De ondertekeningslink opnieuw naar een klant versturen

Stuur dezelfde ondertekeningsmail opnieuw naar de klant als die zegt de mail niet te hebben ontvangen of kwijt te zijn, of als je de mail naar een ander adres wilt sturen.

Bij commerciële projecten

geldt deze ondertekeningsflow niet. Commerciële offertes gebruiken geen e-handtekening. Ze worden op papier ondertekend, met een handmatige pdf en een gescande upload. Zie de handleiding voor commerciële planning.

Heb je een offerte ter ondertekening verstuurd en heeft de klant er nog niets mee gedaan, dan is de link opnieuw versturen meestal de volgende stap: dezelfde offerte, dezelfde pdf, een nieuwe e-mail. Dat doe je met de actie Verwittig. Moet de klant een gewijzigde versie van de offerte zien, dan is dat een andere flow: trek het openstaande verzoek in en stuur een nieuw verzoek (zie Offerte intrekken).

Voor wie dit artikel is

Accountmanagers die openstaande handtekeningen opvolgen voordat de link verloopt.
Installateur-admins die herinneringen regelen als de klant zegt dat de e-mail nooit is aangekomen.
Field workers (monteurs) die klanten ter plaatse helpen die de oorspronkelijke link kwijt zijn.

Voordat je begint

Er moet al een openstaand ondertekeningsverzoek op de offerte staan. Heb je het oorspronkelijke verzoek ingetrokken of is het verlopen, stuur dan een nieuw verzoek. Zie Voorbeeld, varianten, wettelijke teksten en geldigheid van de offertelink.
Controleer of het e-mailadres van de klant op het verzoek klopt. Zegt de klant dat de mail niet is aangekomen, dan is een verkeerd adres de meest voorkomende oorzaak.
Bepaal of je dezelfde offerte opnieuw wilt versturen (Verwittig) of een bijgewerkte versie (intrekken en opnieuw versturen).

De ondertekeningslink opnieuw versturen

Open de offerte in het Portal.
Ga naar Afronden > Handtekeningen.
Klik in de rij van de openstaande handtekening op Verwittig.
Bevestig Een e-mail sturen? in het dialoogvenster.

De klant krijgt een nieuwe e-mail met dezelfde link en dezelfde pdf. Het document dat de klant ziet, is identiek aan dat in de eerste e-mail.

Opmerking

De opnieuw verstuurde e-mail gebruikt hetzelfde onderwerp als de oorspronkelijke verzending: standaard "Uw offerte is klaar" (Duits: "Ihr Kostenvoranschlag steht bereit"), of wat je Workspace heeft ingesteld. Wil je dat de klant weet dat er een herinnering onderweg is, meld dat dan via een ander kanaal: een chatbericht, een telefoontje of een sms.

Wanneer je in plaats daarvan een nieuw ondertekeningsverzoek stuurt

Heb je de offerte tussen twee verzendingen bewerkt (prijzen gewijzigd, varianten omgewisseld, een typefout in de pdf verbeterd), dan is Verwittig de verkeerde actie. Het openstaande verzoek blijft gekoppeld aan de offerte zoals die was bij de oorspronkelijke verzending, dus met Verwittig mail je de klant de eerdere versie.

Bij wijzigingen is de flow:

Trek het openstaande ondertekeningsverzoek in (zie Offerte intrekken).
Bewerk de offerte naar wens.
Stuur een nieuw ondertekeningsverzoek via de actie Send for signature (ter ondertekening verzenden).

De klant krijgt een nieuwe e-mail met een nieuwe link en de bijgewerkte pdf.

Controleren of de herinnering is verstuurd

Controleer na het klikken op Verwittig de activiteitenfeed van de offerte. Je ziet dan een gebeurtenis Customer notification about signature request sent (klant op de hoogte gebracht van ondertekeningsverzoek) met een tijdstempel. Zodra die gebeurtenis verschijnt, is de mail verstuurd.

Reonic legt de verzending vast in de activiteitenfeed; of de mail in de inbox aankomt, hangt af van de e-mailprovider van de klant. Zegt de klant dat de opnieuw verstuurde mail nog steeds niet is aangekomen, laat de klant dan eerst de spammap controleren, controleer daarna het e-mailadres op het verzoek, en gebruik vervolgens opnieuw Verwittig of wijzig het adres en verstuur opnieuw. Zie Openingen van de offerte bijhouden voor alle gebeurtenissen in de activiteitenfeed.

Goed om te weten

Het aantal weergaven loopt door over opnieuw verstuurde mails heen. Heeft de klant de oorspronkelijke e-mail vijf keer geopend voordat je opnieuw verstuurde, dan telt de teller vanaf daar verder. Opnieuw versturen zet de openingsteller niet terug.
Herinneringen verstuur je met Verwittig. Wil je een klant een duwtje geven voordat de link verloopt, verwittig de klant dan via deze flow.
Je kunt zo vaak opnieuw versturen als je wilt. Elke Verwittig levert een nieuwe verzendgebeurtenis in de activiteitenfeed op.
Het ondertekeningsverzoek zelf verandert niet door Verwittig. Dezelfde link, dezelfde pdf. De eerdere link van de klant blijft werken, dus de klant kan ondertekenen vanuit de eerste e-mail of vanuit de herinnering.
Wil je het onderwerp of het bericht aanpassen, stel dat dan in wanneer je het verzoek verstuurt. Verwittig verstuurt altijd de oorspronkelijke e-mail zoals die is.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026