Een offertebevestiging uitgeven

Een offertebevestiging (Duits: Auftragsbestätigung) is een ondersteunend document in de module Facturatie dat een geaccepteerd aanbod bevestigt. In het aanmaakvenster staat erbij: "Bevestigt een geaccepteerde offerte." Gebruik hem wanneer een klant akkoord is gegaan en je vóór de factuur een formele bevestiging wilt sturen. Hij bevat regelitems, staat in dezelfde Documentgroep als je facturen en volgt dezelfde levenscyclus Concept, Uitgegeven, Ongeldig. Er hoort geen betalingsstatus, geen betaalgegevens en geen QR-code bij. Gaat de deal naar facturering, dan zet je hem om in een factuur.

Voor wie dit artikel is

Installateur-admins en accountmanagers met de rol Editor of hoger en het recht om te factureren. Dit zijn dezelfde vereisten als voor facturen. Zonder dit recht toont de module Facturatie in plaats van de lijsten een scherm met "Functie vergrendeld door admin".

Voordat je begint

• Stel de Details afgifte voor je bedrijf in. Facturen en offertebevestigingen gebruiken dezelfde eenmalige configuratie. Zolang die niet is afgerond, toont de module Facturatie "Voordat je begint..." met een knop Informatie herzien die naar de configuratie leidt.
• Offertebevestigingen werken in elk land. Elke Workspace kan ze aanmaken, ook Workspaces buiten de landen van afgifte die voor facturen worden ondersteund (DE, AT, CH, UK, Jersey, Guernsey, FR en de Franse overzeese gebieden).
• Bepaal bij welke klant en welk project (Documentgroep) de offertebevestiging hoort.

Een offertebevestiging uitgeven

1. Open het tabblad Facturatie in de navigatie van het Portal.
2. Klik op Nieuw. Het venster Nieuw document maken wordt geopend.
3. Kies een Contact of project als het document bij een specifieke klant of opdracht hoort.
4. Kies onder "Welk document wil je creëren?" de optie Offertebevestiging.
5. (Bij aanmaken onder een woonproject) De keuzelijsten Optie om te importeren en Regelgroepering verschijnen, net als bij facturen. Optie om te importeren toont de offerteopties van het project met hun prijs en een label "Ondertekend", plus "Geen". Regelgroepering biedt "Individuele componenten", "Gegroepeerd per categorie" of "Alleen totaalprijs". De eigen modus van de optie is gemarkeerd met "(zoals in de offerte)" en vooraf geselecteerd.
6. Klik op Aanmaken. Het document wordt geopend in de documenteditor met regelitems, kortingen, taal en Eindnoten. De indeling is dezelfde als in de factuureditor, maar zonder betalingsstatus en betaalgegevens.
7. Bewerk het concept. Je kunt alles wijzigen tot je uitgeeft. Een offertebevestiging heeft minimaal één regel nodig ("Er is minimaal één regel vereist").
8. Klik, als alles klaar is, in de kop van de editor op Afronden. Het venster Review and finalize (controleren en afronden) wordt geopend en waarschuwt dat bewerken niet meer mogelijk is zodra het document is afgerond.
9. (Optioneel) Vink E-mail naar klant sturen aan.
10. Klik op Offertebevestiging uitgeven. Reonic vervangt het nummer met DRAFT- door het definitieve documentnummer, maakt de pdf aan en vergrendelt het document.
11. Heb je E-mail naar klant sturen aangevinkt, dan wordt direct nadat het uitgeven is gelukt het venster Document delen via e-mail geopend. Gebruik anders later Verzenden via e-mail in het menu met extra acties van de editor.

Een offertebevestiging omzetten in een factuur

Zodra de klant ondertekent of akkoord gaat en je klaar bent om te factureren, zet je de offertebevestiging om in plaats van alles opnieuw in te voeren:

1. Open de offertebevestiging.
2. Open het menu met extra acties van de editor en klik op Dupliceer als ander type.
3. Kies Factuur.
4. Controleer het nieuwe factuurconcept. De regelitems zijn overgenomen en de betalingsstatus staat op Onbetaald.
5. Geef de factuur op de gebruikelijke manier uit en verzend die.

Met Dupliceer als ander type maak je van dezelfde regelitems ook een andere offertebevestiging, een inkooporder of een pakbon.

Bewerken, ongeldig maken en archiveren

• Concept. Bewerkbaar. Je wijzigingen worden ongeveer een seconde nadat je stopt met typen automatisch opgeslagen. In de kop staat ook een knop Opslaan, die actief is zolang er niet-opgeslagen wijzigingen zijn, en een statusregel met "Concept opgeslagen", "Opslaan..." of "Wijzigingen niet opgeslagen".
• Uitgegeven. Vergrendeld. Het nummer, de pdf en de gegevens liggen vast. Wil je een uitgegeven document corrigeren, maak het dan ongeldig of geef een nieuw document uit.
• Ongeldig. Is het document per vergissing uitgegeven, maak het dan ongeldig. Ongeldig is definitief en het nummer wordt nooit opnieuw gebruikt.
• Archiveren. Offertebevestigingen met de status Concept, Uitgegeven en Ongeldig kunnen allemaal worden gearchiveerd. Wil je een gearchiveerd document uitgeven, bewerken of ongeldig maken, herstel het dan eerst. Archiveer je een hele Documentgroep, dan worden alle ondersteunende documenten erin ook gearchiveerd, de offertebevestiging inbegrepen. Herstel je de groep, dan komen alle gearchiveerde documenten erin terug, ook die je eerder los hebt gearchiveerd. Wil je een document in een gearchiveerde groep herstellen, herstel dan eerst de groep.

Goed om te weten

• Nummering. Een concept heeft een nummer met DRAFT- en krijgt bij het uitgeven het definitieve nummer uit de nummering van je bedrijf. Nummers worden nooit hergebruikt, ook niet na het ongeldig maken.
• Geen betalingsstatus. Een offertebevestiging houdt geen Betaald, Onbetaald of Achterstallig bij.
• Datums. Een offertebevestiging heeft een Geplande leverdatum en een Geplande servicedatum. Je kunt beide wissen.
• Standaardteksten. Elke nieuwe offertebevestiging neemt de omschrijving en de Eindnoten over uit de standaardwaarden van je bedrijf. Admins stellen die in via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Tekstsjablonen > Offertebevestigingen.
• Eigen juridische voorwaarden horen in het veld Eindnoten. Typ opschortende of voorafgaande voorwaarden (Duits: aufschiebende Bedingungen) als vrije tekst in het veld Eindnoten (Duits: Endnoten) onderaan de editor. De tekst wordt onder de inhoud van het document weergegeven. De gestructureerde voorwaarde in KfW-stijl bestaat alleen in de flow voor het ondertekenen van een aanbod.
• Extra bestanden apart sturen. De e-mail bevat de pdf die Reonic aanmaakt. Wil je je eigen voorwaarden-pdf, een datasheet of een foto delen, stuur die dan apart naar de klant.
• Boekhoudkoppelingen. Lexoffice, Sevdesk en Bexio worden uitgevoerd wanneer de offerte wordt ondertekend. Het uitgeven of verzenden van een offertebevestiging stuurt niets naar die koppelingen.
• Projectfases met dezelfde naam. Sommige installateurs noemen een installatiefase Auftragsbestätigung. Maak de offertebevestiging zelf aan in Facturatie, ongeacht in welke fase het project zit.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026