Anteprima, varianti, testi legali e validità del link dell'offerta

Il passo della firma trasforma un'offerta pianificata in un contratto. Quando invii, Reonic congela l'offerta con i suoi prezzi, manda al cliente un link pubblico via e-mail e registra la versione firmata sul tuo progetto, così il resto dei tuoi strumenti (fatturazione, integrazioni, installazione) prende il sopravvento. Questa pagina ti accompagna nel flusso di invio principale e in tutto ciò che imposti o vedi al momento dell'invio: varianti, validità del link, testi legali, e-mail del mittente, e ciò che il cliente vede dalla sua parte.

A chi è rivolto

• Account manager che mandano offerte per la firma tutti i giorni.
• Admin dell'installatore che configurano le impostazioni del mittente, i testi legali e i valori predefiniti della validità del link.
• Field Worker che raccolgono firme sul posto con un tablet.

Prima di iniziare

• L'offerta deve essere pianificata, prezzata e pronta (componenti selezionati, modalità di pagamento impostate, partner finanziario scelto se serve).
• L'indirizzo e-mail del cliente sulla richiesta deve essere corretto. È lì che va il link pubblico.
• Decidi quale o quali varianti deve vedere il cliente. Puoi includerne più di una in un'unica richiesta di firma; il cliente ne sceglie una e firma.
• Decidi la validità del link, di solito 14, 30 o 60 giorni. A quel punto il link smette di funzionare.

Mandare l'offerta al cliente per la firma

1. Apri l'offerta nel Portal.
2. Vai sulla scheda Finalizza.
3. Clicca Invia per la firma.
4. Scegli la o le varianti da includere. Se ce n'è una sola, è già preselezionata.
5. Imposta la validità del link: quanti giorni ha il cliente per firmare prima che il link scada.
6. Se vuoi, personalizza l'oggetto dell'e-mail e il messaggio al cliente.
7. Clicca Invia.

Reonic congela l'offerta con i suoi prezzi, genera il PDF e manda al cliente via e-mail un link pubblico con il PDF in allegato. Il cliente apre il link direttamente dall'e-mail e firma sulla pagina.

Mandare l'offerta a clienti commerciali o aziendali

Se fai passare un cliente commerciale dal flusso di offerta residenziale, firma lo stesso link digitale di un cliente residenziale. La differenza tra B2C e B2B sta sull'offerta in sé (prezzi commerciali, gestione dell'IVA, dati di contatto aziendali), non sul flusso di firma.

Mandare l'offerta a più indirizzi e-mail

Il link per la firma va all'unico indirizzo e-mail presente sulla richiesta. Per far arrivare il link a un partner, a un coniuge o a un responsabile finanziario, inoltra tu stesso l'e-mail, oppure cambia l'indirizzo e-mail sulla richiesta prima di inviare.

Più link di firma in attesa sulla stessa offerta

Un'offerta resta aperta a ulteriori invii, quindi puoi avere più di un link di firma aperto su di essa contemporaneamente, ciascuno con la propria richiesta in attesa e il proprio link pubblico. Succede in modo naturale quando correggi un'e-mail e reinvii, oppure mandi una seconda variante.

Non appena il cliente ne firma uno qualsiasi, l'intera offerta passa a Vinto.

Cosa vive il cliente

Il cliente riceve un'e-mail, per impostazione predefinita con l'oggetto "Il vostro preventivo è pronto" (le offerte riviste usano "Il tuo preventivo di spesa rivisto è pronto"), con il PDF in allegato e un pulsante che apre la pagina di firma pubblica. Puoi sovrascrivere il testo dell'oggetto per il tuo Workspace. Il cliente apre il link direttamente dall'e-mail e firma sulla pagina.

Sulla pagina pubblica vede il PDF, lo scorre e alla fine fa una di due cose:

• Clicca per firmare: una conferma con un solo tocco.
• Disegno della firma: se nel tuo Workspace è attiva l'impostazione per firmare disegnando, il cliente disegna la firma con il dito sulla pagina.

Se l'offerta porta con sé più opzioni di pagamento (per esempio Acquisto, finanziamento e leasing), il cliente ne sceglie una sulla pagina prima di firmare. Ogni opzione mostra il proprio prezzo e il proprio PDF, e il record firmato registra l'opzione che ha scelto, che poi scorre fino alla fatturazione e alle tue integrazioni.

Dopo che ha firmato, Reonic aggiunge una pagina di attestazione al PDF, archivia il PDF firmato, porta il progetto a Vinto e lancia le integrazioni configurate. L'evento della firma finisce nella cronologia delle attività come Signature request accepted by customer (richiesta di firma accettata dal cliente) (vedi Tracciare le aperture dell'offerta).

Firmare con il cliente di persona sul tuo tablet

Quando chiudi la vendita faccia a faccia (visita a domicilio, incontro sul posto), puoi passare il tablet al cliente e fargli firmare in digitale lì sul momento.

1. Manda prima l'offerta per la firma (vedi sopra). Questo crea la richiesta in attesa e genera il link pubblico.
2. Sul tablet, apri il link di firma pubblico del cliente. Puoi inoltrare l'e-mail a una casella di posta sul tablet, oppure usare l'opzione Mostra la versione web dall'offerta per aprire il link pubblico.
3. Passa il tablet al cliente.
4. Il cliente percorre il normale flusso di firma digitale sul tablet.

Questa vale come firma digitale da parte del cliente, non come firma "per conto di". Il PDF riceve la stessa pagina di attestazione; la firma è raccolta giuridicamente al momento della firma.

Riemettere un'offerta accettata come ancora in attesa con una nuova data

Una variante firmata resta bloccata come documento contrattuale. Per riemettere un'offerta accettata con una data fresca, ramificala in una nuova variante:

1. Apri l'offerta firmata nel Portal.
2. Aggiungi una nuova variante, vuota oppure come duplicato di quella firmata. Vedi Aggiungere una variante.
3. Adatta liberamente la nuova variante (prezzi, componenti, impaginazione del PDF).
4. Manda una richiesta di firma nuova che includa la nuova variante (vedi Mandare l'offerta al cliente per la firma qui sopra). Il cliente riceve una nuova e-mail con un nuovo link e un nuovo periodo di validità; la data impressa sulla nuova riga di firma è la data in cui firma, non la data in cui hai ramificato.
5. La variante firmata originale resta come record storico, visibile nell'elenco delle varianti e nella cronologia delle firme.

Avvisa il cliente prima di mandare il nuovo link, così firma la nuova variante e non quella precedente.

Impostare, prolungare o controllare la validità del link

La validità del link la imposti quando clicchi Invia per la firma. Una volta impostata, resta fissa per quella riga di firma.

Per dare più tempo a un cliente, manda una richiesta di firma nuova. La nuova e-mail contiene un nuovo link con un nuovo periodo di validità. Ritira la richiesta precedente se non ti serve più. Per rimandare un'offerta già scaduta: apri l'offerta, vai sulla scheda Finalizza, clicca di nuovo Invia per la firma, imposta una nuova validità e Invia. Il cliente riceve una nuova e-mail con un nuovo link; il link scaduto resta nella cronologia della riga di firma.

Impostare i termini e condizioni, il blocco firma e la data di consegna prevista

Tre campi, tre posti nelle impostazioni:

• I termini e condizioni si configurano per Workspace sotto Impostazioni > Pianificazione e offerta > Modelli legali. Per singola offerta, scegli quale modello attivo si applica tramite Finalizza > Personalizza le pagine > Modelli legali. Per mettere il tuo testo legale sulla pagina di firma, incorporalo negli slot del modello PDF (copertina, condizioni, condizioni di servizio, addendum); la firma viene raccolta sul PDF dell'offerta che Reonic genera. È l'Admin del tuo Workspace a impostare queste superfici del modello, e per singola offerta puoi scambiare quale variante di testo legale si applica. Il tuo account manager Reonic può darti una mano con la personalizzazione dei modelli.
• L'impaginazione del blocco firma è definita dalla variante di copertina sulla pagina PDF Firma (Impostazioni > Pianificazione e offerta > Pagine e design). Per singola offerta la personalizzi scegliendo una variante di pagina diversa tramite Personalizza le pagine.
• La data di consegna prevista si imposta sull'offerta stessa, non nella finestra di invio della firma: apri l'offerta, vai su Finalizza > Personalizza le pagine > Copertina / Valori predefiniti del documento e compila il campo Stima della data di consegna (compare anche sulla conferma dell'ordine, se ne generi una dopo la firma).

La validità del link si imposta a parte, nella finestra di invio della firma (vedi Impostare, prolungare o controllare la validità del link qui sopra).

Cambiare l'indirizzo e-mail del mittente che compare nell'e-mail al cliente

L'e-mail di firma al cliente viene mandata per conto dell'Utente principale (Key Account Manager, KAM) assegnato alla richiesta. Sono quel nome e quella e-mail che il cliente vede come mittente. Se non è assegnato nessun Utente principale, l'e-mail parte dall'utente che ha cliccato Invia.

Per cambiare il mittente che vede il cliente:

1. Apri l'offerta e vai sulla scheda Progetto.
2. Cambia l'Utente principale assegnato mettendo l'utente il cui nome e la cui e-mail devono comparire.
3. Manda la richiesta di firma. L'e-mail al cliente ora parte come quell'utente.

Per mettere te stesso in copia su ogni e-mail di offerta inviata, attiva CC on offer sent (copia per conoscenza all'invio dell'offerta) nel tuo profilo utente. Vedi Tracciare le aperture dell'offerta per il valore diagnostico della copia all'invio.

Allegare altri documenti all'e-mail di firma

L'e-mail di firma porta con sé il PDF dell'offerta firmata. Per mettere sotto gli occhi del cliente materiale in più (i tuoi termini e condizioni, una brochure di installazione, una scheda tecnica del finanziamento), procedi così:

• Aggiungi il documento al PDF dell'offerta stessa. Se il tuo modello PDF ha gli slot di pagina giusti (copertina, condizioni, condizioni di servizio, addendum), includi lì il documento così il cliente lo vede sulla pagina di firma.

Per raccogliere documenti dal cliente (documento d'identità, prova di proprietà, foto del contatore), usa i caricamenti del Portale clienti oppure manda al cliente una richiesta separata. Il passo della firma dà per scontato che tu abbia già quello che ti serve per chiudere.

Se sull'offerta firmata è finito il documento sbagliato (per esempio, hai caricato il PDF analogico sbagliato), ramifica l'offerta per correggerlo. Vedi Revocare l'offerta per lo schema di ramificazione.

Casi particolari della firma analogica

Il flusso completo di caricamento analogico (caricare un PDF firmato dal cliente quando il cliente ha firmato su carta) sta in Caricare una firma manuale. I casi particolari qui sotto coprono le domande che ti capiteranno più spesso al momento dell'invio.

Impostare o cambiare la data di firma su un caricamento analogico

Quando carichi un PDF firmato dal cliente, la finestra chiede la data in cui il cliente ha davvero firmato, non quella di oggi. Per impostazione predefinita è oggi; cambiala nella data scritta sulla firma cartacea. La data può stare fino a un giorno nel futuro; oltre non viene accettata.

Imposta la data giusta al momento del caricamento. È lì che viene registrata la data di firma.

Caricare una firma analogica per un'offerta con il link scaduto

Un PDF firmato in modo analogico si aggancia a una riga di firma in attesa. Se il link è scaduto, crea prima una riga in attesa nuova:

1. Apri l'offerta nel Portal.
2. Manda di nuovo l'offerta per la firma (vedi Mandare l'offerta al cliente per la firma qui sopra). Questo crea una riga di firma in attesa nuova con un nuovo periodo di validità.
3. Con la nuova riga in attesa al suo posto, segui Caricare una firma manuale sulla riga nuova.
4. Imposta la data di firma nella finestra di caricamento sulla data scritta sulla carta.

La riga di firma scaduta resta nella cronologia dell'offerta; il PDF firmato in modo analogico si aggancia alla riga nuova.

Validità della firma elettronica, attestazione e partner finanziari

• La firma digitale di Reonic aggiunge una pagina di attestazione al PDF. La pagina di attestazione registra chi ha firmato, quando, da dove, e un controllo del contenuto, così il documento firmato può essere verificato in seguito.
• I caricamenti analogici portano con sé la firma cartacea come scansione, giuridicamente equivalente su carta. Vedi Caricare una firma manuale.
• I partner nell'area Finanze Bees & Bears ed EOS accettano le firme digitali di Reonic come innesco per il passaggio del finanziamento. Quando il cliente firma, il PDF firmato e i dati dell'offerta passano al partner finanziario.
• Moduli KfW / BzA: la Bestätigung zum Antrag (BzA) per le sovvenzioni KfW viene generata a parte, come parte del flusso delle sovvenzioni. La BzA ha bisogno della firma dell'installatore (e del timbro dove serve) prima di andare al cliente. La firma dell'offerta di Reonic è un documento diverso dalla BzA. Vedi Richiedere e gestire i programmi di sovvenzione per il flusso della BzA.
• I documenti di progetto francesi vengono generati a parte. Puoi allegare l'offerta Reonic firmata dal cliente al pacchetto di presentazione francese, mentre quel pacchetto percorre l'iter amministrativo francese. Vedi Richiedere e gestire i programmi di sovvenzione per il flusso di presentazione francese.

Trovare la funzione di firma nel Portal

Il flusso di firma vive sulla scheda Finalizza dell'offerta. La scheda mostra:

• L'elenco delle richieste di firma (in attesa, firmate, scadute, ritirate).
• L'azione Invia per la firma, quando non esiste nessuna richiesta in attesa.
• La Distinta base della variante.
• Aggiunte facoltative (lettera di accompagnamento, documenti supplementari) prima dell'invio.

La scheda Finalizza compare una volta che l'offerta ha almeno una variante configurata.

Cosa sapere

• Una firma in attesa blocca la variante su cui è stata inviata. Finché la richiesta di firma di quella variante è attiva, non puoi modificarla — ritira la richiesta, modifica, poi reinvia. Le altre varianti restano modificabili, e l'offerta resta aperta a ulteriori invii.
• L'impaginazione del PDF è fissata al momento dell'invio. Se cambi l'impaginazione del PDF dopo l'invio, il PDF del cliente mostra ancora l'impaginazione di quando hai inviato. Ritira e reinvia per far uscire la nuova impaginazione.
• L'e-mail al cliente dopo la firma la guidi tu. Il cliente consegna il PDF firmato; qualsiasi messaggio di seguito riceva dipende dai modelli e-mail del tuo Workspace. Tratta la comunicazione al cliente dopo la firma come una cosa tua.

Mandare conferme dell'ordine e altri documenti

Reonic genera l'offerta per la firma; la conferma dell'ordine è un documento a parte che arriva dopo la firma. Dopo la firma, genera una Conferma dell'offerta (Auftragsbestätigung) nel modulo Fatturazione come tipo di documento a sé; più avanti puoi convertirla in fattura. Vedi Conferma dell'ordine per quel flusso.

Reonic manda per e-mail due tipi di documento: l'offerta firmata (questo flusso) e fatture / fatture parziali / conferme dell'ordine (il flusso di fatturazione). Vedi Fattura per il flusso di invio della fatturazione.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026