Vorschau, Varianten, Rechtstexte und Gültigkeit des Angebotslinks

Der Unterschriftsschritt macht aus einem geplanten Angebot einen Vertrag. Beim Senden friert Reonic das bepreiste Angebot ein, schickt dem Kunden per E-Mail einen öffentlichen Link und hält die unterschriebene Fassung an deinem Projekt fest, sodass der Rest deiner Werkzeuge (Rechnungsstellung, Integrationen, Installation) übernimmt. Dieser Artikel führt durch den Hauptablauf zum Senden und durch alles, was du beim Senden setzt oder siehst: Varianten, Gültigkeit des Links, Rechtstexte, Absender-E-Mail und was der Kunde auf seiner Seite sieht.

Für wen dieser Artikel ist

• Kundenbetreuer, die im Tagesgeschäft Angebote zur Unterschrift senden.
• Installateur-Admins, die Absendereinstellungen, Rechtstexte und Vorgaben zur Gültigkeit des Links konfigurieren.
• Field Worker, die Unterschriften vor Ort mit einem Tablet erfassen.

Bevor du startest

• Das Angebot muss geplant, bepreist und fertig sein (Komponenten ausgewählt, Zahlungsarten gesetzt, Finanzierungspartner gewählt, falls zutreffend).
• Die E-Mail-Adresse des Kunden an der Anfrage muss stimmen. Dorthin geht der öffentliche Link.
• Entscheide, welche Variante(n) der Kunde sehen soll. Du kannst mehrere in eine Unterschriftsanfrage packen; der Kunde wählt eine aus und unterschreibt.
• Entscheide über die Gültigkeit des Links, üblicherweise 14, 30 oder 60 Tage. Zu diesem Zeitpunkt hört der Link auf zu funktionieren.

Das Angebot dem Kunden zur Unterschrift senden

1. Öffne das Angebot im Portal.
2. Geh auf den Reiter Abschließen.
3. Klicke auf Zur Unterschrift senden.
4. Wähle die Variante(n) aus, die enthalten sein sollen. Gibt es nur eine, ist sie vorausgewählt.
5. Setz die Gültigkeit des Links: wie viele Tage der Kunde zum Unterschreiben hat, bevor der Link abläuft.
6. Pass optional den Betreff der E-Mail und die Nachricht an den Kunden an.
7. Klicke auf Senden.

Reonic friert das bepreiste Angebot ein, erzeugt das PDF und schickt dem Kunden per E-Mail einen öffentlichen Link mit dem PDF im Anhang. Der Kunde öffnet den Link direkt aus der E-Mail und unterschreibt auf der Seite.

Das Angebot an Gewerbe- oder Geschäftskunden senden

Führst du einen Gewerbekunden durch den Angebotsablauf für Privatkunden, unterschreibt er denselben digitalen Link wie ein Privatkunde. Der Unterschied zwischen B2C und B2B liegt am Angebot selbst (gewerbliche Preise, Umgang mit der MwSt., geschäftliche Kontaktdaten), nicht am Unterschriftsablauf.

An mehrere E-Mail-Adressen senden

Der Unterschriftslink geht an die eine E-Mail-Adresse, die an der Anfrage hinterlegt ist. Damit der Link auch bei einem Partner, einem Ehepartner oder einem Finanzverantwortlichen ankommt, leite die E-Mail selbst weiter, oder ändere die E-Mail-Adresse an der Anfrage vor dem Senden.

Mehrere ausstehende Unterschriftslinks an einem Angebot

Ein Angebot bleibt für weitere Sendungen offen, du kannst also gleichzeitig mehr als einen offenen Unterschriftslink daran haben — jeder ist eine eigene ausstehende Anfrage mit eigenem öffentlichem Link. Das ergibt sich von selbst, wenn du eine E-Mail-Adresse korrigierst und neu sendest oder eine zweite Variante sendest.

Sobald der Kunde irgendeinen davon unterschreibt, wechselt das gesamte Angebot auf Gewonnen.

Was der Kunde erlebt

Der Kunde bekommt eine E-Mail, standardmäßig mit dem Betreff „Ihr Kostenvoranschlag steht bereit" (bei überarbeiteten Angeboten „Ihr überarbeiteter Kostenvoranschlag steht bereit"), mit dem PDF im Anhang und einem Button, der die öffentliche Unterschriftsseite öffnet. Den Betreffstext kannst du für deinen Workspace überschreiben. Er öffnet den Link direkt aus der E-Mail und unterschreibt auf der Seite.

Auf der öffentlichen Seite sieht er das PDF, scrollt hindurch und tut am Ende eines von beidem:

• Zum Unterschreiben klicken: eine Bestätigung mit einem einzigen Tippen.
• Seine Unterschrift zeichnen: Ist in deinem Workspace die Einstellung zum Zeichnen der Unterschrift aktiviert, zeichnet er seine Unterschrift mit dem Finger auf der Seite.

Trägt das Angebot mehrere Zahlungsoptionen (zum Beispiel Barkauf, Finanzierung und Miete), wählt der Kunde vor dem Unterschreiben eine davon auf der Seite aus. Jede Option zeigt ihren eigenen Preis und ihr eigenes PDF, und der unterschriebene Datensatz hält die gewählte Option fest, die dann in die Rechnungsstellung und in deine Integrationen fließt.

Nachdem er unterschrieben hat, hängt Reonic dem PDF eine Nachweisseite an, speichert das unterschriebene PDF, setzt das Projekt auf Gewonnen und startet die konfigurierten Integrationen. Das Unterschriftsereignis landet im Aktivitäts-Feed als Signature request accepted by customer (Unterschriftsanfrage vom Kunden angenommen) (siehe Angebotsaufrufe nachverfolgen).

Mit dem Kunden persönlich auf deinem Tablet unterschreiben

Wenn du den Verkauf persönlich abschließt (Hausbesuch, Termin vor Ort), kannst du dem Kunden dein Tablet reichen und ihn direkt dort digital unterschreiben lassen.

1. Sende das Angebot zuerst zur Unterschrift (siehe oben). Das erzeugt die ausstehende Anfrage und den öffentlichen Link.
2. Öffne auf dem Tablet den öffentlichen Unterschriftslink des Kunden. Leite entweder die E-Mail an ein Postfach auf dem Tablet weiter, oder nutze am Angebot die Option Web-Version anzeigen, um den öffentlichen Link zu öffnen.
3. Reich dem Kunden das Tablet.
4. Der Kunde durchläuft den normalen digitalen Unterschriftsablauf auf dem Tablet.

Das zählt als digitale Unterschrift durch den Kunden, nicht als Unterschrift „im Namen von". Das PDF bekommt dieselbe Nachweisseite; die Unterschrift wird rechtlich zum Zeitpunkt des Unterschreibens erfasst.

Ein angenommenes Angebot mit neuem Datum erneut als ausstehend ausstellen

Eine unterschriebene Variante bleibt als Vertragsdokument gesperrt. Um ein angenommenes Angebot mit einem neuen Datum erneut auszustellen, zweige es in eine neue Variante ab:

1. Öffne das unterschriebene Angebot im Portal.
2. Füge eine neue Variante hinzu, entweder leer oder als Duplikat der unterschriebenen. Siehe Eine Variante hinzufügen.
3. Passe die neue Variante frei an (Preise, Komponenten, PDF-Layout).
4. Sende eine neue Unterschriftsanfrage, die die neue Variante enthält (siehe Das Angebot dem Kunden zur Unterschrift senden oben). Der Kunde bekommt eine neue E-Mail mit einem neuen Link und einer neuen Laufzeit; das Datum auf der neuen Zeile der Unterschriftsanfrage ist der Tag, an dem er unterschreibt, nicht der Tag, an dem du abgezweigt hast.
5. Die ursprüngliche unterschriebene Variante bleibt als historischer Nachweis erhalten, sichtbar in der Variantenliste und im Unterschriftsverlauf.

Schreib dem Kunden, bevor du den neuen Link sendest, damit er die neue Variante unterschreibt und nicht die vorherige.

Die Gültigkeit des Links setzen, verlängern oder prüfen

Die Gültigkeit des Links setzt du, wenn du auf Zur Unterschrift senden klickst. Einmal gesetzt, bleibt sie für diese Zeile der Unterschriftsanfrage fest.

Um einem Kunden mehr Zeit zu geben, sende eine neue Unterschriftsanfrage. Die neue E-Mail enthält einen neuen Link mit einer neuen Laufzeit. Zieh die frühere Anfrage zurück, wenn du sie nicht mehr brauchst. Ein bereits abgelaufenes Angebot sendest du so erneut: Öffne das Angebot, geh auf den Reiter Abschließen, klicke erneut auf Zur Unterschrift senden, setz eine neue Gültigkeit und dann Senden. Der Kunde bekommt eine neue E-Mail mit einem neuen Link; der abgelaufene Link bleibt im Verlauf der Unterschriftszeilen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen, den Unterschriftsblock und den voraussichtlichen Liefertermin setzen

Drei Felder, drei Orte in den Einstellungen:

• Allgemeine Geschäftsbedingungen werden je Workspace unter Einstellungen > Planung & Angebot > Rechtliches konfiguriert. Je Angebot wählst du über Abschließen > Seiten anpassen > Rechtliches, welche aktive Vorlage gilt. Um deinen eigenen Rechtstext auf die Unterschriftsseite zu bringen, bau ihn in die Slots der PDF-Vorlage ein (Deckblatt, Bedingungen, Nutzungsbedingungen, Nachtrag); die Unterschrift wird gegen das Angebots-PDF erfasst, das Reonic erzeugt. Dein Workspace-Admin richtet diese Vorlagenflächen ein, und je Angebot kannst du tauschen, welche Rechtstext-Variante gilt. Dein Reonic Kundenbetreuer hilft dir bei der Anpassung der Vorlagen.
• Das Layout des Unterschriftsblocks ergibt sich aus der Deckblatt-Variante auf der PDF-Seite Unterschrift (Einstellungen > Planung & Angebot > Seiten & Design). Je Angebot passt du es an, indem du über Seiten anpassen eine andere Seitenvariante wählst.
• Der voraussichtliche Liefertermin wird am Angebot selbst gesetzt, nicht im Dialog zum Senden der Unterschriftsanfrage: Öffne das Angebot, geh auf Abschließen > Seiten anpassen > Deckblatt / Dokumentvorgaben und füll das Feld Voraussichtlicher Liefertermin aus (er erscheint auch auf der Auftragsbestätigung, wenn du nach dem Unterschreiben eine erzeugst).

Die Gültigkeit des Links wird getrennt davon im Dialog zum Senden der Unterschriftsanfrage gesetzt (siehe Die Gültigkeit des Links setzen, verlängern oder prüfen oben).

Die Absender-E-Mail-Adresse ändern, die in der Kunden-E-Mail steht

Die Unterschrifts-E-Mail an den Kunden wird im Namen des Key Account Managers gesendet, der der Anfrage zugewiesen ist. Diesen Namen und diese E-Mail-Adresse sieht der Kunde als Absender. Ist kein Key Account Manager zugewiesen, kommt die E-Mail von dem Nutzer, der auf Senden geklickt hat.

So änderst du, welchen Absender der Kunde sieht:

1. Öffne das Angebot und geh auf den Reiter Projekt.
2. Ändere den zugewiesenen Key Account Manager auf den Nutzer, dessen Name und E-Mail-Adresse erscheinen sollen.
3. Sende die Unterschriftsanfrage. Die Kunden-E-Mail geht jetzt als dieser Nutzer raus.

Um dich bei jeder gesendeten Angebots-E-Mail auf CC zu setzen, aktiviere CC on offer sent (Kopie bei gesendetem Angebot) in deinem Nutzerprofil. Was dir das diagnostisch bringt, steht in Angebotsaufrufe nachverfolgen.

Weitere Dokumente an die Unterschrifts-E-Mail anhängen

Die Unterschrifts-E-Mail führt das PDF des unterschriebenen Angebots mit. Um dem Kunden zusätzliches Material vorzulegen (deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen, eine Installationsbroschüre, ein Datenblatt zur Finanzierung), gehst du so vor:

• Füge das Dokument in das Angebots-PDF selbst ein. Hat deine PDF-Vorlage die passenden Seiten-Slots (Deckblatt, Bedingungen, Nutzungsbedingungen, Nachtrag), pack das Dokument dort hinein, damit der Kunde es auf der Unterschriftsseite sieht.

Um Dokumente vom Kunden einzusammeln (Ausweis, Eigentumsnachweis, Fotos des Zählers), nutze die Uploads im Kundenportal oder schick dem Kunden eine separate Anfrage. Der Unterschriftsschritt setzt voraus, dass du bereits hast, was du zum Abschluss brauchst.

Hängt am unterschriebenen Angebot das falsche Dokument (zum Beispiel, weil du das falsche analoge PDF hochgeladen hast), zweige das Angebot ab, um das zu korrigieren. Das Muster zum Abzweigen steht in Angebot zurücknehmen.

Sonderfälle bei der analogen Unterschrift

Der vollständige Ablauf zum analogen Upload (ein vom Kunden unterschriebenes PDF hochladen, wenn er auf Papier unterschrieben hat) steht in Manuelle Unterschrift hochladen. Die Sonderfälle unten decken die Fragen ab, auf die du beim Senden am häufigsten stößt.

Das Unterschriftsdatum bei einem analogen Upload setzen oder ändern

Wenn du ein vom Kunden unterschriebenes PDF hochlädst, fragt der Dialog nach dem Datum, an dem der Kunde tatsächlich unterschrieben hat, nicht nach dem heutigen Datum. Standardmäßig steht dort heute; ändere es auf das Datum, das auf der Unterschrift auf Papier steht. Das Datum darf bis zu einen Tag in der Zukunft liegen; alles Weitere wird nicht angenommen.

Setz das Datum beim Hochladen richtig. Dort wird das Unterschriftsdatum festgehalten.

Eine analoge Unterschrift für ein Angebot mit abgelaufenem Link hochladen

Ein analog unterschriebenes PDF hängt sich an eine ausstehende Zeile der Unterschriftsanfrage. Ist der Link abgelaufen, leg zuerst eine neue ausstehende Zeile an:

1. Öffne das Angebot im Portal.
2. Sende das Angebot erneut zur Unterschrift (siehe Das Angebot dem Kunden zur Unterschrift senden oben). Das erzeugt eine neue ausstehende Zeile für die Unterschriftsanfrage mit einer neuen Laufzeit.
3. Steht die neue ausstehende Zeile, folge Manuelle Unterschrift hochladen an dieser neuen Zeile.
4. Setz im Upload-Dialog das Unterschriftsdatum auf das Datum, das auf dem Papier steht.

Die abgelaufene Zeile bleibt im Verlauf des Angebots; das analog unterschriebene PDF hängt sich an die neue Zeile.

Gültigkeit der elektronischen Unterschrift, Nachweis und Finanzierungspartner

• Die digitale Unterschrift von Reonic hängt dem PDF eine Nachweisseite an. Die Nachweisseite hält fest, wer wann und von wo unterschrieben hat, dazu eine Inhaltsprüfung, damit das unterschriebene Dokument später überprüft werden kann.
• Analoge Uploads führen die Unterschrift auf Papier als Scan mit, auf Papier rechtlich gleichwertig. Siehe Manuelle Unterschrift hochladen.
• Partner im Bereich Finanzen Bees & Bears und EOS akzeptieren digitale Unterschriften von Reonic als Auslöser für die Übergabe der Finanzierung. Unterschreibt der Kunde, werden das unterschriebene PDF und die Angebotsdaten an den Finanzierungspartner übergeben.
• KfW-/BzA-Formulare: Die Bestätigung zum Antrag (BzA) für KfW-Förderungen wird separat im Förderablauf erzeugt. Die BzA braucht die Unterschrift des Installateurs (und wo nötig einen Stempel), bevor sie zum Kunden geht. Die Angebotsunterschrift von Reonic ist ein anderes Dokument als die BzA. Der BzA-Ablauf steht unter Förderprogramme beantragen und verwalten.
• Französische Projektunterlagen werden separat erzeugt. Du kannst das vom Kunden unterschriebene Reonic-Angebot dem französischen Einreichungspaket beilegen, während dieses Paket den französischen Verwaltungsprozess durchläuft. Der französische Einreichungsablauf steht unter Förderprogramme beantragen und verwalten.

Die Unterschriftsfunktion im Portal finden

Der Unterschriftsablauf liegt auf dem Reiter Abschließen des Angebots. Der Reiter zeigt:

• Die Liste der Unterschriftsanfragen (ausstehend, unterschrieben, abgelaufen, zurückgezogen).
• Die Aktion Zur Unterschrift senden, wenn keine ausstehende Anfrage vorhanden ist.
• Die Stückliste für die Variante.
• Optionale Zusätze (Anschreiben, ergänzende Dokumente) vor dem Senden.

Der Reiter Abschließen erscheint, sobald am Angebot mindestens eine Variante konfiguriert ist.

Gut zu wissen

• Eine ausstehende Unterschrift sperrt die Variante, auf der sie gesendet wurde. Solange die Unterschriftsanfrage dieser Variante läuft, kannst du sie nicht bearbeiten — zieh die Anfrage zurück, bearbeite, sende dann neu. Andere Varianten bleiben bearbeitbar, und das Angebot bleibt für weitere Sendungen offen.
• Das PDF-Design steht zum Sendezeitpunkt fest. Änderst du das PDF-Design nach dem Senden, zeigt das PDF des Kunden weiterhin das Design von damals. Zieh zurück und sende neu, um das neue Design auszuspielen.
• Die Kunden-E-Mail nach der Unterschrift steuerst du. Der Kunde reicht das unterschriebene PDF ein; welche Folgenachricht er bekommt, hängt von den E-Mail-Vorlagen deines Workspace ab. Behandle die Kundenkommunikation nach der Unterschrift als deine Aufgabe.

Auftragsbestätigungen und andere Dokumente senden

Reonic erzeugt das Angebot zur Unterschrift; die Auftragsbestätigung ist ein eigenes Dokument, das nach dem Unterschreiben kommt. Erzeuge nach dem Unterschreiben im Modul Rechnungsstellung eine Auftragsbestätigung als eigenen Dokumenttyp; du kannst sie später in eine Rechnung umwandeln. Dieser Ablauf steht unter Auftragsbestätigung.

Reonic verschickt zwei Arten von Dokumenten per E-Mail: das unterschriebene Angebot (dieser Ablauf) und Rechnungen / Teilrechnungen / Auftragsbestätigungen (der Ablauf zur Rechnungsstellung). Der Sendeablauf für Rechnungen steht unter Rechnung.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026