Het offertebericht opstellen AIAI-functie

De offertebrief is de inleiding bovenaan de offerte-pdf en de digitale offerte. Reonic stelt het concept op uit de offerte zelf, als een brief in gewone taal aan de klant. Je leest het concept, past aan wat niet klopt en slaat het op als je eigen tekst.

Voordat je begint

• Dit geldt voor particuliere offertes. Bij zakelijke offertes schrijf je de offertebrief zelf.
• Rond eerst de planning af. Het concept wordt opgesteld uit de onderdelen, de prijzen en de gesimuleerde resultaten. Bij een variant zonder planning valt er niets te beschrijven.
• Minstens één variant moet nog open zijn. Als alle varianten wachten op een handtekening of al ondertekend zijn, zijn de Offerte-instellingen vergrendeld en zijn de AI-functies verborgen.
• Controleer of de functie voor jou beschikbaar is. Zoek op het tabblad Afronden van een particuliere offerte in het menu met de drie puntjes naast het tekstvak Offertebrief naar De AI-modus activeren of AI-modus uitschakelen. Zoek in het venster Offerte afronden naar Genereren met AI naast Sjabloon laden. Zie je geen van beide, vraag het dan aan je Reonic-accountmanager.
• Je hebt minimaal de rol Editor nodig, met toegang tot particuliere offertes.

Een bericht opstellen

Je kunt de brief opstellen op het tabblad Afronden of in het venster Offerte afronden. Beide leveren hetzelfde concept op.

Op het tabblad Afronden

1. Open de offerte, ga naar het tabblad Afronden en daarna naar Offerte-instellingen.
2. Zoek het tekstvak Offertebrief.
3. Kijk of eronder de banner staat: Laat AI deze tekst direct schrijven. Ontbreekt de banner, open dan het menu met de drie puntjes naast het tekstvak en klik op De AI-modus activeren. De instelling wordt in deze browser opgeslagen.
4. Klik op Tekst genereren.
5. Wacht een paar seconden. Het concept verschijnt als een reeks wijzigingen ten opzichte van je huidige tekst.
6. Wissel tussen Wijzigingen tonen, Voor en Na om het concept te beoordelen.
7. Klik op Wijzigingen accepteren om het concept over te nemen, of op Wijzigingen afwijzen om het te verwerpen.
8. Bewerk de tekst naar wens en sla de offerte daarna op zoals gewoonlijk.

In het venster Offerte afronden

1. Blijf op de eerste stap, Configuratie.
2. Zoek het tekstvak Offertebrief.
3. Klik op Genereren met AI naast Sjabloon laden.
4. Beoordeel het concept met Wijzigingen tonen, Voor en Na.
5. Klik op Wijzigingen accepteren of Wijzigingen afwijzen.
6. Klik op Opslaan als concept of Opslaan & doorgaan.

Offertes met meerdere varianten

Heeft de offerte meer dan één variant, dan verschijnt een variantkiezer in plaats van Tekst genereren op het tabblad Afronden en Genereren met AI in het venster Offerte afronden. Reonic stelt één brief op voor de hele offerte, met de varianten die je aanvinkt.

1. Open de variantkiezer. Die toont een selectievakje voor elke variant.
2. Vink de varianten aan die in de brief moeten staan. Bij één variant gaat de brief over die optie, bij meerdere varianten worden ze allemaal voorgesteld.
3. Start het genereren vanuit de kiezer.
4. Beoordeel het concept en klik op Wijzigingen accepteren of Wijzigingen afwijzen, net als bij één variant.

Je kunt varianten aanvinken die gepland zijn en nog niet ter ondertekening zijn verstuurd.

Reken op een langere wachttijd dan bij een offerte met één variant. Elke aangevinkte variant wordt eerst doorgerekend voordat de brief wordt geschreven, dus een offerte met vijf varianten duurt merkbaar langer dan een met één variant.

Wat er in het concept komt

De brief wordt opgesteld uit de offerte: de geplande onderdelen, de regelitems, eventuele subsidies, de totale prijs inclusief btw en de berekende resultaten. Die resultaten zijn de jaarlijkse zonne-energieproductie, het eigen verbruik, de netonafhankelijkheid, het break-evenpunt en het rendement.

Is een variant gefinancierd of geleased, dan worden in het concept ook de financieringsvoorwaarden in gewone taal uitgelegd: het maandbedrag, de looptijd en het totaal. Bij aankoopvarianten staat er geen financieringstekst.

De brief is met de volledige naam aan de klant gericht en is in jouw naam geschreven, namens je bedrijf. Het is lopende tekst in de taal van je Workspace, zonder onderwerpregel en zonder handtekening.

Goed om te weten

• Lees het concept voordat je het verstuurt. Het concept is op basis van gegevens opgesteld en is geen gecontroleerde verklaring. Controleer de genoemde cijfers en de beloften die erin lijken te staan.
• Genereer opnieuw als de offerte verandert. Bewerk of archiveer je een variant nadat je een geaccepteerd concept hebt opgeslagen, dan verschijnt boven het tekstvak een waarschuwing: De offerte is gewijzigd sinds deze tekst met AI is gegenereerd, dus de prijzen en cijfers kunnen verouderd zijn. Genereer de tekst opnieuw om ze bij te werken. Opnieuw genereren werkt de cijfers bij. Als je de waarschuwing sluit, blijft de tekst ongewijzigd.
• Wijs een concept af voordat je een sjabloon laadt. Klik op het tabblad Afronden eerst op Wijzigingen afwijzen bij een zichtbaar concept, voordat je op Sjabloon laden klikt. Klik je daarna op Wijzigingen accepteren, dan vervangt het oudere concept het sjabloon. Typen in het tekstvak verwerpt een openstaand concept ook.
• Concepten worden niet bewaard. Een afgewezen concept is weg, dus kopieer wat je wilt houden voordat je opnieuw genereert. Elke klik op genereren start de volledige berekening opnieuw, dus bepaal eerst je variantselectie.
• De klant houdt de brief die is verstuurd. Wordt een variant ter ondertekening verstuurd, dan wordt de brief bij dat verzoek opgeslagen. Je kunt de brief daarna nog bewerken. Die wijziging geldt voor het volgende ondertekeningsverzoek.
• De toon ligt vast. Het concept is beknopt en klantvriendelijk geschreven. Wil je dat aanpassen, gebruik dan de Assistent (Writing Assistant) in hetzelfde tekstvak: Change tone (toon aanpassen) biedt formeel, informeel, casual, technisch en creatief.
• Eén persoon tegelijk bewerkt. Slaan twee personen de brief van dezelfde offerte op, dan wint de laatste opslag. Spreek af wie de brief bewerkt en laad de pagina opnieuw voordat je opslaat als iemand anders mogelijk iets heeft gewijzigd.
• De brief bevat geen AI-vermelding voor de klant. Wil je dat klanten weten dat een brief met AI is opgesteld, voeg dan zelf een zin toe.
• De brief staat los van de notificatiemail. Na Afronden en publiceren vraagt Reonic of je de klant per e-mail wilt informeren. Die e-mail bevat de brief niet.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026