Licenties en abonnementsfacturen beheren

Op de pagina Licenties en facturering beheer je de commerciële relatie tussen je bedrijf en Reonic: je abonnement, voor hoeveel gebruikersplaatsen je betaalt, je betaalmethode en de facturen die Reonic aan jou stuurt. Facturen die je aan je eigen klanten stuurt, staan apart onder Facturatie. Deze pagina gaat alleen over het abonnement aan de kant van Reonic.

Voordat je begint

• Je hebt de rol Admin nodig. Gewone gebruikers en viewers zien de pagina Licenties en facturering niet.
• Bepaal vóór het kopen welke licentiefamilie je nodig hebt: Medewerker Residentieel (residentiële projecten met PV / warmtepomp / batterij / wallbox), Medewerker Commercieel (commerciële / zakelijke projecten) of een gecombineerde residentiële en commerciële plaats. Ze worden apart geteld. Je kunt alleen de typen kopen die als standaardlicenties van je bedrijf zijn ingesteld.
• Je abonnement moet er een zijn dat Reonic automatisch kan bijwerken. Is dat niet zo, dan toont het koopvenster "Unfortunately, your subscription can not be updated automatically at the moment" (helaas kan je abonnement momenteel niet automatisch worden bijgewerkt) en word je gevraagd contact op te nemen met support.
• Houd de betaalgegevens van je bedrijf bij de hand als je een methode toevoegt of wisselt: een IBAN voor SEPA-automatische incasso, of een creditcard die wordt opgeslagen.
• Ken je personeelsaantal. Tel de actieve gebruikers in Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams voordat je licenties koopt, zodat je het juiste aantal plaatsen inricht. Je blijft voor een plaats betalen totdat je hem teruggeeft.

De pagina Licenties en facturering openen

1. Klik op Instellingen in de linkerzijbalk.
2. Kies Bedrijfsinstellingen.
3. Open Licenties en facturering.

Bovenaan zie je de gedeelten Betalingsinfo en Facturen. Beide openen het factureringsportaal in een nieuw tabblad. Daaronder staan het contactformulier voor facturering en de licentielijsten: Betaalde licenties (waarvoor je nu betaalt, met de gebruikers die aan elke licentie zijn toegewezen), Onbetaalde licenties (alleen zichtbaar als je die hebt) en Verlopen licenties (ingeklapt). Opzegging aanvragen is het laatste gedeelte van de pagina.

Je Reonic-facturen bekijken en betalen

Klik in het gedeelte Facturen op Facturen bekijken om het gehoste factureringsportaal van Reonic te openen. Je kunt het ook openen via de link in de voettekst van elke Reonic-factuur. Daar kun je:

• Alle eerdere facturen bekijken en pdf's downloaden voor je boekhouding.
• Elke achterstallige factuur vinden en die direct vanuit het portaal betalen.
• Je betaalmethode bijwerken: wisselen tussen SEPA-automatische incasso en creditcard, of een verlopende kaart vervangen.
• Je factuurcontact bijwerken: de bedrijfsnaam, het adres, het BTW-nummer en het e-mailadres op je bonnen.

Dit portaal toont elke factuur die Reonic aan je bedrijf heeft uitgegeven, elk als downloadbare pdf. Het onderdeel Facturatie in Reonic is een aparte plek: dat is voor facturen die je aan je eigen klanten stuurt.

Een achterstallige factuur zien

Als een factuur achterstallig is (een betaling is niet gelukt, of de opgeslagen kaart is verlopen), verschijnt er een banner voor achterstallige facturen in de bovenbalk van het Reonic Portal. Betaal de factuur in het factureringsportaal. Een mislukte betaling wordt automatisch gedurende enkele dagen opnieuw geprobeerd. Betaal openstaande facturen snel om je toegang ononderbroken te houden, en neem contact op met je accountmanager als je een probleem verwacht.

De licentiefamilies begrijpen

Reonic onderscheidt drie licentiefamilies op je account:

• Residentieel: de residentiële productlijn (PV / warmtepomp / batterij / wallbox voor eigenaren). Plaatsen voor Viewer, Medewerker en Installateur. Omvat aanvragen, offertes en installaties.
• Commercieel: de commerciële / zakelijke productlijn. In het Duits heet dit de Gewerbelizenz. Plaatsen voor Viewer en Medewerker. Omvat aanvragen en offertes.
• Residentieel & commercieel: beide productlijnen gecombineerd. Plaatsen voor Viewer en Medewerker.

Elke familie wordt apart geteld.

Eén licentie dekt één gebruiker. Hebben twee mensen toegang nodig, koop dan twee licenties.

Commerciële (Gewerbe) licenties

Neem voor prijzen en factuurdetails contact op via de supportchat.

Viewer-licenties

Viewer-licenties zijn alleen-lezen plaatsen, handig voor betrokkenen (een accountant, een partner, een onderaannemer) die projectgegevens moeten zien zonder ze aan te maken of te bewerken. Verschijnen Viewer-plaatsen niet in je koopproces, neem dan contact op via de supportchat.

Niet-toegewezen licenties

Direct boven de licentielijst zie je hoeveel licenties je momenteel niet toegewezen hebt (betaald, maar niet aan een specifieke gebruiker gegeven). Je betaalt hier al voor, dus zet ze in. Je kunt ze aan een gebruiker toewijzen, of ze vóór de volgende factuurperiode teruggeven (zie Een licentie teruggeven hieronder).

Nieuwe licenties kopen

1. Klik in het gedeelte Betaalde licenties op Add a license (licentie toevoegen). Het paneel Licenties kopen opent.
2. Kies de rol: Medewerker (volledig bewerken, voor gebruikers met de rol Editor of Admin) of Viewer (alleen-lezen, voor gebruikers met de rol Viewer).
3. Kies de toegang. Kies onder 360° Residential (360° residentieel) Alles (aanvragen, offertes, installaties) of, voor plaatsen van Medewerkers, Alleen installatie. Kies onder 360° Commercial (360° commercieel) Alles (aanvragen, offertes). Alles: 360° residentieel & commercieel verschijnt alleen als je een gecombineerde residentiële en commerciële licentie hebt. Opties buiten de standaardlicenties van je bedrijf worden getoond, maar zijn uitgeschakeld.
4. Vul onder Aantal licenties in hoeveel plaatsen je wilt toevoegen (1 tot 100).
5. Controleer de bevestigingsstap. Die toont het aantal plaatsen vóór en na de wijziging, en per factureringsinterval het nettobedrag vóór en na, zonder pro-ratering. Klik op Factuuroverzicht weergeven voor het volledige factuurvoorbeeld.
6. Klik op Accepteer licentiewijziging om te bevestigen.
7. Klik op Ok zodra Aankoop afgerond verschijnt.

De nieuwe licenties verschijnen in de lijst. Wijs ze toe aan gebruikers via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams.

Het factuurvoorbeeld in het koopvenster is in feite je offerte voor kleinere wijzigingen. Neem voor grotere wijzigingen (een grotere uitbreiding van plaatsen, een planwijziging) contact op met je accountmanager voor een formele offerte.

Een licentie teruggeven

Verlaat een teamlid het bedrijf, of heb je te veel plaatsen ingericht, geef de licentie dan terug zodat je er niet meer voor betaalt. Je kunt alleen licenties teruggeven die niet zijn toegewezen. Controleer eerst of de plaats echt ongebruikt is. De licentielijst toont per licentie de toegewezen gebruikers.

1. Zoek in de lijst Betaalde licenties de ongebruikte licentierij die je wilt teruggeven.
2. Open de actie … van de rij en kies ervoor de licentie terug te geven.
3. Het paneel Confirm license return (licentieteruggave bevestigen) opent. Your changes (Jouw wijzigingen) toont het aantal licenties vóór en na, en Your invoice preview (Jouw factuurvoorbeeld) toont het factuurvoorbeeld.
4. Klik op Accepteer licentiewijziging om te bevestigen.

Omdat alleen een niet-toegewezen plaats kan worden teruggegeven, blijft elk gebruikersaccount ongewijzigd. Wil je een persoon volledig verwijderen, doe dat dan apart via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams.

Je geeft licenties één voor één terug, dus reken op een paar minuten doorklikken als je een groot team afbouwt.

Je betaalmethode bijwerken

De betaalmethode staat in het factureringsportaal (gelinkt vanaf de pagina Licenties en facturering).

1. Klik in het gedeelte Betalingsinfo op Betalingsinfo bijwerken. Het factureringsportaal opent in een nieuw tabblad op het scherm voor de betaalmethode.
2. Voeg de nieuwe kaart of het nieuwe bankrekeningnummer toe.
3. Verwijder de oude methode zodra de nieuwe actief is.

De nieuwe methode wordt automatisch je standaard. Openstaande facturen die op een betaalmethode wachten, worden direct daarmee afgeschreven. Als je maandabonnement via een gemailde factuur werd gefactureerd, schakelt het terug naar automatische incasso. Jaarabonnementen blijven op gemailde facturen.

Je factuurcontact wijzigen

De naam, het adres, het BTW-nummer en het e-mailadres op je Reonic-facturen komen uit het factureringsportaal.

1. Zoek in het factureringsportaal Factuurinformatie of Bedrijfsgegevens.
2. Werk de bedrijfsnaam, het factuuradres, het BTW-nummer (Umsatzsteuer-ID voor Duitse bedrijven) en het factuur-e-mailadres bij.
3. Sla op. Toekomstige facturen gebruiken de nieuwe gegevens. Eerdere facturen blijven zoals ze zijn.

Voor bedrijven buiten Duitsland maakt het veld BTW-nummer ook deel uit van het contactformulier voor facturering op de pagina Licenties en facturering.

Je Reonic-plan wijzigen

De licentielijst toont afzonderlijke plaatsen, en je totale plan wordt daarnaast beheerd. Neem contact op via de supportchat om het plan zelf te wijzigen.

Heat-load unlimited (onbeperkte warmtelastberekening) koop je apart. Het is bedoeld voor bedrijven in Duitsland die zich zelf hebben aangemeld voor warmtelastberekening en nog geen abonnement hebben. Dit niveau heeft een eigen self-service-afrekenproces in plaats van dat het via je accountmanager wordt geregeld, en de plaatsen worden automatisch aan jou toegewezen. Op je factuur staat het als een residentiële Medewerker-licentie.

Je abonnement opzeggen

Om je Reonic-abonnement op te zeggen, gebruik je Opzegging aanvragen onderaan de pagina Licenties en facturering. Met het indienen van de aanvraag gaat die naar Reonic, en Reonic handelt de opzegging samen met jou af. Je facturering loopt in de tussentijd door, dus er blijven facturen binnenkomen nadat je de aanvraag hebt ingediend.

Opzeggen is iets anders dan een plaats teruggeven. Een licentie teruggeven verlaagt je factuur, terwijl een opzegaanvraag het hele abonnement afbouwt.

Goed om te weten

• Dit is de factuurlaag van Reonic naar jou, niet die van jou naar je klant. Facturen die je aan je eigen klanten stuurt, staan in Facturatie en gebruiken de boekhoudintegratie die je hebt geconfigureerd (Lexoffice / Bexio / Sevdesk / Pingen).
• Een gebruiker verwijderen is een andere stap dan de licentie teruggeven. Doe beide: verwijder de gebruiker via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams en geef de licentie terug via de pagina Licenties en facturering, zodat je niet meer betaalt voor de vrijgekomen plaats.
• Wijzigingen in plaatsen volgen de pro-rata-instelling van je account. Afhankelijk van hoe je account is ingesteld, wordt een wijziging pro rata verrekend met je volgende factuur, direct pro rata verrekend of helemaal niet pro rata verrekend. Planwijzigingen volgen hun eigen timing, en je accountmanager bevestigt die.
• Jouw factureringsritme en contractdata komen uit je contract. Open het factureringsportaal via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Licenties en facturering om de exacte perioden op je facturen te zien. De welkomst-/onboardingsessie hoort bij de standaard-setup en vertraagt je facturering niet; je eerste reguliere factuur komt volgens het ritme in je contract. Bevat je plan een specifiek tegoed (bijvoorbeeld een quotum voor de planningsservice), dan bevestigt je accountmanager dat.
• Betaling verloopt via het gehoste factureringsportaal. Gebruik SEPA-automatische incasso (Lastschrift in DACH) of een opgeslagen kaart. Doet zich een probleem met een SEPA-incasso voor (een mislukte incasso, een ontbrekende machtiging, een opgeheven rekening), dan markeert het factureringsportaal dat met de stap om het op te lossen. Werk de machtiging daar bij en de betaling wordt opnieuw geprobeerd.
• Welke betaalmethoden je kunt gebruiken, hangt af van je factureringsland en valuta. Afhankelijk van je account kun je voor abonnementen in EUR, USD of GBP ook per bankoverschrijving betalen. Zonder opgeslagen methode die automatisch kan worden afgeschreven, krijg je de facturen per e-mail en zijn ze binnen 14 dagen verschuldigd. Het factureringsportaal toont de methode die in gebruik is.
• Jouw accountmanager bevestigt je contractdata in plaats van ze als aftelling op deze pagina te tonen.
• Een onjuiste afschrijving kan worden rechtgezet. Neem contact op via de supportchat met het factuurnummer.
• Als je toegang na betaling niet is hersteld, neem dan contact op via de supportchat.
• Een wijziging van het factureringsland kan worden geweigerd. Als je het factuurcontact opslaat, wordt het opslaan geweigerd wanneer je abonnement daardoor geen bruikbare betaalmethode meer zou hebben ("… would have no payment method left."). Alleen al een wijziging van het land kan dit veroorzaken.
• Accounts die zich zelf hebben aangemeld in Mexico zien alleen de licentiegedeelten en Opzegging aanvragen. Betalingsinfo, Facturen en het contactformulier voor facturering zijn voor hen verborgen.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026