Emettere una conferma dell'offerta
Conferma un'offerta accettata con un documento di accompagnamento formale che potrai poi convertire in una fattura.
Categorie: Fatturazione
Una Conferma dell'offerta (in tedesco: Auftragsbestätigung) è un documento di accompagnamento del modulo Fatturazione che conferma un'offerta accettata. Nella finestra di creazione si legge "Conferma un'offerta accettata." Usala quando un cliente ha dato il suo assenso e vuoi mandargli un riscontro formale prima della fattura. Porta con sé delle voci e sta accanto alle tue fatture, e segue lo stesso ciclo di vita Bozza, Emessa, Annullata. Non porta con sé denaro: nessuno stato del pagamento e nessun codice QR di pagamento. Quando la trattativa passa alla fatturazione, la converti direttamente in una fattura.
Se ti aspetti un'Auftragsbestätigung, questo è il documento da usare. È il riscontro post-firma che fa da ponte tra l'offerta firmata e la prima fattura.
A chi è rivolto
Admin installatori e account manager con un ruolo Editor o superiore che vogliono mandare al cliente una conferma formale di un'offerta accettata, con voci e un proprio numero di documento, prima di emettere la prima fattura. Sono gli Admin a configurare il prefisso e la numerazione delle conferme dell'offerta.
Prima di iniziare
- Configura i Dettagli sull'emissione della tua azienda. La stessa configurazione una tantum richiesta prima delle fatture vale anche per le conferme dell'offerta. Vedi Set up issuing details.
- Le conferme dell'offerta sono disponibili in ogni paese, quindi qualsiasi Workspace può crearle.
- Decidi se la conferma dell'offerta si collega a un cliente e a un progetto esistenti oppure se sta per conto suo.
Emettere una conferma dell'offerta
- Apri la scheda Fatturazione nella navigazione del Portal.
- Clicca su Nuovo in alto a destra. Si apre la finestra Creare nuovo documento.
- (Facoltativo) Scegli un Contatto o progetto se il documento appartiene a un cliente o a un lavoro specifico.
- Sotto "Qual documento vuoi creare?", scegli Conferma dell'offerta.
- (Quando la scegli sotto un progetto) Compaiono i menu a tendina Opzione per l'importazione e Raggruppamento voci, come per le fatture. Usali per compilare automaticamente le voci da un'offerta firmata o non firmata.
- Clicca su Crea. Il documento si apre nell'editor con voci, sconti, Locale e piè di pagina, nella stessa forma dell'editor delle fatture, senza stato del pagamento e senza codice QR di pagamento.
- Modifica la bozza. Hai la stessa libertà di una bozza di fattura: puoi cambiare tutto finché non la emetti. I campi di testo come descrizione, memo e Note finali si salvano automaticamente poco dopo che smetti di scrivere, quindi non c'è un pulsante Salva.
- Quando è pronta, clicca su Finalizza nell'intestazione dell'editor. Si apre la finestra Rivedi e finalizza.
- (Facoltativo) Spunta Inviare un'e-mail al cliente.
- Clicca su Emetti conferma d'offerta. Reonic genera il PDF, assegna il numero del documento a partire dal tuo prefisso per le conferme dell'offerta (per esempio
OC-2026-0042) e blocca il documento. - Se hai spuntato Inviare un'e-mail al cliente, la finestra di invio si apre da sola. Altrimenti usa più tardi il pulsante Inviare via e-mail sul documento emesso.
Convertire una conferma dell'offerta in una fattura
Quando il cliente accetta e sei pronto a fatturare, converti la conferma dell'offerta emessa invece di reinserire tutto a mano:
- Apri la conferma dell'offerta emessa.
- Usa l'azione Duplicate into type (duplica in un altro tipo) e scegli Fattura.
- Reonic crea una nuova bozza di fattura con le stesse voci e gli stessi sconti già compilati.
- Rivedi la bozza, poi emetti e invia la fattura come al solito.
Modificare, annullare e archiviare
- Bozza. Modificabile. Voci, sconti, Locale, piè di pagina e testo si cambiano liberamente.
- Emessa. Bloccata. Il numero, il PDF e i dati sono fissi. Da qui puoi annullarla, oppure emettere un nuovo documento.
- Annulla. Se è stata emessa per errore, annullala. Reonic genera un PDF annullato, e il numero resta riservato (il documento successivo prende il numero successivo).
- Archivia. Funziona sulle conferme dell'offerta in Bozza o Annullate. Per togliere una conferma emessa dalla tua vista elenco predefinita, prima annullala, poi archivia il documento annullato. Archiviare un intero gruppo di documenti archivia ogni documento non archiviato che contiene, conferma dell'offerta compresa; Ripristina gruppo annulla l'operazione.
Cosa sapere
- Le conferme dell'offerta hanno una numerazione propria. Il prefisso e il contatore sono separati dalle sequenze di fatture, fatture parziali e note di credito. Configurali in Impostazioni > Impostazioni aziendali > Fatturazione > Dettagli sull'emissione.
- Nessuno stato del pagamento. Una conferma dell'offerta non traccia Pagato, Non pagato o Scaduto, e resta fuori dal calcolo del saldo aperto.
- Le condizioni legali personalizzate vanno nel campo Note finali. Le condizioni sospensive o antecedenti (il caso d'uso delle aufschiebende Bedingungen) vanno nel campo Note finali (in tedesco: Endnoten) in fondo all'editor, come testo libero.
- L'e-mail porta con sé il PDF reso da Reonic. Per inviare insieme a una conferma dell'offerta un tuo PDF di condizioni, una scheda tecnica o una foto, mandalo al cliente separatamente.
- Le integrazioni di fatturazione sincronizzano fatture e note di credito. Le tue integrazioni di fatturazione collegate sincronizzano fatture e note di credito, non le conferme dell'offerta.
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