Een offerte bekijken en de geldigheid van de link beheren

De ondertekeningsstap maakt van een geplande offerte een contract. Wanneer je verzendt, bevriest Reonic de geprijsde offerte, mailt de klant een openbare link en legt de ondertekende versie vast bij je project, zodat de rest van je tools (facturatie, integraties, installatie) het overneemt. Deze pagina loopt de belangrijkste verzendflow door, plus alles wat je bij het verzenden instelt of ziet: varianten, geldigheid van de link, wettelijke teksten, het afzender-e-mailadres en wat de klant aan de eigen kant ziet.

Voor wie dit artikel is

• Accountmanagers die dagelijks offertes ter ondertekening versturen.
• Installateur-admins die afzenderinstellingen, wettelijke teksten en standaardwaarden voor de geldigheid van links configureren.
• Field workers (monteurs) die ter plaatse handtekeningen vastleggen met een tablet.

Voordat je begint

• De offerte moet gepland, geprijsd en klaar zijn (onderdelen geselecteerd, betaalwijzen ingesteld, financieringspartner gekozen indien van toepassing).
• Het e-mailadres van de klant op de aanvraag moet kloppen. Daar gaat de openbare link naartoe.
• Bepaal welke variant(en) de klant moet zien. Je kunt er meerdere in één ondertekeningsverzoek opnemen; de klant kiest er één en ondertekent.
• Bepaal de geldigheid van de link, meestal 14, 30 of 60 dagen. Op dat moment werkt de link niet meer.

De offerte ter ondertekening naar de klant sturen

1. Open de offerte in het Portal.
2. Ga naar het tabblad Afronden.
3. Klik op Send for signature (ter ondertekening verzenden).
4. Kies de variant(en) die je wilt opnemen. Is er maar één, dan is die al geselecteerd.
5. Stel de geldigheid van de link in: hoeveel dagen de klant heeft om te ondertekenen voordat de link verloopt.
6. Pas eventueel het onderwerp van de e-mail en het bericht aan de klant aan.
7. Klik op Verzenden.

Reonic bevriest de geprijsde offerte, maakt de pdf aan en mailt de klant een openbare link met de pdf als bijlage. De klant opent de link rechtstreeks vanuit de e-mail en ondertekent op de pagina.

De offerte versturen voor commerciële / zakelijke klanten

Laat je een commerciële klant de residentiële offerteflow doorlopen, dan ondertekent die dezelfde digitale link als een particuliere klant. Het verschil tussen B2C en B2B zit in de offerte zelf (commerciële prijzen, btw-behandeling, zakelijke contactgegevens), niet in de ondertekeningsflow.

Naar meerdere e-mailadressen versturen

De ondertekeningslink gaat naar het ene e-mailadres op de aanvraag. Wil je de link bij een partner, echtgenoot of iemand van de afdeling Financiën krijgen, stuur de e-mail dan zelf door, of wijzig het e-mailadres op de aanvraag voordat je verzendt.

Meerdere openstaande ondertekeningslinks op één offerte

Een aanbod blijft open voor verdere verzendingen, dus je kunt er tegelijk meer dan één openstaande ondertekeningslink op hebben, elk een eigen openstaand verzoek met een eigen openbare link. Dat gebeurt vanzelf als je een e-mailadres corrigeert en opnieuw verzendt, of een tweede variant verstuurt.

Zodra de klant een van die links ondertekent, gaat de hele offerte naar Gewonnen.

Wat de klant ziet

De klant ontvangt een e-mail, standaard met het onderwerp "Uw offerte is klaar" (herziene offertes gebruiken "Je herziene offerte is klaar"), met de pdf als bijlage en een knop die de openbare ondertekeningspagina opent. Je kunt de onderwerpregel voor je Workspace overschrijven. De klant opent de link rechtstreeks vanuit de e-mail en ondertekent op de pagina.

Op de openbare pagina ziet de klant de pdf, scrolt erdoorheen en kiest aan het eind voor een van deze twee:

• Klikken om te ondertekenen: een bevestiging met één tik.
• Tekening: als je Workspace de instelling voor ondertekenen met een getekende handtekening heeft ingeschakeld, tekent de klant de handtekening met de vinger op de pagina.

Bevat de offerte meerdere betalingsopties (bijvoorbeeld contant, financiering en lease), dan kiest de klant er vóór het ondertekenen één op de pagina. Elke optie toont een eigen prijs en een eigen pdf, en het ondertekende record legt de gekozen optie vast, die vervolgens doorloopt naar de facturatie en je integraties.

Na het ondertekenen voegt Reonic een attestatiepagina aan de pdf toe, slaat de ondertekende pdf op, zet het project op Gewonnen en voert de geconfigureerde integraties uit. De ondertekening verschijnt in de activiteitenfeed als Signature request accepted by customer (ondertekeningsverzoek geaccepteerd door klant) (zie Openingen van de offerte bijhouden).

Persoonlijk met de klant ondertekenen op je tablet

Sluit je de verkoop persoonlijk af (een huisbezoek, een afspraak ter plaatse), dan kun je de klant je tablet geven en ter plekke digitaal laten ondertekenen.

1. Stuur de offerte eerst ter ondertekening (zie hierboven). Daarmee maak je het openstaande verzoek aan en wordt de openbare link gegenereerd.
2. Open op de tablet de openbare ondertekeningslink van de klant. Stuur de e-mail door naar een inbox op de tablet, of gebruik de optie Webversie weergeven in de offerte om de openbare link te openen.
3. Geef de tablet aan de klant.
4. De klant doorloopt op de tablet de standaard digitale ondertekeningsflow.

Dit telt als een digitale handtekening van de klant, niet als een handtekening "namens" de klant. De pdf krijgt dezelfde attestatiepagina; de handtekening wordt op het moment van ondertekenen juridisch vastgelegd.

Een geaccepteerde offerte opnieuw uitgeven als openstaand met een nieuwe datum

Een ondertekende variant blijft vergrendeld als contractdocument. Wil je een geaccepteerde offerte opnieuw uitgeven met een nieuwe datum, splits die dan af (fork) naar een nieuwe variant:

1. Open de ondertekende offerte in het Portal.
2. Voeg via het gedeelte Varianten van de offerte een nieuwe variant toe, leeg of als duplicaat van de ondertekende variant.
3. Pas de nieuwe variant vrij aan (prijzen, onderdelen, pdf-opmaak).
4. Stuur een nieuw ondertekeningsverzoek dat de nieuwe variant bevat (zie De offerte ter ondertekening naar de klant sturen hierboven). De klant ontvangt een nieuwe e-mail met een nieuwe link en een nieuwe geldigheidsperiode; de datum op de nieuwe handtekeningrij is de datum waarop de klant ondertekent, niet de datum waarop jij de variant hebt afgesplitst.
5. De oorspronkelijke ondertekende variant blijft bewaard als historisch record, zichtbaar in de lijst met varianten en in de ondertekeningsgeschiedenis.

Stuur de klant een bericht voordat je de nieuwe link verstuurt, zodat de klant de nieuwe variant ondertekent en niet de vorige.

De geldigheid van de link instellen, verlengen of controleren

Je stelt de geldigheid van de link in wanneer je op Send for signature klikt. Eenmaal ingesteld blijft die vast voor die handtekeningrij.

Wil je een klant meer tijd geven, stuur dan een nieuw ondertekeningsverzoek: de nieuwe e-mail bevat een nieuwe link met een nieuwe geldigheidsperiode. Trek het eerdere verzoek in als je het niet meer nodig hebt. Een al verlopen offerte opnieuw versturen: open de offerte, ga naar het tabblad Afronden, klik opnieuw op Send for signature, stel een nieuwe geldigheid in en klik op Verzenden. De klant krijgt een nieuwe e-mail met een nieuwe link, en de verlopen link blijft in de geschiedenis van de handtekeningrijen staan.

Een verlopen link werkt al niet meer, dus daar valt niets in te trekken. Reonic stuurt de klant ook geen waarschuwingsmail als een link bijna verloopt of verlopen is; is een deadline belangrijk, neem dan zelf contact op met de klant.

Algemene voorwaarden, het handtekeningblok en de verwachte leverdatum instellen

Drie velden, drie plekken waar je ze instelt:

• Algemene voorwaarden configureer je per Workspace onder Instellingen > Planning & aanbod > Wettelijk (zie Het offertesjabloon configureren, gedeelte Wettelijk). Kies per offerte welk actief sjabloon van toepassing is via Afronden > Pagina's aanpassen > Wettelijk. Wil je je eigen wettelijke tekst op de ondertekeningspagina, bouw die dan in de sjabloonvakken van de pdf in (voorblad, voorwaarden, gebruiksvoorwaarden, addendum); de handtekening wordt vastgelegd bij de offerte-pdf die Reonic maakt. De admin van je Workspace stelt deze sjabloononderdelen in, en per offerte kun je wisselen welke variant van de wettelijke tekst geldt. Je Reonic-accountmanager kan je helpen bij het aanpassen van sjablonen.
• De opmaak van het handtekeningblok wordt bepaald door de voorbladvariant op de pdf-pagina Handtekening (Instellingen > Planning & aanbod > Pagina's & Ontwerp). Per offerte pas je dit aan door via Pagina's aanpassen een andere paginavariant te kiezen.
• De verwachte leverdatum stel je in op de offerte zelf, niet in het verzenddialoogvenster voor de ondertekening: open de offerte en vul de verwachte leverdatum in waar je de pagina's van de offerte aanpast (dit verschijnt ook op de orderbevestiging als je die na het ondertekenen aanmaakt).

De geldigheid van de link stel je apart in, in het verzenddialoogvenster voor de ondertekening (zie De geldigheid van de link instellen, verlengen of controleren hierboven).

Het afzender-e-mailadres in de e-mail aan de klant wijzigen

De ondertekeningsmail aan de klant wordt verstuurd namens de Accountmanager (Key Account Manager) die aan de aanvraag is toegewezen. Die naam en dat e-mailadres ziet de klant als afzender. Is er geen Accountmanager toegewezen, dan komt de e-mail van de gebruiker die op Verzenden heeft geklikt.

Zo wijzig je welke afzender de klant ziet:

1. Open de offerte en ga naar het tabblad Project.
2. Wijzig de toegewezen Accountmanager naar de gebruiker van wie de naam en het e-mailadres moeten verschijnen.
3. Verstuur het ondertekeningsverzoek. De e-mail aan de klant gaat nu uit als die gebruiker.

Wil je jezelf in CC zetten op elke e-mail waarmee een offerte wordt verstuurd, schakel dan CC on offer sent (CC bij verzonden offerte) in je gebruikersprofiel in. Zie Openingen van de offerte bijhouden voor wat CC bij verzending je laat nagaan.

Extra documenten aan de ondertekeningsmail toevoegen

De ondertekeningsmail bevat de ondertekende offerte-pdf. Wil je extra materiaal (je algemene voorwaarden, een installatiebrochure, een gegevensblad over financiering) bij de klant krijgen:

• Voeg het document toe aan de offerte-pdf zelf. Heeft je pdf-sjabloon de juiste paginavakken (voorblad, voorwaarden, gebruiksvoorwaarden, addendum), neem het document daar dan op, zodat de klant het op de ondertekeningspagina ziet.

Wil je documenten van de klant verzamelen (identiteitsbewijs, eigendomsbewijs, foto's van de meter), gebruik dan de uploads in het Klantportaal of stuur de klant een apart verzoek. De ondertekeningsstap gaat ervan uit dat je al hebt wat je nodig hebt om af te sluiten.

Is het verkeerde document aan een ondertekende offerte gekoppeld (je hebt bijvoorbeeld de verkeerde analoge pdf geüpload), splits de offerte dan af om het te corrigeren. Zie Offerte intrekken voor de werkwijze met afsplitsen.

Uitzonderingen bij analoge handtekeningen

De volledige flow voor analoge uploads (een door de klant ondertekende pdf uploaden als de klant op papier heeft ondertekend) staat in Handmatige handtekening uploaden. De uitzonderingen hieronder behandelen de vragen die je bij het verzenden het vaakst tegenkomt.

De ondertekeningsdatum instellen of wijzigen bij een analoge upload

Als je een door de klant ondertekende pdf uploadt, vraagt het dialoogvenster naar de datum waarop de klant daadwerkelijk heeft ondertekend, niet naar de datum van vandaag. Standaard staat die op vandaag; wijzig die in de datum die bij de handtekening op papier staat. De datum mag maximaal één dag in de toekomst liggen; alles wat verder vooruit ligt, wordt niet geaccepteerd.

Stel de datum bij het uploaden meteen goed in. Daar wordt de ondertekeningsdatum vastgelegd.

Een analoge handtekening uploaden voor een aanbod waarvan de link is verlopen

Een analoog ondertekende pdf wordt gekoppeld aan een openstaande handtekeningrij. Is de link verlopen, maak dan eerst een nieuwe openstaande rij aan:

1. Open de offerte in het Portal.
2. Stuur de offerte opnieuw ter ondertekening (zie De offerte ter ondertekening naar de klant sturen hierboven). Daarmee maak je een nieuwe openstaande handtekeningrij aan met een nieuwe geldigheidsperiode.
3. Volg, zodra de nieuwe openstaande rij er staat, Handmatige handtekening uploaden voor die nieuwe rij.
4. Stel in het uploaddialoogvenster de ondertekeningsdatum in op de datum die op het papier staat.

De verlopen handtekeningrij blijft in de geschiedenis van de offerte staan; de analoog ondertekende pdf wordt aan de nieuwe rij gekoppeld.

Geldigheid van de e-handtekening, attestatie en financieringspartners

• De digitale handtekening van Reonic voegt een attestatiepagina aan de pdf toe. De attestatiepagina legt vast wie heeft ondertekend, wanneer en vanaf waar, plus een inhoudscontrole, zodat het ondertekende document later kan worden geverifieerd.
• Analoge uploads bevatten de papieren handtekening zoals die is gescand, juridisch gelijkwaardig aan papier. Zie Handmatige handtekening uploaden.
• Financieringspartners Bees & Bears en EOS accepteren digitale handtekeningen van Reonic als trigger voor de overdracht van de financiering. Wanneer de klant ondertekent, worden de ondertekende pdf en de offertegegevens aan de financieringspartner overgedragen.
• KfW / BzA-formulieren: de Bestätigung zum Antrag (BzA) voor KfW-subsidies wordt apart aangemaakt als onderdeel van de subsidieworkflow. De BzA heeft de handtekening van de installateur nodig (en waar vereist een stempel) voordat die naar de klant gaat. De offertehandtekening van Reonic is een ander document dan de BzA. Zie Subsidieprogramma's aanvragen en beheren voor de BzA-workflow.
• Franse projectdocumenten worden apart aangemaakt. Je kunt de door de klant ondertekende Reonic-offerte toevoegen aan het Franse indieningspakket, terwijl dat pakket de Franse administratieve procedure doorloopt. Zie Subsidieprogramma's aanvragen en beheren voor de Franse indieningsworkflow.

De ondertekeningsfunctie in het Portal vinden

De ondertekeningsworkflow staat op het tabblad Afronden van de offerte. Het tabblad toont:

• De lijst met ondertekeningsverzoeken (openstaand, ondertekend, verlopen, ingetrokken).
• De actie Send for signature als er geen openstaand verzoek is.
• De Bill of materials (stuklijst) voor de variant.
• Optionele toevoegingen (begeleidende brief, aanvullende documenten) vóór het verzenden.

Het tabblad Afronden verschijnt zodra de offerte ten minste één geconfigureerde variant heeft.

Goed om te weten

• Een openstaande handtekening vergrendelt de variant waarop die is verstuurd. Zolang het ondertekeningsverzoek van die variant actief is, kun je die niet bewerken: trek het verzoek in, bewerk de variant en verstuur opnieuw. Andere varianten blijven bewerkbaar en de offerte blijft open voor verdere verzendingen.
• Er is geen ingebouwde versievergelijking. Vraagt een klant wat er is veranderd tussen twee versies die je hebt verstuurd, vergelijk de pdf's dan zelf.
• Het pdf-ontwerp ligt vast op het moment van verzenden. Wijzig je het pdf-ontwerp na het verzenden, dan toont de pdf van de klant nog steeds het ontwerp zoals het was toen je verzond. Trek in en verstuur opnieuw om het nieuwe ontwerp door te voeren.
• De e-mail aan de klant na ondertekening regel je zelf. De klant dient de ondertekende pdf in; welke opvolging de klant ontvangt, hangt af van de e-mailsjablonen van je Workspace. Beschouw de klantcommunicatie na ondertekening als iets waar jij verantwoordelijk voor bent.
• De ondertekeningsmail gaat altijd via Reonic, niet via Outlook of je eigen inbox. Zo blijven de openbare link, de attestatie en de activiteitenfeed synchroon. Wil je een kopie, schakel dan CC on offer sent in je gebruikersprofiel in.
• Heeft een variant meerdere betalingsopties, bekijk dan van elke optie apart een voorbeeld. Elke optie wordt als eigen pdf weergegeven, dus er is geen gecombineerd voorbeeld van alle opties.

Orderbevestigingen en andere documenten versturen

Reonic maakt de offerte voor ondertekening aan; de orderbevestiging is een apart document dat na het ondertekenen komt. Maak na het ondertekenen in de module Facturatie een Orderbevestiging (Auftragsbestätigung) aan als eigen documenttype; die kun je later omzetten in een factuur. Zie Orderbevestiging voor die workflow.

Reonic verstuurt twee soorten documenten per e-mail: de ondertekende offerte (deze flow) en facturen / deelfacturen / orderbevestigingen (de factuurflow). Zie Factuur voor de verzendflow van facturen.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026