Begeleidingscontrolelijsten gebruiken op een offerte AIAI-functie

De begeleidingscontrolelijst van de offerte is de voorbereidingslijst van je team voor alles wat de klant moet aanleveren of bevestigen voordat de installatie kan doorgaan. Het is een intern planningsdocument: de lijst verschijnt op de Summary PDF (samenvattings-pdf) van de offerte, het werkdocument waarmee jij en je team het project plannen. Zodra de offerte overgaat naar installatie, gaat de lijst mee naar het installatiewerkboek. Goed gebruikt haalt hij een hele categorie verrassingen halverwege de installatie weg ("we hebben een foto van de meterkast nodig"; "waar is het eigendomsbewijs?") door ze vooraf zichtbaar te maken.

Dit geldt voor residentiële offertes.

Voordat je begint

• Bepaal met welke controlelijst je werkt:
  • Controlelijst aan de offertekant. Verschijnt op de interne Summary PDF van de offerte en wordt vanuit de offerte bewerkt. Daar gaat deze handleiding over.
  • Controlelijst aan de installatiekant. Wordt automatisch aangemaakt wanneer de offerte overgaat naar installatie, op basis van de componenten van de ondertekende variant. Wordt bewerkt in het installatiewerkboek, niet op de offerte.
• De twee controlelijsten staan los van elkaar. Bewerk je de ene, dan verandert de andere niet.
• Er is één controlelijst per offerte. Kopieer of splits je een offerte af, voeg de items dan opnieuw toe op de nieuwe variant als je ze daar wilt hebben.

Controlelijst per project op een offerte

De controlelijst van de offerte wordt per project opgebouwd. Je voegt items toe die relevant zijn voor de installatie van deze klant. De lijst is vrije tekst, dus je schrijft wat bij deze klant past, in je eigen markt en taal. De voorbeelden hieronder zijn ter illustratie en geen vaste set: de precieze documenten, vergunningen en regelgevende termen verschillen per land, dus stem ze af op wat je regio en je team echt vereisen.

Veelvoorkomende items per project (stem ze af op je markt):

• Toegang tot de locatie. Bevestig dat de installateur op de installatiedatum toegang heeft (poortcode, sleuteloverdracht, hond in de tuin).
• Foto's van de meterkast. Duidelijke foto van de bestaande hoofdverdeler, onderverdelers en de plek van de meter.
• Eigendomsdocumenten. Bewijs dat de klant eigenaar is van het pand (een akte of het equivalent in je land, bijv. een uittreksel uit het kadaster), of toestemming van de verhuurder bij huur.
• Ondertekende vergunningen. De omgevings- of bouwvergunning die je rechtsgebied voor zichtbare installaties vereist; eventuele goedkeuring van mede-eigenaren of de VvE bij installaties op een gedeeld dak.
• Foto's van de staat van het dak. Close-ups van zichtbare schade, het type dakpan en aandachtspunten voor de montage.
• Gegevens van de bestaande elektriciteitsmeter. Meternummer, energieleverancier, status van het contract.
• Klantspecifieke punten. Alles wat de klant in het adviesgesprek heeft toegezegd aan te leveren.

Items van de controlelijst toevoegen of bewerken

1. Open de offerte in het Portal.
2. Ga naar Summary PDF > Checklist (de controlelijstpagina staat in het onderdeel Summary PDF van de offerte, niet in het venster met pagina-instellingen onder afronden > Voorbeeld; zoek je hem bij afronden, dan zit je op de verkeerde plek).
3. Bestaande items bewerken:
   • Wijzig het label van een item (de tekst die op de Summary PDF verschijnt).
   • Zet de markering verplicht van het item aan of uit, als je Workspace die aanbiedt.
   • Wijzig de volgorde van items met slepen en neerzetten, als je Workspace dat aanbiedt.
4. Een nieuw item toevoegen:
   • Klik op Add checklist item (controlelijstitem toevoegen).
   • Voer het label in.
   • Sla op.
5. Een item verwijderen:
   • Klik op het prullenbakpictogram in de rij.
   • Bevestig.

De Summary PDF wordt opnieuw opgebouwd met je wijzigingen. De volgende keer dat je de Summary PDF genereert of opent, staat je bijgewerkte controlelijst klaar voor de planning van je team.

Kun je niet bewerken, dan heeft dat meestal een van deze redenen:

• De offerte is ondertekend. De momentopname bij ondertekening is bevroren en neemt geen wijzigingen aan de controlelijst over. Je kunt de huidige weergave van de offerte nog wel bewerken, maar de ondertekende offerte blijft bevroren. Behandel wijzigingen na ondertekening als interne notities, niet als contractwijzigingen.
• Je rol is lager dan Editor. Viewers kunnen controlelijsten lezen, maar niet wijzigen. Vraag een admin om je rol te verhogen via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams > Gebruikers.
• De offerte is overgegaan naar installatie. Zodra de offerte is omgezet in een installatie, wordt de controlelijst aan de offertekant alleen-lezen en verlopen wijzigingen via het installatiewerkboek.
• Je Workspace beperkt het bewerken van controlelijsten tot admins. Sommige Workspaces laten alleen admins labels en items bewerken, zodat controlelijsten in het hele team consistent blijven. Vraag het je admin.

Waar de controlelijst verschijnt

De controlelijst van de offerte verschijnt op de Summary PDF van de offerte, je interne werk- en planningsdocument. Die bundelt de componentenlijst, het schakelschema, notities, afbeeldingen en de begeleidingscontrolelijst op een eigen pagina, zodat je team tijdens de voorbereiding alles op één plek heeft.

De Summary PDF staat los van de offerte-pdf voor de klant, die zijn eigen set pagina's heeft (Components Overview, Economics, Financing, enzovoort). De controlelijst is een interne voorbereidingsplek voor je team. Moet de klant echt documenten of foto's aanleveren, vraag ze dan rechtstreeks op, via de uploadfunctie in het klantportaal of met een bestandsverzoek.

Voltooiing bijhouden

De controlelijst aan de offertekant is een statische voorbereidingslijst op de interne Summary PDF, geen tracker. Houd de voltooiing van deze items extern bij (in je CRM, je projectmanagementtool of een gedeelde spreadsheet) totdat de controlelijst aan de installatiekant het overneemt.

De controlelijst aan de installatiekant (die automatisch wordt aangemaakt op basis van de componenten van de ondertekende variant) is waar het aftekenen gebeurt, in het installatiewerkboek. Daar markeert je installatieteam items als voltooid. De controlelijst aan de offertekant is de interne voorbereidingslijst voor de begeleiding; de controlelijst aan de installatiekant is de tracker in het veld.

Controlelijst bij de overdracht naar installatie

Wanneer de offerte overgaat naar installatie (offerte ondertekend, installatie gestart), wordt automatisch een controlelijst aan de installatiekant aangemaakt, op basis van de componenten van de ondertekende variant. Een ondertekende offerte voor PV + batterij kan bijvoorbeeld het volgende aanmaken:

• Montageplekken van de PV op het dak bevestigen.
• Installatieplaats van de batterij binnenshuis bevestigen.
• Montage van de omvormer bevestigen.

Deze items op basis van componenten worden aangemaakt wanneer je team het installatiewerkboek voor het eerst opent voor de gekozen variant. Verwacht ze dus op dat moment, niet direct wanneer je de installatievariant selecteert.

Deze controlelijst aan de installatiekant staat los van die aan de offertekant. De controlelijst aan de offertekant legt vast wat de klant moet aanleveren; de controlelijst aan de installatiekant legt vast wat het installatieteam ter plaatse moet bevestigen. Alles op de controlelijst aan de offertekant dat relevant is voor de installatie (foto's van de meterkast, eigendomsdocumenten), verzamel je apart bij de klant, rechtstreeks of via de uploadfunctie in het klantportaal, voordat het installatieteam arriveert. Het installatieteam leest tijdens de voorbereiding beide interne plekken.

Een vragenlijst (pdf, afbeelding, csv) met AI omzetten in een controlelijst

Heb je al een vragenlijst als document (een installatiehandleiding van een fabrikant, een veiligheidsprocedure, een papieren intakeformulier voor klanten dat naar pdf is gescand), dan hoef je niets over te typen. De tool AI Checklist Import (AI-import van controlelijsten) leest het bronbestand in en genereert op basis van de inhoud van het document een gestructureerde controlelijst met segmenten en items.

AI Checklist Import bouwt herbruikbare controlelijstsjablonen op adminniveau, die je team daarna op projecten kan toepassen. Een sjabloon hoort bij een bovenliggend type: residentieel bij een Aanvraag, Offerte of Installatie; commercieel bij een Aanvraag, Offerte, Project of Installatie (residentieel heeft geen apart bovenliggend type Project). Het is de juiste tool wanneer de vraag is: "kan ik de opmaak van mijn bestaande vragenlijst gebruiken en er een Reonic-controlelijst van maken?"

Wat behouden blijft en wat niet

De AI kiest voor getrouwheid boven beknoptheid. Hij neemt exacte terminologie, afmetingen en modelnummers uit de bron over in plaats van samen te vatten. Hij volgt ook de taal van de bron (een Duitse bron levert een Duitse controlelijst op). Wil je een kortere controlelijst, vraag daar dan uitdrukkelijk om en verfijn stap voor stap, want standaard wordt de lijst eerder lang.

Het resultaat wordt opgebouwd uit de itemtypen die in de editor beschikbaar zijn: selectievakje, keuzerondje, titel, beschrijving, vrij tekstveld, uploadvak voor afbeeldingen, handtekening, geplande lay-out, datasheets en componentenlijst. Een vrije vragenlijst wordt omgezet naar de dichtstbijzijnde equivalenten daarvan. De visuele opmaak van het document (pagina-einden, kolommen, tabelrasters, lettertypen, logo's) wordt omgewerkt tot gestructureerde items en niet als exacte visuele kopie nagebouwd. Is je doel dat "de klant een pdf ziet die er precies zo uitziet als mijn oorspronkelijke vragenlijst", voeg dan in plaats daarvan de originele pdf toe aan de offerte.

Een import uitvoeren

1. Open de configuratie-editor van de controlelijst voor het bovenliggende type waar het sjabloon bij hoort (een offertesjabloon, een aanvraagsjabloon, een installatiesjabloon).
2. Klik op Toevoegen met AI (het sparkles-icoon: een grote startknop bij lege sjablonen, een zwevende knop in de zijbalk wanneer er al items zijn).
3. Zet in de schermvullende bouwer je bronbestand(en) (pdf, csv of afbeelding) in het neerzetvak. Je kunt meerdere bestanden tegelijk uploaden.
4. Typ eventueel een prompt om het resultaat te sturen. Specifieke prompts geven specifieke resultaten: "Haal de veiligheidscontroles voor de inbedrijfstelling van warmtepompen eruit, labels in het Duits, één segment per hoofdstuk." Gebruik Shift+Enter voor een nieuwe regel; met Enter verstuur je.
5. Verstuur. De AI streamt de gegenereerde controlelijst live in het voorbeeldvenster, zodat je segmenten en items stap voor stap ziet verschijnen.
6. Klik op Accepteren en importeren wanneer het voorbeeld er goed uitziet, of verfijn met een vervolgprompt ("splits het veiligheidssegment in vóór en na de installatie"). Het gesprek bewaart de volledige geschiedenis, dus elke vervolgprompt verfijnt het vorige resultaat, en het blijft een tijd beschikbaar zodat je over meerdere sessies kunt verfijnen.
7. Klik na het accepteren op Opslaan in de onderliggende editor. Het geïmporteerde blok wordt pas bewaard als je dat doet. Sluit je het tabblad eerder, dan ben je de import kwijt.

Meertalige controlelijsten

De labels van de controlelijst zijn vrije tekst. Werkt je Workspace in meerdere talen (bijvoorbeeld DE, EN, FR, IT, ES of PT), schrijf elk label dan in de taal die je kiest. Bedien je klanten in meerdere talen, schrijf de controlelijst dan voor die offerte in de voorkeurstaal van de klant.

Elke offerte heeft één set labels. Wil je een andere controlelijst tonen voor een andere klant, schrijf dan op elke offerte een nieuwe controlelijst.

Goed om te weten

• Elke offerte begint met het sjabloon voor de begeleidingsfase van je Workspace. Is er geen sjabloon ingesteld, dan begint de controlelijst leeg en voeg je per project items toe. Merk je dat je steeds dezelfde items toevoegt, dan kan een admin een herbruikbaar begeleidingssjabloon instellen onder Instellingen > Controlelijsten > Begeleiding (met een splitsing Residentieel / Commercieel; daarvoor zijn de offerterechten voor die bedrijfstak nodig). Nieuwe offertes beginnen dan met dat sjabloon in plaats van leeg. Je kunt ook AI Checklist Import gebruiken om een herbruikbaar sjabloon op te stellen dat je team op projecten toepast.
• Voeg items één voor één toe. Bewaar een standaardlijst als tekstfragment buiten Reonic en plak de items er één voor één in, of laat een admin een begeleidingssjabloon bouwen zodat de standaarditems automatisch verschijnen.
• Wijzigingen aan de controlelijst blijven intern. Anders dan prijs- of statuswijzigingen worden wijzigingen aan de controlelijst niet gesynchroniseerd naar je gekoppelde CRM of automatiseringsintegraties, en ze verschijnen niet als aparte regel in de activiteitenfeed. Ze werken wel het tijdstip "Laatst bewerkt" van de offerte bij, wat handig is om te sorteren op meest recent aangepast.
• Vastgelegd bij ondertekening. De staat van de controlelijst wordt op het moment van ondertekenen, samen met de rest van de offerte, bevroren in de momentopname bij ondertekening. Latere wijzigingen veranderen de momentopname niet.
• De markering required is informatief. Waar je Workspace die aanbiedt, is een item als verplicht markeren een communicatiemiddel voor je team, geen automatische blokkade van de installatie.
• Ondersteuning voor het wijzigen van de volgorde verschilt per Workspace. Is slepen en neerzetten niet beschikbaar in je Workspace, dan verschijnen items in de volgorde waarin ze zijn aangemaakt. Houd daar rekening mee.
• Kun je een controlelijst niet bewerken, dan zijn de gebruikelijke redenen: de offerte is ondertekend, dus de momentopname is bevroren; je rol is lager dan Editor (een admin kan je rol verhogen onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams > Gebruikers); het project is overgegaan en wijzigingen verlopen via het installatiewerkboek; of je Workspace beperkt het bewerken van controlelijsten tot admins.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026