Eine Unterschriftsanfrage zu einem Angebot zurücknehmen oder zurückziehen

Kategorien: Angebote

Dieser Artikel behandelt drei Momente, in denen eine Unterschriftsanfrage zurück oder zur Seite muss: einen ausstehenden Link einziehen, ein Angebot mitten im Lauf ändern und ein unterschriebenes Angebot abzweigen, wenn sich das Geschäft weiterentwickelt. Zum Sendeablauf selbst siehe Vorschau, Varianten, Rechtstexte und Gültigkeit des Angebotslinks.

Für wen dieser Artikel ist

Kundenbetreuer, Installateur-Admins und Field Worker, die ein Angebot rückgängig machen oder ändern müssen, nachdem der Unterschriftslink rausgegangen ist. Du brauchst mindestens die Rolle Editor.

Bevor du startest

• Am Angebot muss bereits eine Zeile für die Unterschriftsanfrage liegen (ausstehend, abgelaufen oder unterschrieben). Zurückziehen, erneutes Senden und Abzweigen setzen alle an einer vorhandenen Zeile an, sende die Anfrage also zuerst.
• Entscheide, in welchem Fall du bist: Link gesendet, aber der Kunde hat nicht unterschrieben (ausstehend); Link ohne Unterschrift abgelaufen; oder der Kunde hat bereits unterschrieben. Jeder Fall geht einen anderen Weg.

Eine ausstehende Unterschriftsanfrage zurückziehen

Wenn du den Link unbrauchbar machen musst, den der Kunde bekommen hat (falsche Preise, falsche Variante, Tippfehler im PDF), zieh die ausstehende Anfrage zurück.

1. Öffne das Angebot.
2. Geh auf Abschließen > Unterschrift.
3. Klicke in der ausstehenden Zeile der Unterschriftsanfrage auf Zurückziehen (das Symbol mit dem Rückgängig-Pfeil).
4. Bestätige die Rückfrage.

Der öffentliche Link des Kunden ist sofort tot, und das Zurückziehen wird im Aktivitäts-Feed des Angebots als „Signature request withdrawn" (Unterschriftsanfrage zurückgezogen) festgehalten. Danach kannst du das Angebot frei bearbeiten und eine neue Unterschriftsanfrage senden.

Ein ausstehendes Angebot ändern (Link gesendet, Kunde hat nicht unterschrieben)

Solange eine Unterschriftsanfrage läuft, ist die Variante, auf der sie gesendet wurde, zur Bearbeitung gesperrt — du kannst diese Variante nicht ändern, bevor du den Link zurückgezogen hast. Der Ablauf ist also: zurückziehen → bearbeiten → neu senden.

1. Zieh die ausstehende Unterschriftsanfrage zurück (siehe oben). Der Link des Kunden geht tot, und die Variante wird zur Bearbeitung freigegeben.
2. Bearbeite das Angebot frei: Preise, Komponenten, PDF-Anpassungen, Varianten.
3. Sende vom Reiter Abschließen aus eine neue Unterschriftsanfrage. Der Kunde bekommt eine neue E-Mail mit einem neuen Link.

Solange die Unterschriftsanfrage läuft, ist die Variante, auf der sie gesendet wurde, zur Bearbeitung gesperrt — nicht nur die Ansicht des Kunden. Ohne Zurückziehen kannst du das Angebot durchsehen oder andere Varianten hinzufügen und bearbeiten, aber um die Variante zu ändern, die zur Unterschrift draußen ist, musst du zuerst ihre Anfrage zurückziehen. Genau dafür ist der Schritt zum Zurückziehen da: Er macht den alten Link des Kunden unbrauchbar und gibt diese Variante zur Bearbeitung frei. Bis du zurückziehst und neu sendest, sieht der Kunde weiterhin das alte PDF.

Ein Angebot mit abgelaufenem Link ändern

Ein abgelaufener Link ist bereits tot, du kannst also direkt bearbeiten.

1. Bearbeite das Angebot frei.
2. Sende vom Reiter Abschließen aus eine neue Unterschriftsanfrage.

Es entsteht eine neue Zeile für die Unterschriftsanfrage, und die alte abgelaufene bleibt im Verlauf.

Ein unterschriebenes Angebot ändern — in eine neue Variante abzweigen

Sobald der Kunde unterschrieben hat, ist diese Variante als Vertragsdokument gesperrt. Um eine Änderung nach der Unterschrift festzuhalten, zweige in eine neue Variante ab.

1. Öffne das Angebot.
2. Füge eine neue Variante hinzu (leer oder als Duplikat der unterschriebenen Variante).
3. Bearbeite die neue Variante mit den aktualisierten Preisen oder dem geänderten Umfang.
4. Muss der Kunde auch der neuen Fassung zustimmen, sende vom Reiter Abschließen aus eine neue Unterschriftsanfrage, die die neue Variante enthält.
5. Wenn die Installation startet, wähle über die Übergabe an die Installation, welche Variante gebaut wird (die unterschriebene oder die aktualisierte).

Duplizieren ist meist der schnellere Weg zum Abzweigen. Die Kopie übernimmt Positionen, Zahlungsart, Finanzierungsdetails, Subventionen und PV-Belegung der Ausgangsvariante, du passt also nur an, was sich geändert hat.

Ein unterschriebenes Angebot stornieren, ablehnen oder zurücknehmen

Die unterschriebene Variante bleibt als Vertragsdokument gesperrt, und das unterschriebene PDF bleibt als solches in der Akte. So hältst du fest, dass ein unterschriebener Auftrag geplatzt ist:

• Setz den Projektstatus manuell um (zum Beispiel auf Verloren mit einer Begründung), damit dein Team und dein Reporting die Realität abbilden. Statusänderungen rühren das unterschriebene PDF nicht an; sie dokumentieren den Ausgang des Geschäfts.

Will der Kunde neu verhandeln, zweige wie oben beschrieben in eine neue Variante ab. Der Kunde unterschreibt die neue Variante, beide Unterschriften bleiben in der Akte, und du wickelst die Installation gegen die Variante ab, auf die ihr euch einigt.

Gut zu wissen

• Eine laufende Unterschriftsanfrage sperrt die Variante, auf der sie gesendet wurde. Solange eine Anfrage aussteht, kannst du sie durchsehen, zurückziehen oder andere Varianten hinzufügen und bearbeiten — aber um die Variante zu ändern, die zur Unterschrift draußen ist, musst du zuerst ihre ausstehende Anfrage zurückziehen (das macht auch den Link des Kunden unbrauchbar). Der Kunde sieht weiterhin den Snapshot vom Sendezeitpunkt, bis du zurückziehst und neu sendest.
• Eine geleistete Unterschrift sperrt nur ihre eigene Variante. Andere Varianten desselben Angebots bleiben bearbeitbar, und du kannst auch nach einer Unterschrift neue Varianten hinzufügen (praktisch für einen Upsell). Zweige ab, indem du die unterschriebene Variante in eine neue, bearbeitbare Variante duplizierst.
• Jedes Angebot behält mindestens eine Variante. Jedes Angebot behält seine letzte verbliebene Variante, und eine Variante, die an einer nicht zurückgezogenen Unterschrift hängt, bleibt bestehen. Zieh die Unterschrift zurück, oder warte auf Ablauf oder Unterschrift, bevor du sie entfernst.
• Sag beim erneuten Senden, was sich geändert hat. Nach Zurückziehen und erneutem Senden verweist du den Kunden auf das aktualisierte PDF oder vermerkst die Änderung in deiner Nachricht, damit eine Preisänderung klar erkennbar ist.
• Der Anstoß an den Kunden liegt bei dir. Schreib dem Kunden über einen anderen Kanal, wenn du einen Link zurückziehst, damit er nicht auf einen toten Link klickt.
• Abzweigungen bestehen nebeneinander. Eine unterschriebene Variante und eine neue, bearbeitbare Variante liegen nebeneinander im selben Angebot. Die unterschriebene bleibt das Vertragsdokument, an der neuen arbeitest du weiter.
• Abzweigen behebt auch ein falsch hochgeladenes Dokument. Landet das falsche Papier-PDF an einer unterschriebenen Zeile, füge eine neue Variante hinzu, sende eine neue Unterschriftsanfrage und erfasse die richtige Unterschrift auf Papier an der neuen Zeile.
• Direkt in die Installation abzweigen. Startest du eine Installation an einem unterschriebenen Angebot mit mehreren Varianten, zweigst du die unterschriebene Variante in einem Schritt in eine Variante „Installation: <Name>" ab und legst sie als die zu bauende fest, damit der Installateur Installationsdetails anpassen kann, während der historische unterschriebene Nachweis unangetastet bleibt.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026