Eine Auftragsbestätigung nach der Angebotsannahme ausstellen

Kategorien: Rechnungsstellung

Die Auftragsbestätigung schlägt die Brücke zwischen angenommenem Angebot und erster Rechnung. Reonic erzeugt sie aus dem angenommenen Angebot, nummeriert sie aus deinem Präfix für Auftragsbestätigungen, legt sie in der Dokumentengruppe des Projekts ab und lässt dich sie ausstellen und versenden. Sie trägt Positionen, aber kein Geld: keinen Zahlungsstatus, kein Skonto, keinen Zahlungs-QR-Code.

Bevor du startest

• Das Angebot muss angenommen oder unterschrieben sein, digital oder auf Papier. Auftragsbestätigungen werden gegen angenommene Varianten erzeugt, nicht gegen Entwürfe.
• Konfiguriere zuerst deine Unternehmensinformationen. Solange sie nicht gesetzt sind, ist die Dokumenterstellung gesperrt — dieselbe Hürde wie bei Rechnungen.
• Auftragsbestätigungen erstellst du selbst im Modul Rechnungsstellung: Dokument anlegen, dann ausstellen und versenden.
• Jeder Workspace kann Auftragsbestätigungen erstellen, unabhängig vom Ausstellerland. (Rechnungen, Teilrechnungen und Gutschriften sind auf bestimmte Länder beschränkt; Auftragsbestätigungen sind überall verfügbar.)

Wann die Auftragsbestätigung erzeugt wird

Die Auftragsbestätigung steht nach der Annahme zur Verfügung. Solange das Angebot noch aussteht oder gerade unterschrieben wird, existiert sie nicht. Der Lebenszyklus:

1. Angebot wartet auf Annahme. Noch keine Auftragsbestätigung.
2. Angebot angenommen oder unterschrieben (digital oder auf Papier). Die Auftragsbestätigung lässt sich jetzt erzeugen.
3. Auftragsbestätigung erzeugt. Nummeriert, gesperrt, als PDF gerendert und in der Dokumentengruppe des Projekts abgelegt.
4. Auftragsbestätigung versendet. Der Kunde erhält sie.
5. Erste Rechnung oder Teilrechnung. Die Rechnungsstellung beginnt; die Auftragsbestätigung geht der Rechnung in der Dokumentengruppe voraus.

Die Auftragsbestätigung ersetzt das unterschriebene Angebot nicht. Das unterschriebene Angebot ist der Vertrag, die Auftragsbestätigung ist die förmliche Bestätigung dieses Vertrags. Sagt ein Kunde irgendwann „das habe ich so nicht vereinbart", klärst du das am unterschriebenen Angebot, nicht an der Auftragsbestätigung.

Eine Auftragsbestätigung erzeugen

Auftragsbestätigungen erstellst du im Modul Rechnungsstellung. Der Ablauf ist Entwurf, dann Ausstellen, dann Versenden — derselbe Lebenszyklus wie bei jedem anderen Dokument:

1. Öffne den Reiter Rechnungsstellung und klick oben rechts auf Neu. Der Dialog Neues Dokument erstellen öffnet sich.
2. (Optional) Wähl den Kontakt oder Projekt, zu dem das Dokument gehört.
3. Wähl unter „Welches Dokument möchten Sie erstellen?" den Eintrag Auftragsbestätigung.
4. (Wenn ein Projekt ausgewählt ist) Die Dropdowns Option zum Importieren und Positionsgruppierung erscheinen, genau wie bei Rechnungen. Nutz sie, um die Positionen aus einem unterschriebenen oder nicht unterschriebenen Angebot automatisch zu befüllen.
5. Klick auf Erstellen. Das Dokument öffnet sich im Dokumenteneditor im Status Entwurf (in derselben Form wie der Rechnungseditor: Positionen, Rabatte, Locale, Fußzeile, ohne Skonto, Zahlungsstatus oder QR-Code).
6. Prüf und bearbeite den Inhalt, solange er im Entwurf ist. Die Daten sind aus dem importierten Angebot vorbelegt.
7. Klick im Editor-Header auf Finalisieren. Der Dialog Auftragsbestätigung überprüfen und finalisieren öffnet sich.
8. Klick auf Auftragsbestätigung ausstellen. Das Dokument bekommt die nächste Nummer aus deinem Präfix für Auftragsbestätigungen, und das PDF wird gesperrt.

Wenn du bereits eine Auftragsbestätigung ausgestellt hast und ein Duplikat brauchst (oder daraus die Rechnung erzeugen willst), ist die Aktion Duplicate into type (Duplizieren in eine andere Dokumentenart) der sauberste Weg; siehe Wie Auftragsbestätigungen mit Rechnungen zusammenhängen weiter unten.

Das Dokument ist jetzt fertig zum Versenden.

Die Auftragsbestätigung an den Kunden schicken

Du verschickst die Auftragsbestätigung selbst:

1. Öffne die ausgestellte Auftragsbestätigung im Editor.
2. Klick auf Per E-Mail senden.
3. Passe Empfänger, Betreff oder Nachrichtentext an, wenn nötig.
4. Klick auf Senden.

Der Kunde erhält die E-Mail, und das Dokument wird als gesendet markiert.

Nummerierung und Präfix für Auftragsbestätigungen

Auftragsbestätigungen haben einen eigenen Nummernkreis, unabhängig von Rechnungen, Teilrechnungen und Gutschriften. Konfiguriere das Präfix in deinen Unternehmensinformationen.

Um die Startnummer für den Nummernkreis zu setzen, öffne Einstellungen > Firmeneinstellungen > Rechnungsstellung > Unternehmensinformationen und bearbeite die Zeile für die Dokumentenart, die du konfigurierst (Auftragsbestätigung, Rechnung, Teilrechnung, Gutschrift). Jede Zeile hat zwei Felder: ein Präfix (zum Beispiel OC- oder RE-2026-) und eine nächste Nummer (die ganze Zahl, die Reonic dem nächsten Dokument vergibt, zum Beispiel 0001, oder 4500, wenn du einen aus einem früheren Tool übernommenen Nummernkreis fortführst). Speichere, und das nächste Dokument dieser Art nutzt das konfigurierte Präfix plus Nummer; der Zähler erhöht sich je Ausstellung um eins. Die nächste Nummer zu setzen ist der Standardweg, wenn du einen laufenden Nummernkreis aus einem anderen Tool übernimmst: einmal setzen, danach zählt Reonic von dort hoch.

Typische Nummerierung:

• OC-2026-0001: erste Auftragsbestätigung des Jahres.
• AB-2026-0001: für den deutschen Markt, wenn du die Abkürzung für Auftragsbestätigung als Präfix willst (das Präfix ist Freitext; die Dokumentenart bleibt trotzdem die Auftragsbestätigung).
• CONF-2026-0001: generisch.

Die Nummer wird beim Ausstellen / Finalisieren vergeben und ist innerhalb deines Workspace eindeutig. Jede Nummer wird nur einmal genutzt. Stornierst du eine Auftragsbestätigung, bekommt die nächste die nächste Nummer, und die stornierte Nummer wird nicht wiederverwendet.

Was der Kunde auf dem PDF sieht

Das PDF der Auftragsbestätigung spiegelt den Inhalt des Angebots in der Rahmung einer Bestätigung. Typischer Inhalt:

• Kopfzeile. Dein Firmenlogo, deine Kontaktdaten, die Adresse des Kunden.
• Auftragsbestätigungsnummer und Datum.
• Referenz zum Angebot (Angebotsnummer, Datum der Annahme oder Unterschrift).
• Positionen. Die Komponenten aus der bestätigten Variante.
• Summe. Passend zur Summe des Angebots, einschließlich aller optionalen Komponenten, die der Kunde gewählt hat.
• Liefer- oder Installationsdatum. Wenn bekannt und zum Rendern konfiguriert.
• Zahlungsinformationen. Typischerweise ein Verweis auf die kommenden Rechnungen.
• Fußzeile. Bankverbindung, Rechtstext (optional).

Das PDF-Layout folgt der Vorlage deines Workspace für dein Ausstellerland. Memo und Referenztext kannst du je Angebot im Editor bearbeiten; größere Layout-Änderungen passieren auf Ebene der Vorlage — frag also deinen Reonic Kundenbetreuer, wenn du das Layout angepasst brauchst.

Eine Auftragsbestätigung bearbeiten

Beim Bearbeiten verhalten sich Auftragsbestätigungen wie Rechnungen:

• Status Entwurf. Bearbeitbar.
• Status Ausgestellt oder Gesendet. Nur lesen. Nummer, PDF und Daten sind alle gesperrt.

Um eine versendete Auftragsbestätigung zu ändern, hast du zwei Wege:

1. Sie stornieren (siehe Eine Auftragsbestätigung stornieren weiter unten).
2. Eine neue daneben erzeugen (dasselbe Projekt, neue Nummer) und dem Kunden sagen, dass die neue die alte ablöst.

Eine Auftragsbestätigung stornieren

Wurde eine Auftragsbestätigung irrtümlich ausgestellt (falscher Kunde, falsche Summe, falsches Projekt), stornier sie:

1. Öffne die Auftragsbestätigung im Portal.
2. Klick auf Auftragsbestätigung stornieren.
3. Bestätige.

Die Auftragsbestätigung bekommt ein Storno-Wasserzeichen, wird in der Dokumentengruppe inaktiv, und ihre Nummer wird nicht wiederverwendet (die nächste Auftragsbestätigung bekommt die nächste Nummer).

Das Stornieren ist deine Aufgabe. Hat der Kunde das Dokument schon erhalten, schreib ihn separat an, denn das Stornieren benachrichtigt ihn nicht. Dasselbe gilt, wenn ein Geschäft nach der Annahme platzt: Stornier die Auftragsbestätigung selbst, wenn der Vorgang das abbilden soll.

Wie Auftragsbestätigungen mit Rechnungen zusammenhängen

Die Auftragsbestätigung geht der Rechnungsstellung voraus. Der typische Ablauf:

1. Angebot angenommen. Auftragsbestätigung erzeugt und versendet.
2. Installation beginnt. Teilrechnung 1 (Anzahlung).
3. Installation läuft. Teilrechnung 2 (Zwischenrechnung).
4. Installation abgeschlossen. Endrechnung.

Die Auftragsbestätigung ist ein Dokument der Höflichkeit, das den Auftrag bestätigt, bevor Geld fließt. Sie sagt „wir haben Ihr angenommenes Angebot erhalten", wo eine Rechnung sagt „bitte zahlen Sie diesen Betrag". Die Auftragsbestätigung bleibt aus der Berechnung des offenen Saldos heraus, und deine angebundenen Buchhaltungstools (Lexoffice, Sevdesk, Bexio) bekommen deine Rechnungen und Gutschriften, keine Auftragsbestätigungen.

Eine Auftragsbestätigung in eine Rechnung umwandeln

Sobald der Kunde abgerechnet werden kann, wandle die ausgestellte Auftragsbestätigung um, statt sie neu zu erfassen:

1. Öffne die ausgestellte Auftragsbestätigung.
2. Nutz die Aktion Duplicate into type (Duplizieren in eine andere Dokumentenart) und wähl Rechnung.
3. Reonic legt einen neuen Rechnungsentwurf an, in dem dieselben Positionen, Rabatte, Währung und Locale schon eingetragen sind, sodass die Summen ohne erneutes Erfassen übereinstimmen.
4. Prüf den Entwurf, stell die Rechnung dann wie gewohnt aus und verschick sie.

Gut zu wissen

• Auftragsbestätigungen existieren erst nach der Annahme. Ausstehende oder abgelaufene Angebote haben keine. Das Dokument wird gegen eine angenommene Variante erzeugt.
• Sie liegen in der Dokumentengruppe des Projekts. Auftragsbestätigung, unterschriebenes Angebot, Teilrechnungen, Endrechnung, Gutschriften: alle im selben Container, mit einheitlichen Kundendaten und Projektreferenz.
• Die Nummerierung ist unabhängig von Rechnungen. Auftragsbestätigungen nutzen das Präfix OC- (oder dein konfiguriertes), Rechnungen RE-, Teilrechnungen AZ-, Gutschriften GS-. Konfiguriere jedes Präfix in deinen Unternehmensinformationen.
• Du erstellst sie selbst. Auftragsbestätigungen werden im Modul Rechnungsstellung erstellt (Entwurf, dann Ausstellen, dann Versenden). Sie werden bei der Annahme nicht automatisch erzeugt oder verschickt.
• Auftragsbestätigungen gehen nicht an deine Buchhaltungstools. Nur Rechnungen und Gutschriften werden an Lexoffice, Sevdesk oder Bexio übertragen.
• Der Kunde unterschreibt die Auftragsbestätigung nicht. Sie ist eine Bestätigung, kein Vertrag. Der Vertrag ist das unterschriebene Angebot.
• In jedem Land verfügbar. Jeder Workspace kann Auftragsbestätigungen erstellen, unabhängig vom Ausstellerland. (Rechnungen, Teilrechnungen und Gutschriften sind für DE, AT, CH, FR, UK, Jersey und die französischen Überseegebiete verfügbar; Auftragsbestätigungen sind überall verfügbar.)
• Das unterschriebene Angebot ist selbst schon ein Bestätigungsdokument. Manche Installateure lassen die separate Auftragsbestätigung ganz weg, und da du sie selbst erstellst, heißt Weglassen schlicht, für das Projekt keine anzulegen. Die Auftragsbestätigung ist ein Dokument nach dem Prinzip doppelt hält besser, für Märkte oder Kunden, die nach der Annahme eine formelle Bestätigung erwarten.
• Länderspezifische Vorlagen greifen. Das PDF der Auftragsbestätigung berücksichtigt länderspezifische Steuerregeln und Vorlagen genauso wie Rechnungen. Der Editor ist in jedem Land derselbe; das gerenderte PDF unterscheidet sich.
• Eigene rechtliche Bedingungen gehören in das Freitextfeld Endnoten. Aufschiebende Bedingungen (die aufschiebenden Bedingungen, die du auf eine Auftragsbestätigung setzen würdest) gehören als reiner Freitext in das Feld Endnoten unten im Editor und werden unter dem Dokumentenkörper gerendert.
• Textfelder speichern automatisch und werden beim Ausstellen gesperrt. Die Freitextfelder (Beschreibung, Memo und Endnoten) speichern etwa eine Sekunde, nachdem du aufhörst zu tippen, automatisch, es gibt also keinen Speichern-Button. Sie bleiben bearbeitbar, solange das Dokument im Status Entwurf ist, und werden mit dem Rest des Dokuments gesperrt, sobald es ausgestellt ist.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026