Emettere un ordine di acquisto (Bestellung)
Crea un ordine di acquisto per richiedere prodotti o servizi, di solito al tuo fornitore. Porta con sé voci e quantità, produce un PDF e riceve un proprio numero di documento, senza alcun pagamento da tracciare.
Categorie: Fatturazione
Un ordine di acquisto (in tedesco: Bestellung) è uno dei documenti di accompagnamento che puoi creare in Fatturazione accanto alle fatture. Nella finestra di creazione è descritto come "Richiede un prodotto o servizio." Un ordine di acquisto va dalla tua azienda a un fornitore, quindi qui il destinatario è il tuo fornitore, non il tuo cliente finale. Lo usi per ordinare formalmente materiali o servizi per un lavoro. Porta con sé voci e un totale, resta fuori da qualsiasi tracciamento dei pagamenti e non compare mai nel saldo aperto di un cliente.
Prima di iniziare
- Configura prima i tuoi Dettagli sull'emissione, una configurazione una tantum riservata all'Admin sotto Impostazioni > Impostazioni aziendali > Fatturazione > Dettagli sull'emissione. La stessa configurazione una tantum da cui dipende la creazione dei documenti per le fatture vale anche per gli ordini di acquisto.
- Puoi creare un ordine di acquisto da qualsiasi Workspace. È un documento di accompagnamento, quindi è a tua disposizione allo stesso modo ovunque.
- Decidi se l'ordine di acquisto appartiene a un gruppo di documenti esistente (un cliente e un progetto) oppure se sta per conto suo. Collegarlo a un progetto tiene tutte le carte del lavoro in un unico contenitore.
Emettere un ordine di acquisto
Il flusso è Bozza, poi Emissione, poi invio: lo stesso ciclo di vita di ogni altro documento in Fatturazione:
- Apri la scheda Fatturazione nella navigazione del Portal.
- Clicca su Nuovo in alto a destra. Si apre la finestra Creare nuovo documento.
- Scegli un contatto o progetto se l'ordine di acquisto appartiene a un cliente o a un lavoro specifico.
- Nel gruppo di opzioni "Qual documento vuoi creare?", scegli Ordine di acquisto.
- Quando lo crei sotto un progetto, compaiono i menu a tendina Opzione per l'importazione e Raggruppamento voci. Usali per compilare automaticamente le voci dall'offerta del progetto invece di inserirle a mano.
- Clicca su Crea. L'ordine di acquisto si apre nell'editor dei documenti, con lo stesso layout dell'editor delle fatture, con voci, quantità, prezzi, sconti, Locale e piè di pagina.
- Modifica la bozza. Aggiungi o correggi voci e quantità, imposta la Locale e compila i campi a testo libero (descrizione, memo e Note finali). Le bozze sono completamente modificabili.
- Clicca su Finalizza nell'intestazione dell'editor per aprire la finestra Rivedi e finalizza.
- Spunta Invia e-mail nella finestra se vuoi spedirlo al momento dell'emissione.
- Clicca su Emetti ordine di acquisto. Reonic genera il PDF ufficiale, assegna il numero successivo dal tuo prefisso per gli ordini di acquisto e blocca il documento.
Se hai spuntato Invia e-mail, la finestra di invio si apre da sola. Altrimenti usa Inviare via e-mail sul documento emesso quando sei pronto.
Numerazione e prefisso
Gli ordini di acquisto hanno una sequenza di numeri propria, separata da fatture, fatture parziali, note di credito e dagli altri documenti di accompagnamento. Configura il prefisso e il numero successivo per tipo di documento in Impostazioni > Impostazioni aziendali > Fatturazione > Dettagli sull'emissione (per esempio PO-2026-0001 o BEST-2026-0001). Il numero viene assegnato quando emetti il documento. Se annulli un ordine di acquisto, il successivo che emetti prende il numero seguente della sequenza.
Cosa sapere
- Il tuo "cliente" su un ordine di acquisto è il tuo fornitore. È l'unico tipo di documento in Fatturazione che va a un fornitore invece che al tuo cliente finale. I campi sono gli stessi; la direzione è invertita.
- Una bozza è modificabile; un documento emesso è bloccato. Una volta emesso, il numero, il PDF e tutte le voci e i testi si congelano. I campi a testo libero si salvano da soli mentre scrivi, quindi non c'è un pulsante Salva, e restano modificabili solo finché il documento è in Bozza.
- Per correggere un ordine di acquisto emesso, annullalo ed emettine uno nuovo. Il documento annullato riceve un'etichetta "annullato" e diventa inattivo nel gruppo di documenti.
- L'archiviazione funziona sugli ordini di acquisto in Bozza o Annullati. Per togliere un ordine emesso dalla tua vista elenco predefinita, prima annullalo, poi archivia il documento annullato. Archiviare un intero gruppo di documenti archivia anche ogni documento non archiviato che contiene (ordine di acquisto compreso), e Ripristina gruppo annulla l'operazione.
- Converti tra tipi di documento con Duplicate into type. Questa azione (duplica in un altro tipo) crea una nuova bozza di un altro tipo (per esempio una fattura) con voci e sconti già compilati.
- Le condizioni personalizzate vanno nel campo Note finali. Scrivi le eventuali condizioni nel campo a testo libero Note finali (in tedesco: Endnoten) in fondo all'editor; vengono rese come testo semplice sotto il corpo del documento.
Nota
l'unico PDF che esce è quello che rende Reonic. Per inviare le condizioni del fornitore o una scheda tecnica insieme all'ordine di acquisto, mandale separatamente.
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