Een ondertekeningsverzoek voor een aanbod intrekken

Dit artikel behandelt de drie momenten waarop een ondertekeningsverzoek terug of opzij moet: een openstaande link intrekken, een offerte tussentijds wijzigen, en een ondertekende offerte afsplitsen als de deal verandert. Voor het versturen zelf, zie Voorbeeld, varianten, wettelijke teksten en geldigheid van de offertelink.

Voor wie dit artikel is

Accountmanagers, installateur-admins en field workers die een offerte ongedaan willen maken of willen wijzigen nadat de ondertekeningslink is verstuurd. Je hebt hiervoor minimaal de rol editor nodig.

Voordat je begint

• De offerte moet al een handtekeningrij hebben: openstaand, verlopen of ondertekend. Intrekken, opnieuw versturen en afsplitsen werken allemaal op een bestaande handtekeningrij, dus je kunt geen verzoek intrekken dat nooit is verstuurd.
• Bepaal in welke situatie je zit: link verstuurd maar de klant heeft nog niet ondertekend (openstaand), link verlopen zonder handtekening, of de klant heeft al ondertekend. Elke situatie vraagt een andere route.
• Voor een nieuwe verzending na intrekken of afsplitsen, zie Voorbeeld, varianten, wettelijke teksten en geldigheid van de offertelink.

Een openstaand ondertekeningsverzoek intrekken

Moet de link die de klant heeft ontvangen ongeldig worden (verkeerde prijzen, verkeerde variant, typefout in de pdf), trek dan het openstaande verzoek in.

1. Open de offerte.
2. Ga naar Afronden > Handtekening.
3. Klik in de rij van de openstaande handtekening op Intrekken (het pictogram met de pijl terug).
4. Bevestig in het dialoogvenster.

De openbare link van de klant werkt direct niet meer, en de intrekking wordt vastgelegd in de activiteitenfeed van de offerte ("Signature request withdrawn", ondertekeningsverzoek ingetrokken). Na het intrekken kun je de offerte vrij bewerken en een nieuw ondertekeningsverzoek versturen.

Een openstaande offerte wijzigen (link verstuurd, klant heeft nog niet ondertekend)

Een actief ondertekeningsverzoek vergrendelt de hele offerte voor bewerken: je kunt die pas wijzigen als je de link intrekt. De flow is dus intrekken → bewerken → opnieuw versturen.

1. Trek het openstaande ondertekeningsverzoek in (zie hierboven). De link van de klant werkt niet meer en de offerte is weer te bewerken.
2. Bewerk de offerte naar wens: prijzen, componenten, pdf-opmaak, varianten.
3. Verstuur een nieuw ondertekeningsverzoek vanaf het tabblad Afronden. De klant krijgt een nieuwe e-mail met een nieuwe link.

De vergrendeling geldt niet alleen voor wat de klant ziet. Zonder intrekken kun je de offerte bekijken of een nieuwe variant toevoegen, maar om de offerte zelf te wijzigen moet je eerst het verzoek intrekken. Daar is de stap intrekken precies voor: die maakt de link van de klant ongeldig en ontgrendelt de offerte voor bewerken.

Een aanbod met een verlopen link wijzigen

Een verlopen link hoef je niet in te trekken. Die werkt al niet meer.

1. Bewerk de offerte naar wens.
2. Verstuur een nieuw ondertekeningsverzoek vanaf het tabblad Afronden.

Er wordt een nieuwe handtekeningrij aangemaakt, en de oude, verlopen rij blijft in de geschiedenis staan.

Een ondertekende offerte afsplitsen naar een nieuwe variant

Zodra de klant heeft ondertekend, is die variant vergrendeld als het contractdocument. Wil je na ondertekening een wijziging vastleggen, splits dan af naar een nieuwe variant.

1. Open de offerte.
2. Voeg een Nieuwe variant toe, leeg of gedupliceerd van de ondertekende variant.
3. Bewerk de nieuwe variant met de aangepaste prijzen of omvang.
4. Moet de klant ook met de nieuwe versie instemmen, verstuur dan vanaf het tabblad Afronden een nieuw ondertekeningsverzoek met de nieuwe variant erin.
5. Kies bij de start van de installatie via de overdracht naar installatie welke variant je bouwt (de ondertekende of de aangepaste).

Dupliceren is meestal de snelste manier om af te splitsen: de kopie neemt de regelitems, betaalwijze, financieringsgegevens, subsidies, het zonnepaneellayout en de bundels met optionele componenten van de bronvariant over, zodat je alleen aanpast wat veranderd is.

De ondertekende pdf en de momentopname van de ondertekende variant blijven bewaard als contractdocumenten, dus afsplitsen laat het oorspronkelijke document precies zoals de klant ermee heeft ingestemd.

Een ondertekende offerte annuleren of opnieuw onderhandelen

De ondertekende variant is vergrendeld als het contractdocument, dus een ondertekende offerte is definitief. Wil de klant ervan af, zet de projectstatus dan op Verloren met een reden, zodat je team en je rapportages de werkelijkheid weergeven. Statuswijzigingen leggen de uitkomst van de deal vast zonder de ondertekende pdf aan te raken.

Wil de klant opnieuw onderhandelen, splits dan af naar een nieuwe variant zoals hierboven beschreven. De klant ondertekent de nieuwe variant, en beide handtekeningen blijven bewaard. Je voert de installatie uit op basis van de variant waarover je het eens bent geworden.

Goed om te weten

• Een actief ondertekeningsverzoek vergrendelt de offerte voor bewerken. Zolang een verzoek openstaat, kun je het bekijken, intrekken of een nieuwe variant toevoegen, maar om de offerte zelf te wijzigen moet je eerst het openstaande verzoek intrekken (daarmee werkt ook de link van de klant niet meer). De klant blijft de momentopname van het verzendmoment zien tot je intrekt en opnieuw verstuurt.
• Ondertekende handtekeningen vergrendelen alleen de ondertekende variant. Andere varianten op dezelfde offerte blijven bewerkbaar, en je kunt nieuwe varianten toevoegen, ook als er al een is ondertekend (bijvoorbeeld voor een upsell). Splits af door de ondertekende variant te dupliceren naar een nieuwe, bewerkbare variant.
• Elke offerte houdt minimaal één variant. Elke offerte behoudt haar laatste resterende variant, en een variant die aan een niet-ingetrokken handtekening is gekoppeld, blijft staan. Trek de handtekening in, of wacht tot die verloopt of wordt ondertekend, voordat je de variant verwijdert.
• Vermeld wat er veranderd is als je opnieuw verstuurt. Na intrekken en opnieuw versturen krijgt de klant een nieuwe e-mail met een nieuwe link. Verwijs de klant naar de bijgewerkte pdf of noem de wijziging in je bericht, zodat een prijswijziging duidelijk is.
• Jij bent verantwoordelijk voor het seintje aan de klant. Er gaat geen automatische melding uit als je een link intrekt, dus laat het de klant via een ander kanaal weten, zodat die niet op een dode link stuit.
• Afsplitsingen bestaan naast elkaar. Een ondertekende variant en een nieuwe, bewerkbare variant staan naast elkaar op dezelfde offerte. De ondertekende blijft het contractdocument, en met de nieuwe werk je verder.
• Afsplitsen lost ook een verkeerd geüpload document op. Staat de verkeerde analoge pdf op een ondertekende rij, voeg dan een nieuwe variant toe, verstuur een nieuwe handtekening en leg de juiste papieren handtekening vast op de nieuwe rij.
• Direct afsplitsen naar de installatie. Start je een installatie op een ondertekende offerte met meerdere varianten, splits de ondertekende variant dan in één stap af naar een variant "Installation: <name>" (Installatie: <naam>) en stel die in als de variant die gebouwd wordt, zodat de installateur de installatiedetails kan aanpassen terwijl het historische ondertekende document ongewijzigd blijft.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026