Déposer une signature manuelle (analogique) pour le compte du client

Recueillez une signature papier sur une demande de signature en attente : glissez-y le PDF signé, indiquez la date de signature, cochez les composants optionnels s'il y en a, et Reonic enregistre la signature analogique avec les mêmes effets en aval qu'une signature électronique.

Sur les projets commerciaux

les offres commerciales sont signées en personne, sur papier. Vous joignez le PDF signé sous forme de scan déposé et vous traitez le reste dans l'article sur la planification commerciale. Le flux de signature analogique ci-dessous couvre les offres résidentielles.

Catégories : Offres

Certains clients signent sur papier plutôt que par voie électronique : clients âgés, conclusions sur site où le client préfère le papier, clients qui n'utilisent pas l'e-mail, ou cas où le lien électronique a expiré avant que le client ne signe. Dans tous ces cas, vous déposez le PDF signé par le client et Reonic enregistre la signature analogique sur la demande en attente. Les effets en aval (bascule du statut vers Gagné, transmission à la facturation, envoi vers les intégrations) se déclenchent de la même façon que pour une signature électronique.

À qui s'adresse cet article

Gestionnaires de comptes qui concluent sur site ou avec des clients attachés au papier.
Admins installateurs qui recueillent après coup une signature papier quand le lien électronique a expiré.
Field Worker qui déposent une offre papier fraîchement signée lors d'un rendez-vous à domicile.

Avant de commencer

Une demande de signature en attente doit déjà exister sur l'offre. Sinon, envoyez-en d'abord une via l'action Envoyer pour signature. Le dépôt analogique se rattache à une ligne en attente.
Ayez sous la main le PDF signé par le client, prêt à être glissé-déposé, ou sachez où il se trouve pour pouvoir le parcourir.
Sachez quelle variante le client a signée, si l'offre en comporte plusieurs.
Connaissez la date de signature : le jour où le client a réellement signé le papier (pas nécessairement aujourd'hui).
Pour les variantes comportant des lots de composants optionnels, sachez quels composants optionnels le client a cochés sur le papier.

Déposer le PDF signé

Le client signe le papier entièrement de votre côté : il n'a donc besoin d'aucun compte Reonic pour que la signature soit enregistrée. La ligne analogique que vous créez constitue sa trace côté Reonic.

Ouvrez l'offre dans le Portal.
Allez sur Finaliser > Signatures.
Sur la ligne de la signature en attente, ouvrez le menu ....
Cliquez sur Télécharger un document signé de manière analogique.
Choisissez la variante que le client a signée (si l'offre en comporte plusieurs).
Glissez-déposez le PDF signé, ou cliquez pour le parcourir. L'aperçu s'affiche à droite.
Saisissez la date de signature : le jour où le client a réellement signé. La date ne peut pas se situer à plus d'un jour dans le futur.
Si la variante comporte des lots de composants optionnels, cochez les composants optionnels que le client a sélectionnés sur le papier.
Cliquez sur Accepter, puis confirmez dans la boîte de dialogue Confirmer l'acceptation de l'offre.

Le PDF signé atterrit dans l'onglet Fichiers de l'offre et sur la ligne de signature. Le flux d'activité consigne un événement Signature request accepted analogously (demande de signature acceptée analogiquement). L'offre bascule sur Gagné. La variante est désormais verrouillée. Le même déploiement en aval se déclenche (transmission à la facturation, envoi vers les intégrations) que pour une signature électronique.

Conseil

Le client garde son propre exemplaire papier : Reonic n'envoie donc aucune confirmation automatique au dépôt. S'il lui faut une copie conservée par Reonic, téléchargez le PDF signé depuis l'onglet Fichiers et envoyez-le-lui séparément par e-mail.

Enregistrer une date de signature qui n'est pas celle du jour

La date de signature propose la date du jour par défaut, et le champ est modifiable sur le formulaire de dépôt. Choisissez la date à laquelle le client a réellement signé : c'est la date contractuelle qui compte pour la tenue des dossiers. Deux contraintes :

La date ne peut pas se situer à plus d'un jour dans le futur. Toute date postérieure à demain est bloquée.
Vous pouvez indiquer une date antérieure. Saisissez le jour où le client a réellement signé, même s'il est antérieur à aujourd'hui.

Remarque

La date de signature que vous saisissez est la date que le contrat atteste. Elle figure sur la page d'attestation (là où il y en a une) et alimente les champs de date en aval, comme l'échéancier de facturation et le début de la garantie. Renseignez-la correctement au moment du dépôt. La date est enregistrée à l'enregistrement du formulaire.

Faire resigner une offre dont le lien a expiré (signature manuelle)

Quand le client signe sur papier mais que le lien électronique a expiré avant votre dépôt, rattachez la signature analogique à une nouvelle demande :

Depuis l'offre, émettez une nouvelle demande de signature sur la même variante. Cela permet de créer une nouvelle ligne en attente.
Sur la nouvelle ligne en attente, suivez la procédure de dépôt standard ci-dessus.
La ligne expirée reste dans l'historique. La signature analogique se rattache à la nouvelle ligne.

Ce même schéma « une demande, une signature » vous permet d'enregistrer plusieurs signatures papier sur une offre : émettez une demande distincte pour chacune, puis déposez chaque PDF signé sur sa propre ligne en attente. C'est aussi la voie la plus propre quand un client vous remet une offre papier signée après l'expiration de la demande de signature d'origine.

Bon à savoir

Les dépôts analogiques reprennent le PDF papier tel qu'il a été numérisé. Ils sont juridiquement équivalents sur papier à une signature électronique.
La signature sur tablette est une signature électronique, pas un dépôt analogique. Quand le client signe électroniquement sur votre tablette lors d'un rendez-vous à domicile, c'est une signature électronique avec attestation complète. Utilisez le flux d'envoi et de signature standard. Le dépôt analogique concerne les signatures papier recueillies en dehors de Reonic.
Pour corriger un PDF analogique erroné, dérivez l'offre : ajoutez une nouvelle variante, émettez une nouvelle demande de signature et déposez la bonne signature papier sur la nouvelle ligne. Le mauvais document reste dans l'historique d'origine.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026