Overzicht facturatie

De facturatiemodule van Reonic is onderdeel van het Reonic Portal, zodat je klanten voor een zonne-energie-, warmtepomp- of wallboxproject kunt factureren zonder het platform te verlaten. Regelitems, prijzen en btw-tarieven worden overgenomen uit de ondertekende offerte, en de documenten staan naast je projecten, contacten en boekhoudkoppelingen.

Waarvoor je facturatie in Reonic gebruikt

Facturatie zet een geoffreerd project om in de geldstukken die de klus afsluiten. De module dekt de facturatielaag van installateur naar eindklant: wat je je klanten in rekening brengt voor residentiële PV-, warmtepomp- en wallboxwerk in de ondersteunde landen.

De snelste route naar een factuur begint bij een ondertekende offerte. Kies het project, kies de offerteoptie onder Optie om te importeren, en de regelitems, prijzen, btw-tarieven en contactgegevens worden ingevuld. Wat is geoffreerd, wordt gefactureerd.

Wil je een klant algemene diensten factureren die niet aan een project gekoppeld zijn, kies dan in het aanmaakvenster een contact in plaats van een project en voeg de regelitems toe in het concept. Meer details staan in Factuur.

Waar de boekhouding past. Reonic maakt het document voor de klant en houdt de levenscyclus en betalingsstatus bij. Je boeken, btw-aangiftes en salarisadministratie blijven in je boekhoudprogramma, of dat nu DATEV, Lexoffice of Sevdesk is. Hoe de twee lagen samenwerken, lees je bij Koppelen met je boekhoudprogramma.

Facturatie vinden en inschakelen

Facturatie is een eigen hoofdgebied van het Reonic Portal, naast Aanvragen, Offertes, Installaties en Instellingen. Het opent op het tabblad Overzicht, dat je documentgroepen toont. Een documentgroep bevat alle factuurdocumenten van één project of één contact. Bovenaan staan de tabbladen Overzicht, Facturen, Creditnota's, Offertebevestigingen, Inkooporders, Leveringsbonnen en Brieven, plus een knop Nieuw om een document aan te maken. Het tabblad Facturen is een platte lijst van alle facturen uit alle groepen.

Ziet facturatie er niet uit zoals verwacht, vergelijk dan wat je ziet met de oorzaak:

• Een scherm "Functie vergrendeld door admin". Je hebt het facturatierecht niet. Je hebt de rol Editor of hoger nodig plus het recht Facturen bekijken en bewerken, zie Facturatietoegang geven aan een collega. Zonder dat recht mislukt elke facturatieactie met de melding "Toegang tot facturatie is beperkt voor deze gebruiker".
• Een scherm "Voordat je begint..." met de tekst "Je moet je bedrijfsinformatie instellen voordat je documenten aanmaakt en de documentvoorvoegsels en nummercirkels controleren." De gegevens van de uitgever van je bedrijf zijn nog niet opgeslagen. Een admin klikt op Informatie herzien en vult ze aan.
• Geen tabbladen Facturen of Creditnota's en geen optie Factuur onder Nieuw. Het land van je uitgever staat niet op de lijst met ondersteunde landen. De rest van de module werkt gewoon.
• Een melding in het aanmaakvenster nadat je een commercieel project kiest. Commerciële projecten factureer je in je boekhoudprogramma.

Het opslaan van de uitgevergegevens is de eigenlijke activering. De rol en het facturatierecht bepalen wie in de module kan werken, en het land van de uitgever bepaalt of facturen, deelfacturen en creditnota's beschikbaar zijn.

Details afgifte instellen

Bij een nieuw account stel je de details afgifte eenmalig in, voordat er een document kan worden aangemaakt. Alleen admins kunnen dit: Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie is alleen zichtbaar voor admins, dus een editor met het facturatierecht kan wel in de module werken, maar deze pagina niet openen.

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Details afgifte, of klik op Informatie herzien op het installatiescherm.
2. Vul Bedrijfsnaam en e-mail in. Beide zijn verplicht.
3. Vul BTW-nummer, Register en Registernummer in als die voor jou gelden.
4. Vul onder Adres het adres in en kies het Land, dat verplicht is. Staat het land niet op de lijst met ondersteunde landen, dan verschijnt meteen de waarschuwing "In dit land kun je geen facturen, deelfacturen of creditnota's aanmaken."
5. Klik op Opslaan. Dit uitgeversblok wordt op elk document gedrukt dat je uitgeeft.
6. Voeg je standaard bankgegevens toe onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Belastingen en betalingen > Rekeninggegevens.
7. Stel optioneel de EPC-betaal-QR-code in onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Tekstsjablonen > Facturen > Betaling QR Code. Het gedeelte Deelfacturen heeft hetzelfde blok. Zet de schakelaar op Activeer en vul Doel Code (als je bank er een nodig heeft), Overschrijving Tekst en Informatie in.

Zodra de details afgifte zijn opgeslagen, kan elke collega met de rol Editor of hoger en het facturatierecht documenten aanmaken en verzenden.

Facturatietoegang geven aan een collega

Een collega zonder het facturatierecht ziet in plaats van de module het scherm "Functie vergrendeld door admin". Zo geef je toegang:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams > Gebruikers en klik op de rij van de collega. De lade Edit user (gebruiker bewerken) opent op Algemeen.
2. Kies onder Rol de optie Editor of Admin.
3. Zet onder Rechten > Financieel de schakelaar Facturen bekijken en bewerken aan.
4. Klik op Klaar.

Om de toegang in te trekken, zet je Facturen bekijken en bewerken op dezelfde plek weer uit. De overige rechten van de gebruiker blijven ongewijzigd. Met dezelfde schakelaar houd je de module gesloten voor collega's die alleen in je externe boekhoudprogramma moeten werken. Voor gebruikers met de rol Admin is de schakelaar uitgeschakeld.

Documenttypen

De module omvat geldstukken en ondersteunende documenten. Elk type heeft een eigen handleiding.

Geldstukken zijn alleen beschikbaar voor uitgevers in de ondersteunde landen:

• [Factuur](./invoice.md): de volledige of eindfactuur voor een afgerond project. De meeste projecten hebben er één nodig.
• [Deelfactuur](./partial-invoice.md): factureert een project in fasen tegen een concept-eindfactuur, als Vooruitbetaling, Voortgangsfactuur, Deelfactuur of Factuur voor voltooiing. Geschikt voor langlopende projecten, bijvoorbeeld een aanbetaling bij ondertekening, een tussentijdse betaling bij een mijlpaal en de rest bij oplevering.
• Creditnota: bestaat in twee soorten. Een creditnota Onderprestatie draait een uitgegeven eindfactuur of een uitgegeven factuur voor voltooiing geheel of gedeeltelijk terug. Terugbetalingen en correcties worden altijd op deze manier vastgelegd. Een losstaande creditnota Commission (provisie) is een zelffacturatiedocument dat je vanuit een contact aanmaakt om provisies uit te betalen, zonder bovenliggende factuur en zonder btw. Beide soorten maak je zelf aan.

Ondersteunende documenten werken in elk land:

• [Offertebevestiging](./offer-confirmation.md): bevestigt een geaccepteerde offerte. Duitstalige installateurs gebruiken het als Auftragsbestätigung (orderbevestiging). Om er een factuur van te maken, gebruik je Dupliceer als ander type in het overloopmenu van de editor.
• [Inkooporder](./purchase-order.md): vraagt een product of dienst aan bij een leverancier. Het werkt als een factuur in de andere richting, met je leverancier op de plek van de klant.
• [Leveringsbon](./delivery-note.md): legt vast wat er op locatie is aangekomen, met regelitems. Haal het vinkje bij Prijzen tonen weg om de bon uit te geven als een kale goederenlijst met alleen artikelen en aantallen.
• [Brief](./letter.md): een vrij document zonder regelitems (Titel, Ondertitel, Bericht en Eindnoten) dat toch een nummer, een PDF en de verzendflow per e-mail krijgt. Elke brief hoort bij een contact of project, dat je in het aanmaakvenster kiest.

[Terugbetaling](./reimbursement.md). Om al betaald geld terug te geven, geef je een creditnota uit op de uitgegeven factuur. Vereist jouw rechtsgebied een apart terugbetalingsdocument (Erstattung in het Duits), overleg dan met je boekhouder.

Elk documenttype doorloopt dezelfde levenscyclus: Concept, Uitgegeven en eventueel Ongeldig. Een concept heeft een nummer met DRAFT- en krijgt zijn definitieve nummer uit de nummering van je Workspace zodra je het uitgeeft. Nummers worden nooit hergebruikt en een uitgegeven document is vergrendeld. De editor werkt voor elk type hetzelfde, met regelitems, kortingen, taal en eindnoten, en velden die bij één type horen verschijnen wanneer ze relevant zijn. De editor voor ondersteunende documenten laat betalingsstatus, betaalgegevens en de QR-code weg.

Ben je nieuw in de module, begin dan met Factuur. Dat beschrijft de meest voorkomende flow van begin tot eind en verwijst onderweg naar de andere documenten.

In fasen factureren met deelfacturen

Is één eindfactuur aan het eind van een project niet werkbaar, factureer dan in fasen.

1. Maak de eindfactuur aan vanuit de ondertekende offerte en laat die in Concept staan. Die vormt het kader voor de regeling, en Deelfactuur maken is uitgeschakeld zodra de eindfactuur is uitgegeven.
2. Klik op de concept-eindfactuur op Deelfactuur maken.
3. Kies een van de drie onderstaande modi.

• Een specifiek percentage: één Vooruitbetaling, Voortgangsfactuur of Deelfactuur voor een geheel percentage.
• Een betalingsregeling: meerdere deelfacturen in één keer (standaard 20%, 70% en een laatste factuur voor voltooiing van 10%). Alleen beschikbaar zolang de eindfactuur nog geen deelfactuur heeft. De laatste rij is altijd de factuur voor voltooiing.
• Een factuur voor voltooiing voor het resterende bedrag: factureert wat er na afronding van het werk nog openstaat.

Deelfacturen zijn gebaseerd op percentages. Hun regelitems worden per btw-tarief één keer gegenereerd en kunnen niet worden bewerkt. Deelfacturen tellen mee tegen de bovenliggende eindfactuur, dus de klant wordt nooit twee keer voor hetzelfde bedrag gefactureerd, en een deelfactuur die het totaal van de bovenliggende factuur zou overschrijden, wordt bij het uitgeven geweigerd.

De factuur voor voltooiing trekt vooruitbetalingen af tegen het betaalde bedrag. Markeer vooruitbetalingen als betaald voordat je die factuur uitgeeft. Anders zie je de waarschuwing "Onbetaalde factuur voor vooruitbetaling", en als je toch uitgeeft, wordt het onbetaalde restant een tweede keer gefactureerd.

Koppelen met je boekhoudprogramma

Reonic maakt de documenten die je klanten zien, en je boekhoudprogramma houdt de boeken bij. De overdracht naar je boekhoudprogramma begint bij de ondertekende offerte, niet bij elke afzonderlijke factuur.

• Lexoffice — Duitsland — Gegevens van klant, offerte en ondertekend document — Vanaf de ondertekende offerte
• Sevdesk — Duitsland — Gegevens van klant, offerte en ondertekend document — Vanaf de ondertekende offerte
• Bexio — Zwitserland — Gegevens van klant, offerte en ondertekend document — Vanaf de ondertekende offerte
• Xero — Verenigd Koninkrijk — Een offerte of een factuur, met de data en prijspresentatie die je kiest — Via de knop Xero op de ondertekende offerte

DATEV. Draag documenten één voor één over. Op een uitgegeven of ongeldig gemaakt document sla je het bestand met Exporteer bestand op bij de bestanden van het project of contact, of gebruik je Downloaden als PDF. Geef de bestanden door aan je belastingadviseur.

Houd één administratief systeem aan. Factureer ofwel in Reonic en exporteer de uitgegeven documenten voor je maandafsluiting, ofwel in Lexoffice en laat Reonic-facturatie ongebruikt. Dezelfde factuur in Reonic en nogmaals in Lexoffice uitgeven geeft dubbele records.

Klantfacturen onderscheiden van facturen voor je abonnement

Je hebt twee factureringsrelaties in Reonic:

• Jij factureert je eindklant in het gebied Facturatie. Reonic maakt het document en jij int de betaling.
• Reonic factureert jou voor je abonnement. Reonic maakt het document en jij betaalt Reonic.

Voor je abonnementsfacturen ga je naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Licenties en facturering. Klik in het gedeelte Facturen op Facturen bekijken. Het factureringsportaal opent in een nieuw tabblad met alle facturen die Reonic aan je bedrijf heeft uitgegeven. Klik op een factuur om die te bekijken, de PDF te downloaden of de regelitems te zien. Deze pagina is zichtbaar voor admins.

Vraagt een teamgenoot waar facturen te vinden zijn, vraag dan eerst welk soort factuur bedoeld wordt. Facturen aan klanten staan in het gebied Facturatie, facturen van Reonic in het factureringsportaal. De twee hebben niets met elkaar gemeen.

Je factureringsritme, contractduur, betaalmethode en het factuuradres dat Reonic voor je gebruikt, staan in Je Reonic-licenties en abonnementsfacturen beheren.

Betalingsopties voor eindklanten

Facturen worden betaald via bankoverschrijving. De betaalgegevens op een factuur zijn je bankrekeninggegevens plus een optionele EPC-QR-code om te scannen en te betalen. Er is geen keuzemenu voor het betaaltype. Lease (Pacht) komt alleen voor als weergave in de offerte-economie en wordt niet overgenomen in de facturatie.

• Bankoverschrijving. Je bankrekeninggegevens: IBAN en BIC/SWIFT, of Account number en Sorteercode (Sort Code, de Britse bankcode) voor Britse rekeningen. Nieuwe facturen en deelfacturen kopiëren ze bij het aanmaken uit je standaard bankgegevens. Om ze voor één document te wijzigen, open je het tandwiel in de editor en ga je naar Betaalgegevens. Heeft een concept noch een IBAN noch een rekeninghouder, dan toont de editor "Geen betalingsgegevens opgegeven". De klant maakt het geld over en jij reconcilieert zodra het binnenkomt.
• EPC-QR-code (optioneel, gebruikelijk in DACH). Een QR-code die de betaling invult in de bankapp van de klant, waarbij het factuurnummer automatisch aan de omschrijving wordt toegevoegd. Dat beperkt typefouten en maakt reconciliatie eenvoudiger. Stel de code in onder Tekstsjablonen (zie Details afgifte instellen). Elk document kopieert de instelling bij het aanmaken, en je kunt die wijzigen onder Betaalgegevens.

Kaartbetalingen en SEPA-incasso verlopen buiten Reonic. Incasseer je via automatische incasso, dan beheer je het mandaat buiten Reonic en markeer je de factuur als betaald zodra de incasso is verwerkt.

Klanten ontvangen de factuur-PDF per e-mail en loggen nergens in. Mail ze zelf wanneer je facturen, deelfacturen of creditnota's uitgeeft. Voor een factuur met status Betaald of Gedeeltelijk betaald gebruik je Stuur ontvangstbewijs via e-mail om een betalingsbewijs te sturen.

Wettelijke eisen: e-facturatie, XRechnung, SDI, Factur-X

Elk land stelt eigen regels voor wat een wettelijk geldige factuur is. Dit is de stand van zaken bij Reonic.

Ondersteunde landen voor uitgevers:

• Duitsland (DE)
• Oostenrijk (AT)
• Zwitserland (CH)
• Frankrijk (FR)
• Verenigd Koninkrijk (UK)
• Jersey (JE)
• Guernsey (GG)
• Franse overzeese gebieden: Martinique, Guadeloupe, Réunion, Saint-Martin, Saint-Barthélemy, Saint-Pierre-et-Miquelon, Frans-Guyana

Reonic controleert het land dat is opgeslagen in je details afgifte. Buiten deze lijst zijn de tabbladen Facturen en Creditnota's en de aanmaakopties Factuur en Creditnota verborgen, evenals de gedeelten voor geldstukken in Tekstsjablonen, waaronder Betaling QR Code. Ondersteunende documenten (offertebevestiging, inkooporder, leveringsbon, brief) werken in elk land, dus een Italiaanse of Nederlandse installateur kan in Reonic nog steeds offertebevestigingen en leveringsbonnen uitgeven.

Btw. Facturen gebruiken het standaard btw-tarief, met landspecifieke wettelijke tekst op basis van je btw-grondslag (factuurstelsel of kasstelsel). Verlegging, EU-OSS en btw-vrijstellingscodes per regel handel je af in je boekhoudprogramma.

Wettelijke e-factuurformaten. Reonic geeft facturen uit als PDF-documenten. Heb je een wettelijk formaat nodig zoals XRechnung, Factur-X of FatturaPA, maak dat dan via je boekhoudprogramma of een landspecifieke compliancedienst. Italië staat niet op de lijst met ondersteunde landen voor uitgevers, dus SDI is niet van toepassing op Reonic-facturatie. Je kunt Reonic wel gebruiken voor interne projectfacturatie en de conforme factuur daarna elders genereren.

Exports en dashboardcijfers

Export voor je belastingadviseur. Elk uitgegeven of ongeldig gemaakt document heeft Exporteer bestand, waarmee je het opslaat bij de bestanden van het project of contact of als PDF downloadt. Geef die bestanden aan je belastingadviseur. Er wordt niets automatisch naar je belastingadviseur gestuurd.

Tellers in lijsten. De tabbladen Overzicht en Facturen tonen tellers voor het totaal, openstaande en achterstallige documenten die je aan klanten uitgeeft. De andere tabbladen tonen een totaal. Geen enkele teller bevat wat je Reonic betaalt voor je abonnement.

Netto en bruto. De editor toont netto, belasting en bruto samen op elke factuur.

Goed om te weten

• Reonic is je facturatieoverzicht, je boekhoudprogramma is je grootboek. Reonic toont wat je hebt gefactureerd en wat nog openstaat. Je boekhoudprogramma toont wat in je boeken staat en wat je aan belasting verschuldigd bent.
• Klanten vinden hun facturen in hun mailbox. Zoekt een klant een factuur "in het portaal", dan bedoelt die de e-mail. Verstuur de factuur opnieuw via het overloopmenu van de uitgegeven factuur met Verzenden via e-mail, zo vaak als nodig. Het document, de PDF en het nummer blijven gelijk.
• Incasso gebeurt buiten Reonic. Na de vervaldatum markeert Reonic een uitgegeven, onbetaalde factuur als Achterstallig. De markering is alleen voor jou en stuurt niets naar je klant, dus plan herinneringen en incasso zelf.
• Betalingen leg je zelf vast. De betaling komt binnen op je bankrekening en jij markeert de factuur in Reonic als betaald.
• Alleen de PDF gaat de deur uit. Elk document wordt verzonden als de PDF die Reonic genereert. Stuur voorwaarden, datasheets of locatiefoto's apart naar de klant.
• Commerciële projecten factureer je in je boekhoudprogramma. Commerciële projecten zijn geblokkeerd in het aanmaakvenster. Een zakelijk contact kun je wel factureren.
• Elk document wordt afzonderlijk behandeld. Je geeft elk document apart uit, verzendt het, markeert het als betaald en archiveert het. Het archiveren van een documentgroep archiveert alles daarin, en het archiveren van een eindfactuur archiveert ook de bijbehorende deelfacturen en creditnota's. Op de rij van een eindfactuur verwijdert Verwijder alle onderdelen in één keer alle concept-deelfacturen en concept-creditnota's.
• Archiveren verbergt een document in je lijsten. Je kunt een document in elke fase archiveren. Een gearchiveerde uitgegeven factuur behoudt nummer, PDF en betalingsstatus. Herstel hem om hem ongeldig te maken, te verzenden, te dupliceren of te crediteren. Om de markering Achterstallig bij een uitgegeven factuur te wissen, gearchiveerd of niet, leg je de betaling vast als Betaald of Gedeeltelijk betaald.
• Eén valuta per document. EUR is de standaard.
• Elke factuur maak je afzonderlijk aan. Maak hem zelf aan of dupliceer een eerder document. Terugkerende onderhoudscontracten worden buiten Reonic gefactureerd.
• Facturatie zit alleen in het Reonic Portal. De Mobile App bevat het niet, dus op mobiel kun je niet factureren.
• Het afsluiten van een installatie geeft de factuur niet uit. De documentgroep bestaat al, en de eindfactuur geef je zelf uit in het gebied Facturatie.
• Gebruik een korting voor een betalingskorting bij vroege betaling (Skonto). Voeg een korting op documentniveau toe en zet bij betaling vóór [datum] in de omschrijving.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026