Een orderbevestiging uitgeven

De Offertebevestiging komt tussen de geaccepteerde offerte en de eerste factuur. Je maakt haar aan in de module Facturatie, meestal door de regelitems uit de offerte te importeren, en geeft haar daarna uit en verzendt haar. Ze wordt opgeslagen in de Documentgroep van het project, naast je facturen. Het document bevat regelitems maar geen geldbedragen die betaald moeten worden: er horen geen betalingsstatus, geen betaalgegevens en geen betalings-QR-code bij.

Voordat je begint

• Je hebt minimaal de rol Editor nodig en het recht om te factureren. Zonder dit recht toont de module Facturatie in plaats van de lijsten een scherm met "Functie vergrendeld door admin".
• De Details afgifte moeten voor je bedrijf zijn ingesteld. Dit is dezelfde eenmalige configuratie als voor facturen. Zolang die niet is afgerond, toont de module Facturatie "Voordat je begint..." met een knop Informatie herzien die naar de configuratie leidt.
• Offertebevestigingen werken in elk land. Facturen, deelfacturen en creditnota's zijn beperkt tot uitgevers in DE, AT, CH, UK, Jersey, Guernsey, FR en de Franse overzeese gebieden, maar die lijst geldt niet voor ondersteunende documenten zoals de Offertebevestiging.

Waar de offertebevestiging in het proces past

De Offertebevestiging hoort bij het moment nadat de klant met de offerte heeft ingestemd, als formele bevestiging vóór de eerste factuur. De gebruikelijke volgorde:

1. Offerte geaccepteerd of ondertekend (digitaal of op papier).
2. Offertebevestiging aangemaakt vanuit het project, met de regelitems geïmporteerd uit de geaccepteerde optie.
3. Offertebevestiging uitgegeven: voorzien van een nummer, vergrendeld, als pdf aangemaakt en opgeslagen in de Documentgroep van het project.
4. Offertebevestiging verzonden naar de klant.
5. Factuur of deelfacturen: de facturatie begint en de Offertebevestiging blijft in de Documentgroep naast de facturen staan.

Een offertebevestiging aanmaken

Offertebevestigingen maak je zelf aan in de module Facturatie. Het verloop is Concept, Uitgeven, Verzenden, net als bij elk ander document.

1. Open het tabblad Facturatie en klik op Nieuw. Het venster Nieuw document maken wordt geopend.
2. Kies het Contact of project waar het document bij hoort.
3. Kies onder "Welk document wil je creëren?" de optie Offertebevestiging.
4. (Bij een woonproject) Kies de Optie om te importeren. De lijst toont de offerteopties van het project met hun prijs en een label "Ondertekend", plus "Geen". Kies de optie die de klant heeft geaccepteerd.
5. Kies de Regelgroepering: "Individuele componenten", "Gegroepeerd per categorie" of "Alleen totaalprijs". De eigen modus van de optie is gemarkeerd met "(zoals in de offerte)" en vooraf geselecteerd.
6. Heeft de gekozen optie componenten die voor de klant verborgen zijn, dan is Individuele componenten geblokkeerd ("Verborgen componenten vereisen een andere groepering"). Bevestig bij een gegroepeerde of totaalmodus "Verborgen componenten worden meegenomen".
7. Klik op Aanmaken. Het document wordt geopend in de documenteditor met de status Concept en een nummer met DRAFT-. De editor heeft dezelfde indeling als de factuureditor (regelitems, kortingen, taal, Eindnoten), maar zonder betalingsstatus en betaalgegevens.
8. Controleer en bewerk het concept. De regelitems zijn vooraf ingevuld vanuit de geïmporteerde optie. Er is minimaal één regel vereist.
9. (Optioneel) Stel de Geplande leverdatum en de Geplande servicedatum in. Je kunt beide weer leegmaken.
10. Klik in de kop van de editor op Afronden. Het venster Review and finalize (controleren en afronden) wordt geopend met de waarschuwing "Zodra het document is voltooid, is bewerken niet meer mogelijk. U kunt het nog steeds op elk moment verzenden of downloaden."
11. (Optioneel) Vink E-mail naar klant sturen aan.
12. Klik op Offertebevestiging uitgeven. Het nummer met DRAFT- wordt vervangen door het definitieve documentnummer, de officiële pdf wordt aangemaakt en het document wordt vergrendeld.
13. Heb je E-mail naar klant sturen aangevinkt, dan wordt het venster Document delen via e-mail geopend zodra het uitgeven is gelukt.

Hoe je van een uitgegeven Offertebevestiging een factuur maakt, lees je hieronder bij Een offertebevestiging omzetten in een factuur.

De offertebevestiging naar de klant sturen

Heb je bij het uitgeven E-mail naar klant sturen niet aangevinkt, dan verzend je de Offertebevestiging later:

1. Open de uitgegeven Offertebevestiging in de editor.
2. Kies Verzenden via e-mail in het menu met extra acties van de editor. Het venster Document delen via e-mail wordt geopend met het e-mailadres van de ontvanger al ingevuld.
3. (Optioneel) Klik op E-mail toevoegen om nog een adres toe te voegen.
4. Controleer het alleen-lezen voorbeeld van onderwerp, bericht en bijgevoegde pdf. De tekst wordt in de taal van het document opgesteld.
5. Klik op Document verzenden.

De verzendtijd wordt opgeslagen en in de activiteitenfeed komt een regel "Sent to customer" (verzonden naar klant). De documentstatus blijft Uitgegeven. Je kunt hetzelfde document opnieuw verzenden, het behoudt zijn nummer en pdf.

Nummering

Elk document krijgt als concept een nummer met DRAFT- en bij het uitgeven zijn definitieve nummer uit de nummering van je bedrijf. Nummers worden maar één keer gebruikt: maak je een Offertebevestiging ongeldig, dan blijft het nummer in gebruik en krijgt het volgende document het volgende nummer.

Wat de klant op de pdf ziet

De pdf van de Offertebevestiging wordt aangemaakt op basis van de inhoud van het document:

• Regelitems uit de geïmporteerde offerteoptie, in de groepering die je hebt gekozen.
• Kortingen op afzonderlijke regels of op het hele document.
• Geplande leverdatum en Geplande servicedatum, als die zijn ingesteld.
• Beschrijving en Eindnoten, die beginnen met je standaardteksten.
• De tekst in de Voettekst uit je facturatie-instellingen.

De taal die je in de editor instelt, bepaalt de taal van de pdf en van de e-mail. Admins stellen de standaard Beschrijving en Eindnoten voor Offertebevestigingen in via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Tekstsjablonen > Offertebevestigingen.

Opschortende of voorafgaande voorwaarden (de aufschiebende Bedingungen die je bij een Auftragsbestätigung zou opnemen) komen in het veld Eindnoten (Duits: Endnoten) onderaan de editor. Het is gewone vrije tekst die onder de inhoud van het document wordt weergegeven. De gestructureerde voorwaarde in KfW-stijl hoort bij de ondertekening van de offerte, niet bij de facturatie.

Een offertebevestiging bewerken

Voor het bewerken gedragen Offertebevestigingen zich als facturen:

• Concept: bewerkbaar. Je wijzigingen worden ongeveer een seconde nadat je stopt met typen automatisch opgeslagen. In de kop staat ook een knop Opslaan, die actief is zolang er niet-opgeslagen wijzigingen zijn, en een statusregel met "Concept opgeslagen", "Opslaan..." of "Wijzigingen niet opgeslagen".
• Uitgegeven: alleen-lezen. Het nummer, de pdf en de gegevens liggen vast, ook de tekstvelden.

Een uitgegeven Offertebevestiging wijzig je op een van deze manieren:

1. Maak haar ongeldig. Zie Een offertebevestiging ongeldig maken hieronder.
2. Geef een nieuwe Offertebevestiging uit voor hetzelfde project, met een nieuw nummer. Laat de klant weten dat de nieuwe de oude vervangt.

Een offertebevestiging ongeldig maken

Is een Offertebevestiging per vergissing uitgegeven (verkeerde klant, verkeerd totaal, verkeerd project), maak haar dan ongeldig. Ongeldig is de eindstatus. Het document blijft als vastlegging bewaard en het nummer blijft in gebruik.

Offertebevestigingen en facturen

De Offertebevestiging komt vóór de facturatie en is geen geldbedrag-document. Er hoort geen status Betaald, Onbetaald of Achterstallig bij en ze start geen betaling.

Bij het uitgeven of verzenden van een Offertebevestiging wordt niets doorgestuurd naar Lexoffice, Sevdesk of Bexio. Die integraties ontvangen gegevens wanneer de offerte wordt ondertekend, niet via acties in de facturatie.

Een offertebevestiging omzetten in een factuur

Is de klant klaar om gefactureerd te worden, zet de Offertebevestiging dan om in plaats van alles opnieuw in te voeren:

1. Open de Offertebevestiging in de editor.
2. Kies Dupliceer als ander type in het menu met extra acties.
3. Kies Factuur.

Er wordt een nieuw factuurconcept aangemaakt waarin de regelitems zijn overgenomen en de betalingsstatus op Onbetaald staat. Controleer het concept en geef de factuur daarna op de gebruikelijke manier uit en verzend die. Met dezelfde actie maak je van een Offertebevestiging ook een andere Offertebevestiging, een inkooporder of een pakbon.

Goed om te weten

• Offertebevestigingen staan in de Documentgroep van het project. De Offertebevestiging, facturen, deelfacturen en creditnota's delen dezelfde container, met consistente klantgegevens en projectverwijzing.
• Projectfasen zijn los daarvan. Sommige installateurs noemen een installatiefase Auftragsbestätigung. De Offertebevestiging zelf maak je altijd aan in Facturatie, hoe je fasen ook heten.
• Elke status kan worden gearchiveerd. Offertebevestigingen met de status Concept, Uitgegeven en Ongeldig kunnen worden gearchiveerd. Wil je een gearchiveerd document uitgeven, bewerken of ongeldig maken, herstel het dan eerst. Archiveer je een hele Documentgroep, dan worden alle ondersteunende documenten erin ook gearchiveerd. Herstel je de groep, dan komen alle gearchiveerde documenten erin terug, ook die je eerder los hebt gearchiveerd. Wil je een document in een gearchiveerde groep herstellen, herstel dan eerst de groep.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026