Een inkooporder uitgeven

Een inkooporder (Duits: Bestellung) is een van de ondersteunende documenten die je naast facturen in Facturatie kunt aanmaken. In het aanmaakvenster wordt hij omschreven als "Vraagt een product of dienst aan." Een inkooporder gaat van je bedrijf naar een leverancier, dus de ontvanger is hier je leverancier en niet je eindklant. Je gebruikt hem om formeel materialen of diensten voor een opdracht te bestellen. Hij bevat regelitems en een totaal, valt buiten elke betalingsopvolging en verschijnt nooit in het openstaande saldo van een klant.

Voordat je begint

• Je hebt een rol van Editor of hoger nodig en het recht voor facturatie, net als bij facturen. Zonder dat recht toont Facturatie een scherm "Functie vergrendeld door admin" in plaats van de documentlijsten.
• Stel eerst je Details afgifte in: een eenmalige configuratie door een Admin onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Details afgifte (zie Facturatie-instellingen). Dezelfde eenmalige configuratie waarvan het aanmaken van facturen afhangt, geldt ook voor inkooporders. Zolang die niet klaar is, toont Facturatie "Voordat je begint..." met een knop Informatie herzien die je naar de configuratie brengt.
• Je kunt vanuit elke Workspace een inkooporder aanmaken, ongeacht uit welk land je bedrijf uitgeeft. Het is een ondersteunend document, dus het is overal op dezelfde manier voor je beschikbaar.
• Bepaal bij welke Documentgroep (een klant en project) de inkooporder hoort. Koppel je hem aan een project, dan blijft al het papierwerk van de opdracht in één container bij elkaar.

Een inkooporder uitgeven

De flow verloopt van concept naar uitgeven en eventueel verzenden, dezelfde levenscyclus als bij elk ander document in Facturatie:

1. Open het tabblad Facturatie in de navigatie van het Portal.
2. Klik op Nieuw. Het venster Nieuw document maken wordt geopend.
3. Kies een Contact of project als de inkooporder bij een specifieke klant of opdracht hoort.
4. Kies in de keuzegroep "Welk document wil je creëren?" de optie Inkooporder.
5. Maak je hem aan onder een woonproject, dan verschijnen de keuzelijsten Optie om te importeren en Regelgroepering. Gebruik ze om de regelitems te vullen vanuit een van de offerteopties van het project in plaats van ze handmatig in te voeren. Optie om te importeren toont de offerteopties met hun prijs en het label "Ondertekend", plus "Geen". Regelgroepering biedt "Individuele componenten", "Gegroepeerd per categorie" en "Alleen totaalprijs"; de eigen modus van de optie is gemarkeerd met "(zoals in de offerte)" en vooraf geselecteerd.
6. Klik op Aanmaken. De inkooporder wordt geopend in de documenteditor, met dezelfde indeling als de factuureditor: regelitems, kortingen, taal, Eindnoten en een Ingangsdatum.
7. Bewerk het concept. Voeg regelitems en aantallen toe of pas ze aan, stel de taal in en vul de vrije tekstvelden in (omschrijving en Eindnoten). Concepten zijn volledig bewerkbaar. Een inkooporder heeft minstens één regelitem nodig.
8. Klik in de kop van de editor op Afronden om het venster Review and finalize (controleren en afronden) te openen. Daarin staat een herinnering dat bewerken na het afronden niet meer mogelijk is, terwijl verzenden en downloaden beschikbaar blijven.
9. Vink in het venster E-mail naar klant sturen aan als je de inkooporder bij het uitgeven meteen wilt versturen.
10. Klik op Inkooporder uitgeven. Reonic vervangt het nummer met DRAFT- door het definitieve documentnummer, maakt de officiële pdf aan en vergrendelt het document.

Heb je E-mail naar klant sturen aangevinkt, dan gaat direct nadat de inkooporder is uitgegeven het venster Document delen via e-mail open. Anders gebruik je Verzenden via e-mail in het overflowmenu van de editor zodra je klaar bent.

Nummering

Een inkooporder heeft als concept een nummer met DRAFT-. Het definitieve nummer komt uit de nummering van je bedrijf zodra je het document uitgeeft. Nummers worden nooit hergebruikt: maak je een inkooporder ongeldig met Void, dan blijft het nummer in gebruik.

Goed om te weten

• Je "klant" op een inkooporder is je leverancier. Dit is het enige documenttype in Facturatie dat naar een leverancier gaat in plaats van naar je eindklant. De velden zijn hetzelfde; de richting is omgekeerd.
• Een concept is bewerkbaar; een uitgegeven document is vergrendeld. Zodra je uitgeeft, liggen het nummer, de pdf en alle regelitems en tekst vast. Zolang het document de status Concept heeft, worden wijzigingen ongeveer een seconde nadat je stopt met typen automatisch opgeslagen. In de kop staat ook een knop Opslaan voor niet-opgeslagen wijzigingen en een statusregel met "Concept opgeslagen", "Opslaan..." of "Wijzigingen niet opgeslagen".
• Wil je een uitgegeven inkooporder corrigeren, maak hem dan ongeldig met Void en geef een nieuwe uit. Ongeldig is definitief.
• Archiveren werkt bij elke inkooporder, of die nu de status Concept, Uitgegeven of Ongeldig heeft. Een gearchiveerde inkooporder kun je pas uitgeven, bewerken of ongeldig maken nadat je hem hebt hersteld. Archiveer je een hele Documentgroep, dan worden alle documenten erin ook gearchiveerd (de inkooporder inbegrepen). Herstel je de groep, dan komen alle gearchiveerde documenten erin terug, ook die je eerder los hebt gearchiveerd. Een document in een gearchiveerde groep komt alleen terug als je de groep herstelt.
• De ingangsdatum staat standaard op 14 dagen vooruit. De Ingangsdatum van een nieuwe inkooporder is 14 dagen vanaf vandaag, tenzij de standaardwaarde van je bedrijf anders is ingesteld.
• Standaardteksten komen uit je instellingen. Elke nieuwe inkooporder neemt de omschrijving en Eindnoten over uit de standaardwaarden die admins instellen onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Tekstsjablonen > Inkooporders.
• Uitgeven synchroniseert niet met je boekhoudtool. Bij het uitgeven of verzenden van een inkooporder blijft je gekoppelde boekhoudtool ongemoeid. Die synchronisatie loopt wanneer een offerte wordt ondertekend.
• Converteren naar een ander documenttype met Dupliceer als ander type. Via het overflowmenu van de editor maak je een nieuw concept van een ander type (factuur, orderbevestiging, inkooporder of leveringsbon) met gekopieerde regelitems.
• Eigen voorwaarden horen in het veld Eindnoten. Typ eventuele voorwaarden in het vrije tekstveld Eindnoten (Duits: Endnoten) onderaan de editor.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026