Tracciare le aperture dell'offerta, gli eventi di firma e la consegna delle e-mail
Leggi la cronologia delle attività sull'offerta per vedere ogni evento di firma (inviata, notificata, ritirata, accettata, accettata in modo analogico) e confermare che l'e-mail dell'offerta è stata inviata.
Sui progetti commerciali
le offerte si firmano su carta. Le offerte commerciali usano un PDF manuale più un caricamento della scansione, invece del flusso di firma elettronica descritto qui. Vedi l'articolo sulla pianificazione commerciale.
Categorie: Offerte
Dopo che hai mandato un'offerta per la firma, la cronologia delle attività dell'offerta registra ogni evento sulla richiesta di firma. Usala per rispondere a "il cliente ha ricevuto l'e-mail?", "quante volte ho reinviato?", "quando ha firmato il cliente?" e "quella firma era digitale o analogica?".
Leggere la cronologia delle attività
Sull'offerta deve esserci almeno una richiesta di firma. La cronologia registra gli eventi di firma, non la creazione dell'offerta. Se non hai ancora inviato, vedi l'articolo su anteprima, varianti, testi legali e validità del link dell'offerta.
- Apri l'offerta nel Portal.
- Trova la cronologia Attività o Audit nella vista principale dell'offerta.
- Scorri gli eventi di firma elencati qui sotto.
Ogni riga mostra il nome dell'evento, l'orario e l'utente che l'ha innescato. Se l'ha innescato il cliente dal link pubblico, la riga mostra il cliente.
Gli eventi di firma che vedrai
- Signature request created (richiesta di firma creata) — La prima azione Invia per la firma. L'e-mail dell'offerta è stata inviata a questo orario.
- Customer notification about signature request sent (notifica al cliente sulla richiesta di firma inviata) — Un'azione Notifica (reinvio). Vedi l'articolo Ricordare al cliente. Il cliente ha ricevuto una copia nuova della stessa e-mail.
- Signature request withdrawn (richiesta di firma ritirata) — Un'azione Ritiro. Vedi l'articolo Revocare l'offerta. Il link ha smesso di funzionare a questo orario.
- Signature request accepted by customer (richiesta di firma accettata dal cliente) — Il cliente ha firmato digitalmente tramite il flusso di firma pubblico. L'offerta ora è Vinto.
- Signature request accepted analogously (richiesta di firma accettata in modo analogico) — Hai caricato una firma su carta. Vedi l'articolo Caricare una firma manuale. L'offerta ora è Vinto.
Se stai verificando un'offerta firmata, cerca Signature request accepted by customer oppure Signature request accepted analogously. Esattamente uno dei due chiude la traccia. Se stai inseguendo un cliente che dice di non aver ricevuto l'offerta, cerca Signature request created e Customer notification about signature request sent. Sono questi a dirti quando è stata inviata l'e-mail dell'offerta.
Vedere quante volte il cliente ha aperto il link
Apri la riga della firma sull'offerta. Lì trovi il conteggio delle visualizzazioni, che sale ogni volta che il link pubblico viene caricato. Il conteggio comprende anche le tue aperture, se hai provato il link.
Il conteggio delle visualizzazioni prosegue tra un reinvio e l'altro. Se il cliente ha aperto l'e-mail originale cinque volte prima che tu usassi Notifica, il conteggio riparte da lì. Un conteggio alto su un'offerta firmata rispecchia tutte le aperture dall'invio originale in poi.
Confermare che l'e-mail dell'offerta è stata inviata
Se il cliente dice di non aver ricevuto l'offerta:
- Apri la cronologia delle attività e trova l'evento Signature request created.
- Annota l'orario. È il momento in cui l'e-mail dell'offerta è stata inviata.
- Verifica che l'indirizzo e-mail sulla richiesta di firma corrisponda a quello che il cliente si aspetta.
Se l'evento created c'è e l'indirizzo e-mail è giusto, l'e-mail dell'offerta è stata inviata. Con ogni probabilità è finita nello spam, oppure il cliente sta guardando nella casella sbagliata.
Suggerimento
Per avere una copia personale di ogni e-mail di firma, attiva CC on offer sent (copia per conoscenza all'invio dell'offerta) nel tuo profilo utente. Da quel momento ogni e-mail di firma arriva anche nella tua casella di posta. È la verifica più affidabile, perché vedi esattamente ciò che riceve il cliente.
Cosa mostra la cronologia delle attività all'invio
Ogni e-mail di firma compare nella cronologia delle attività come evento di invio, così ogni evento di firma sta in un unico posto: Attività.
L'evento Signature request created è la tua prova che l'e-mail dell'offerta è stata inviata. Se un cliente segnala un problema di consegna, cerca la causa dalla parte del cliente: controlla lo spam, verifica l'indirizzo e-mail e chiedi al cliente di aggiungere Reonic al suo elenco di mittenti sicuri. Usa CC on offer sent per controllare tu stesso il contenuto dell'e-mail.
Cosa sapere
- Le voci della cronologia delle attività restano sul record. Utile quando una verifica chiede "abbiamo contattato il cliente tra il giorno X e il giorno Y?".
- Vengono registrati anche gli eventi lato cliente. Signature request accepted by customer compare quando il cliente clicca per firmare sul link pubblico. È la prova di un'azione del cliente.
- I link per la firma hanno una finestra di validità. Se il cliente non firma prima che la validità del link si esaurisca, il link smette di funzionare. Per dargli una spinta prima di allora, vedi l'articolo Ricordare al cliente.
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