Émettre une confirmation d'offre

Catégories : Facturation

Une Confirmation d'offre (allemand : Auftragsbestätigung ; libellée Devis dans l'interface française) est un document d'accompagnement du module Facturation qui confirme une offre acceptée. Dans la boîte de dialogue de création, elle est décrite ainsi : « Confirme une offre acceptée. » Utilisez-la lorsqu'un client a donné son accord et que vous voulez envoyer un accusé formel avant la facture. Elle porte des lignes de document et côtoie vos factures, et elle suit le même cycle de vie Brouillon, Émis, Annulé. Elle ne porte pas d'argent : ni statut de paiement, ni code QR de paiement. Quand l'affaire passe à la facturation, vous la convertissez directement en facture.

Si vous attendez une Auftragsbestätigung, c'est le document à utiliser. C'est l'accusé postérieur à la signature qui fait le pont entre l'offre signée et la première facture.

À qui s'adresse cet article

Aux admins installateurs et aux gestionnaires de comptes ayant un rôle Editor ou supérieur, qui veulent envoyer à un client une confirmation formelle d'une offre acceptée, avec des lignes de document et son propre numéro de document, avant d'émettre la première facture. Les admins configurent le préfixe et la numérotation des confirmations d'offre.

Avant de commencer

• Configurez les Détails de l'émission de votre entreprise. Le même paramétrage unique exigé avant les factures s'applique aussi aux confirmations d'offre. Voir Configurer les détails de l'émission.
• Les confirmations d'offre sont disponibles dans tous les pays : tout workspace peut donc en créer.
• Décidez si la confirmation d'offre se rattache à un client et à un projet existants ou si elle est autonome.

Émettre une confirmation d'offre

1. Ouvrez l'onglet Facturation dans la navigation du Portal.
2. Cliquez sur Nouveau en haut à droite. La boîte de dialogue Créer un nouveau document s'ouvre.
3. (Facultatif) Choisissez un Contact ou projet si le document appartient à un client ou à un chantier précis.
4. Sous « Quel document souhaitez-vous éditer ? », choisissez Confirmation d'offre.
5. (Lorsque vous le créez sous un projet) Les listes déroulantes Option d'importation et Regroupement des lignes apparaissent, comme pour les factures. Utilisez-les pour préremplir automatiquement les lignes à partir d'une offre signée ou non signée.
6. Cliquez sur Créer. Le document s'ouvre dans l'éditeur avec les lignes, les remises, la localité et le pied de page, sous la même forme que l'éditeur de facture, sans statut de paiement ni code QR de paiement.
7. Modifiez le brouillon. Vous avez la même liberté que sur un brouillon de facture : vous pouvez tout changer jusqu'à l'émission. Les champs texte tels que la description, le mémo et les Notes finales sont enregistrés automatiquement peu après que vous cessez de saisir, il n'y a donc pas de bouton d'enregistrement.
8. Quand vous êtes prêt, cliquez sur Finaliser dans l'en-tête de l'éditeur. La boîte de dialogue Examiner et finaliser s'ouvre.
9. (Facultatif) Cochez Envoyer un courriel au client.
10. Cliquez sur Émettre le devis. Reonic génère le PDF, attribue le numéro de document à partir de votre préfixe de confirmation d'offre (par exemple CO-2026-0042) et verrouille le document.
11. Si vous avez coché Envoyer un courriel au client, la boîte de dialogue d'envoi s'ouvre automatiquement. Sinon, utilisez le bouton Envoyer par courrier électronique sur le document émis plus tard.

Convertir une confirmation d'offre en facture

Une fois que le client a accepté et que vous êtes prêt à facturer, convertissez la confirmation d'offre émise plutôt que de la ressaisir :

1. Ouvrez la confirmation d'offre émise.
2. Utilisez l'action Duplicate into type (Dupliquer vers un autre type de document) et choisissez Facture.
3. Reonic crée un nouveau brouillon de facture avec les mêmes lignes et remises préremplies.
4. Relisez le brouillon, puis émettez et envoyez la facture comme d'habitude.

Modifier, annuler et archiver

• Brouillon. Modifiable. Les lignes, les remises, la localité, le pied de page et le texte se changent librement.
• Émise. Verrouillée. Le numéro, le PDF et les données sont figés. À partir de là, vous pouvez l'annuler, ou émettre un nouveau document.
• Annuler. Si elle a été émise par erreur, annulez-la. Reonic génère un PDF annulé, et le numéro reste réservé (le document suivant prend le numéro suivant).
• Archiver. Fonctionne sur les confirmations d'offre en Brouillon ou Annulées. Pour retirer une confirmation émise de votre vue de liste par défaut, annulez-la d'abord, puis archivez le document annulé. Archiver tout un groupe de documents archive chaque document non archivé qu'il contient, la confirmation d'offre comprise ; Restaurer le groupe inverse l'opération.

Bon à savoir

• Les confirmations d'offre ont leur propre numérotation. Le préfixe et le compteur sont distincts de vos séries de factures, de factures partielles et de notes de crédit. Configurez-les dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Facturation > Détails de l'émission.
• Pas de statut de paiement. Une confirmation d'offre ne suit ni Payé, ni Non payé, ni En retard, et elle reste en dehors du calcul de l'encours.
• Les conditions juridiques particulières vont dans le champ Notes finales. Les conditions suspensives ou préalables (le cas d'usage des aufschiebende Bedingungen) se saisissent en texte libre dans le champ Notes finales (allemand : Endnoten) en bas de l'éditeur.
• L'e-mail transporte le PDF rendu par Reonic. Pour envoyer votre propre PDF de conditions générales, une fiche technique ou une photo avec une confirmation d'offre, envoyez-le au client séparément.
• Les intégrations de facturation synchronisent les factures et les notes de crédit. Vos intégrations de facturation connectées synchronisent les factures et les notes de crédit, pas les confirmations d'offre.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026