Rédiger une lettre (document d'accompagnement en texte libre)

Catégories : Facturation

Une Lettre est le document d'accompagnement en texte libre du module Facturation : un titre, un sous-titre, un message et une localité, sans lignes, sans prix ni TVA. Elle côtoie vos factures et suit les mêmes stades Brouillon, Émis et Annulé, mais elle ne porte ni argent ni statut de paiement. Utilisez-la quand vous avez besoin d'un document numéroté, rendu en PDF et envoyable par e-mail, purement textuel : une note d'accompagnement, un remerciement ou une communication formelle au client.

Avant de commencer

• Configurez les Détails de l'émission de votre entreprise. Le même paramétrage unique exigé avant les factures s'applique aussi aux lettres. Voir Configurer les détails de l'émission.
• Tout workspace peut créer une lettre, dans n'importe quel pays.
• Décidez si la lettre se rattache à un client et à un projet existants ou si elle est autonome.
• Pour tout ce qui comporte une quantité, un prix ou de la TVA, utilisez plutôt un Bon de livraison, un Bon de commande ou une Confirmation d'offre.

Rédiger et émettre une lettre

1. Ouvrez l'onglet Facturation dans la navigation du Portal.
2. Cliquez sur Nouveau en haut à droite. La fenêtre Créer un nouveau document s'ouvre.
3. (Facultatif) Choisissez un Contact ou projet si la lettre appartient à un client ou à un chantier précis.
4. Dans les choix « Quel document souhaitez-vous éditer ? », choisissez Lettre.
5. Cliquez sur Créer. La lettre s'ouvre dans l'éditeur de lettre.
6. Renseignez les champs :
   • Titre. L'intitulé de la lettre.
   • Sous-titre. Une deuxième ligne facultative sous le titre.
   • Message. Le corps du texte. Il est libre, sans lignes de document.
   • Localité. Définit la langue du pied de page rendu et le format de date.
7. Vos modifications sont enregistrées automatiquement à la saisie : il n'y a donc pas de bouton d'enregistrement.
8. Quand la lettre vous convient, cliquez sur Finaliser dans l'en-tête de l'éditeur. La fenêtre Examiner et finaliser s'ouvre.
9. (Facultatif) Cochez Envoyer un courriel au client dans la fenêtre.
10. Cliquez sur Émettre la lettre. Reonic génère le PDF, attribue le numéro de document à partir de votre préfixe de lettre (par exemple L-2026-0042) et verrouille le document.
11. Si vous avez coché Envoyer un courriel au client, la fenêtre d'envoi s'ouvre automatiquement. Sinon, utilisez le bouton Envoyer par courrier électronique sur la lettre émise plus tard.

Modifier, annuler et archiver

• Brouillon. Entièrement modifiable. Le titre, le sous-titre, le message et la localité sont tous enregistrés automatiquement à la saisie.
• Émise. Verrouillée. Le texte, le numéro et le PDF sont figés. Pour modifier une lettre émise, annulez-la et rédigez-en une nouvelle.
• Annuler. Si une lettre a été émise par erreur, annulez-la. Reonic génère un PDF annulé, et la lettre suivante prend le numéro suivant de la série.
• Archiver. Fonctionne sur les lettres en Brouillon ou Annulées. Pour retirer une lettre émise de votre vue de liste par défaut, annulez-la d'abord, puis archivez le document annulé. Archiver tout un groupe de documents archive aussi chaque document non archivé qu'il contient, la lettre comprise ; Restaurer le groupe les ramène tous.

Bon à savoir

• Les lettres ont leur propre numérotation. Le préfixe et le compteur de lettre sont distincts de vos séries de factures, de factures partielles et de notes de crédit. Configurez-les dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Facturation > Détails de l'émission.
• Pas de statut de paiement. Une lettre ne suit ni Payé, ni Non payé, ni En retard. C'est un document d'accompagnement, qui reste en dehors du calcul de l'encours.
• Pas de lignes de document. Titre, sous-titre, message et localité constituent tout le document. Pour tout ce qui comporte des quantités ou des prix, utilisez l'un des autres types d'accompagnement ou une facture.
• La localité pilote la langue du rendu. Choisissez la localité qui correspond au destinataire, pour que le format de date et le texte du pied de page sortent correctement.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026