binnenkomt, legt je team vast via de route voor herroepingen per post hierboven, ook als de termijn al voorbij is.
• Herroepen kan maar één keer en is niet terug te draaien. Zodra een klant een ondertekende optie herroept, blijft dat permanent vastgelegd en kan het online niet ongedaan worden gemaakt.
• Je kunt filteren op offertes die de klant heeft herroepen. Een ondertekend contract dat de klant heeft herroepen, krijgt een eigen filterstatus Ingetrokken door klant. Die staat los van de status Ingetrokken die wordt gebruikt als jij een openstaande handtekening annuleert. Zo haal je in het offertebord of de offertelijst alleen de deals naar voren die de klant heeft herroepen. De offerte gedraagt zich verder nog steeds als een ondertekende offerte: je kunt die niet bewerken en ze blijft Gewonnen. Het filter zorgt er alleen voor dat je de herroepingen makkelijk terugvindt.
• Beide routes komen op hetzelfde uit. Of de klant nu online heeft herroepen of jij een herroeping per post hebt vastgelegd: de activiteit, de e-mails, de badges en de filterstatus zijn precies hetzelfde.
• Dit is iets anders dan een openstaande handtekening intrekken. In het Engels gebruiken twee verschillende acties allebei het woord "withdraw". Als jij een link intrekt die nog niet is ondertekend (zie Revoke or withdraw an offer signature request), krijgt de klant geen melding. Als de klant een contract herroept dat al is ondertekend (deze pagina), krijgen zowel de klant als de accountmanager een e-mail. Op de offerte hebben de twee statussen elk een eigen kleur.
• Bij offertes met meerdere opties herroept de klant per optie. Heeft de klant meer dan één optie ondertekend, dan wordt elke optie apart herroepen. De badge Ingetrokken door klant op de kanbankaart verschijnt pas als elke ondertekende optie van het project is herroepen.
• Een nieuwe offerte maken na een herroeping. De ondertekende versie blijft ongewijzigd bewaard. Wil je de klant een nieuwe deal aanbieden, voeg dan een nieuwe variant toe en stuur een nieuw ondertekeningsverzoek.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026