Een brief met vrije tekst schrijven

Een Brief is het ondersteunende document met vrije tekst in de module Facturatie. Het bestaat uit een titel, ondertitel, bericht en eindnoten, zonder regelitems, kortingen, valuta of totalen. Een brief staat in dezelfde documentgroep als je facturen en doorloopt dezelfde stadia Concept, Uitgegeven en Ongeldig, maar bevat geen bedragen en heeft geen betalingsstatus. Gebruik een brief voor een formeel bericht met alleen tekst dat toch een documentnummer, een pdf en de verzending per e-mail krijgt.

Voordat je begint

• Je hebt minimaal de Editor-rol nodig en het recht voor facturatie, net als bij facturen. Heb je dat recht niet, dan toont de module Facturatie een scherm "functie vergrendeld door admin" in plaats van de documentlijsten.
• Eerst moeten de Details afgifte voor je bedrijf zijn ingevuld. Dezelfde eenmalige configuratie die facturen vrijgeeft, geeft ook brieven vrij. Tot die klaar is, toont de module Facturatie "Voordat je begint..." met een knop Informatie herzien die naar de configuratie leidt. Zie De facturatietool instellen.
• Elke Workspace kan brieven aanmaken, ongeacht het land van de uitgever.
• Elke brief hoort bij een Contact of project, dus zorg dat je de klant of opdracht bij de hand hebt voordat je begint.
• Heeft het document een aantal, prijs of btw nodig, gebruik dan in plaats daarvan een Leveringsbon, Inkooporder of Orderbevestiging.

Een brief schrijven en uitgeven

1. Open het tabblad Facturatie in de navigatie van het Portal.
2. Klik op Nieuw. Het venster Nieuw document maken wordt geopend.
3. Kies het Contact of project waar de brief bij hoort.
4. Kies onder "Welk document wil je creëren?" de optie Brief.
5. Klik op Aanmaken. De brief wordt geopend in de editor.
6. Vul de Titel in. Dit is de kop van de brief.
7. Vul de Ondertitel in. Dit is een tweede regel onder de titel.
8. Schrijf het Bericht in de Markdown-editor. Dit is de hoofdtekst van de brief.
9. Vul de Eindnoten in. Deze vrije tekst staat onder het bericht.
10. Bekijk de statusregel in de kop van de editor. Je wijzigingen worden ongeveer een seconde nadat je stopt met typen automatisch opgeslagen, en de regel toont "Concept opgeslagen", "Opslaan..." of "Wijzigingen niet opgeslagen". Zolang er niet-opgeslagen wijzigingen zijn, kun je ook op Opslaan klikken.
11. Klik in de kop van de editor op Afronden. Het venster Review and finalize (controleren en afronden) wordt geopend en waarschuwt: "Zodra het document is voltooid, is bewerken niet meer mogelijk. Je kunt het nog steeds op elk moment verzenden of downloaden."
12. (Optioneel) Vink E-mail naar klant sturen aan.
13. Klik op Brief uitgeven. Reonic vervangt het DRAFT-nummer door het definitieve documentnummer, maakt de pdf aan en vergrendelt het document.

Heb je E-mail naar klant sturen aangevinkt, dan wordt het venster Document delen via e-mail geopend zodra de brief is uitgegeven. Gebruik anders op een later moment Verzenden via e-mail in het overflowmenu van de editor.

Bewerken, ongeldig maken en archiveren

• Concept. Volledig bewerkbaar zolang de brief niet is gearchiveerd. Alle tekstvelden worden automatisch opgeslagen terwijl je typt.
• Uitgegeven. Vergrendeld. Alle tekstvelden liggen vast, net als de rest van het document. Wil je een uitgegeven brief wijzigen, maak hem dan ongeldig en maak een nieuwe aan.
• Void (ongeldig maken). Heb je een brief per vergissing uitgegeven, maak hem dan ongeldig. Ongeldig is definitief en het nummer wordt nooit hergebruikt.
• Archiveren. Je kunt brieven met de status Concept, Uitgegeven en Ongeldig archiveren. Herstel een gearchiveerde brief voordat je hem bewerkt, uitgeeft of ongeldig maakt. Archiveer je een hele documentgroep, dan worden alle documenten erin gearchiveerd, de brief inbegrepen. Herstel je de groep, dan komen alle gearchiveerde documenten erin terug, ook die je eerder los had gearchiveerd. Wil je een brief in een gearchiveerde groep herstellen, herstel dan eerst de groep.

Goed om te weten

• Nummering. Een brief krijgt als concept een DRAFT-nummer en ontvangt het definitieve nummer zodra je hem uitgeeft. Nummers worden nooit hergebruikt, ook niet na het ongeldig maken.
• Standaardteksten. Een nieuwe brief neemt de standaard Titel, Ondertitel en Eindnoten over uit de standaardinstellingen van je bedrijf. Admins stellen die in via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Tekstsjablonen > Brieven.
• Dupliceren. Met Dupliceer als ander type maak je van een brief alleen een andere Brief.
• Geen betalingsstatus. Bij een brief wordt niet bijgehouden of hij Betaald, Onbetaald of Achterstallig is. Een brief is geen financieel document.
• Geen bijlagen. De enige pdf die wordt verstuurd, is de pdf die Reonic aanmaakt. Wil je je eigen voorwaarden als pdf, een datasheet of een foto bij een brief meesturen, stuur die dan apart naar de klant.
• Boekhoudkoppelingen. Je boekhoudkoppeling synchroniseert zodra een aanbod is ondertekend. Het uitgeven of verzenden van een brief stuurt er niets naartoe.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026