Émettre une confirmation de commande (Auftragsbestätigung)

Catégories : Facturation

La Confirmation d'offre fait le pont entre offre acceptée et première facture. Reonic la génère à partir de l'offre acceptée, la numérote depuis votre préfixe de confirmation d'offre, la classe dans le groupe de documents du projet et vous permet de l'émettre et de l'envoyer. Elle porte des lignes mais pas d'argent : ni statut de paiement, ni Skonto, ni code QR de paiement.

Avant de commencer

• L'offre doit être acceptée ou signée, par voie numérique ou sur papier. Les confirmations d'offre sont générées à partir de variantes acceptées, et non de brouillons.
• Configurez d'abord vos Détails de l'émission. Tant qu'ils ne sont pas renseignés, la création de documents est bloquée, exactement comme pour les factures.
• C'est vous qui créez les confirmations d'offre dans le module Facturation : créez le document, puis émettez-le et envoyez-le.
• Tout workspace peut créer des confirmations d'offre, quel que soit le pays d'émission. (Les factures, factures partielles et notes de crédit sont limitées à certains pays ; les confirmations d'offre sont disponibles partout.)

Quand la confirmation d'offre est générée

La confirmation d'offre est disponible après l'acceptation. Elle n'existe pas tant que l'offre est encore en attente ou en cours de signature. Le cycle de vie :

1. Offre en attente d'acceptation. Pas encore de confirmation d'offre.
2. Offre acceptée ou signée (numériquement ou sur papier). La confirmation d'offre devient générable.
3. Confirmation d'offre générée. Numérotée, verrouillée, rendue en PDF et classée dans le groupe de documents du projet.
4. Confirmation d'offre envoyée. Le client la reçoit.
5. Première facture ou facture partielle. La facturation commence ; la confirmation d'offre précède la facture dans le groupe de documents.

La confirmation d'offre ne remplace pas l'offre signée. L'offre signée est le contrat ; la confirmation d'offre est l'accusé de réception formel de ce contrat. Si un client dit un jour « ce n'est pas ce que j'avais accepté », vous tranchez au regard de l'offre signée, pas de la confirmation d'offre.

Générer une confirmation d'offre

Créez les confirmations d'offre dans le module Facturation. Le parcours est Brouillon, puis Émettre, puis Envoyer, le même cycle de vie que tout autre document :

1. Ouvrez l'onglet Facturation et cliquez sur Nouveau en haut à droite. La boîte de dialogue Créer un nouveau document s'ouvre.
2. (Facultatif) Choisissez le Contact ou projet auquel le document appartient.
3. Sous « Quel document souhaitez-vous éditer ? », choisissez Confirmation d'offre.
4. (Lorsque vous la créez sous un projet) Les listes déroulantes Option d'importation et Regroupement des lignes apparaissent, comme pour les factures. Utilisez-les pour préremplir automatiquement les lignes à partir d'une offre signée ou non signée.
5. Cliquez sur Créer. Le document s'ouvre dans l'éditeur de document au statut Brouillon (même forme que l'éditeur de facture : lignes, remises, localité, pied de page, sans Skonto, sans statut de paiement ni code QR).
6. Relisez et modifiez le contenu tant qu'il est en Brouillon. Les données sont préremplies depuis l'offre que vous avez importée.
7. Cliquez sur Finaliser dans l'en-tête de l'éditeur. La boîte de dialogue Examiner et finaliser le devis s'ouvre.
8. Cliquez sur Émettre le devis. Le document reçoit le numéro suivant de votre préfixe de confirmation d'offre et le PDF est verrouillé.

Si vous avez déjà émis une confirmation d'offre et qu'il vous en faut un duplicata (ou que vous voulez en faire naître la facture), l'action Duplicate into type (Dupliquer vers un autre type de document) est le chemin le plus propre ; voir Comment les confirmations d'offre se rattachent aux factures ci-dessous.

Le document est maintenant prêt à être envoyé.

Envoyer la confirmation d'offre au client

C'est vous qui envoyez la confirmation d'offre :

1. Ouvrez la confirmation d'offre émise dans l'éditeur.
2. Cliquez sur Envoyer par courrier électronique.
3. Ajustez le destinataire, l'objet ou le texte du message si nécessaire.
4. Cliquez sur Envoyer.

Le client reçoit l'e-mail et le document est marqué comme Envoyé.

Numérotation et préfixe de confirmation d'offre

Les confirmations d'offre ont leur propre série de numéros, indépendante des factures, des factures partielles et des notes de crédit. Configurez le préfixe dans vos Détails de l'émission.

Pour définir le numéro de départ de la série, ouvrez Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Facturation > Détails de l'émission et modifiez la ligne du type de document que vous configurez (Confirmation d'offre, Facture, Facture partielle, Note de crédit). Chaque ligne comporte deux champs : un préfixe (par exemple CO- ou FA-2026-) et un numéro suivant (l'entier que Reonic attribuera au prochain document, par exemple 0001, ou 4500 si vous poursuivez une série reprise d'un outil précédent). Enregistrez, et le prochain document de ce type utilise le préfixe configuré plus le numéro ; le compteur augmente de un à chaque émission. Définir le numéro suivant est le chemin standard quand vous reprenez une série en cours depuis un autre outil : définissez-le une fois, et Reonic incrémente à partir de là.

Numérotation typique :

• CO-2026-0001 : première confirmation d'offre de l'année.
• AB-2026-0001 : pour le marché allemand, si vous voulez l'abréviation d'Auftragsbestätigung comme préfixe (le préfixe est du texte libre ; le type de document reste la Confirmation d'offre).
• CONF-2026-0001 : générique.

Le numéro est attribué au moment de l'émission / finalisation et il est unique au sein de votre workspace. Chaque numéro n'est utilisé qu'une fois. Si vous annulez une confirmation d'offre, la suivante prend le numéro suivant et le numéro annulé n'est pas réutilisé.

Ce que le client voit sur le PDF

Le PDF de confirmation d'offre reprend le contenu de l'offre dans un cadre de confirmation. Contenu typique :

• En-tête. Le logo de votre entreprise, vos coordonnées, l'adresse du client.
• Numéro de devis et date.
• Référence à l'offre (numéro d'offre, date d'acceptation ou de signature).
• Lignes. Les composants de la variante confirmée.
• Total. Correspondant au total de l'offre, options choisies par le client comprises.
• Date de livraison ou d'installation. Si elle est connue et configurée pour figurer au rendu.
• Informations de paiement. En général une référence aux factures à venir.
• Pied de page. Coordonnées bancaires, mentions légales (facultatif).

La mise en page du PDF suit le modèle de votre workspace pour votre pays d'émission. Vous pouvez modifier le mémo et le texte de référence offre par offre dans l'éditeur ; les changements de mise en page plus larges se font au niveau du modèle : adressez-vous donc à votre gestionnaire de comptes Reonic si vous avez besoin d'une mise en page personnalisée.

Modifier une confirmation d'offre

Les confirmations d'offre se comportent comme les factures pour la modification :

• Statut Brouillon. Modifiable.
• Statut Émis ou Envoyé. En lecture seule. Le numéro, le PDF et les données sont tous verrouillés.

Pour modifier une confirmation d'offre envoyée, vous avez deux chemins :

1. Annulez-la (voir Annuler une confirmation d'offre ci-dessous).
2. Générez-en une nouvelle à côté (même projet, nouveau numéro), puis dites au client que la nouvelle remplace la précédente.

Annuler une confirmation d'offre

Si une confirmation d'offre a été émise par erreur (mauvais client, mauvais total, mauvais projet), annulez-la :

1. Ouvrez la confirmation d'offre dans le Portal.
2. Cliquez sur Annuler le devis.
3. Confirmez.

La confirmation d'offre reçoit un filigrane d'annulation, devient inactive dans le groupe de documents, et son numéro n'est pas réutilisé (la confirmation d'offre suivante prend le numéro suivant).

L'annulation est une action qui vous revient. Si le client a déjà reçu le document, prévenez-le séparément, car l'annulation ne le notifie pas. Il en va de même quand une affaire tombe à l'eau après l'acceptation : annulez vous-même la confirmation d'offre si vous voulez que le dossier en rende compte.

Comment les confirmations d'offre se rattachent aux factures

La confirmation d'offre précède la facturation. Le parcours typique :

1. Offre acceptée. Confirmation d'offre générée et envoyée.
2. Démarrage de l'installation. Facture partielle 1 (acompte / Anzahlung).
3. Avancement de l'installation. Facture partielle 2 (Zwischenrechnung).
4. Installation terminée. Facture finale.

La confirmation d'offre est un document de courtoisie qui confirme l'affaire avant que l'argent ne change de mains. Elle dit « nous avons bien reçu votre offre acceptée », là où une facture dit « veuillez régler ce montant ». La confirmation d'offre reste en dehors du calcul de l'encours, et vos outils comptables connectés (Lexoffice, Sevdesk, Bexio) reçoivent vos factures et notes de crédit, pas les confirmations d'offre.

Convertir une confirmation d'offre en facture

Une fois que le client est prêt à être facturé, convertissez la confirmation d'offre émise plutôt que de la ressaisir :

1. Ouvrez la confirmation d'offre émise.
2. Utilisez l'action Duplicate into type (Dupliquer vers un autre type de document) et choisissez Facture.
3. Reonic crée un nouveau brouillon de Facture prérempli avec les mêmes lignes, remises, devise et localité, si bien que les totaux concordent sans ressaisie.
4. Relisez le brouillon, puis émettez et envoyez la facture comme d'habitude.

Bon à savoir

• Les confirmations d'offre n'existent qu'après l'acceptation. Les offres en attente ou expirées n'en ont pas. Le document est généré à partir d'une variante acceptée.
• Elles vivent dans le groupe de documents du projet. Confirmation d'offre, offre signée, factures partielles, facture finale, notes de crédit : tout dans le même conteneur, avec des données client et une référence de projet cohérentes.
• La numérotation est indépendante de celle des factures. Les confirmations d'offre utilisent le préfixe CO- (ou celui que vous avez configuré) ; les factures FA- ; les factures partielles FP- ; les notes de crédit NC-. Configurez chaque préfixe dans vos Détails de l'émission.
• C'est vous qui les créez. Les confirmations d'offre se créent dans le module Facturation (Brouillon, puis Émettre, puis Envoyer). Elles ne sont ni créées ni envoyées automatiquement à l'acceptation.
• Les confirmations d'offre ne partent pas vers vos outils comptables. Seules les factures et les notes de crédit sont poussées vers Lexoffice, Sevdesk ou Bexio.
• Le client ne signe pas la confirmation d'offre. C'est un accusé de réception, pas un contrat. L'offre signée est le contrat.
• Disponible dans tous les pays. Tout workspace peut créer des confirmations d'offre, quel que soit le pays d'émission. (Les factures, les factures partielles et les notes de crédit sont disponibles pour DE, AT, CH, FR, UK, Jersey et les territoires français d'outre-mer ; les confirmations d'offre sont disponibles partout.)
• L'offre signée est elle-même un document de confirmation. Certains installateurs se passent entièrement de la confirmation d'offre distincte et, comme c'est vous qui la créez, s'en passer revient simplement à ne pas en créer pour le projet. La confirmation d'offre est un document de ceinture et bretelles pour les marchés ou les clients qui attendent une confirmation formelle après l'acceptation.
• Les modèles propres à chaque pays s'appliquent. Le PDF de confirmation d'offre respecte les règles fiscales et les modèles propres à chaque pays, de la même façon que les factures. L'éditeur est identique dans tous les pays ; c'est le PDF rendu qui diffère.
• Les conditions juridiques particulières vont dans le champ de texte libre Notes finales. Les conditions suspensives ou préalables (les aufschiebende Bedingungen que vous mettriez sur une Auftragsbestätigung) se placent dans le champ Notes finales (allemand : Endnoten) en bas de l'éditeur, en texte libre simple qui s'affiche sous le corps du document.
• Les champs texte s'enregistrent seuls et se verrouillent à l'émission. Les champs de texte libre (description, mémo et Notes finales) s'enregistrent automatiquement environ une seconde après que vous cessez de saisir, il n'y a donc pas de bouton d'enregistrement. Ils restent modifiables tant que le document est en Brouillon et se verrouillent avec le reste du document une fois qu'il est Émis.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026