Angebotsaufrufe, Unterschriftsereignisse und E-Mail-Versand nachverfolgen

Lies den Aktivitäts-Feed am Angebot, um jedes Unterschriftsereignis zu sehen (gesendet, benachrichtigt, zurückgezogen, angenommen, analog angenommen) und um zu bestätigen, dass die Angebots-E-Mail gesendet wurde.

Bei gewerblichen Projekten

Angebote werden auf Papier unterschrieben. Gewerbliche Angebote laufen über ein manuelles PDF plus einen gescannten Upload statt über den hier beschriebenen Ablauf mit elektronischer Unterschrift. Siehe den Artikel zur gewerblichen Planung.

Kategorien: Angebote

Nachdem du ein Angebot zur Unterschrift gesendet hast, hält der Aktivitäts-Feed des Angebots jedes Ereignis an der Unterschriftsanfrage fest. Nutze ihn für die Fragen „Hat der Kunde die E-Mail bekommen?", „Wie oft habe ich bereits erneut gesendet?", „Wann hat der Kunde unterschrieben?" und „War diese Unterschrift digital oder analog?".

Den Aktivitäts-Feed lesen

Am Angebot muss mindestens eine Unterschriftsanfrage liegen. Der Aktivitäts-Feed hält Unterschriftsereignisse fest, nicht das Anlegen des Angebots. Wenn du noch nicht gesendet hast, siehe den Artikel zu Vorschau, Varianten, Rechtstexten und Gültigkeit des Angebotslinks.

Öffne das Angebot im Portal.
Finde den Feed Aktivitäten oder Audit in der Hauptansicht des Angebots.
Sieh die unten aufgeführten Unterschriftsereignisse durch.

Jede Zeile zeigt den Namen des Ereignisses, den Zeitstempel und den Nutzer, der es ausgelöst hat. Hat der Kunde es über den öffentlichen Link ausgelöst, zeigt die Zeile den Kunden.

Unterschriftsereignisse, die dir begegnen

Signature request created (Unterschriftsanfrage erstellt) — Die erste Aktion Zur Unterschrift senden. Die Angebots-E-Mail wurde zu diesem Zeitstempel gesendet.
Customer notification about signature request sent (Kundenbenachrichtigung zur Unterschriftsanfrage gesendet) — Eine Aktion Benachrichtigen (erneutes Senden). Siehe den Artikel Kunde erinnern. Der Kunde hat eine neue Kopie derselben E-Mail bekommen.
Signature request withdrawn (Unterschriftsanfrage zurückgezogen) — Eine Aktion Zurückziehen. Siehe den Artikel Angebot zurücknehmen. Der Link hat zu diesem Zeitstempel aufgehört zu funktionieren.
Signature request accepted by customer (Unterschriftsanfrage vom Kunden angenommen) — Der Kunde hat digital über den öffentlichen Unterschriftsablauf unterschrieben. Das Angebot steht jetzt auf Gewonnen.
Signature request accepted analogously (Unterschriftsanfrage analog angenommen) — Du hast eine Unterschrift auf Papier hochgeladen. Siehe den Artikel Manuelle Unterschrift hochladen. Das Angebot steht jetzt auf Gewonnen.

Wenn du ein unterschriebenes Angebot prüfst, halte nach Signature request accepted by customer oder Signature request accepted analogously Ausschau. Genau eines von beiden schließt die Spur ab. Wenn du einem Kunden hinterhergehst, der sagt, er habe das Angebot nicht bekommen, halte nach Signature request created und Customer notification about signature request sent Ausschau. Die sagen dir, wann die Angebots-E-Mail gesendet wurde.

Sehen, wie oft der Kunde den Link geöffnet hat

Öffne die Zeile der Unterschriftsanfrage am Angebot. Der Aufrufzähler steht dort, und er zählt bei jedem Laden des öffentlichen Links hoch. Er enthält auch deine eigenen Aufrufe, wenn du den Link getestet hast.

Der Aufrufzähler läuft über erneute Sendungen hinweg weiter. Hat der Kunde die ursprüngliche E-Mail fünfmal geöffnet, bevor du Benachrichtigen ausgelöst hast, zählt er von dort weiter. Ein einzelner hoher Aufrufzähler an einem unterschriebenen Angebot bildet alle Aufrufe seit dem ursprünglichen Versand ab.

Bestätigen, dass die Angebots-E-Mail gesendet wurde

Wenn der Kunde sagt, er habe das Angebot nicht bekommen:

Öffne den Aktivitäts-Feed und finde das Ereignis Signature request created.
Notiere den Zeitstempel. Das ist der Moment, in dem die Angebots-E-Mail gesendet wurde.
Prüfe, ob die E-Mail-Adresse an der Unterschriftsanfrage zu der passt, die der Kunde erwartet.

Wenn das Ereignis created vorhanden und die E-Mail-Adresse richtig ist, wurde die Angebots-E-Mail gesendet. Höchstwahrscheinlich ist sie im Spam gelandet, oder der Kunde sucht im falschen Postfach.

Tipp

Um von jeder Unterschrifts-E-Mail eine eigene Kopie zu bekommen, aktiviere CC on offer sent (Kopie bei gesendetem Angebot) in deinem Nutzerprofil. Ab dann landet jede Unterschrifts-E-Mail auch in deinem eigenen Postfach. Das ist die zuverlässigste Prüfung, weil du genau siehst, was der Kunde bekommt.

Was der Aktivitäts-Feed beim Senden zeigt

Jede Unterschrifts-E-Mail erscheint im Aktivitäts-Feed als Sende-Ereignis, damit jedes Unterschriftsereignis an einer Stelle liegt: Aktivitäten.

Das Ereignis Signature request created ist dein Nachweis, dass die Angebots-E-Mail gesendet wurde. Meldet ein Kunde ein Zustellproblem, grenze es auf der Seite des Kunden ein: Spam prüfen, die E-Mail-Adresse verifizieren und den Kunden bitten, Reonic in seine Liste sicherer Absender aufzunehmen. Nutze CC on offer sent, um den Inhalt der E-Mail selbst zu prüfen.

Gut zu wissen

Einträge im Aktivitäts-Feed bleiben am Datensatz. Nützlich, wenn eine Prüfung fragt: „Hatten wir zwischen dem X. und dem Y. Kontakt zum Kunden?".
Auch kundenseitige Ereignisse werden festgehalten. Signature request accepted by customer erscheint, wenn der Kunde am öffentlichen Link auf Unterschreiben klickt. Das ist ein Beleg für eine Handlung des Kunden.
Unterschriftslinks haben ein Gültigkeitsfenster. Unterschreibt der Kunde nicht, bevor die Gültigkeit des Links abläuft, hört der Link auf zu funktionieren. Um ihn vorher anzustoßen, siehe den Artikel Kunde erinnern.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026