Ricordare a un cliente di firmare — reinviare il link per la firma
Reinvia al cliente la stessa e-mail per la firma quando dice di non averla ricevuta, l'ha persa, o vuoi mandarla a un altro indirizzo.
Nota
Questo flusso di firma vale per le offerte residenziali. Le offerte commerciali si firmano in un altro modo, quindi per quelle usa l'articolo sulla pianificazione commerciale.
Quando hai mandato un'offerta per la firma e il cliente non si muove, il passo successivo più comune è reinviare il link: stessa offerta, stesso documento, e-mail nuova. Se ne occupa l'azione Notifica. Se il cliente deve vedere una versione modificata dell'offerta, ritira la richiesta in attesa e mandane una nuova (vedi Revocare l'offerta).
A chi è rivolto
- Account manager che seguono le firme in attesa prima che il link scada.
- Admin dell'installatore che indirizzano i solleciti quando il cliente dice che l'e-mail non è mai arrivata.
- Field Worker che sollecitano sul posto i clienti che hanno perso il link originale.
Prima di iniziare
- Sull'offerta deve già esistere una richiesta di firma in attesa. Se hai ritirato quella originale o è scaduta, manda invece una richiesta nuova. Vedi Anteprima, varianti, testi legali e validità del link dell'offerta.
- Verifica che l'indirizzo e-mail del cliente sulla richiesta sia corretto. Se il cliente dice di non aver ricevuto nulla, un indirizzo sbagliato è la causa più comune.
- Decidi se vuoi reinviare la stessa offerta (Notifica) oppure mandare una versione aggiornata (ritira e reinvia).
Reinviare il link per la firma
- Apri l'offerta nel Portal.
- Vai su Finalizza > Firme.
- Sulla riga della firma in attesa, clicca Notifica.
- Conferma Inviare un'e-mail? nella finestra di dialogo.
Il cliente riceve una nuova e-mail con lo stesso link e lo stesso documento. Il documento che il cliente vede è identico a quello della prima e-mail.
Nota
L'e-mail reinviata riprende lo stesso oggetto del primo invio, per impostazione predefinita "Il vostro preventivo è pronto" (in inglese: "Your quote is ready"), oppure quello che hai impostato per il tuo Workspace. Oggetto e testo restano identici al primo invio. Se vuoi che il cliente sappia che sta arrivando un sollecito, diglielo su un canale separato, per esempio un messaggio in chat, una telefonata o un SMS.
Quando mandare invece una richiesta di firma nuova
Se hai modificato l'offerta tra un invio e l'altro (prezzi cambiati, varianti scambiate, un refuso corretto nel documento) Notifica è l'azione sbagliata. La richiesta in attesa resta legata all'offerta com'era all'invio originale, quindi Notifica manda al cliente la versione precedente.
Per le modifiche, il flusso è:
- Ritira la richiesta di firma in attesa (vedi Revocare l'offerta).
- Modifica l'offerta liberamente.
- Manda una richiesta di firma nuova dall'azione Invia per la firma.
Il cliente riceve una nuova e-mail con un nuovo link e il documento aggiornato.
Confermare che il sollecito è partito
Dopo aver cliccato Notifica, controlla la cronologia delle attività dell'offerta. Dovresti vedere un evento Customer notification about signature request sent (notifica al cliente sulla richiesta di firma inviata) con un orario. L'invio è partito nel momento in cui compare quell'evento.
Reonic registra l'invio nella cronologia delle attività. La consegna nella casella di posta dipende dal provider di posta del cliente, quindi se il cliente dice di non aver ricevuto nemmeno l'e-mail reinviata, controlla prima la sua cartella spam, poi verifica l'indirizzo e-mail sulla richiesta, poi usa di nuovo Notifica oppure cambia l'indirizzo e reinvia. Vedi Tracciare le aperture dell'offerta per l'elenco completo degli eventi della cronologia delle attività.
Cosa sapere
- Il conteggio delle visualizzazioni prosegue tra un reinvio e l'altro. Se il cliente ha aperto l'e-mail originale cinque volte prima del reinvio, il conteggio riparte da lì. Reinviare non azzera il contatore delle aperture.
- I solleciti passano da Notifica. Per dare una spinta al cliente prima che il suo link scada, usa Notifica con questo flusso.
- Puoi reinviare quante volte vuoi. Ogni Notifica produce un nuovo evento di invio e-mail nella cronologia delle attività.
- Il link precedente del cliente funziona ancora dopo un sollecito. Notifica manda la stessa offerta allo stesso link, quindi il cliente può firmare sia dalla prima e-mail sia dal sollecito.
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