Terugbetalingen en creditnota's uitgeven

Een klant terugbetalen gaat in twee stappen:

1. Leg de terugbetaling vast met een creditnota. De creditnota verlaagt het bedrag waarvoor de taak is gefactureerd en is het document voor de audittrail.
2. Maak het geld over buiten Reonic, via een bankoverschrijving, een terugbetaling via je betaalprovider of op de manier waarop je boekhouding contante terugbetalingen afhandelt.

Reonic regelt stap 1. Stap 2 valt onder je boekhoudproces.

Voordat je begint

• Je hebt Editor-toegang of hoger nodig, plus de factureringsmachtiging.
• Weet hoe de taak is gefactureerd:
  • In één keer gefactureerd: crediteer de Eindfactuur. Die moet Uitgegeven zijn. Concepten kun je rechtstreeks bewerken, daar is geen creditnota voor nodig.
  • In termijnen gefactureerd: crediteer de afsluitfactuur. Die moet Uitgegeven zijn. Vooruitbetalings-, voortgangs- en deelfacturen worden niet afzonderlijk gecrediteerd. Een creditnota op de afsluitfactuur werkt door in die facturen.
• Een verzonden factuur is nog steeds Uitgegeven. Bij het verzenden wordt alleen een tijdstip vastgelegd.
• Bepaal of je alle oorspronkelijke regels crediteert of specifieke regelitems (taak in één keer gefactureerd), of hoeveel per btw-groep (taak in termijnen).
• Kies de reden voor de creditering. De redenlijst voor creditnota's in Reonic bestaat uit Factureringsfout, Reikwijdte beperken, Apparatuur retour, Korting toegepast, Prijscorrectie en Belastingaanpassing.
• Weet of de klant al heeft betaald. Zo ja, dan legt de creditnota vast wat je moet terugbetalen. De feitelijke terugbetaling is een aparte handeling.
• Controleer of het land in aanmerking komt, met dezelfde regels als bij facturering: DE, AT, CH, FR, UK, Jersey, Guernsey, plus de Franse overzeese gebieden.

Wanneer een creditnota, wanneer de factuur ongeldig maken

Vanaf een uitgegeven factuur zijn er twee wegen terug. Kies de juiste.

Geef een creditnota uit wanneer

• De factuur in principe geldig is, maar het bedrag omlaag moet.
• Je een deel van het bedrag crediteert (specifieke regelitems, niet de hele factuur).
• De klant echt geld terugkrijgt (omvang verkleind, apparatuur geretourneerd, korting toegepast).
• Je de oorspronkelijke factuur met nummer en audittrail wilt bewaren.

Maak in plaats daarvan de factuur ongeldig wanneer

• De factuur nooit had mogen worden verstuurd (verkeerde klant, dubbel, helemaal verkeerd project).
• De klant nog niet heeft betaald en de factuur opnieuw wordt uitgegeven.
• De factuur als nooit geldig gemarkeerd moet worden in plaats van naar beneden bijgesteld.

Bij ongeldig maken blijft het nummer in de reeks bezet (nummers blijven levenslang uniek), maar verdwijnt de factuur uit de betalingsverwachtingen. Een eindfactuur met al uitgegeven creditnota's kan niet ongeldig worden gemaakt. Maak deze keuze dus voordat je crediteert. Voor het uitgeven zelf, zie Een factuur uitgeven.

Een creditnota uitgeven om de terugbetaling vast te leggen

1. Zoek in de factureringsmodule de oorspronkelijke, uitgegeven eindfactuur op het tabblad Facturen, of in de bijbehorende documentgroep op het tabblad Overzicht.
2. Open het optiemenu (in de lijstrij, of het overloopmenu in de editor) en kies Creditnota aanmaken.
3. De creditnota opent als Concept, met de regelitems en kortingen van het origineel overgenomen. Een samenvattingsvak toont het nummer van de bovenliggende factuur, Oorspronkelijk bedrag en Bedrag met krediet.
4. Kies onder Details een Reason (reden) uit de vaste lijst: Factureringsfout, Reikwijdte beperken, Apparatuur retour, Korting toegepast, Prijscorrectie of Belastingaanpassing.
5. Gebruik onder Items om te crediteren het selectievakje bij elke overgenomen regel om te bepalen of die wordt gecrediteerd. Overgenomen regels behouden hun oorspronkelijke btw-tarief. Voeg met Item toevoegen eigen regels toe.
6. Pas eventueel de Kortingen en de vrije tekstvelden onder Optioneel aan (beschrijving, slotopmerkingen). Het concept wordt automatisch opgeslagen.
7. Klik op Finalize. Het venster Kredietnota beoordelen en afronden toont een pdf-voorbeeld. Vink E-mail naar klant sturen aan als je de creditnota meteen wilt versturen.
8. Klik op Creditnota uitgeven. Reonic vervangt het nummer met DRAFT- door het definitieve creditnotanummer, maakt de officiële creditnota-pdf aan en vergrendelt het document.
9. Verstuur de creditnota via e-mail naar de klant als je dat niet bij het uitgeven hebt gedaan. Het verzenden werkt hetzelfde als bij een factuur.

De creditnota is nu vastgelegd en staat onder de oorspronkelijke factuur in de documentgroep. Het origineel blijft Uitgegeven en de Samenvatting bekijken toont een Total after credit notes. Heeft de klant al betaald, dan legt de creditnota vast wat er terugbetaald moet worden.

Een in termijnen gefactureerde taak crediteren

Bij een taak die via deelfacturen is gefactureerd, komt de creditnota op de uitgegeven afsluitfactuur en crediteert die de volledige prijs van de taak. Zie Deelfacturen voor hoe die taken worden gefactureerd.

1. Zoek de uitgegeven afsluitfactuur, die in de documentgroep op het tabblad Overzicht onder de eindfactuur staat.
2. Open het optiemenu en kies Creditnota aanmaken.
3. Kies onder Details een Reason (reden).
4. Stel onder Amount to credit het bedrag per btw-groep in. Elke rij begint met alles wat die groep nog over heeft. Verlaag een bedrag, of haal het vinkje bij een groep weg om die op nul te zetten.
5. Controleer Corrected invoices. Daar staan de facturen van de taak waarop de creditering wordt verrekend, de meest recente eerst.
6. Klik op Finalize en daarna op Creditnota uitgeven.

Het geld terugmaken aan de klant

De creditnota legt de terugbetaling vast. Het terugbetalen van het geld gebeurt in je boekhoudproces, buiten Reonic. Gangbare wegen:

• Bankoverschrijving. Je boekhouding start een SEPA- of bankoverschrijving naar de klant voor het gecrediteerde bedrag.
• Terugbetaling via je betaalprovider. Heeft de klant met een kaart of via een betaalprovider betaald, betaal de oorspronkelijke transactie dan terug via het dashboard van die provider. De terugbetaling kan gedeeltelijk of volledig zijn.
• Verrekenen met toekomstige facturen. Ga je de klant opnieuw factureren (bijvoorbeeld bij een doorlopend servicecontract), verreken het krediet dan met de volgende factuur in plaats van contant terug te betalen. Voeg op die volgende factuur een korting toe ter hoogte van het kredietbedrag en een memoregel met het creditnotanummer, zodat het nettototaal het toekomstige werk min het krediet is. Leg deze afspraak met de klant schriftelijk vast.
• Incasso terugboeken. Was de oorspronkelijke betaling een SEPA-incasso, boek die dan terug via je bank.

Welke weg je ook kiest, registreer de geldstroom in je boekhoudsysteem (Lexoffice, Sevdesk, Bexio, DATEV of je spreadsheet). Reonic toont dat de creditnota bestaat, je boekhouding toont de geldstroom.

De creditnota naar de klant sturen

Het versturen van een creditnota werkt hetzelfde als bij een factuur:

1. Open de creditnota.
2. Kies Verzenden via e-mail in het overloopmenu (of in de rijacties in de lijst).
3. Controleer in Document delen via e-mail de ontvanger. Klik op E-mail toevoegen om nog een adres toe te voegen.
4. Controleer het voorbeeld. Reonic maakt het onderwerp en het bericht aan in de taal van het document.
5. Klik op Document verzenden.

De klant ontvangt de creditnota-pdf als bijlage bij een toelichtende e-mail. De klant bewaart deze pdf voor de eigen administratie als bewijs van de creditering.

Bij het verzenden wordt de creditnota niet doorgegeven aan je boekhoudtool. De enige boekhoudkoppeling naar Lexoffice, Sevdesk of Bexio vindt plaats bij de ondertekening van de offerte en bevat de klant en de ondertekende offerte. Leg de creditnota zelf vast in je boekhoudtool wanneer je afstemt.

Gedeeltelijke terugbetaling

Krijgt de klant maar een deel van de factuur terug (bijvoorbeeld de batterij is geretourneerd, maar de zonnepanelen blijven), geef dan een gedeeltelijke creditnota uit:

1. Kies Creditnota aanmaken op de oorspronkelijke eindfactuur.
2. Kies Apparatuur retour (of de juiste reden).
3. Haal onder Items om te crediteren het vinkje weg bij de regels die niet gecrediteerd moeten worden (in dit voorbeeld de regels voor de zonnepanelen) en laat alleen de te crediteren regels staan (de batterijregel).
4. Geef de creditnota uit en verstuur hem.

Het bedrag van de creditnota is de som van de gecrediteerde regels, niet de hele factuur.

Goed om te weten

• De reden is een vaste lijst, geen vrije tekst. Kies de best passende. De reden komt op de creditnota-pdf en in de boekhoudrapportage terecht. Een verkeerde reden levert uitzoekwerk op. Net als de rest van het document staat de reden vast zodra de creditnota is uitgegeven.
• Creditnota's wijzigen de factuurstatus niet. De oorspronkelijke factuur blijft Uitgegeven. De betalingsstatus van het origineel blijft een handmatige markering.
• Nummering. Creditnota's hebben als concept een nummer met DRAFT- en krijgen hun definitieve nummer bij het uitgeven. Nummers worden nooit hergebruikt.
• De terugbetaling is een handeling van je boekhouding. De creditnota legt vast wat er terugbetaald moet worden, de feitelijke geldoverdracht gebeurt in je boekhoudproces. Houd beide bij: de creditnota in Reonic, de bankoverschrijving in je boekhoudsysteem. Facturen en creditnota's bevatten betaalinstructies voor een bankoverschrijving (een IBAN plus een optionele EPC QR-code). De geldstroom zelf loopt altijd buiten Reonic.
• De landenbeperking geldt. Dezelfde regels als bij facturering: DE, AT, CH, FR, UK, Jersey, Guernsey, plus de Franse overzeese gebieden.
• Je kunt meerdere creditnota's op dezelfde taak uitgeven. Een gedeeltelijke beperking van de omvang nu, een apparatuurretour later, een korting over drie maanden: elk is een aparte creditnota en elke nota gaat verder waar de vorige ophield.
• Een creditnota kan niet hoger zijn dan wat de taak nog te crediteren heeft. De grens is de prijs van de taak min de al uitgegeven creditnota's, gecontroleerd per btw-groep en in totaal. Overschrijdt de creditering die grens, dan toont de editor "Het gecrediteerde bedrag kan niet hoger zijn dan het oorspronkelijke factuurbedrag." Wil je meer vastleggen dan de oorspronkelijke factuur, geef dan aparte documentatie uit.
• Gecrediteerde facturen zijn beschermd tegen ongeldig maken. Een eindfactuur met uitgegeven creditnota's kan niet ongeldig worden gemaakt, en een deelfactuur waarin een uitgegeven creditnota doorwerkt ook niet. Creditnota's van één taak worden ongeldig gemaakt van nieuw naar oud.
• Belastingaanpassing is een aparte reden. Correcties die alleen de belasting betreffen (bijvoorbeeld een verkeerd btw-percentage), hebben een eigen reden. Kies Belastingaanpassing in plaats van Prijscorrectie wanneer alleen de belasting is gewijzigd.
• Creditnota's nemen de valuta van de oorspronkelijke factuur over. Moet je in een andere valuta terugbetalen, regel de valutacorrectie dan met je boekhouding buiten Reonic.
• Pdf voor de klant. De creditnota-pdf wordt aangemaakt in de taal van het document. Die taal staat vast zodra de creditnota is uitgegeven.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026