De tool Facturatie instellen
Configureer de module Facturatie één keer: details afgifte, standaard bankgegevens en de optionele betaal-QR-code. Dit is de kant van Instellingen. Hoe je elk documenttype aanmaakt, lees je in de handleidingen over Facturatie.
De tool Facturatie maakt van een ondertekende offerte een genummerde, vergrendelde pdf-factuur. Voordat iemand een document kan aanmaken, configureert een Admin de module hier, in Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie. Deze pagina behandelt die eenmalige configuratie. Om facturen, creditnota's, orderbevestigingen en de overige documenten daadwerkelijk uit te geven, gebruik je de handleidingen over Facturatie hieronder.
Voordat je begint
- Het configureren van Details afgifte is een Admin-taak. Als de setup klaar is, kunnen Editors en accountmanagers met het recht voor facturatie de module gebruiken.
- Je land van uitgifte bepaalt welke documenten je kunt aanmaken. Facturen, deelfacturen en creditnota's kunnen worden uitgegeven vanuit 14 landen en gebieden: Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Frankrijk, het VK, Jersey, Guernsey, plus de zeven Franse overzeese gebieden (Martinique, Guadeloupe, Réunion, Saint-Martin, Saint-Barthélemy, Saint-Pierre-et-Miquelon, Frans-Guyana). Offertebevestigingen, inkooporders, pakbonnen en brieven zijn overal beschikbaar.
- Zorg dat je deze gegevens bij de hand hebt: de officiële bedrijfsnaam en een contact-e-mailadres, het bedrijfsadres inclusief land, je BTW-nummer en registergegevens als je die hebt, en je bankgegevens. Voor een betaal-QR-code heb je ook de doelcode nodig die je bank vraagt (indien van toepassing) en de overschrijvingstekst.
Details afgifte instellen
Details afgifte is de eenmalige Admin-setup die de hele module ontgrendelt. Zolang die niet is opgeslagen, tonen de pagina's van Facturatie een setupscherm in plaats van de documentlijsten, en het aanmaakscherm toont: "Je moet je bedrijfsinformatie instellen voordat je documenten aanmaakt en de documentvoorvoegsels en nummercirkels controleren." Het setupscherm ("Voordat je begint...") heeft een knop Informatie herzien die de onderstaande instellingen opent.
- Open Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Details afgifte.
- Vul Bedrijfsnaam en E-mail in. Beide zijn verplicht.
- Vul BTW-nummer, Register en Registernummer in als deze voor jou gelden.
- Vul onder Adres Straat, Nummer, Postcode, Plaats, Staat en Land in. Land is verplicht.
- Klik op Opslaan.
- Open Belastingen en betalingen en voeg je standaard bankgegevens toe onder Rekeninggegevens.
- (Optioneel) Open Tekstsjablonen > Facturen > Betaling QR Code. Het gedeelte Deelfacturen bevat hetzelfde blok.
- Zet de betaal-QR-code op Inschakelen.
- Vul bij Doel Code een code van maximaal 4 tekens in, bijvoorbeeld IVPT, GDDS of SUPP. Laat het veld leeg als je bank geen code vereist.
- Vul de Overschrijving Tekst in, maximaal 140 tekens. Het factuurnummer wordt automatisch toegevoegd, bijvoorbeeld "Factuurbetaling - FA-2024-001".
- Vul de tekst bij Informatie in, maximaal 70 tekens. Klanten zien deze tekst wanneer ze de code scannen.
- Sla het gedeelte op. Elk gedeelte op het tabblad Tekstsjablonen wordt afzonderlijk opgeslagen.
Opmerking
Kies je een land dat niet op de lijst met ondersteunde landen staat, dan verschijnt meteen een waarschuwing: "In dit land kun je geen facturen, deelfacturen of creditnota's aanmaken." Voor dat land zijn de tabbladen Facturen en Creditnota's en de aanmaakopties voor Factuur en Creditnota verborgen. Ook de gedeelten Facturen, Deelfacturen en Creditnota's in Tekstsjablonen zijn dan verborgen, inclusief het blok Betaling QR Code.
Wat de tool oplevert
De module Facturatie maakt zeven documenttypen aan: Factuur, Deelfactuur, Creditnota, Offertebevestiging, Inkooporder, Pakbon en Brief. De instellingen op deze pagina gelden voor al deze typen. Gebruik voor de stapsgewijze uitleg over het aanmaken en uitgeven van elk type de handleidingen:
- Een volledige factuur uitgeven en beheren (inclusief rabatten en kortingen)
- Deelfacturen aanmaken en beheren
- Een orderbevestiging uitgeven
- Een klant terugbetalen (terugbetalingen en creditnota's)
- Overzicht Facturatie: de volledige levenscyclus, offertebevestigingen en brieven.
Configuratiereferentie
- De afzendergegevens gelden voor het hele bedrijf. Elk document gebruikt de details afgifte die je hier hebt opgeslagen.
- Uitgegeven documenten behouden de afzendergegevens van het moment van uitgifte. Bij het uitgeven slaat Reonic een kopie van de contactgegevens van afzender en ontvanger in het document op.
- Bankgegevens zijn standaardwaarden. Nieuwe facturen en deelfacturen nemen de bankgegevens en de QR-code-instelling bij het aanmaken over uit je instellingen. Op één document kun je ze wijzigen via het tandwiel met instellingen in de editor > Betaalgegevens. Klanten uit het VK zien daar Account number (rekeningnummer) en Sort Code (Sorteercode) in plaats van IBAN en BIC / SWIFT. Een concept zonder IBAN en zonder rekeninghouder toont "Geen betalingsgegevens opgegeven" en een hint die Betaalgegevens opent.
- Eén valuta per document, standaard EUR.
- Betaling verloopt via bankoverschrijving. Elk document bevat je bankgegevens plus een optionele EPC-QR-code voor scannen-en-betalen. De klant betaalt jou rechtstreeks, en jij markeert het document in Reonic als betaald.
- Overige standaardwaarden voor facturatie staan op dezelfde pagina. Onder Tekstsjablonen vind je de Voettekst van de pdf (linker, middelste en rechter tekst) en per documenttype de standaard Beschrijving, de Eindnoten en het aantal dagen voor de vervaldatum.
- Om een document aan te maken, volg je Een volledige factuur uitgeven en beheren. Deze pagina is de eenmalige configuratie die dat ontgrendelt.
Laatst bijgewerkt op