Révoquer ou retirer une demande de signature d'offre
Rendez inutilisable un lien de signature en attente, modifiez une offre déjà envoyée, ou dérivez une offre signée vers une nouvelle variante quand le client a besoin d'un changement.
Remarque
Sur les projets commerciaux, les offres sont signées sur papier : vous imprimez l'offre, recueillez la signature sur papier et déposez le scan. Le flux de signature électronique décrit ici s'applique aux offres résidentielles. Voir l'article sur la planification commerciale.
Catégories : Offres
Cet article couvre trois moments où une demande de signature doit revenir en arrière ou bifurquer : retirer un lien en attente, modifier une offre en cours de route, et dériver une offre signée quand l'affaire évolue. Pour le flux d'envoi lui-même, voir Aperçu, variantes, mentions légales et validité du lien de l'offre.
À qui s'adresse cet article
Gestionnaires de comptes, admins installateurs et Field Worker qui doivent annuler ou modifier une offre après le départ du lien de signature. Il vous faut au minimum le rôle editor.
Avant de commencer
- L'offre doit déjà comporter une ligne de signature (en attente, expirée ou signée). Retirer, renvoyer et dériver agissent tous sur une ligne de signature existante : envoyez donc d'abord la demande.
- Déterminez dans quel cas vous êtes : lien envoyé mais client n'ayant pas signé (en attente), lien expiré sans signature, ou client ayant déjà signé. Chaque cas suit un chemin différent.
Retirer une demande de signature en attente
Quand vous devez rendre inutilisable le lien que le client a reçu (mauvais prix, mauvaise variante, faute de frappe dans le PDF), retirez la demande en attente.
- Ouvrez l'offre.
- Allez sur Finaliser > Signature.
- Sur la ligne de la signature en attente, cliquez sur Retirer (l'icône de flèche d'annulation).
- Confirmez dans la fenêtre de confirmation.
Le lien public du client devient immédiatement inopérant, et le retrait est consigné dans le flux d'activité de l'offre sous « Signature request withdrawn » (demande de signature retirée). Après le retrait, vous pouvez modifier librement l'offre et envoyer une nouvelle demande de signature.
Conseil
Si vous avez construit l'offre via le flux de planification simplifiée, vous pouvez gérer la signature sans passer à la vue Finaliser complète. L'étape Terminer la planification porte les mêmes actions : retirer une demande en attente, ouvrir le lien public de l'offre signée, et un indicateur par variante montrant si chaque variante est signée ou en Signature demandée - bloqué pour édition. Le comportement est identique à un retrait depuis Finaliser.
Remarque
Le client conserve son ancien lien tant que vous ne lui dites pas le contraire : prévenez-le donc par un autre canal (e-mail, téléphone, WhatsApp) avant ou juste après le retrait, pour qu'il ne clique pas sur son ancien lien et ne tombe pas sur une erreur.
Remarque
Le retrait est possible tant que la signature est en attente. Une fois l'offre signée ou le lien expiré, la ligne affiche à la place « Signed signature requests cannot be withdrawn » (les demandes de signature signées ne peuvent pas être retirées) ou « Expired signature requests cannot be withdrawn » (les demandes de signature expirées ne peuvent pas être retirées). Retirez chaque signature en attente individuellement.
Modifier une offre en attente (lien envoyé, client n'ayant pas signé)
Tant qu'une demande de signature est active, la variante sur laquelle elle a été envoyée est bloquée pour édition : vous ne pouvez pas modifier cette variante avant d'avoir retiré le lien. Le flux est donc retirer → modifier → renvoyer.
- Retirez la demande de signature en attente (voir ci-dessus). Le lien du client devient inopérant et la variante se débloque pour l'édition.
- Modifiez librement l'offre : prix, composants, personnalisation du PDF, variantes.
- Envoyez une nouvelle demande de signature depuis l'onglet Finaliser. Le client reçoit un nouvel e-mail avec un nouveau lien.
Tant que la demande de signature est active, la variante sur laquelle elle a été envoyée est bloquée pour édition — et pas seulement la vue du client. Sans retrait, vous pouvez consulter l'offre ou ajouter et modifier d'autres variantes, mais pour changer la variante partie en signature, vous devez d'abord retirer sa demande. C'est précisément à cela que sert l'étape de retrait : elle rend inopérant l'ancien lien du client et débloque cette variante pour l'édition. Tant que vous n'avez pas retiré et renvoyé, le client regarde toujours l'ancien PDF.
Remarque
La variante envoyée est bloquée pour édition tant que sa demande de signature est en attente. Pour débloquer cette variante et pouvoir la modifier, retirez la demande.
Modifier une offre dont le lien a expiré
Un lien expiré est déjà inopérant : vous pouvez donc modifier immédiatement.
- Modifiez librement l'offre.
- Envoyez une nouvelle demande de signature depuis l'onglet Finaliser.
Une nouvelle ligne de signature est créée, et l'ancienne, expirée, reste dans l'historique.
Remarque
L'action Retirer est disponible tant qu'un lien est en attente. Une fois un lien expiré, il est déjà inopérant : pour faire signer de nouveau la même variante avec un lien neuf, envoyez une nouvelle demande. La ligne expirée d'origine reste sur l'offre à titre de trace.
Modifier une offre signée — dériver vers une nouvelle variante
Une fois que le client a signé, cette variante est verrouillée en tant qu'artefact contractuel. Pour acter un changement après signature, dérivez vers une nouvelle variante.
- Ouvrez l'offre.
- Ajoutez une nouvelle variante (vierge, ou dupliquée depuis la variante signée).
- Modifiez la nouvelle variante avec les prix ou le périmètre actualisés.
- Si le client doit également donner son accord sur la nouvelle version, envoyez une nouvelle demande de signature incluant la nouvelle variante depuis l'onglet Finaliser.
- Au démarrage de l'installation, choisissez la variante à construire (celle qui est signée ou celle qui est actualisée) via la transmission à l'installation.
Dupliquer est en général la dérivation la plus rapide. La copie hérite des lignes, du mode de paiement, des détails de financement, des subventions et du calepinage solaire de la variante source : vous n'ajustez donc que ce qui a changé.
Conseil
Un duplicata est une copie indépendante, pas un miroir en direct : les modifications qui y sont faites ne remontent pas vers l'original. Il hérite du calepinage solaire (modules, chaînes, groupes parallèles, chacun repris en copie indépendante), du mode de paiement, des détails de financement, des subventions, des données économiques solaires (tarif de rachat, prix de l'électricité, tarif post-EEG) et des lots de composants optionnels (la boîte de dialogue de duplication confirme « Les composants optionnels sont dupliqués » et « Les subventions sont dupliquées »). Si vous dupliquez une variante à laquelle un financement est rattaché, la copie conserve la même configuration de financement, prête à être ajustée ; retirez le financement de la copie pour obtenir une simple variante au comptant. Les sélections de lots du client sont réinitialisées et repassent à non cochées, pour que le client re-sélectionne les composants optionnels, et la nouvelle variante est débloquée même lorsque la source était bloquée par une signature.
Remarque
Le PDF signé et l'instantané de la variante signée sont conservés définitivement. Ce sont des artefacts contractuels : la dérivation préserve donc la trace d'origine exactement telle que le client l'a acceptée.
Annuler, rejeter ou révoquer une offre signée
La variante signée reste verrouillée en tant qu'artefact contractuel, et le PDF signé est conservé comme tel. Voici comment acter qu'une affaire signée est tombée :
- Changez le statut du projet à la main (par exemple vers Perdu, avec un motif), pour que votre équipe et vos rapports reflètent la réalité. Les changements de statut ne touchent pas au PDF signé ; ils documentent le résultat de l'affaire.
Si le client veut renégocier, dérivez vers une nouvelle variante comme décrit ci-dessus. Le client signe la nouvelle variante, les deux signatures restent au dossier, et vous menez l'installation sur la variante retenue.
Bon à savoir
- Une demande de signature active bloque la variante sur laquelle elle a été envoyée. Tant qu'une demande est en attente, vous pouvez la consulter, la retirer, ou ajouter et modifier d'autres variantes — mais pour changer la variante partie en signature, vous devez d'abord retirer sa demande en attente (ce qui rend aussi inopérant le lien du client). Le client continue de voir l'instantané pris à l'envoi tant que vous n'avez pas retiré et renvoyé.
- Une signature apposée ne bloque que sa propre variante. Les autres variantes de la même offre restent modifiables, et vous pouvez ajouter de nouvelles variantes même après qu'une signature a été apposée (pratique pour une montée en gamme). Dérivez en dupliquant la variante signée vers une nouvelle variante modifiable.
- Chaque offre conserve au moins une variante. Chaque offre conserve sa dernière variante restante, et une variante rattachée à une signature non retirée reste en place. Retirez la signature, ou attendez l'expiration ou la signature, avant de la supprimer.
- Dites ce qui a changé lors du renvoi. Après un retrait et un renvoi, renvoyez le client vers le PDF actualisé ou signalez le changement dans votre message, pour qu'un changement de tarif soit clair.
- Le message au client vous appartient. Prévenez le client par un autre canal quand vous retirez un lien, pour qu'il ne clique pas sur un lien mort.
- Les dérivations coexistent. Une variante signée et une nouvelle variante modifiable vivent côte à côte sur la même offre. La variante signée reste l'artefact contractuel, et la nouvelle est celle sur laquelle vous travaillez désormais.
- La dérivation corrige aussi un document déposé par erreur. Quand le mauvais PDF papier atterrit sur une ligne signée, ajoutez une nouvelle variante, envoyez une nouvelle demande de signature et recueillez la bonne signature papier sur la nouvelle ligne.
- Dériver directement vers l'installation. Quand vous démarrez une installation sur une offre signée à plusieurs variantes, dérivez la variante signée vers une variante « Installation : <nom> » en une seule étape et désignez-la comme celle à construire, afin que l'installateur puisse ajuster les spécificités de l'installation pendant que la trace historique signée reste intacte.
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