Émettre un bon de commande (Bestellung)
Créez un bon de commande pour demander des produits ou des services, en général auprès de votre propre fournisseur. Il porte des lignes et des quantités, produit un PDF et reçoit son propre numéro de document, sans paiement à suivre.
Catégories : Facturation
Un bon de commande (allemand : Bestellung) fait partie des documents d'accompagnement que vous pouvez créer dans Facturation à côté des factures. Dans la fenêtre de création, il est décrit ainsi : « Demande officiellement un produit ou un service. » Un bon de commande part de votre entreprise vers un fournisseur : le destinataire est donc ici votre fournisseur, et non votre client final. Vous l'utilisez pour commander formellement du matériel ou des prestations pour un chantier. Il porte des lignes et un total, reste en dehors de tout suivi de paiement et n'apparaît jamais dans l'encours d'un client.
Avant de commencer
- Configurez d'abord vos Détails de l'émission, un paramétrage unique côté admin sous Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Facturation > Détails de l'émission. Le même paramétrage unique dont dépend la création de documents pour les factures s'applique aussi aux bons de commande.
- Vous pouvez créer un bon de commande depuis n'importe quel workspace. C'est un document d'accompagnement : il vous est donc accessible de la même façon partout.
- Décidez si le bon de commande appartient à un groupe de documents existant (un client et un projet) ou s'il est autonome. Le rattacher à un projet garde toute la paperasse du chantier dans un seul conteneur.
Émettre un bon de commande
Le parcours est Brouillon, puis Émettre, puis envoyer, le même cycle de vie que tout autre document dans Facturation :
- Ouvrez l'onglet Facturation dans la navigation du Portal.
- Cliquez sur Nouveau en haut à droite. La boîte de dialogue Créer un nouveau document s'ouvre.
- Choisissez un contact ou projet si le bon de commande appartient à un client ou à un chantier précis.
- Dans le groupe de boutons radio « Quel document souhaitez-vous éditer ? », choisissez Bon de commande.
- Lorsque vous le créez sous un projet, les listes déroulantes Option d'importation et Regroupement des lignes apparaissent. Utilisez-les pour préremplir automatiquement les lignes à partir de l'offre du projet, au lieu de les saisir à la main.
- Cliquez sur Créer. Le bon de commande s'ouvre dans l'éditeur de document, avec la même disposition que l'éditeur de facture : lignes, quantités, prix, remises, localité et pied de page.
- Modifiez le brouillon. Ajoutez ou ajustez les lignes et les quantités, définissez la localité et renseignez les champs de texte libre (description, mémo et Notes finales). Les brouillons sont entièrement modifiables.
- Cliquez sur Finaliser dans l'en-tête de l'éditeur pour ouvrir la boîte de dialogue Examiner et finaliser.
- Cochez Envoyer un courriel dans la boîte de dialogue si vous voulez l'expédier à l'émission.
- Cliquez sur Émettre le bon de commande. Reonic génère le PDF officiel, attribue le numéro suivant à partir de votre préfixe de bon de commande et verrouille le document.
Si vous avez coché Envoyer un courriel, la boîte de dialogue d'envoi s'ouvre automatiquement. Sinon, utilisez Envoyer par courrier électronique sur le document émis quand vous êtes prêt.
Numérotation et préfixe
Les bons de commande ont leur propre série de numéros, distincte de celles des factures, des factures partielles, des notes de crédit et des autres documents d'accompagnement. Configurez le préfixe et le numéro suivant par type de document dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Facturation > Détails de l'émission (par exemple BC-2026-0001 ou CMD-2026-0001). Le numéro est attribué au moment où vous émettez le document. Si vous annulez un bon de commande, le suivant que vous émettez prend le numéro suivant de la série.
Bon à savoir
- Votre « client » sur un bon de commande est votre fournisseur. C'est le seul type de document de Facturation qui part vers un fournisseur plutôt que vers votre client final. Les champs sont les mêmes ; le sens est inversé.
- Un brouillon est modifiable ; un document émis est verrouillé. Une fois que vous avez émis, le numéro, le PDF et toutes les lignes et tous les textes sont figés. Les champs de texte libre s'enregistrent tout seuls à la saisie, il n'y a donc pas de bouton d'enregistrement, et ils ne restent modifiables que tant que le document est en Brouillon.
- Pour corriger un bon de commande émis, annulez-le et émettez-en un nouveau. Le document annulé reçoit une mention « annulé » et devient inactif dans le groupe de documents.
- L'archivage fonctionne sur les bons de commande en Brouillon ou Annulés. Pour retirer un bon de commande émis de votre vue de liste par défaut, annulez-le d'abord, puis archivez le document annulé. Archiver tout un groupe de documents archive aussi chaque document non archivé qu'il contient (le bon de commande compris), et Restaurer le groupe inverse l'opération.
- Passez d'un type de document à un autre avec Duplicate into type. Cette action crée un nouveau brouillon d'un autre type (par exemple une facture) avec les lignes et les remises préremplies.
- Les conditions particulières vont dans le champ Notes finales. Saisissez vos conditions dans le champ de texte libre Notes finales (allemand : Endnoten) en bas de l'éditeur ; elles s'affichent en texte simple sous le corps du document.
Remarque
le seul PDF qui part est celui que Reonic génère. Pour envoyer les conditions du fournisseur ou une fiche technique avec le bon de commande, envoyez-les séparément.
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