Offerteopeningen en handtekeningen bijhouden

Na het versturen van een offerte ter ondertekening legt de activiteitenfeed van de offerte elke gebeurtenis vast die bij het ondertekeningsverzoek hoort. Gebruik die om na te gaan of de klant de e-mail ooit heeft ontvangen, hoe vaak je die opnieuw hebt verstuurd, wanneer de klant heeft ondertekend en of die handtekening digitaal of op papier was.

Voordat je begint

De offerte moet ten minste één ondertekeningsverzoek hebben. De activiteitenfeed volgt ondertekeningsgebeurtenissen, niet het aanmaken van de offerte. Heb je de offerte nog niet verstuurd, zie dan Voorbeeld, varianten, wettelijke teksten en geldigheid van de offertelink.

De activiteitenfeed lezen

1. Open de offerte in het Portal.
2. Zoek de feed Activiteiten of Audit in de hoofdweergave van de offerte.
3. Zoek naar de ondertekeningsgebeurtenissen hieronder.

Elke rij toont de naam van de gebeurtenis, het tijdstempel en de gebruiker die de gebeurtenis heeft veroorzaakt. Heeft de klant die via de openbare link veroorzaakt, dan toont de rij de klant.

Ondertekeningsgebeurtenissen die je ziet

• Signature request created (ondertekeningsverzoek aangemaakt) — Een actie Send for signature (ter ondertekening verzenden). De e-mail aan de klant heeft Reonic op dit tijdstip verlaten.
• Customer notification about signature request sent (klant op de hoogte gebracht van ondertekeningsverzoek) — Een actie Verwittig (zie Klant herinneren). De klant heeft een nieuw exemplaar van dezelfde e-mail gekregen.
• Signature request withdrawn (ondertekeningsverzoek ingetrokken) — Een actie Intrekken (zie Offerte intrekken). De link werkt vanaf dit tijdstip niet meer.
• Signature request accepted by customer (ondertekeningsverzoek geaccepteerd door klant) — De klant heeft digitaal ondertekend via de openbare ondertekeningsflow van Reonic. De pdf krijgt het attestatiewatermerk en de offerte gaat naar Gewonnen.
• Signature request accepted analogously (ondertekeningsverzoek analoog geaccepteerd) — Je hebt een handtekening op papier geüpload (zie Handmatige handtekening uploaden). De pdf is de scan van de papieren handtekening van de klant, en de offerte gaat naar Gewonnen.

Controleer je een ondertekende offerte, zoek dan naar Signature request accepted by customer of Signature request accepted analogously. Precies één daarvan sluit het spoor af. Zit je achter een klant aan die zegt de offerte niet te hebben ontvangen, zoek dan naar Signature request created en Customer notification about signature request sent. Daaraan zie je of de e-mail Reonic heeft verlaten.

Bevestigen dat de offertemail is verstuurd

Zegt de klant dat die de offerte niet heeft ontvangen:

1. Open de activiteitenfeed en zoek de gebeurtenis Signature request created.
2. Noteer het tijdstempel. Op dat moment heeft de e-mail Reonic verlaten.
3. Controleer of het e-mailadres op het ondertekeningsverzoek overeenkomt met wat de klant verwacht.

Bestaat de gebeurtenis created en klopt het e-mailadres, dan heeft Reonic zijn deel gedaan. De e-mail is dan waarschijnlijk in de spam beland, geweigerd door de mailserver van de klant, of de klant kijkt in de verkeerde inbox.

Grenzen van de bezorgingscontrole

Reonic bevestigt wanneer een ondertekeningsmail het systeem verlaat, via de gebeurtenis Signature request created. Reonic bevestigt niet of de mailserver van de klant de e-mail heeft geaccepteerd, of de klant die heeft geopend, of dat er op de link is geklikt. Er is geen bounce-webhook en geen bezorgstatus.

Wat je kunt doen:

• Beschouw de gebeurtenis Signature request created als bewijs dat de e-mail Reonic heeft verlaten. Verder kan Reonic zelf niets bevestigen.
• Gebruik CC on offer sent om de inhoud van de e-mail zelf te controleren.
• Behandel bezorgproblemen als probleemoplossing aan de kant van de klant: controleer de spammap, controleer het e-mailadres en vraag de klant het verzenddomein van Reonic toe te voegen aan de lijst met veilige afzenders.

Goed om te weten

• Het aantal weergaven loopt door over opnieuw verstuurde mails heen. De handtekeningrij (niet de activiteitenfeed) toont een doorlopende weergaveteller die elke keer oploopt als de openbare link wordt geladen, ook bij je eigen testopeningen. Opnieuw versturen zet de teller niet terug, dus een hoog aantal weergaven op een ondertekende offerte omvat elke opening sinds de oorspronkelijke verzending.
• De activiteitenfeed is de enige registratie van ondertekeningsgebeurtenissen. Er is geen apart e-mail- of bezorglogboek. Je leest de feed in het Portal, en je kunt die niet als bestand exporteren.
• Items in de activiteitenfeed kunnen alleen worden toegevoegd, nooit gewijzigd. Handig wanneer bij een audit wordt gevraagd of je tussen twee datums contact met de klant hebt gehad.
• Gebeurtenissen aan de kant van de klant worden ook vastgelegd. Signature request accepted by customer wordt vastgelegd wanneer de klant op de openbare link klikt om te ondertekenen. Het is dus bewijs van een handeling van de klant, niet alleen een interne gebeurtenis.
• Een opnieuw verstuurde handtekening kan meer dan één actieve link op de offerte achterlaten. Stuur je een nieuw ondertekeningsverzoek in plaats van te verwittigen over het bestaande, dan levert elke verzending een eigen gebeurtenis Signature request created en een eigen openbare link op. Trek de verzoeken in die je niet meer nodig hebt (zie intrekken).
• Verlopen links sturen de klant geen melding. Ondertekent de klant niet voordat de geldigheidstermijn afloopt, dan werkt de link niet meer en krijgt de klant geen e-mail dat die is gesloten. Verwittig de klant vóór de vervaldatum om dit te voorkomen.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026