Suivre les ouvertures de l'offre, les événements de signature et la remise des e-mails

Catégories : Offres

Après l'envoi d'une offre pour signature, le flux d'activité de l'offre consigne chaque événement de la demande de signature. Utilisez-le pour répondre aux questions « le client a-t-il reçu l'e-mail ? », « combien de fois ai-je renvoyé ? », « quand le client a-t-il signé ? » et « cette signature était-elle électronique ou analogique ? ».

Lire le flux d'activité

L'offre doit porter au moins une demande de signature. Le flux d'activité consigne les événements de signature, pas la création de l'offre. Si vous n'avez pas encore envoyé, voir l'article sur l'aperçu, les variantes, les mentions légales et la validité du lien de l'offre.

1. Ouvrez l'offre dans le Portal.
2. Trouvez le flux Activités ou Audit dans la vue principale de l'offre.
3. Parcourez les événements de signature listés ci-dessous.

Chaque ligne indique le nom de l'événement, l'horodatage et l'utilisateur qui l'a déclenché. Si c'est le client qui l'a déclenché depuis le lien public, la ligne affiche le client.

Les événements de signature que vous verrez

• Signature request created (demande de signature créée) — La première action Envoyer pour signature. L'e-mail de l'offre est parti à cet horodatage.
• Customer notification about signature request sent (notification client sur la demande de signature envoyée) — Une action Notifier (renvoi). Voir l'article Rappeler le client. Le client a reçu une nouvelle copie du même e-mail.
• Signature request withdrawn (demande de signature retirée) — Une action Retirer. Voir l'article Révoquer une offre. Le lien a cessé de fonctionner à cet horodatage.
• Signature request accepted by customer (demande de signature acceptée par le client) — Le client a signé électroniquement via le flux de signature public. L'offre est désormais Gagné.
• Signature request accepted analogously (demande de signature acceptée analogiquement) — Vous avez déposé une signature papier. Voir l'article Déposer une signature manuelle. L'offre est désormais Gagné.

Si vous auditez une offre signée, cherchez Signature request accepted by customer ou Signature request accepted analogously. Exactement l'un des deux clôt la piste. Si vous relancez un client qui dit ne pas avoir reçu l'offre, cherchez Signature request created et Customer notification about signature request sent. Ces événements vous disent quand l'e-mail de l'offre est parti.

Voir combien de fois le client a ouvert le lien

Ouvrez la ligne de signature de l'offre. Le nombre de consultations y figure, et il augmente à chaque chargement du lien public. Le compteur inclut vos propres ouvertures si vous avez testé le lien.

Le nombre de consultations se reporte d'un renvoi à l'autre. Si le client a ouvert l'e-mail d'origine cinq fois avant que vous ne le notifiiez, le compteur repart de là. Un nombre de consultations élevé sur une offre signée reflète toutes les ouvertures depuis l'envoi d'origine.

Vérifier que l'e-mail de l'offre est bien parti

Si le client dit ne pas avoir reçu l'offre :

1. Ouvrez le flux d'activité et trouvez l'événement Signature request created.
2. Notez l'horodatage. C'est le moment où l'e-mail de l'offre est parti.
3. Vérifiez que l'adresse e-mail figurant sur la demande de signature correspond à celle que le client attend.

Si l'événement created existe et que l'adresse e-mail est correcte, l'e-mail de l'offre est bien parti. Il est très probablement arrivé dans les indésirables, ou le client regarde dans la mauvaise boîte de réception.

Ce que le flux d'activité montre à l'envoi

Chaque e-mail de signature apparaît dans le flux d'activité comme un événement d'envoi, de sorte que tous les événements de signature vivent au même endroit : Activités.

L'événement Signature request created est votre preuve que l'e-mail de l'offre est parti. Si un client signale un problème de remise, cherchez la cause de son côté : vérifiez les indésirables, contrôlez l'adresse e-mail, et demandez au client d'ajouter Reonic à sa liste d'expéditeurs sûrs. Utilisez CC on offer sent pour vérifier vous-même le contenu de l'e-mail.

Bon à savoir

• Les entrées du flux d'activité restent au dossier. Utile quand un audit demande « avons-nous contacté le client entre les dates X et Y ? ».
• Les événements côté client sont également consignés. Signature request accepted by customer apparaît quand le client clique pour signer sur le lien public. C'est la preuve d'une action du client.
• Les liens de signature ont une fenêtre de validité. Si le client ne signe pas avant la fin de la validité du lien, le lien cesse de fonctionner. Pour le relancer avant, voir l'article Rappeler le client.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026