Aperçu, variantes, mentions légales et validité du lien de l'offre

L'étape de signature transforme une offre planifiée en contrat. Au moment de l'envoi, Reonic fige l'offre chiffrée, envoie au client un lien public par e-mail et enregistre la version signée sur votre projet, de sorte que le reste de vos outils (facturation, intégrations, installation) prenne le relais. Cet article parcourt le flux d'envoi principal ainsi que tout ce que vous définissez ou voyez au moment de l'envoi : variantes, validité du lien, mentions légales, e-mail de l'expéditeur et ce que le client voit de son côté.

À qui s'adresse cet article

• Gestionnaires de comptes qui envoient des offres pour signature au quotidien.
• Admins installateurs qui configurent les paramètres d'expéditeur, les mentions légales et les valeurs par défaut de validité du lien.
• Field Worker qui recueillent des signatures sur site avec une tablette.

Avant de commencer

• L'offre doit être planifiée, chiffrée et prête (composants sélectionnés, modes de paiement définis, partenaire de financement choisi le cas échéant).
• L'adresse e-mail du client sur la demande doit être correcte. C'est là que part le lien public.
• Décidez quelle(s) variante(s) le client doit voir. Vous pouvez en inclure plusieurs dans une même demande de signature ; le client en choisit une et signe.
• Décidez de la validité du lien, en général 14, 30 ou 60 jours. Le lien cesse de fonctionner à ce moment-là.

Envoyer l'offre au client pour signature

1. Ouvrez l'offre dans le Portal.
2. Allez sur l'onglet Finaliser.
3. Cliquez sur Envoyer pour signature.
4. Choisissez la ou les variantes à inclure. S'il n'y en a qu'une, elle est présélectionnée.
5. Définissez la validité du lien : le nombre de jours dont dispose le client pour signer avant l'expiration du lien.
6. Personnalisez si vous le souhaitez l'objet de l'e-mail et le message adressé au client.
7. Cliquez sur Envoyer.

Reonic fige l'offre chiffrée, génère le PDF et envoie au client un lien public par e-mail, avec le PDF en pièce jointe. Le client ouvre le lien directement depuis l'e-mail et signe sur la page.

Envoyer l'offre à des clients professionnels ou entreprises

Si vous faites passer un client professionnel par le flux d'offre résidentielle, il signe le même lien numérique qu'un client résidentiel. La différence entre B2C et B2B se situe sur l'offre elle-même (tarification professionnelle, gestion de la TVA, coordonnées professionnelles), pas sur le flux de signature.

Envoyer à plusieurs adresses e-mail

Le lien de signature part vers l'unique adresse e-mail enregistrée sur la demande. Pour faire parvenir le lien à un partenaire, un conjoint ou un responsable des finances, transférez l'e-mail vous-même, ou modifiez l'adresse e-mail sur la demande avant l'envoi.

Plusieurs liens de signature en attente sur une même offre

Une offre reste ouverte à de nouveaux envois : vous pouvez donc avoir plusieurs liens de signature ouverts en même temps, chacun avec sa propre demande en attente et son propre lien public. Cela arrive naturellement quand vous corrigez une adresse e-mail et renvoyez l'offre, ou quand vous envoyez une deuxième variante.

Dès que le client signe l'un d'entre eux, l'offre entière passe à Gagné.

Ce que vit le client

Le client reçoit un e-mail dont l'objet est par défaut « Votre devis est prêt » (les offres révisées utilisent « Votre devis révisé est prêt »), avec le PDF en pièce jointe et un bouton qui ouvre la page de signature publique. Vous pouvez remplacer le texte de l'objet pour votre workspace. Le client ouvre le lien directement depuis l'e-mail et signe sur la page.

Sur la page publique, il voit le PDF, le fait défiler et, à la fin, il peut soit :

• Cliquer pour signer : une confirmation en une seule pression.
• Dessiner sa signature : si le paramètre de signature manuscrite est activé sur votre workspace, il dessine sa signature au doigt sur la page.

Si l'offre porte plusieurs options de paiement (par exemple paiement comptant, financement et location), le client en choisit une sur la page avant de signer. Chaque option affiche son propre prix et son propre PDF, et l'enregistrement signé retient l'option qu'il a choisie, laquelle se répercute ensuite sur la facturation et sur vos intégrations.

Après sa signature, Reonic ajoute une page d'attestation au PDF, stocke le PDF signé, fait passer le projet à Gagné et exécute les intégrations configurées. L'événement de signature apparaît dans le flux d'activité sous Signature request accepted by customer — demande de signature acceptée par le client (voir Suivre les ouvertures de l'offre).

Signer avec le client en personne sur votre tablette

Quand vous concluez la vente en face à face (visite à domicile, rendez-vous sur site), vous pouvez tendre votre tablette au client et le laisser signer numériquement sur place.

1. Envoyez d'abord l'offre pour signature (voir ci-dessus). Cela crée la demande en attente et génère le lien public.
2. Sur la tablette, ouvrez le lien de signature public du client. Transférez l'e-mail vers une boîte de réception consultable sur la tablette, ou utilisez l'option Afficher la version web depuis l'offre pour ouvrir le lien public.
3. Tendez la tablette au client.
4. Le client suit le flux de signature électronique standard sur la tablette.

Cela compte comme une signature électronique par le client, et non comme une signature « pour le compte de ». Le PDF reçoit la même page d'attestation ; la signature est juridiquement recueillie au moment où elle est apposée.

Réémettre une offre acceptée comme encore en attente, avec une nouvelle date

Une variante signée reste verrouillée en tant qu'artefact contractuel. Pour réémettre une offre acceptée avec une nouvelle date, dérivez-la vers une nouvelle variante :

1. Ouvrez l'offre signée dans le Portal.
2. Ajoutez une nouvelle variante, vierge ou en dupliquant celle qui est signée. Voir Ajouter une variante.
3. Ajustez librement la nouvelle variante (prix, composants, mise en page du PDF).
4. Envoyez une nouvelle demande de signature qui inclut la nouvelle variante (voir Envoyer l'offre au client pour signature ci-dessus). Le client reçoit un nouvel e-mail avec un nouveau lien et une nouvelle période de validité ; la date inscrite sur la nouvelle ligne de signature est celle où il signe, pas celle où vous avez dérivé la variante.
5. La variante signée d'origine reste au dossier comme trace historique, visible dans la liste des variantes et dans l'historique des signatures.

Prévenez le client avant d'envoyer le nouveau lien, pour qu'il signe la nouvelle variante et non la précédente.

Définir, prolonger ou vérifier la validité du lien

Vous définissez la validité du lien au moment où vous cliquez sur Envoyer pour signature. Une fois définie, elle reste figée pour cette ligne de signature.

Pour laisser plus de temps à un client, envoyez une nouvelle demande de signature. Le nouvel e-mail contient un nouveau lien avec une nouvelle période de validité. Retirez la demande précédente si vous n'en avez plus besoin. Pour renvoyer une offre déjà expirée : ouvrez l'offre, allez sur l'onglet Finaliser, cliquez de nouveau sur Envoyer pour signature, définissez une nouvelle validité et cliquez sur Envoyer. Le client reçoit un nouvel e-mail avec un nouveau lien ; le lien expiré reste dans l'historique de la ligne de signature.

Définir les conditions générales, le bloc de signature et la date de livraison prévue

Trois champs, trois emplacements de réglage :

• Les conditions générales de vente se configurent par workspace sous Paramètres > Planification & offre > Mentions légales. Par offre, choisissez le modèle actif applicable via Finaliser > Personnaliser les pages > Mentions légales. Pour faire figurer vos propres mentions légales sur la page de signature, intégrez-les dans les emplacements du modèle PDF (page de garde, conditions, conditions d'utilisation, avenant) ; la signature est recueillie sur le PDF de l'offre généré par Reonic. C'est l'admin de votre workspace qui met en place ces surfaces de modèle, et par offre vous pouvez changer la variante de mentions légales qui s'applique. Votre gestionnaire de comptes Reonic peut vous aider à personnaliser les modèles.
• La mise en page du bloc de signature est déterminée par la variante de page de garde sur la page PDF Signature (Paramètres > Planification & offre > Pages & Design). Par offre, vous la personnalisez en choisissant une autre variante de page via Personnaliser les pages.
• La date de livraison prévue se définit sur l'offre elle-même, pas dans la boîte de dialogue d'envoi pour signature : ouvrez l'offre, allez dans Finaliser > Personnaliser les pages > Page de garde / Valeurs par défaut du document et renseignez le champ Estimation de la date de livraison (elle apparaît aussi sur la confirmation de commande si vous en générez une après la signature).

La validité du lien se définit séparément, dans la boîte de dialogue d'envoi pour signature (voir Définir, prolonger ou vérifier la validité du lien ci-dessus).

Changer l'adresse e-mail d'expéditeur affichée sur l'e-mail au client

L'e-mail de signature du client est envoyé pour le compte du Responsable Grands Comptes (Key Account Manager, KAM) assigné à la demande. C'est ce nom et cet e-mail que le client voit comme expéditeur. Si aucun Responsable Grands Comptes n'est assigné, l'e-mail part de l'utilisateur qui a cliqué sur Envoyer.

Pour changer l'expéditeur que voit le client :

1. Ouvrez l'offre et allez sur l'onglet Projet.
2. Remplacez le Responsable Grands Comptes assigné par l'utilisateur dont le nom et l'e-mail doivent apparaître.
3. Envoyez la demande de signature. L'e-mail au client part désormais au nom de cet utilisateur.

Pour vous mettre en copie de chaque e-mail d'envoi d'offre, activez CC on offer sent (copie sur offre envoyée) dans votre profil utilisateur. Voir Suivre les ouvertures de l'offre pour l'intérêt diagnostique de la copie à l'envoi.

Joindre des documents supplémentaires à l'e-mail de signature

L'e-mail de signature transporte le PDF de l'offre signée. Pour mettre d'autres éléments sous les yeux du client (vos conditions générales, une brochure d'installation, une fiche technique de financement), procédez ainsi :

• Ajoutez le document au PDF de l'offre lui-même. Si votre modèle PDF dispose des bons emplacements de page (page de garde, conditions, conditions d'utilisation, avenant), intégrez-y le document pour que le client le voie sur la page de signature.

Pour collecter des documents auprès du client (pièce d'identité, justificatif de propriété, photos du compteur), utilisez les dépôts du Portail client ou envoyez-lui une demande distincte. L'étape de signature suppose que vous avez déjà tout ce qu'il vous faut pour conclure.

Si le mauvais document a été joint à une offre signée (par exemple si vous avez déposé le mauvais PDF analogique), dérivez l'offre pour corriger. Voir Révoquer une offre pour le schéma de dérivation.

Cas particuliers de la signature analogique

Le flux complet de dépôt analogique (déposer un PDF signé par le client quand celui-ci a signé sur papier) est traité dans Déposer une signature manuelle. Les cas particuliers ci-dessous couvrent les questions que vous rencontrerez le plus souvent au moment de l'envoi.

Définir ou modifier la date de signature sur un dépôt analogique

Quand vous déposez un PDF signé par le client, la boîte de dialogue demande la date à laquelle le client a réellement signé, pas la date du jour. Elle propose la date du jour par défaut ; remplacez-la par la date inscrite sur la signature papier. La date peut se situer jusqu'à un jour dans le futur ; au-delà, elle est refusée.

Définissez la bonne date au moment du dépôt. C'est là que la date de signature est enregistrée.

Déposer une signature analogique pour une offre dont le lien a expiré

Un PDF signé analogiquement se rattache à une ligne de signature en attente. Si le lien a expiré, créez d'abord une nouvelle ligne en attente :

1. Ouvrez l'offre dans le Portal.
2. Envoyez de nouveau l'offre pour signature (voir Envoyer l'offre au client pour signature ci-dessus). Cela crée une nouvelle ligne de signature en attente avec une nouvelle période de validité.
3. Une fois la nouvelle ligne en attente en place, suivez Déposer une signature manuelle sur cette nouvelle ligne.
4. Dans la boîte de dialogue de dépôt, indiquez comme date de signature celle inscrite sur le papier.

La ligne de signature expirée reste dans l'historique de l'offre ; le PDF signé analogiquement se rattache à la nouvelle ligne.

Validité de la signature électronique, attestation et partenaires de financement

• La signature électronique de Reonic ajoute une page d'attestation au PDF. La page d'attestation consigne qui a signé, quand, depuis où, ainsi qu'un contrôle du contenu permettant de vérifier le document signé par la suite.
• Les dépôts analogiques reprennent la signature papier telle qu'elle a été numérisée, juridiquement équivalente sur papier. Voir Déposer une signature manuelle.
• Les partenaires de financement Bees & Bears et EOS acceptent les signatures électroniques Reonic comme déclencheur de la transmission du dossier de financement. Quand le client signe, le PDF signé et les données de l'offre sont transmis au partenaire de financement.
• Formulaires KfW / BzA : la Bestätigung zum Antrag (BzA) pour les subventions KfW est générée séparément, dans le cadre du flux de subventions. La BzA doit porter la signature de l'installateur (et son cachet lorsque c'est requis) avant d'être transmise au client. La signature d'offre de Reonic est un document distinct de la BzA. Voir Demander et gérer les programmes de subventions pour le flux BzA.
• Les documents de projet français sont générés séparément. Vous pouvez joindre l'offre Reonic signée par le client au dossier de dépôt français, pendant que ce dossier suit la procédure administrative française. Voir Demander et gérer les programmes de subventions pour le flux de dépôt français.

Trouver la fonction de signature dans le Portal

Le flux de signature se trouve sur l'onglet Finaliser de l'offre. Cet onglet affiche :

• La liste des demandes de signature (en attente, signée, expirée, retirée).
• L'action Envoyer pour signature lorsqu'aucune demande n'est en attente.
• La Nomenclature de la variante.
• Les compléments facultatifs (lettre d'accompagnement, documents complémentaires) avant l'envoi.

L'onglet Finaliser apparaît dès que l'offre comporte au moins une variante configurée.

Bon à savoir

• Une signature en attente verrouille la variante sur laquelle elle a été envoyée. Tant que la demande de signature de cette variante est active, vous ne pouvez pas la modifier : retirez la demande, modifiez, puis renvoyez. Les autres variantes restent modifiables, et l'offre reste ouverte à de nouveaux envois.
• Le design du PDF est figé au moment de l'envoi. Si vous modifiez le design du PDF après l'envoi, le PDF du client continue d'afficher le design tel qu'il était à l'envoi. Retirez la demande et renvoyez-la pour diffuser le nouveau design.
• L'e-mail au client après signature vous appartient. Le client transmet le PDF signé ; tout message de suivi qu'il reçoit dépend des modèles d'e-mail de votre workspace. Considérez la communication client d'après-signature comme quelque chose que vous pilotez.

Envoyer des confirmations de commande et d'autres documents

Reonic génère l'offre à signer ; la confirmation de commande est un document distinct, qui vient après la signature. Après la signature, générez une Confirmation d'offre (Auftragsbestätigung) dans le module Facturation, en tant que type de document à part entière ; vous pourrez la convertir plus tard en facture. Voir Confirmation de commande pour ce flux.

Reonic envoie deux types de documents par e-mail : l'offre signée (ce flux) et les factures / factures partielles / confirmations de commande (le flux de facturation). Voir Facture pour le flux d'envoi de la facturation.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026