Deelfacturen aanmaken en beheren

Een deelfactuur (in het Duits Abschlagsrechnung of Teilrechnung) factureert een deel van een project voordat het klaar is. Gebruik deelfacturen als één Eindfactuur aan het einde van de klus niet werkt. Een typisch voorbeeld is een warmtepomp- of PV-installatie waarbij de klant 30% betaalt bij ondertekening, 40% bij de installatie van de panelen en 30% bij oplevering. De Eindfactuur blijft een concept en vormt het kader van de regeling. Je geeft de deelfacturen daartegen uit, en een afwerkingsfactuur factureert wat er nog overblijft.

Voordat je begint

• De Details afgifte moeten zijn ingesteld. Een Admin stelt ze eenmalig in via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Details afgifte. Tot die tijd toont de module Facturatie het instelscherm "Voordat je begint..." in plaats van de lijsten.
• Je hebt minimaal de rol Editor nodig, plus het recht voor facturatie. Zonder dat recht toont de module Facturatie een scherm dat de functie door een admin is vergrendeld (Functie vergrendeld).
• Het land van je bedrijf als uitgever moet op de lijst van ondersteunde landen staan: Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk, Jersey, Guernsey, Frankrijk en de Franse overzeese gebieden (Martinique, Guadeloupe, Réunion, Saint-Martin, Saint-Barthélemy, Saint-Pierre-et-Miquelon, Frans-Guyana). In andere landen zijn het tabblad Facturen en de optie Factuur in het aanmaakvenster verborgen.
• Je hebt een Eindfactuur in de status Concept voor het project nodig. De Eindfactuur is het kader van de regeling en blijft een concept zolang de deelfacturen ertegen worden uitgegeven. Deelfactuur maken is uitgeschakeld zodra de Eindfactuur is uitgegeven. Hoe je hem aanmaakt, lees je in Een volledige factuur uitgeven en beheren, maar rond hem niet af.
• Begin bij het aanbod. Maak je de Eindfactuur vanuit het project en kies je de aanbodoptie, dan worden de regelitems overgenomen en worden alle deelfacturen daaruit berekend.

Wat een deelfactuur wel en niet is

Een deelfactuur is:

• Een factureerbaar document voor een percentage van de Eindfactuur, met een eigen nummer, pdf en betalingsstatus.
• Van een van vier typen: Vooruitbetaling, Voortgangsfactuur, Deelfactuur of afwerkingsfactuur.
• Gekoppeld aan één Eindfactuur in concept. De betalingsstatus van de Eindfactuur wordt berekend uit de deelfacturen.

Een deelfactuur is niet:

• Een losstaande factuur. Elke deelfactuur hoort bij één Eindfactuur.
• Een manier om meer te factureren dan het totaal van de Eindfactuur. De regeling wordt bij elke stap getoetst aan de hoofdfactuur.

De vier typen

Kies het type dat past bij de fase die je factureert. Het aanmaakvenster toont bij elk type een beschrijving.

• Vooruitbetaling — "Een vooruitbetalingsfactuur uitgegeven vóór levering van goederen of diensten om de bestelling te verzekeren."
• Voortgangsfactuur — "Een voortgangsbetaling in termijnen tijdens een project, op basis van het tot nu toe voltooide werk."
• Deelfactuur — "Een deelfactuur factureert een specifiek deel van het totale werk of de goederen, met aanvullende facturen te volgen."
• Afwerkingsfactuur — Het slotbedrag zodra de klus klaar is.

Het type bepaalt hoe een deelfactuur op de afwerkingsfactuur wordt afgetrokken. Voortgangsfacturen en deelfacturen worden afgetrokken tegen hun gefactureerde brutobedrag. Vooruitbetalingen worden afgetrokken tegen het betaalde bedrag. Zie Afrekenen met de afwerkingsfactuur.

Deelfacturen aanmaken

1. Klik in Facturatie op Nieuw.
2. Kies het project onder Een contactpersoon of project zoeken.
3. Kies Factuur, selecteer de aanbodoptie onder Optie om te importeren en klik op Aanmaken. De regelitems van het aanbod worden overgenomen. Laat deze Eindfactuur een concept blijven. Bestaat de Eindfactuur in concept al, open hem dan via de documentgroep van het project op het tabblad Overzicht.
4. Klik op de Eindfactuur in concept op Deelfactuur maken. Je vindt die optie in het overloopmenu van de editor en bij de rijacties van de Eindfactuur in de lijst.
5. Kies in het venster Deelfactuur maken een modus. De opties staan hieronder.
6. Bevestig het venster. De deelfacturen worden aangemaakt met de status Concept en je kunt ze later bewerken en uitgeven.
7. Open elke deelfactuur in concept om hem te controleren. Onder Opties voor gedeeltelijke facturering kun je het type en het Percentage op factuur wijzigen. Ook de vervaldatum, de beschrijving en de Eindnoten kun je aanpassen, en onder het tandwielpictogram de taal (Lokaal) en de Betaalgegevens.
8. Geef elke deelfactuur uit wanneer de bijbehorende fase aan de orde is. Zie De deelfactuur uitgeven en verzenden.
9. Herhaal dit voor elke fase. De Eindfactuur blijft de hele tijd een concept.

Het venster biedt drie modi:

• Een deelfactuur maken voor een specifiek percentage: kies Vooruitbetaling, Voortgangsfactuur of Deelfactuur en voer een geheel percentage in. Standaard is dat een Deelfactuur van 50%. Het bedrag wordt alleen-lezen getoond.
• Maak een afwerkingsfactuur voor het resterende bedrag: factureert wat er nog overblijft. Zie Afrekenen met de afwerkingsfactuur.
• Meerdere deelfacturen aanmaken volgens een betalingsschema: beschikbaar zolang de Eindfactuur nog geen deelfactuur heeft. Standaard staan er 20%, 70% en een afsluitende afwerkingsfactuur van 10%. Elke rij heeft een eigen type en je kunt rijen slepen om de volgorde te wijzigen. Met Instructie toevoegen voeg je een rij toe vóór de laatste. De laatste rij is altijd de afwerkingsfactuur, met 100% minus de andere rijen.

Het deelbedrag berekenen

Deelfacturen zijn gebaseerd op percentages.

• Percentage van de Eindfactuur. Een Vooruitbetaling van 30% factureert 30% van de Eindfactuur. De regelitems worden automatisch gegenereerd, één per btw-tarief, elk met het percentage en de netto grondslag in de titel. Regelitems en kortingen op een deelfactuur zijn alleen-lezen.
• Betalingsregeling. De rijen op de afwerkingsfactuur na moeten samen minder dan 100% zijn ("De som van de deelfacturen moet lager zijn dan 100%"). De afwerkingsrij neemt de rest.
• Resterend bedrag. De afwerkingsfactuur neemt per btw-tarief 100% min de som van de andere actieve deelfacturen.
• Facturatie per mijlpaal. Maak zelf een Voortgangsfactuur aan wanneer de mijlpaal is bereikt, met het percentage dat die mijlpaal dekt.

In een breed bewerkingspaneel toont de deelfactuureditor een schakelaar Modus. De optie Selecteer afzonderlijke items om te factureren is gemarkeerd als "Binnenkort beschikbaar". Stel dus elke deelfactuur in met een percentage.

Het paneel Opties voor gedeeltelijke facturering toont Totaal te factureren bedrag (het brutototaal van de Eindfactuur), Gefactureerd bedrag hier en Resterend bedrag (beide netto). Resterend bedrag telt alleen uitgegeven deelfacturen mee. Een info-tooltip toont Alle andere concepten (nummer, status, netto, bruto) en wat er overblijft zodra die zijn uitgegeven. Blijft er iets over, dan toont een hint het bedrag dat overblijft nadat deze deelfactuur en alle andere concepten zijn uitgegeven.

De pdf aanpassen

• Taal van de pdf (Lokaal). Stel deze per deelfactuur in onder het tandwielpictogram > Lokaal. Dit bepaalt ook de taal van de e-mail. Je kunt elke deelfactuur een eigen taal geven. De taal wordt vergrendeld zodra je die deelfactuur uitgeeft.
• Betaalgegevens. Stel onder het tandwielpictogram > Betaalgegevens de Naam rekeninghouder, Naam bank, IBAN, BIC / SWIFT en de schakelaar QR-code voor betaling inschakelen in. Britse klanten zien Account number (rekeningnummer) en Sort Code (sorteercode) in plaats van IBAN en BIC / SWIFT. Nieuwe deelfacturen nemen deze gegevens over uit de standaardwaarden van je bedrijf. Heeft een deelfactuur geen IBAN en geen rekeninghouder, dan opent een hint bovenaan het formulier het venster Betaalgegevens.
• Standaardteksten. Onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Tekstsjablonen vind je de Voettekst van de pdf, de standaardwaarden voor Deelfacturen (Beschrijving, Eindnoten en het aantal dagen voor de vervaldatum) en de instellingen voor Betaling QR Code.
• Regelgroepering. De groepering die je kiest bij het aanmaken van de Eindfactuur (individueel, gegroepeerd per categorie, alleen totaalprijs) bepaalt alleen de weergave van de Eindfactuur. De regels van een deelfactuur zijn altijd één per btw-tarief.

Het deelfactuurnummer

• Elke deelfactuur krijgt een eigen nummer zodra je hem uitgeeft. Tot dan toont een concept een nummer met DRAFT-.
• Nummers worden nooit hergebruikt. Maak je een deelfactuur ongeldig, dan behoudt hij zijn nummer en krijgt de volgende deelfactuur die je uitgeeft het volgende nummer in de reeks.

De deelfactuur uitgeven en verzenden

1. Open de deelfactuur in concept en klik in de kop van de editor op Afronden.
2. Controleer het pdf-voorbeeld in het controlevenster.
3. Vink eventueel E-mail naar klant sturen aan om direct na het uitgeven het verzendvenster te openen. Je browser onthoudt deze keuze.
4. Klik op de uitgeefknop. De deelfactuur krijgt zijn definitieve nummer, wordt vergrendeld en gaat van Concept naar Uitgegeven. De betalingsstatus begint op Onbetaald.
5. Wil je hem later verzenden, kies dan Verzenden via e-mail in het overloopmenu van de editor of bij de rijacties.
6. Controleer in het dialoogvenster Document delen via e-mail de ontvangers. Het e-mailadres van de ontvangende contactpersoon is al ingevuld. Klik op E-mail toevoegen om nog een adres toe te voegen.
7. Klik op Document verzenden.

De e-mail bevat één pdf, namelijk de deelfactuur zelf. De verzending wordt vastgelegd als tijdstempel en als activiteit "Sent to customer" (verzonden naar klant), en de status blijft Uitgegeven. Je kunt dezelfde deelfactuur op elk moment opnieuw verzenden.

De betaling van de deelfactuur bijhouden

Je registreert de betaling per deelfactuur. De betalingsstatus van de Eindfactuur wordt daaruit berekend.

1. Open Facturatie en zoek de uitgegeven deelfactuur op het tabblad Overzicht of Facturen.
2. Klik op de betalingsstatustag. Die staat in de kolom Betalingsstatus van de lijst en naast de statustag in de editor.
3. Stel de betalingsstatus in. Onbetaald is de standaard na het uitgeven. Kies je die status, dan wordt een eerder vastgelegd betaald bedrag gewist. Gedeeltelijk betaald legt het ontvangen bedrag en de betaaldatum vast. Betaald betekent dat de volledige betaling is ontvangen.

Elke wijziging wordt in de activiteitenfeed vastgelegd als "Partial invoice payment status changed" (betalingsstatus van deelfactuur gewijzigd). Bij een deelfactuur met de status Gedeeltelijk betaald staat het openstaande bedrag onder het brutobedrag.

De Eindfactuur toont een berekende status (tooltip "Dit is een berekende status"). Zijn alle uitgegeven deelfacturen Betaald, dan toont hij Betaald. Is een deel betaald en een deel onbetaald, dan toont hij Gedeeltelijk betaald. In alle andere gevallen toont hij Onbetaald. Het betaalde bedrag is de som van de betaalde bedragen van de deelfacturen.

Wanneer een onbetaalde deelfactuur zijn vervaldatum passeert, verandert de status binnen een uur in Achterstallig. Alleen de status verandert, de klant krijgt niets toegestuurd. Heeft je bedrijf een taak voor een AI-agent voor achterstallige facturen ingesteld, dan wordt die op dat moment uitgevoerd. Neem anders zelf contact op met de klant.

Is een deelfactuur Betaald of Gedeeltelijk betaald, dan kun je met Voorbeeld ontvangstbewijs, Ontvangstbewijs downloaden of Stuur ontvangstbewijs via e-mail een aparte pdf met een ontvangstbewijs ("Payment receipt") maken. Die wordt verzonden via een eigen dialoogvenster, Ontvangstbewijs delen via e-mail.

Belasting en btw op deelfacturen

• De belasting volgt de Eindfactuur. Een deelfactuur factureert elk btw-tarief van de Eindfactuur op een eigen regel, zodat de belastingspecificatie overeenkomt met die van de hoofdfactuur.
• De btw-grondslag (op factuurbasis: btw verschuldigd op de factuurdatum, of op kasbasis: btw verschuldigd op de betaaldatum) is de standaardinstelling van je bedrijf en wordt toegepast bij het aanmaken van het document. Ze bepaalt ook het blok met wettelijke vereisten op de pdf.
• Frankrijk: is je bedrijf als uitgever Frans en gebruikt de afwerkingsfactuur btw op factuurbasis, dan worden vooruitbetalingen afgetrokken zoals gefactureerd in plaats van zoals betaald.
• Skonto (korting bij vervroegde betaling) heeft geen veld in de factuureditor.

Afrekenen met de afwerkingsfactuur

De afwerkingsfactuur sluit de regeling af en factureert wat er nog overblijft.

1. Open als de klus klaar is de Eindfactuur in concept en klik op Deelfactuur maken.
2. Kies Maak een afwerkingsfactuur voor het resterende bedrag. Sla deze stap over als je betalingsregeling de afwerkingsfactuur al heeft aangemaakt.
3. Markeer eerst elke vooruitbetaling als betaald. De afwerkingsfactuur trekt vooruitbetalingen af tegen het betaalde bedrag.
4. Klik op Afronden en geef de afwerkingsfactuur uit.

Is een vooruitbetaling niet volledig betaald, dan verschijnt bij het uitgeven de waarschuwing Unpaid advance payment invoice (onbetaalde vooruitbetalingsfactuur), met per factuur het nummer, het betaalde bedrag en het totaal. Klik op Issue anyway (toch uitgeven) of op Annuleren. Geef je toch uit, dan wordt het onbetaalde restant een tweede keer gefactureerd.

De pdf van de afwerkingsfactuur toont de regelitems en totalen van de Eindfactuur, daarna per uitgegeven deelfactuur een rij "Less …" (min …) en ten slotte het Resterend bedrag.

In de lijst toont de rij van de Eindfactuur de nummers van de deelfacturen in verkorte vorm plus "N draft" (N concepten) bij eventuele concepten. De statustag is Gedeeltelijk uitgegeven of gemengd en de bedragkolom toont Volledig gefactureerd, Niet volledig gefactureerd of Niets gefactureerd. Zodra er deelfacturen of creditnota's zijn uitgegeven, opent Samenvatting bekijken een samenvattende pdf van de hele regeling, inclusief een blok Total after credit notes (totaal na creditnota's).

Een deelfactuur ongeldig maken of crediteren

Een uitgegeven deelfactuur is vergrendeld. Je kunt hem op twee manieren corrigeren.

Een uitgegeven deelfactuur ongeldig maken

Gebruik dit als de deelfactuur nooit had mogen worden verstuurd.

1. Klik in de lijst op de statustag van de deelfactuur en kies Deelfactuur annuleren, of open hem en kies Void (annuleren) in het overloopmenu van de editor.
2. Verstuur eventueel de ongeldige pdf via Verzenden via e-mail in het rijmenu, zodat de klant weet dat het origineel genegeerd moet worden.

Reonic genereert een pdf met de tekst "Voided …" en "Originally issued on …" (oorspronkelijk uitgegeven op), zet de status op Ongeldig, haalt de deelfactuur uit de betalingsverwachtingen en behoudt het nummer. Ongeldig is een eindstatus. Wil je de fase opnieuw factureren, maak dan een nieuwe deelfactuur aan vanuit de Eindfactuur in concept.

In twee gevallen kun je niet ongeldig maken:

• Bestaat er een uitgegeven afwerkingsfactuur, maak dan eerst de afwerkingsfactuur ongeldig en daarna de andere deelfacturen.
• Raakt een uitgegeven creditnota aan het bedrag van de deelfactuur, dan blijft de deelfactuur uitgegeven ("Partial invoice is credited by an issued credit note", de deelfactuur is gecrediteerd door een uitgegeven creditnota).

Een creditnota uitgeven op de afwerkingsfactuur

Gebruik dit als de klus is gefactureerd maar het bedrag omlaag moet. In een regeling met deelfacturen komt de creditnota op de uitgegeven afwerkingsfactuur. Die crediteert de prijs van de hele klus.

1. Zoek de uitgegeven afwerkingsfactuur op. Hij staat onder zijn Eindfactuur in de documentgroep op het tabblad Overzicht.
2. Open het opties-menu en kies Creditnota aanmaken.
3. Kies onder Details een Reden: Factureringsfout, Reikwijdte beperken, Apparatuur retour, Korting toegepast, Prijscorrectie of Belastingaanpassing.
4. Stel onder Amount to credit (te crediteren bedrag) per btw-groep het bedrag in. Elke rij heeft de titel "Energiesysteem" en begint met alles wat die groep nog over heeft.
5. Controleer Corrected invoices (gecorrigeerde facturen). Daar staan de facturen waarvan het krediet wordt afgetrokken, de meest recente eerst.
6. Klik op Afronden en daarna op Creditnota uitgeven.
7. Verstuur hem met dezelfde verzendstappen als een factuur.

Het krediet is begrensd tot wat er van de klus nog te crediteren is, per btw-groep en in totaal. Het uitgeven van een creditnota laat de status van de gecorrigeerde facturen ongewijzigd. Terugbetalingen verlopen per bankoverschrijving, buiten Reonic.

Archiveren en herstellen

Archiveren verbergt documenten in de standaardlijsten. Status, nummer, pdf en boekhoudstatus blijven zoals ze waren. Het werkt voor documenten met de status Concept, Uitgegeven en Ongeldig.

• De Eindfactuur ontgrendelen. Bestaan er alleen deelfacturen in concept, archiveer ze dan om de Eindfactuur weer te kunnen bewerken.
• Een gearchiveerde deelfactuur in concept wordt bij het herstellen opnieuw berekend op basis van de huidige Eindfactuur, omdat die intussen kan zijn gewijzigd.
• Archiveren werkt door naar creditnota's. Archiveer je een Eindfactuur, dan worden ook de creditnota's daarop en op de bijbehorende deelfacturen gearchiveerd. Archiveer je een deelfactuur, dan worden zijn eigen creditnota's gearchiveerd.
• Herstel eerst, handel dan. Wil je een gearchiveerde deelfactuur uitgeven, ongeldig maken of verzenden, of de betalingsstatus wijzigen, herstel hem dan eerst.
• Gearchiveerde deelfacturen worden ook Achterstallig. Een gearchiveerde, uitgegeven, onbetaalde deelfactuur krijgt de status Achterstallig zodra de vervaldatum is verstreken.
• Gearchiveerde documenten vallen buiten de bulkexport van documenten.

Levenscyclus

Concept → Uitgegeven → Ongeldig

• Concept: bewerkbaar binnen de grenzen van de deelfactuur (type, percentage, vervaldatum, teksten, taal, betaalgegevens). Toont een nummer met DRAFT-.
• Uitgegeven: vergrendeld. Pdf gegenereerd, nummer toegekend.
• Ongeldig: geannuleerd. Ongeldige pdf gegenereerd, uit de betalingsverwachtingen gehaald, oorspronkelijk nummer behouden.
• Gearchiveerd: verborgen in de standaardlijsten. De documentstatus blijft ongewijzigd.

Bij verzending wordt een tijdstempel vastgelegd en blijft de status Uitgegeven. De betalingsstatus verandert onafhankelijk van de documentstatus: Onbetaald, Gedeeltelijk betaald, Betaald of Achterstallig.

Goed om te weten

• Elke deelfactuur wordt apart uitgegeven, verzonden en als betaald gemarkeerd. De lijst heeft geen optie Alles uitgeven.
• Wijzigingen worden automatisch opgeslagen, ongeveer een seconde nadat je stopt met typen. Met de knop Opslaan in de kop sla je direct op.
• Klanten ontvangen deelfacturen per e-mail en als pdf.
• Betalen gaat per bankoverschrijving. Een deelfactuur bevat je rekeninggegevens en optioneel een EPC-QR-code om te betalen door te scannen. De klant betaalt rechtstreeks aan jou en jij markeert de deelfactuur als betaald.
• Je boekhoudsoftware wordt niet bijgewerkt door facturatie. De overdracht naar een gekoppeld boekhoudpakket begint wanneer de klant het aanbod ondertekent. Het uitgeven, verzenden, ongeldig maken of crediteren van een deelfactuur verandert daar dus niets.
• Concepten kunnen worden verwijderd. Uitgegeven deelfacturen kunnen ongeldig worden gemaakt, zodat hun nummers in het archief blijven staan.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026