Scrivere una lettera (documento di accompagnamento a testo libero)

Categorie: Fatturazione

Una Lettera è il documento di accompagnamento a testo libero del modulo Fatturazione: un titolo, un sottotitolo, un messaggio e una Locale, senza voci, prezzi o IVA. Sta accanto alle tue fatture e attraversa le stesse fasi Bozza, Emessa e Annullata, ma non porta con sé denaro né stato del pagamento. Usala quando ti serve un documento numerato, reso in PDF e inviabile per e-mail che sia puro testo, come una lettera di accompagnamento, un ringraziamento o una comunicazione formale al cliente.

Prima di iniziare

• Configura i Dettagli sull'emissione della tua azienda. La stessa configurazione una tantum richiesta prima delle fatture vale anche per le lettere. Vedi Set up issuing details.
• Qualsiasi Workspace può creare una lettera, in qualsiasi paese.
• Decidi se la lettera si collega a un cliente e a un progetto esistenti oppure se sta per conto suo.
• Per qualsiasi cosa con una quantità, un prezzo o l'IVA, usa invece un Documento di consegna, un Ordine di acquisto o una Conferma dell'offerta.

Scrivere ed emettere una lettera

1. Apri la scheda Fatturazione nella navigazione del Portal.
2. Clicca su Nuovo in alto a destra. Si apre la finestra Creare nuovo documento.
3. (Facoltativo) Scegli un Contatto o progetto se la lettera appartiene a un cliente o a un lavoro specifico.
4. Tra le scelte "Qual documento vuoi creare?", scegli Lettera.
5. Clicca su Crea. La lettera si apre nell'editor della lettera.
6. Compila i campi:
   • Titolo. L'intestazione della lettera.
   • Sottotitolo. Una seconda riga facoltativa sotto il titolo.
   • Messaggio. Il testo del corpo. È libero, senza voci.
   • Locale. Imposta la lingua del piè di pagina reso e il formato della data.
7. Le tue modifiche si salvano automaticamente mentre scrivi, quindi non c'è un pulsante Salva.
8. Quando la lettera è come la vuoi, clicca su Finalizza nell'intestazione dell'editor. Si apre la finestra Rivedi e finalizza.
9. (Facoltativo) Spunta Inviare un'e-mail al cliente nella finestra.
10. Clicca su Emetti lettera. Reonic genera il PDF, assegna il numero del documento a partire dal tuo prefisso per le lettere (per esempio L-2026-0042) e blocca il documento.
11. Se hai spuntato Inviare un'e-mail al cliente, la finestra di invio si apre da sola. Altrimenti usa più tardi il pulsante Inviare via e-mail sulla lettera emessa.

Modificare, annullare e archiviare

• Bozza. Completamente modificabile. Titolo, sottotitolo, messaggio e Locale si salvano tutti automaticamente mentre scrivi.
• Emessa. Bloccata. Il testo, il numero e il PDF si congelano tutti. Per cambiare una lettera emessa, annullala e scrivine una nuova.
• Annulla. Se una lettera è stata emessa per errore, annullala. Reonic genera un PDF annullato, e la lettera successiva prende il numero successivo della sequenza.
• Archivia. Funziona sulle lettere in Bozza o Annullate. Per togliere una lettera emessa dalla tua vista elenco predefinita, prima annullala, poi archivia il documento annullato. Archiviare un intero gruppo di documenti archivia anche ogni documento non archiviato che contiene, lettera compresa; Ripristina gruppo li riporta tutti indietro.

Cosa sapere

• Le lettere hanno una numerazione propria. Il prefisso e il contatore delle lettere sono separati dalle sequenze di fatture, fatture parziali e note di credito. Configurali in Impostazioni > Impostazioni aziendali > Fatturazione > Dettagli sull'emissione.
• Nessuno stato del pagamento. Una lettera non traccia Pagato, Non pagato o Scaduto. È un documento di accompagnamento e resta fuori dal calcolo del saldo aperto.
• Nessuna voce. Titolo, sottotitolo, messaggio e Locale sono tutto il documento. Per qualsiasi cosa con quantità o prezzi, usa uno degli altri tipi di documento di accompagnamento o una fattura.
• È la Locale a guidare la lingua del documento reso. Scegli la Locale che corrisponde al destinatario, così il formato della data e il testo del piè di pagina vengono giusti.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026