Een offerte aanmaken

Het aanmaken van een offerte is het startpunt van de lead-to-cash-workflow van Reonic. Een klantinteresse wordt een gestructureerd projectrecord met een offertenummer, een Kanban-kaart en een plek in je pipeline. Deze handleiding behandelt elke ondersteunde manier om een offerte aan te maken (vanuit een aanvraag, vanuit een contact, vanaf nul), elke keuze die je maakt in het dialoogvenster (projecttype, pakketten, klantkoppeling, adres), het pad dat je daarna volgt (Basics (basisgegevens), Planning, Simulatie, Prijs, Afronden) en de regels voor bewerken vóór en na ondertekening.

Voordat je begint

• Je workspace moet residentiële offertes ingeschakeld hebben, en je gebruiker heeft rechten voor offertes nodig. Beide worden ingesteld door de admin van je workspace.
• Je rol moet Editor of hoger zijn. Viewers zien de knop Nieuw aanbod uitgeschakeld.
• Je hebt de voornaam, achternaam, het e-mailadres en het adres van de klant nodig (straat, huisnummer, postcode, plaats), plus de installatieplaats (een speld op de kaart, die in de meeste gevallen automatisch op basis van het adres wordt geplaatst).
• Optioneel maar handig: vooraf geconfigureerde pakketsjablonen in de pakketbibliotheek van je workspace. Sjablonen vullen de stuklijst van de offerte vooraf, zodat je niet leeg begint. Welke pakketten beschikbaar zijn, hangt af van wat je workspace per doel aanbiedt.
• Bestaat de klant al als contact in Reonic (omdat die binnenkwam als aanvraag of uit een CRM is geïmporteerd), zoek die dan eerst op. Als je vanuit het contact aanmaakt, worden de contactgegevens vooraf ingevuld.

De twee startpunten: vanuit een lead of direct

Elke offerte in Reonic begint op een van twee manieren: vanuit een bestaande Aanvraag (eerst de lead) of direct vanuit de lijst Offertes (eerst de offerte). Beide komen op dezelfde plek uit, een offerte met dezelfde levenscyclus, maar de invoer en het automatisch invullen verschillen.

• Eerst de lead (aanmaken vanuit een aanvraag): gebruik dit wanneer de klant binnenkwam via een gestructureerde intake (een funnel, een CRM-integratie, een handmatige aanvraag). De aanvraag bevat al de contactgegevens, het adres en een globale scope; de offerte neemt de contactkoppeling en het adres over. De aanvraag krijgt de markering Omgezet in een aanbieding zodra de offerte bestaat.
• Eerst de offerte (direct aanmaken): gebruik dit wanneer er geen eerdere aanvraag is (doorverwijzing, lead van een beurs, telefoongesprek, afsluiting ter plaatse). Je voert het contact en het adres vanaf nul in; Reonic vult op basis van het adres de tijdzone, de hoogte en (waar beschikbaar) een schatting van het dakpotentieel in.

Een offerte aanmaken vanuit een lead

Kwam de klant binnen als aanvraag, open dan het contact en maak de offerte vanaf daar aan. Het contact bevat de klantgegevens van de aanvraag, dus het offertevenster vult naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres vooraf in.

1. Open Contacten in de navigatie aan de linkerkant.
2. Zoek de klant. Zoek op naam of e-mailadres.
3. Open in de rij van de klant het menu met rijacties en kies Residentieel aanbod maken.
4. Het venster Nieuwe aanbieding maken opent met de gegevens van het contact vooraf ingevuld.
5. Ga verder met Het dialoogvenster voor een nieuwe offerte invullen hieronder.

De contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres) worden overgenomen uit de aanvraag. Kies de rest opnieuw op de nieuwe offerte: pakketten, bron, het vrije bericht en de notities van de klant, en geüploade foto's.

Een offerte direct aanmaken

Is er geen aanvraag om vanuit te starten, maak de offerte dan direct aan vanuit de lijst Offertes.

1. Open Offertes in de navigatie aan de linkerkant.
2. Klik rechtsboven op Nieuw aanbod. In Duitse workspaces heet de knop Angebot anlegen.
3. Het venster Nieuwe aanbieding maken opent leeg.
4. Ga verder met Het dialoogvenster voor een nieuwe offerte invullen hieronder.

Wanneer je een direct aangemaakte offerte opslaat, doet Reonic het volgende:

• Kent meteen een offertenummer toe (je hoeft niets op het Kanban-bord te verslepen).
• Vult de tijdzone en hoogte van het project in op basis van het adres.
• Vult waar beschikbaar een schatting van het dakpotentieel in (oriëntatie, hellingshoek, geschat aantal panelen dat past) om PV vooraf in te vullen. Is er geen schatting beschikbaar, dan wordt de offerte toch aangemaakt en plan je het dak handmatig.
• Splitst het adres op in plaats, huisnummer, postcode, straat, regio en land.
• Stelt de standaard elektriciteitsprijs voor je land in.
• Maakt één lege variant aan op de offerte (variant 1).
• Bereidt de offerte voor zodat die later ter ondertekening kan worden verstuurd.
• Brengt je naar het tabblad Basics van de offerte.

Omdat dit pad de aanvraagfase overslaat, begint de offerte meteen in de offertestatus.

Het dialoogvenster voor een nieuwe offerte invullen

Beide startpunten komen uit bij hetzelfde venster. De velden zijn identiek; alleen wat vooraf is ingevuld verschilt.

1. Contactgegevens: zoek een bestaand contact op naam of e-mailadres, of vul het formulier handmatig in:
   • Voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (telefoonnummer is optioneel).
   • Straat, huisnummer, postcode, plaats.
   • Optioneel: appartement, uren van telefonische bereikbaarheid.
   • Komt het contact uit een CRM-integratie (HubSpot, Pipedrive, Weclapp, Bitrix, Photovate), dan toont een banner de bron en kun je de koppeling verwijderen als die niet klopt.
2. Offertedetails: verschijnt zodra voor- en achternaam zijn ingevuld:
   • Naam van de aanbieding: optioneel. Laat je het leeg, dan geeft het systeem de offerte de naam van de klant (bijvoorbeeld "Max Mustermann").
   • Projectadres: het adres van de installatielocatie, hier in het dialoogvenster ingesteld en los van het adres van het contact bewaard. Standaard is het het contactadres, maar je kunt het overschrijven zonder het contactrecord aan te passen. Dat is handig wanneer het systeem ergens anders wordt geïnstalleerd dan op het factuur- of contactadres van de eigenaar (een tweede woning, of een contact dat het project voor iemand anders beheert). De coördinaten worden onafhankelijk van het contactadres bijgewerkt.
   • Installatieplaats: speld op de kaart. Wordt in de meeste gevallen automatisch geplaatst op basis van het projectadres; verplaats de speld handmatig als die niet goed staat.
3. Pakketten: kies optioneel vooraf een of meer pakkettypen uit de sjabloonbibliotheek van je workspace:
   • PV-pakket
   • Batterij-/energieopslagpakket
   • Wallboxpakket
   • Warmtepomppakket (zichtbaar waar de Warmtepomp voor je land en workspace is ingeschakeld: DE, AT, FR, BE)
   • Pakket extra componenten: servicediensten, steigers, elektrische installatie.
   • Pakket optionele componenten: items die de klant bij het ondertekenen kan aanvinken om toe te voegen.
   • Na het aanmaken staan zowel Extra componenten als Optionele componenten op het tabblad Prijs van de variant (de editor voor regelitems). Daar voeg je servicediensten, steigers, elektrische installatie en door de klant te kiezen extra's toe, verwijder je ze of pas je de prijs aan.
   • Laat alle pakketten leeg om de stuklijst later vanaf nul op te bouwen, binnen de offerte.
4. Bron: optioneel. Kies een waarde uit de lijst met leadbronnen van je workspace. De bron stel je hier in; het is een keuze op offerteniveau, die niet wordt overgenomen uit een aanvraag.
5. Opslaan: klik op Opslaan onderaan het venster. Het systeem maakt de offerte aan en brengt je naar het scherm Basics ervan.

Het dialoogvenster sluiten zonder op te slaan

Sluit je het venster met niet-opgeslagen wijzigingen, dan vraagt een bevestigingsvenster om bevestiging voordat er iets wordt weggegooid. Klik op Discard (verwerpen) om de invoer kwijt te raken, of op Continue editing (verder bewerken) om te blijven.

Heb je tijdens het aanmaken van de offerte de gegevens van een bestaand contact bewerkt (bijvoorbeeld een typefout in het e-mailadres verbeterd), dan vraagt een tweede melding "Weet je zeker dat je de contactgegevens wilt bijwerken?" voordat er wordt opgeslagen. Daarmee bevestig je de wijziging op contactniveau, los van het aanmaken van de offerte.

Het projecttype kiezen

Het projecttype wordt bepaald door welke pakketten je aanvinkt in het dialoogvenster. Een pure PV-offerte vinkt alleen PV aan; een offerte met alleen een warmtepomp vinkt alleen Warmtepomp aan; een gecombineerde offerte vinkt er meerdere aan. Wijzig de pakketmix later via het tabblad Basics van de offerte.

• Alleen PV: puur PV op het dak, zonder opslag. De standaard voor de meeste residentiële offertes.
• PV + batterij: PV met een component voor energieopslag.
• Wallbox: laadpaal voor elektrische auto's, met of zonder PV.
• Warmtepomp: lucht-waterwarmtepomp of bodemwarmtepomp. Beschikbaar waar de Warmtepomp is ingeschakeld (DE, AT, FR, BE). Italië heeft een beperkt warmtepomppad met een eigen subsidielogica.
• Gecombineerd (PV + batterij + wallbox + warmtepomp): het volledige pakket.

De optie Warmtepomppakket is zichtbaar waar je workspace en land de Warmtepomp hebben ingeschakeld. In DE, AT, FR en BE staat die standaard aan.

Koppelen aan een bestaand contact of een nieuw contact aanmaken

Het dialoogvenster ondersteunt beide paden in hetzelfde formulier:

• Een bestaand contact zoeken: typ in het zoekveld voor voor-/achternaam of e-mailadres bovenaan het contactgedeelte. Overeenkomende contacten verschijnen als suggesties. Kies er een om de rest van het formulier vooraf in te vullen.
• Direct een nieuw contact aanmaken: vul de contactvelden in zonder iemand uit de zoekresultaten te kiezen. Reonic maakt het contact aan wanneer je de offerte opslaat.

Het contact dat je hier koppelt of aanmaakt, wordt het standaard hoofdcontact van de offerte: de ontvanger van de ondertekeningsmail en de naam op de pdf voor de klant. Wijzig het later via het tabblad Basics als een andere betrokkene de correspondentie moet ontvangen.

Projectadres en klantadres

Het Projectadres is waar het systeem wordt geïnstalleerd. Het stuurt de simulatie (zonnebaan, weer, dakgeometrie), het opzoeken van het dakpotentieel en het voorblad van de pdf voor de klant. Het Klantadres is waar de klant woont of waar de factuur naartoe gaat. Bij de meeste residentiële offertes zijn die twee gelijk.

• Het projectadres is een eigen veld in het dialoogvenster, ingesteld onder Offertedetails. Standaard is het het adres van het contact, en de coördinaten worden onafhankelijk bijgewerkt.
• Om ze te scheiden (huurwoning, klant die via een holding factureert, eigenaar van meerdere panden), overschrijf je het Projectadres direct in het dialoogvenster. De wijziging blijft op de offerte en past het contactrecord niet aan. Je kunt het ook later aanpassen via het tabblad Basics van de offerte. Zie De basisgegevens van een offerte instellen voor de volledige adressplitsing.

Planningsmodus voor PV: 3D, 2D of snel

Elke variant op de offerte heeft een Planningsmodus die bepaalt of en hoe Reonic het dak modelleert. De standaard komt uit de instelling van je workspace; overschrijf die per variant na het aanmaken.

• 3D-planning: volledig 3D-model van het dak, opzoeken van het dakpotentieel, opbrengstsimulatie, rendabiliteit. De standaard van Reonic voor residentieel.
• 2D-planning: plat dak of vereenvoudigde schets zonder volledige 3D-modellering. De opbrengst wordt berekend met een vereenvoudigd model voor platte daken.
• Snelle planning: geen 3D, geen opbrengstberekening. De offerte bevat het pakket, de componenten en de prijzen; de planningsweergave blijft leeg. Gebruik dit voor snelle prijsopgaven.

De Planningsmodus geldt per variant, niet per offerte. Een offerte met meerdere varianten kan variant A in 3D hebben en variant B in Snelle planning. Om de modus van een variant te wijzigen, open je na het aanmaken de weergave Planning > PV van de variant en kies je in de keuzelijst Planningsmodus.

Een offerte met een snelle prijsopgave aanmaken

Voor een globale prijsopgave (een componentenlijst en een prijs zonder dakmodellering) gebruik je Snelle planning:

1. Maak de offerte op de gewone manier aan (vanuit een lead of direct). De eerste variant krijgt de standaard planningsmodus van je workspace.
2. Open de weergave Planning van de variant.
3. Kies Snelle planning in de keuzelijst Planningsmodus. Het 3D-canvas en de opbrengstsimulator worden niet meer weergegeven; de componentenlijst en de prijzen blijven.

De volgorde is: eerst aanmaken, dan de modus wijzigen. Een paar dingen om op te letten:

• De pdf voor de klant wordt nog steeds gegenereerd. Zonder opbrengst heeft de pagina Economics (rendabiliteit: break-evenpunt, terugverdientijd) niets om te berekenen, dus zet die uit in De offerte-pdf voor deze offerte aanpassen. Zonder 3D vallen de pagina's met de PV-visualisatie terug op de standaardafbeelding van het pakket of worden ze verborgen, afhankelijk van je PDF-instellingen.
• Snelle planning geldt per variant. Combineer een variant met Snelle planning voor een snelle prijsopgave met een volledige 3D-variant op dezelfde offerte.
• Zet je een variant later terug naar 3D-planning, dan blijven de gegevens behouden.
• Landregels gelden ook bij Snelle planning: de regels voor warmtepompen, financieringspartners en beschikbaarheid per land blijven van kracht.

Energieverbruik invoeren

Zodra de offerte bestaat, stuurt het jaarlijkse energieverbruik van de klant de simulatie. Je voert het in op de weergave Planning van de variant. Verbruik is invoer voor de planningsfase, dus sla de offerte eerst op en voeg het later toe.

• Jaarverbruik (kWh/jaar, Stromverbrauch): het belangrijkste getal. De meeste residentiële klanten kennen hun globale jaarverbruik van hun energierekening.
• Tariefbanden: sommige landen verdelen het jaarcijfer over tariefbanden. Italië gebruikt F1 / F2 / F3 (verbruiksbanden, verdeeld op jaarverbruik en niet op tijdstip van de dag, alleen zichtbaar in Italiaanse workspaces). Duitsland gebruikt standaard één tarief.
• Linky-integratie (Frankrijk): Franse klanten met een slimme Linky-meter kunnen hun meter koppelen zodat het verbruik automatisch wordt opgehaald. Zo komen 12 maanden echte meterstanden in de simulatie, in plaats van handmatige invoer.

Batterij toevoegen

Heb je het batterijpakket aangevinkt, dan krijgt de variant een plek voor een batterij. De dimensionering gebeurt in de weergave Planning > Batterij.

• Reonic stelt een batterijformaat voor op basis van het verbruik van de klant en het geplande PV-systeem.
• Overschrijf dit met een specifiek batterijmodel uit de componentenbibliotheek van je workspace.
• Of de batterij AC- of DC-gekoppeld is, volgt uit de omvormer en de batterij die je kiest (een hardware-eigenschap). DC-gekoppelde opstellingen zijn efficiënter en gebruiken een hybride omvormer.

De batterij voedt de simulatie (eigen verbruik in %, terugverdientijd) en de rendabiliteitspagina in de pdf.

Een wallbox toevoegen

Heb je het wallboxpakket aangevinkt, dan krijgt de variant een plek voor een wallbox.

• Kies een wallboxmodel uit de componentenbibliotheek van je workspace.
• Voer het verbruik van de elektrische auto in (kWh per jaar). Dat stuurt de regel voor de elektrische auto in de simulatie op de pdf voor de klant.
• Kies of de wallbox eerst stroom gebruikt van PV/batterij (slim laden) of stroom van het net haalt.

Heeft de klant al een wallbox en koopt die geen nieuwe, laat het pakket dan uit en voeg het verbruik van de elektrische auto handmatig toe aan het verbruiksprofiel van de variant.

Een warmtepomp toevoegen

Het Warmtepomppakket opent een aparte planningsomgeving (Planning > Warmtepomp) met eigen invoer:

• Warmtebelasting: berekening per ruimte of vereenvoudigde schatting op gebouwniveau. Zie Warmtelastberekening per ruimte en Eenvoudige simulatie van de warmtebelasting.
• Bestaande verwarming: het oude systeem dat wordt vervangen (gas, olie, elektrisch, geen). Zie Bestaand verwarmingssysteem.
• Warmtepompmodel: gekozen uit de warmtepompcomponenten in de componentenbibliotheek van je workspace.

De beschikbaarheid van de Warmtepomp is per land beperkt (DE, AT, FR, BE). Zie Overzicht van offertekenmerken voor de landenmatrix.

De offerte een naam geven en dealwaarde, geldigheid en KAM instellen

Naast de planningsinhoud bevat de offertekaart metadata die je Kanban-bord, je prognose en je CRM-synchronisatie aanstuurt. Een deel stel je in het dialoogvenster in; de rest bewerk je na het aanmaken op het tabblad Basics.

• Naam van de aanbieding: ingesteld in het dialoogvenster. Is die leeg, dan wordt de naam van de klant gebruikt. Later te bewerken via het tabblad Basics.
• Offertenummer: wordt automatisch toegekend. Direct aangemaakte offertes krijgen bij het opslaan een nummer; uit een aanvraag omgezette offertes krijgen er een wanneer de kaart voor het eerst uit de Kanban-kolom voor aanvragen wordt verplaatst. Het systeem genereert een reeks per workspace.
• Deal-Wert (verwachte dealwaarde): ingesteld op het tabblad Basics na het aanmaken. Stuurt het kolomtotaal op het Kanban-bord en de prognose van de CRM-pipeline. Dit is iets anders dan de Aangepaste dealwaarde, een overschrijving aan de prijskant van het totaal dat de klant ziet.
• Hintergrund (achtergrondnotities): vrije tekst, alleen intern. In te stellen op het tabblad Basics in het veld Hintergrund / Background. Hier staan vrije opmerkingen over de offerte, en die verschijnen nooit op de pdf voor de klant.
• Laufzeit / Next touch: de datum voor het volgende klantcontact (volgend gesprek, volgende e-mail, volgend bezoek). Stuurt de Kanban-weergave "needs attention" (heeft aandacht nodig).
• Accountmanager (Key Account Manager, KAM): de gebruiker die verantwoordelijk is voor de offerte. Naam en e-mailadres van de KAM verschijnen als afzender van de ondertekeningsmail aan de klant. Wijs de KAM toe of wijzig die op het tabblad Basics.
• Geldig tot / geldigheid van de link: ingesteld wanneer je op Send for signature (ter ondertekening verzenden) klikt (standaard 14 dagen, instelbaar van 1 tot 60).

Zie De basisgegevens van een offerte instellen voor de volledige uitleg van het tabblad Basics.

Wat er gebeurt nadat je opslaat

Klik je op Opslaan in het dialoogvenster, dan komt de offerte in de status Concept op het Kanban-bord Offertes. De levenscyclus verloopt zo:

1. Concept / Openstaand: de offerte bestaat, er is nog geen handtekening aangevraagd. Je plant, bepaalt prijzen en past de pdf aan.
2. Ter ondertekening verzonden: je klikt op Send for signature op het tabblad Afronden; de klant ontvangt een openbare link.
3. Ondertekend / Gewonnen: de klant ondertekent digitaal (of je uploadt de analoge handtekening); de ondertekende variant wordt vergrendeld en integraties worden geactiveerd.
4. Verloren: op elk moment vóór ondertekening markeer je de offerte als verloren met een gestructureerde reden.

Statuswijzigingen worden vastgelegd in de activiteitenfeed van de offerte, zodat de geschiedenis te volgen is. Sleep een kaart tussen Kanban-kolommen om de status te wijzigen; het systeem registreert de verplaatsing.

Zie Overzicht van offertekenmerken voor de volledige levenscyclus.

Varianten: één offerte, meerdere scenario's

Een offerte bevat een of meer varianten. Een variant is een volledig planningspakket, met een eigen stuklijst, eigen prijzen, een eigen 3D-plan en eigen financieringsvoorwaarden. De klant ondertekent één variant, niet de offerte als geheel.

• Een direct aangemaakte offerte begint met één lege variant.
• Een uit een aanvraag omgezette offerte begint met één variant, gevuld met de pakketten die de aanvraag had.
• Varianten worden per offerte genummerd (1, 2, 3…) en verschijnen op de ondertekende pdf als het offertenummer gevolgd door het variantnummer.

Een lege variant toevoegen

1. Open de offerte in het Portal (lijst Offertes, klik dan op de offerte).
2. Open de overlay Varianten.
3. Klik op Nieuwe variant aanmaken.
4. Voer een naam in voor de nieuwe variant (bijvoorbeeld "PV + batterij", "Zonder warmtepomp").
5. Sla op. De nieuwe lege variant wordt na de laatste bestaande variant toegevoegd en standaard geselecteerd; die neemt de standaard planningsmodus van de workspace over.

Een bestaande variant dupliceren

Dupliceren gaat sneller wanneer varianten de meeste componenten gemeen hebben.

1. Open de offerte in het Portal.
2. Open de overlay Varianten.
3. Klik bij de variant die je wilt kopiëren op Dupliceren.
4. Reonic kopieert de regelitems, betaalgegevens, financieringsdetails, subsidies, bundels met optionele componenten en de PV-indeling (modules, strings, dakgeometrie) naar een nieuwe variant met het volgende volgnummer.
5. Bewerk de nieuwe variant (prijzen, componenten, planning) los van de bron.

Wat wordt overgenomen wanneer je een variant met 3D-planning dupliceert:

• Wordt overgenomen: de PV-indeling (modules, strings, parallelle groepen, opnieuw gekoppeld zodat wijzigingen aan het duplicaat op het duplicaat blijven), de betaalwijze per component, financieringsdetails, subsidies, bundels met optionele componenten en de invoer voor PV-opbrengst en rendabiliteit (teruglevertarief, elektriciteitsprijs, tarief na de EEG-periode).
• Wordt teruggezet: bundels met optionele componenten worden gekopieerd maar komen niet aangevinkt terug (de klant kiest ze opnieuw); het duplicaat is altijd ontgrendeld.

Een paar regels voor varianten:

• Elke offerte houdt ten minste één variant, dus de laatste overgebleven variant blijft staan.
• Een variant die aan een actieve (niet ingetrokken) ondertekening is gekoppeld, blijft staan tot je de ondertekening intrekt, die verloopt of wordt ondertekend.
• Je kunt altijd een variant toevoegen, ook nadat een andere variant is ondertekend. Alleen de ondertekende variant wordt vergrendeld; de klant heeft een nieuw ondertekeningsverzoek nodig om op een nieuwe variant te reageren.

Zie Meerdere varianten plannen op één offerte voor de volledige uitleg over varianten.

Varianten of aparte offertes

Gebruik varianten wanneer:

• Dezelfde klant kiest tussen verschillende scopes voor hetzelfde project (bijvoorbeeld "met of zonder batterij").
• Je alle opties in één ondertekeningsverzoek wilt versturen en de klant wilt laten kiezen.
• De varianten het grootste deel van de planning delen (adres, klant, basisscope).

Gebruik aparte offertes wanneer:

• De klant twee projecten heeft die niets met elkaar te maken hebben (bijvoorbeeld residentiële PV en commerciële PV op een ander adres).
• Je een offerte hebt verloren en opnieuw wilt beginnen met een nieuw voorstel.
• De klant offertes over de tijd vergelijkt (een offerte van vorig jaar tegenover een offerte nu).
• Je dezelfde klant meerdere afzonderlijke offertes moet sturen (bijvoorbeeld twee parallelle offertes van verschillende KAM's, of een opvolging waarin je "alles verstuurt" nadat een eerste offerte is afgewezen). Maak zoveel aparte offertes aan als de situatie vraagt; elke offerte heeft een eigen offertenummer, levenscyclus en ondertekeningslink.

Een offerte dupliceren voor een vergelijkbare klant

Reonic dupliceert een variant binnen een offerte (het dupliceren op variantniveau hierboven). Voor een vergelijkbare offerte voor een andere klant maak je een nieuwe offerte aan en kies je dezelfde pakketsjablonen, zodat de pakketkiezer de stuklijst uit dezelfde bron vult.

Een offerte bewerken vóór ondertekening

Zolang geen enkele variant op de offerte is ondertekend, kun je alles bewerken: componenten, prijzen, adressen, pakketten, naam, KAM, planning, PDF-instellingen. Je bewerkt op de tabbladen van de offerte:

• Basics: projecttype, klantkoppeling, adres, pakketmix, metadata van de offertekaart.
• Planning: planning van PV, batterij, wallbox en warmtepomp per variant.
• Simulatie: opbrengst, rendabiliteit, scenario's testen.
• Prijs: regelitems, kortingen, aangepaste dealwaarde, financiering.
• Afronden: pdf aanpassen, handtekening aanvragen.

Bewerkingen worden vastgelegd in de activiteitenfeed. Het tijdstip van de laatste bewerking van de offerte wordt bij elke bewerking bijgewerkt, zodat de lijst Offertes kan sorteren op "laatst bewerkt".

Een offerte bewerken na ondertekening

Zodra een variant is ondertekend, is die variant permanent vergrendeld. De ondertekende scope is het contractstuk. Om na ondertekening een wijziging vast te leggen:

1. Voeg een nieuwe variant toe aan de offerte, leeg of gedupliceerd van de ondertekende variant. Zie Meerdere varianten plannen op één offerte.
2. Bewerk de nieuwe variant met de bijgewerkte prijzen of scope.
3. Moet de klant met de wijziging instemmen, verstuur dan een nieuw ondertekeningsverzoek met de nieuwe variant.

Andere varianten op dezelfde offerte blijven bewerkbaar. Alleen de ondertekende variant is vergrendeld, dus je kunt scenario's blijven opbouwen op dezelfde offerte; varianten worden een voor een bevroren naarmate de klant ze ondertekent.

Een offerte verwijderen

Reonic verwijdert offertes die nooit zijn ondertekend. Zodra een variant is ondertekend, is de ondertekende pdf een contractstuk en blijft die bewaard.

• Een concept / niet-verzonden offerte verwijderen: open de offerte en zoek de verwijderactie in het menu met rijacties van de offerte (het label verschilt per workspace; soms onder een ...-menu op het tabblad Basics). Bevestig in de melding. De offerte en al haar varianten worden verwijderd.
• Een verzonden maar niet-ondertekende offerte verwijderen: trek eerst de openstaande ondertekening in (zie Een ondertekeningsverzoek voor een offerte intrekken) en verwijder de offerte daarna.
• Een ondertekende offerte is Gewonnen en blijft bewaard: die gaat over naar de installatie of blijft bewaard als Gewonnen contractstuk. De ondertekende pdf en de momentopname van de ondertekende variant worden permanent bewaard.

Een voorbeeld van de offerte-pdf bekijken

Zie Een offerte afronden: kortingen, pdf-opmaak, begeleidende brief, voorbeeld voor hoe je een voorbeeld van de offerte-pdf bekijkt.

De offerte ter ondertekening versturen

Zodra de offerte is gepland, de prijzen staan en de pdf klopt, verstuur je die ter ondertekening naar de klant. Dat is een aparte workflow. Zie Voorbeeld, varianten, juridische teksten en geldigheid van de offertelink voor de volledige flow van versturen en ondertekenen, waaronder:

• Kiezen welke variant(en) de klant ziet.
• De geldigheid van de link instellen (1 tot 60 dagen, standaard 14).
• Het onderwerp en het bericht van de e-mail aanpassen.
• De link opnieuw versturen of intrekken.
• Analoge (papieren) handtekeningen verwerken.
• Wat er gebeurt nadat de klant heeft ondertekend (status Gewonnen, doorgifte aan integraties, overgang naar de installatie).

Residentiële en commerciële offertes

De flow hierboven is het residentiële pad. Reonic ondersteunt ook commerciële offertes, met een parallelle maar andere workflow. Zie Een commercieel (Gewerbe) project plannen voor de volledige uitleg over commerciële offertes.

• Residentieel: de flow in deze handleiding. Eén pand, eigenaar als contact, planning via 3D-planning, 2D-planning of Snelle planning, ondertekening via de digitale ondertekeningsflow van Reonic.
• Commercieel: een apart gedeelte. Offertes, varianten en prijzen bestaan allemaal.

Heb je zowel residentiële als commerciële klanten, dan heb je twee Kanban-borden: één voor residentiële offertes, één voor commerciële projecten.

Mobiel offertes aanmaken

Offertes aanmaken gebeurt in het Reonic Portal (de webapp). De Mobile App is bedoeld om met bestaande offertes te werken: bekijken, ondertekenen op een tablet, foto's toevoegen en installatiedetails controleren.

Onderweg werkt het zo:

• Tablet: open het Portal in een browser op de tablet. Het venster voor een nieuwe offerte werkt in het Portal ook op een tablet. Met een stylus of externe muis zijn de speld op de kaart en de pakketkiezer makkelijker te bedienen.
• Telefoon: geschikt voor statuscontroles en snelle bewerkingen. Bewaar het venster voor een nieuwe offerte voor een tablet of laptop, waar het grotere scherm beter past.
• Ondertekenen op een tablet: zodra er een offerte is en je bij de klant bent, ondersteunt de Mobile App (of het Portal in een browser op de tablet) het ondertekenen op een tablet. Zie Voorbeeld, varianten, juridische teksten en geldigheid van de offertelink.

Goed om te weten

• Een offerte aanmaken maakt aan jouw kant een projectrecord aan; de eigenaar krijgt geen e-mail. Een banner die je per week kunt wegklikken herinnert je hieraan. Om de offerte te versturen, volg je de flow Afronden en handtekening aanvragen wanneer je zover bent.
• De validatie gebeurt na de eerste poging om op te slaan, niet ervoor. Lege velden en ongeldige e-mailadressen worden gemarkeerd zodra je op Opslaan klikt.
• Het offertenummer wordt automatisch per workspace toegekend. Direct aangemaakte offertes krijgen meteen een nummer; uit een aanvraag omgezette offertes krijgen er een wanneer ze voor het eerst uit de Kanban-kolom voor aanvragen worden verplaatst. In het Portal kun je het nummerformaat niet wijzigen. Wil je voor een nieuwe workspace een specifiek startnummer of een eigen formaat, neem dan contact op met Reonic support voordat je team de eerste offertes aanmaakt.
• De Bron stel je handmatig in het venster voor een nieuwe offerte in. Die wordt niet overgenomen uit een aanvraag, ook niet wanneer je aanmaakt vanuit een contact dat als aanvraag binnenkwam.
• Contacten die uit een CRM zijn geïmporteerd, tonen een bronbanner. Contacten uit HubSpot, Pipedrive, Weclapp, Bitrix en Photovate tonen een banner in het venster. Verwijder je de CRM-koppeling, dan worden toekomstige synchronisaties losgekoppeld, maar de contactgegevens op deze offerte blijven behouden.
• De integraties met Photovate, HubSpot, Pipedrive en Bitrix synchroniseren bij het aanmaken en bijwerken van een offerte. Verwacht binnen enkele seconden na het opslaan een deal in het gekoppelde systeem, ook bij statuswijzigingen.
• Het projectadres wordt ingesteld in het dialoogvenster en staat op de offerte. Standaard is het het contactadres, maar je kunt het onafhankelijk overschrijven, zodat een installatielocatie die afwijkt van het factuur- of contactadres van de eigenaar het contactrecord niet aanpast.
• Een offerte is gebonden aan de workspace waarin die is aangemaakt. Om die ergens anders te krijgen, maak je de offerte opnieuw aan in de doelworkspace.
• Statuswijzigingen worden vastgelegd in de activiteitenfeed. Elke verplaatsing op het Kanban-bord, elke bewerking van metadata en elke ondertekeningsgebeurtenis wordt gelogd. Gebruik de activiteitenfeed voor de controlegeschiedenis.
• Bewerkingen van de metadata op de offertekaart en bewerkingen van de pdf gebeuren op verschillende plekken. Hintergrund / Deal-Wert / Laufzeit bewerken op het tabblad Basics raakt de pdf voor de klant niet. De pdf bewerken (voorblad, klantreferentie, voorwaarden) doe je op het tabblad Afronden.
• Aangepaste dealwaarde en Deal-Wert zijn verschillende velden. De Aangepaste dealwaarde (prijzen) is wat de klant als totaal ziet; Deal-Wert (offertekaart) stuurt je prognose en CRM-synchronisatie. Zie De basisgegevens van een offerte instellen.
• De weergave Planning blijft leeg tot je begint met plannen. Een nieuwe offerte met een aangevinkt PV-pakket heeft een leeg 3D-canvas. Open Planning > PV om modules te plaatsen.
• Een ingetrokken offerte gaat voor de meeste velden terug naar Concept / Openstaand, maar een paar velden die aan de momentopname van de ondertekende planning zijn gekoppeld, blijven vergrendeld. Is een veld dat je nodig hebt grijs, dan is de eenvoudigste weg een nieuwe variant toevoegen (de bestaande dupliceren) en de nieuwe variant bewerken.
• Een financieringsvariant vergrendelt de financieringsvoorwaarden zodra die met een partner (Bees & Bears, EOS) is ingesteld. Vóór ondertekening kun je de onderliggende stuklijst nog bewerken, en het leenbedrag en het maandbedrag worden bij het opslaan opnieuw berekend. Na ondertekening is de financieringsvariant vergrendeld. Gebruik een nieuwe variant voor elke wijziging na de financiering.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026