Eine manuelle (analoge) Unterschrift im Namen des Kunden hochladen

Erfasse eine Unterschrift auf Papier an einer ausstehenden Unterschriftsanfrage: Zieh das unterschriebene PDF hinein, setz das Unterschriftsdatum, hake gegebenenfalls optionale Komponenten an — Reonic hält die analoge Unterschrift dann fest, mit denselben nachgelagerten Auswirkungen wie bei einer digitalen.

Bei gewerblichen Projekten

Gewerbliche Angebote werden persönlich und auf Papier unterschrieben. Du hängst das unterschriebene PDF als gescannten Upload an; wie das läuft, steht im Artikel zur gewerblichen Planung. Der analoge Unterschriftsablauf unten gilt für Angebote an Privatkunden.

Kategorien: Angebote

Manche Kunden unterschreiben lieber auf Papier als digital: ältere Kunden, Abschlüsse vor Ort, bei denen der Kunde Papier bevorzugt, Kunden ohne E-Mail, oder Fälle, in denen der digitale Link abgelaufen ist, bevor der Kunde unterschrieben hat. In all diesen Fällen lädst du das vom Kunden unterschriebene PDF hoch, und Reonic hält die analoge Unterschrift an der ausstehenden Anfrage fest. Die nachgelagerten Schritte (Statuswechsel auf Gewonnen, Übergabe an die Rechnungsstellung, Push an die Integrationen) laufen genauso ab wie bei einer digitalen Unterschrift.

Für wen dieser Artikel ist

Kundenbetreuer, die vor Ort oder mit papieraffinen Kunden abschließen.
Installateur-Admins, die eine Unterschrift auf Papier nachträglich erfassen, wenn der digitale Link abgelaufen ist.
Field Worker, die ein frisch unterschriebenes Papierangebot vom Termin beim Kunden hochladen.

Bevor du startest

Am Angebot muss bereits eine ausstehende Unterschriftsanfrage liegen. Wenn nicht, sende zuerst eine über die Aktion Zur Unterschrift senden. Der analoge Upload hängt sich an eine ausstehende Zeile.
Halte das vom Kunden unterschriebene PDF bereit, um es per Drag-and-drop hineinzuziehen, oder wisse, wo es liegt, damit du es im Dateidialog auswählen kannst.
Du musst wissen, welche Variante der Kunde unterschrieben hat, falls das Angebot mehrere hat.
Du musst das Unterschriftsdatum kennen: wann der Kunde das Papier tatsächlich unterschrieben hat (nicht zwingend heute).
Bei Varianten mit optionalen Komponentenpaketen musst du wissen, welche optionalen Komponenten der Kunde auf Papier angekreuzt hat.

Das unterschriebene PDF hochladen

Der Kunde unterschreibt das Papier vollständig auf deiner Seite, er braucht für die Erfassung der Unterschrift also kein Reonic-Konto. Die analoge Zeile, die du anlegst, ist sein Nachweis auf der Reonic-Seite.

Öffne das Angebot im Portal.
Geh auf Abschließen > Unterschriften.
Öffne in der ausstehenden Zeile der Unterschriftsanfrage das Menü ....
Klicke auf Analog unterschriebenes Dokument hochladen.
Wähle die Variante, die der Kunde unterschrieben hat (falls das Angebot mehrere hat).
Zieh das unterschriebene PDF per Drag-and-drop hinein oder klicke, um es auszuwählen. Rechts erscheint die Vorschau.
Trag das Unterschriftsdatum ein: den Tag, an dem der Kunde tatsächlich unterschrieben hat. Das Datum darf höchstens einen Tag in der Zukunft liegen.
Hat die Variante optionale Komponentenpakete, hake die optionalen Komponenten an, die der Kunde auf Papier ausgewählt hat.
Klicke auf Annehmen und bestätige dann im Dialog Angebot als angenommen bestätigen.

Das unterschriebene PDF landet im Reiter Dateien des Angebots und an der Zeile der Unterschriftsanfrage. Der Aktivitäts-Feed hält ein Ereignis Signature request accepted analogously (Unterschriftsanfrage analog angenommen) fest. Das Angebot wechselt auf Gewonnen. Die Variante ist jetzt gesperrt. Dieselben nachgelagerten Schritte laufen an (Übergabe an die Rechnungsstellung, Push an die Integrationen) wie bei einer digitalen Unterschrift.

Tipp

Der Kunde behält sein eigenes Papierexemplar, Reonic verschickt beim Upload also keine automatische Bestätigung. Braucht er eine bei Reonic gespeicherte Kopie, lade das unterschriebene PDF aus dem Reiter Dateien herunter und schick es ihm separat per E-Mail.

Ein Unterschriftsdatum speichern, das nicht heute ist

Das Unterschriftsdatum steht standardmäßig auf heute, und das Feld lässt sich im Upload-Formular ändern. Wähle das Datum, an dem der Kunde tatsächlich unterschrieben hat: Das ist das Vertragsdatum, auf das es für die Aktenführung ankommt. Zwei Einschränkungen:

Das Datum darf höchstens einen Tag in der Zukunft liegen. Eine Vordatierung über morgen hinaus wird blockiert.
Ein früheres Datum kannst du setzen. Trag den Tag ein, an dem der Kunde tatsächlich unterschrieben hat, auch wenn das vor heute war.

Hinweis

Das Unterschriftsdatum, das du einträgst, ist das Datum, das der Vertrag bezeugt. Es erscheint auf der Nachweisseite (sofern vorhanden) und speist nachgelagerte Datumsfelder wie den Rechnungsplan und den Garantiebeginn. Trag es beim Hochladen richtig ein. Das Datum wird beim Speichern übernommen.

Ein Angebot mit abgelaufenem Link erneut unterschreiben lassen (manuelle Unterschrift)

Unterschreibt der Kunde auf Papier, der digitale Link ist aber abgelaufen, bevor du hochladen konntest, häng die analoge Unterschrift an eine neue Anfrage:

Stelle vom Angebot aus eine neue Unterschriftsanfrage auf derselben Variante aus. Das erzeugt eine neue ausstehende Zeile.
Folge an der neuen ausstehenden Zeile dem Standardablauf zum Hochladen von oben.
Die abgelaufene Zeile bleibt im Verlauf. Die analoge Unterschrift hängt sich an die neue Zeile.

Nach demselben Muster — eine Anfrage, eine Unterschrift — kannst du mehr als eine Unterschrift auf Papier an einem Angebot festhalten: Stelle für jede eine eigene Anfrage aus und lade dann jedes unterschriebene PDF an seiner eigenen ausstehenden Zeile hoch. Das ist auch der sauberste Weg, wenn dir ein Kunde ein unterschriebenes Papierangebot übergibt, nachdem die ursprüngliche Unterschriftsanfrage abgelaufen ist.

Gut zu wissen

Analoge Uploads führen das Papier-PDF als Scan mit. Sie sind auf Papier einer digitalen Unterschrift rechtlich gleichwertig.
Auf dem Tablet zu unterschreiben ist eine digitale Unterschrift, kein analoger Upload. Unterschreibt der Kunde beim Termin vor Ort digital auf deinem Tablet, ist das eine digitale Unterschrift mit vollständigem Nachweis. Nutze dafür den Standardablauf zum Senden und Unterschreiben. Der analoge Upload ist für Unterschriften auf Papier, die außerhalb von Reonic erfasst werden.
Um ein falsches analoges PDF zu korrigieren, zweige das Angebot ab: Füge eine neue Variante hinzu, stelle eine neue Unterschriftsanfrage aus und lade an der neuen Zeile die richtige Unterschrift auf Papier hoch. Das falsche Dokument bleibt im ursprünglichen Verlauf.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026