Emettere una conferma dell'ordine (Auftragsbestätigung)

Categorie: Fatturazione

La Conferma dell'offerta fa da ponte tra offerta accettata e prima fattura. Reonic la genera dall'offerta accettata, la numera a partire dal tuo prefisso per le conferme dell'offerta, la archivia nel gruppo di documenti del progetto e ti lascia emetterla e inviarla. Porta con sé delle voci ma non porta denaro: nessuno stato del pagamento, nessuno Skonto, nessun codice QR di pagamento.

Prima di iniziare

• L'offerta deve essere accettata o firmata, in digitale o su carta. Le conferme dell'offerta si generano a partire dalle varianti accettate, non dalle bozze.
• Configura prima i tuoi Dettagli sull'emissione. Finché non sono impostati, la creazione dei documenti è bloccata, lo stesso vincolo che vale per le fatture.
• Le conferme dell'offerta le crei tu nel modulo Fatturazione: crei il documento, poi lo emetti e lo invii.
• Qualsiasi Workspace può creare conferme dell'offerta, indipendentemente dal paese di emissione. (Fatture, fatture parziali e note di credito sono limitate a determinati paesi; le conferme dell'offerta sono disponibili ovunque.)

Quando viene generata la conferma dell'offerta

La conferma dell'offerta è disponibile dopo l'accettazione. Non esiste finché l'offerta è ancora in attesa o in fase di firma. Il ciclo di vita:

1. Offerta in attesa di accettazione. Ancora nessuna conferma dell'offerta.
2. Offerta accettata o firmata (in digitale o su carta). La conferma dell'offerta diventa generabile.
3. Conferma dell'offerta generata. Numerata, bloccata, resa in PDF e archiviata nel gruppo di documenti del progetto.
4. Conferma dell'offerta inviata. Il cliente la riceve.
5. Prima fattura o fattura parziale. Inizia la fatturazione; nel gruppo di documenti la conferma dell'offerta precede la fattura.

La conferma dell'offerta non sostituisce l'offerta firmata. L'offerta firmata è il contratto; la conferma dell'offerta è il riscontro formale di quel contratto. Se un cliente dovesse dire "non è questo che avevo accettato", si risolve sull'offerta firmata, non sulla conferma dell'offerta.

Generare una conferma dell'offerta

Le conferme dell'offerta si creano nel modulo Fatturazione. Il flusso è Bozza, poi Emissione, poi Invio, lo stesso ciclo di vita di ogni altro documento:

1. Apri la scheda Fatturazione e clicca su Nuovo in alto a destra. Si apre la finestra Creare nuovo documento.
2. (Facoltativo) Scegli il Contatto o progetto a cui appartiene il documento.
3. Sotto "Qual documento vuoi creare?", scegli Conferma dell'offerta.
4. (Quando la scegli sotto un progetto) Compaiono i menu a tendina Opzione per l'importazione e Raggruppamento voci, come per le fatture. Usali per compilare automaticamente le voci da un'offerta firmata o non firmata.
5. Clicca su Crea. Il documento si apre nell'editor dei documenti in stato Bozza (nella stessa forma dell'editor delle fatture: voci, sconti, Locale, piè di pagina, senza Skonto, stato del pagamento o codice QR).
6. Rivedi e modifica il contenuto finché è in Bozza. I dati sono precompilati dall'offerta che hai importato.
7. Clicca su Finalizza nell'intestazione dell'editor. Si apre la finestra Rivedi e finalizza la conferma d'offerta.
8. Clicca su Emetti conferma d'offerta. Il documento riceve il numero successivo dal tuo prefisso per le conferme dell'offerta e il PDF viene bloccato.

Se hai già emesso una conferma dell'offerta e ti serve un duplicato (o vuoi far nascere da lì la fattura), l'azione Duplicate into type (duplica in un altro tipo) è la strada più pulita; vedi Come le conferme dell'offerta si rapportano alle fatture più avanti.

Il documento è ora pronto per l'invio.

Inviare la conferma dell'offerta al cliente

La conferma dell'offerta la invii tu:

1. Apri nell'editor la conferma dell'offerta emessa.
2. Clicca su Inviare via e-mail.
3. Se serve, correggi il destinatario, l'oggetto o il testo del messaggio.
4. Clicca su Invia.

Il cliente riceve l'e-mail e il documento viene contrassegnato come inviato.

Numerazione e prefisso delle conferme dell'offerta

Le conferme dell'offerta hanno una sequenza di numeri propria, indipendente da fatture, fatture parziali e note di credito. Configura il prefisso nei tuoi Dettagli sull'emissione.

Per impostare il numero iniziale della sequenza, apri Impostazioni > Impostazioni aziendali > Fatturazione > Dettagli sull'emissione e modifica la riga del tipo di documento che stai configurando (Conferma dell'offerta, Fattura, Fattura parziale, Nota di credito). Ogni riga ha due campi: un prefisso (per esempio OC- o FT-2026-) e un numero successivo (l'intero che Reonic assegna al prossimo documento, per esempio 0001, oppure 4500 se stai proseguendo una sequenza che hai portato da uno strumento precedente). Salva, e il prossimo documento di quel tipo userà il prefisso e il numero configurati; il contatore aumenta di uno a ogni emissione. Impostare il numero successivo è la strada normale quando porti dentro una sequenza già in corso da un altro strumento: la imposti una volta e poi Reonic incrementa da lì.

Numerazione tipica:

• OC-2026-0001: prima conferma dell'offerta dell'anno.
• AB-2026-0001: per il mercato tedesco, se vuoi l'abbreviazione di Auftragsbestätigung come prefisso (il prefisso è testo libero; il tipo di documento resta Conferma dell'offerta).
• CONF-2026-0001: generico.

Il numero viene assegnato al momento dell'Emissione / Finalizzazione ed è unico all'interno del tuo Workspace. Ogni numero si usa una volta sola. Se annulli una conferma dell'offerta, la successiva prende il numero successivo e il numero annullato non viene riutilizzato.

Che cosa vede il cliente sul PDF

Il PDF della conferma dell'offerta rispecchia il contenuto dell'offerta in chiave di conferma. Contenuto tipico:

• Intestazione. Il logo della tua azienda, i tuoi dati di contatto, l'indirizzo del cliente.
• Numero conferma d'offerta e data.
• Riferimento all'offerta (numero dell'offerta, data di accettazione o di firma).
• Voci. I componenti della variante confermata.
• Totale. Corrispondente al totale dell'offerta, compresi gli eventuali componenti opzionali scelti dal cliente.
• Data di consegna o di installazione. Se nota e configurata per essere resa.
• Informazioni di pagamento. Di solito un rimando alle fatture successive.
• Piè di pagina. Coordinate bancarie, testo legale (facoltativo).

Il layout del PDF segue il modello del tuo Workspace per il tuo paese di emissione. Nell'editor puoi modificare il memo e il testo di riferimento per ogni offerta; le modifiche di layout più ampie avvengono a livello di modello, quindi rivolgiti al tuo account manager Reonic se ti serve personalizzare il layout.

Modificare una conferma dell'offerta

Per la modifica, le conferme dell'offerta si comportano come le fatture:

• Stato Bozza. Modificabile.
• Stato Emessa o Inviata. Sola lettura. Il numero, il PDF e i dati sono tutti bloccati.

Per cambiare una conferma dell'offerta già inviata hai due strade:

1. Annullarla (vedi Annullare una conferma dell'offerta più avanti).
2. Generarne una nuova accanto (stesso progetto, nuovo numero) e poi dire al cliente che la nuova sostituisce la precedente.

Annullare una conferma dell'offerta

Se una conferma dell'offerta è stata emessa per errore (cliente sbagliato, totale sbagliato, progetto sbagliato), annullala:

1. Apri la conferma dell'offerta nel Portal.
2. Clicca su Annulla conferma dell'offerta.
3. Conferma.

La conferma dell'offerta riceve una filigrana di annullamento, diventa inattiva nel gruppo di documenti e il suo numero non viene riutilizzato (la conferma dell'offerta successiva prende il numero successivo).

L'annullamento è un'azione che spetta a te. Se il cliente ha già ricevuto il documento, avvisalo separatamente, perché l'annullamento non lo notifica. Lo stesso vale quando una trattativa salta dopo l'accettazione: annulla tu la conferma dell'offerta se vuoi che il registro lo rispecchi.

Come le conferme dell'offerta si rapportano alle fatture

La conferma dell'offerta precede la fatturazione. Il flusso tipico:

1. Offerta accettata. Conferma dell'offerta generata e inviata.
2. Inizia l'installazione. Fattura parziale 1 (acconto / Anzahlung).
3. L'installazione prosegue. Fattura parziale 2 (Zwischenrechnung).
4. Installazione completata. Fattura finale.

La conferma dell'offerta è un documento di cortesia che conferma la trattativa prima che il denaro cambi mano. Dice "abbiamo ricevuto la tua offerta accettata", mentre una fattura dice "per favore paga questo importo". La conferma dell'offerta resta fuori dal calcolo del saldo aperto, e i tuoi strumenti di contabilità collegati (Lexoffice, Sevdesk, Bexio) ricevono le tue fatture e le tue note di credito, non le conferme dell'offerta.

Convertire una conferma dell'offerta in una fattura

Quando il cliente è pronto a essere fatturato, converti la conferma dell'offerta emessa invece di reinserire tutto a mano:

1. Apri la conferma dell'offerta emessa.
2. Usa l'azione Duplicate into type e scegli Fattura.
3. Reonic crea una nuova bozza di Fattura precompilata con le stesse voci, gli stessi sconti, la stessa valuta e la stessa Locale, così i totali coincidono senza reinserire nulla.
4. Rivedi la bozza, poi emetti e invia la fattura come al solito.

Cosa sapere

• Le conferme dell'offerta esistono solo dopo l'accettazione. Le offerte in attesa o scadute non ne hanno una. Il documento si genera a partire da una variante accettata.
• Vivono nel gruppo di documenti del progetto. Conferma dell'offerta, offerta firmata, fatture parziali, fattura finale, note di credito: tutte nello stesso contenitore, con dati del cliente e riferimento di progetto coerenti.
• La numerazione è indipendente da quella delle fatture. Le conferme dell'offerta usano il prefisso OC- (o quello che hai configurato); le fatture usano FT-; le fatture parziali usano FP-; le note di credito usano NC-. Configura ogni prefisso nei tuoi Dettagli sull'emissione.
• Le crei tu. Le conferme dell'offerta si creano nel modulo Fatturazione (Bozza, poi Emissione, poi Invio). Non vengono create né inviate automaticamente all'accettazione.
• Le conferme dell'offerta non vengono mandate ai tuoi strumenti di contabilità. Solo fatture e note di credito vengono trasmesse a Lexoffice, Sevdesk o Bexio.
• Il cliente non firma la conferma dell'offerta. È un riscontro, non un contratto. Il contratto è l'offerta firmata.
• Disponibile in ogni paese. Qualsiasi Workspace può creare conferme dell'offerta, indipendentemente dal paese di emissione. (Fatture, fatture parziali e note di credito sono disponibili per DE, AT, CH, FR, UK, Jersey e i territori d'oltremare della Repubblica francese; le conferme dell'offerta sono disponibili ovunque.)
• L'offerta firmata è essa stessa un documento di conferma. Alcuni installatori saltano del tutto la conferma dell'offerta separata e, dato che la crei tu, saltarla significa semplicemente non crearne una per quel progetto. La conferma dell'offerta è un documento di doppia sicurezza per i mercati o i clienti che si aspettano una conferma formale dopo l'accettazione.
• Valgono i modelli specifici per paese. Il PDF della conferma dell'offerta rispetta le regole fiscali e i modelli specifici per paese esattamente come fanno le fatture. L'editor è lo stesso in ogni paese; è il PDF reso a essere diverso.
• Le condizioni legali personalizzate vanno nel campo a testo libero Note finali. Le condizioni sospensive o antecedenti (le aufschiebende Bedingungen che metteresti su un'Auftragsbestätigung) vanno nel campo Note finali (in tedesco: Endnoten) in fondo all'editor, come testo libero che viene reso sotto il corpo del documento.
• I campi di testo si salvano da soli e si bloccano all'emissione. I campi a testo libero (descrizione, memo e Note finali) si salvano automaticamente circa un secondo dopo che smetti di scrivere, quindi non c'è un pulsante Salva. Restano modificabili finché il documento è in Bozza e si bloccano con il resto del documento una volta emesso.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026