Eine Auftragsbestätigung ausstellen
Bestätige ein angenommenes Angebot mit einem formellen begleitenden Dokument, das du später in eine Rechnung umwandeln kannst.
Kategorien: Rechnungsstellung
Die Auftragsbestätigung ist ein begleitendes Dokument im Modul Rechnungsstellung, das ein angenommenes Angebot bestätigt. Im Erstellungsdialog steht dazu „Bestätigt ein angenommenes Angebot." Nutz sie, wenn ein Kunde zugesagt hat und du vor der Rechnung eine formelle Bestätigung schicken willst. Sie trägt Positionen und liegt neben deinen Rechnungen, und sie folgt demselben Lebenszyklus aus Entwurf, Ausgestellt und Storniert. Sie trägt kein Geld: keinen Zahlungsstatus und keinen Zahlungs-QR-Code. Wenn es ans Abrechnen geht, wandelst du sie direkt in eine Rechnung um.
Wenn du eine Auftragsbestätigung erwartest, ist genau das dieses Dokument. Es ist die Bestätigung nach der Unterschrift, die das unterschriebene Angebot und die erste Rechnung verbindet.
Für wen dieser Artikel ist
Installateur-Admins und Kundenbetreuer mit der Rolle Editor oder höher, die einem Kunden eine formelle Bestätigung eines angenommenen Angebots schicken wollen — mit Positionen und eigener Dokumentnummer, bevor die erste Rechnung gestellt wird. Admins konfigurieren Präfix und Nummerierung für Auftragsbestätigungen.
Bevor du startest
- Konfiguriere die Unternehmensinformationen für dein Unternehmen. Dieselbe einmalige Einrichtung, die vor Rechnungen nötig ist, gilt auch für Auftragsbestätigungen. Siehe Unternehmensinformationen einrichten.
- Auftragsbestätigungen sind in jedem Land verfügbar, jeder Workspace kann sie also erstellen.
- Entscheide, ob die Auftragsbestätigung an einen bestehenden Kunden und ein Projekt angehängt wird oder für sich steht.
Eine Auftragsbestätigung ausstellen
- Öffne den Reiter Rechnungsstellung in der Portal-Navigation.
- Klick oben rechts auf Neu. Der Dialog Neues Dokument erstellen öffnet sich.
- (Optional) Wähl einen Kontakt oder Projekt, wenn das Dokument zu einem bestimmten Kunden oder Auftrag gehört.
- Wähl unter „Welches Dokument möchten Sie erstellen?" den Eintrag Auftragsbestätigung.
- (Bei Auswahl unter einem Projekt) Die Dropdowns Option zum Importieren und Positionsgruppierung erscheinen, genau wie bei Rechnungen. Nutz sie, um die Positionen aus einem unterschriebenen oder nicht unterschriebenen Angebot automatisch zu befüllen.
- Klick auf Erstellen. Das Dokument öffnet sich im Editor mit Positionen, Rabatten, Locale und Fußzeile — in derselben Form wie der Rechnungseditor, nur ohne Zahlungsstatus und ohne Zahlungs-QR-Code.
- Bearbeite den Entwurf. Du hast dieselbe Freiheit wie bei einem Rechnungsentwurf: Bis zum Ausstellen kannst du alles ändern. Textfelder wie Beschreibung, Memo und Endnoten speichern automatisch, kurz nachdem du aufhörst zu tippen, es gibt also keinen Speichern-Button.
- Wenn alles passt, klick im Editor-Header auf Finalisieren. Der Dialog Überprüfen und finalisieren öffnet sich.
- (Optional) Setz den Haken bei E-Mail an den Kunden senden.
- Klick auf Auftragsbestätigung ausstellen. Reonic erzeugt das PDF, vergibt die Dokumentnummer aus deinem Präfix für Auftragsbestätigungen (zum Beispiel
OC-2026-0042) und sperrt das Dokument. - Wenn du E-Mail an den Kunden senden angehakt hast, öffnet sich der Sende-Dialog automatisch. Andernfalls nutz später den Button Per E-Mail senden auf dem ausgestellten Dokument.
Eine Auftragsbestätigung in eine Rechnung umwandeln
Sobald der Kunde zusagt und du abrechnen kannst, wandle die ausgestellte Auftragsbestätigung um, statt sie neu zu erfassen:
- Öffne die ausgestellte Auftragsbestätigung.
- Nutz die Aktion Duplicate into type (Duplizieren in eine andere Dokumentenart) und wähl Rechnung.
- Reonic legt einen neuen Rechnungsentwurf an, in dem dieselben Positionen und Rabatte schon eingetragen sind.
- Prüf den Entwurf, stell die Rechnung dann wie gewohnt aus und verschick sie.
Bearbeiten, stornieren und archivieren
- Entwurf. Bearbeitbar. Positionen, Rabatte, Locale, Fußzeile und Texte lassen sich frei ändern.
- Ausgestellt. Gesperrt. Nummer, PDF und Daten stehen fest. Von hier aus kannst du stornieren oder ein neues Dokument ausstellen.
- Stornieren. Wurde sie irrtümlich ausgestellt, stornier sie. Reonic erzeugt ein Storno-PDF, und die Nummer bleibt vergeben (das nächste Dokument bekommt die nächste Nummer).
- Archivieren. Funktioniert bei Auftragsbestätigungen im Status Entwurf oder Storniert. Um eine ausgestellte aus deiner Standard-Listenansicht zu nehmen, stornier sie zuerst und archivier dann das stornierte Dokument. Wird eine ganze Dokumentengruppe archiviert, archiviert das jedes nicht archivierte Dokument darin, die Auftragsbestätigung eingeschlossen; Gruppe wiederherstellen macht das rückgängig.
Gut zu wissen
- Auftragsbestätigungen haben eine eigene Nummerierung. Präfix und Zähler sind von deinen Nummernkreisen für Rechnungen, Teilrechnungen und Gutschriften getrennt. Konfiguriere sie unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Rechnungsstellung > Unternehmensinformationen.
- Kein Zahlungsstatus. Eine Auftragsbestätigung führt weder Bezahlt noch Unbezahlt oder Überfällig, und sie bleibt aus der Berechnung des offenen Saldos heraus.
- Eigene rechtliche Bedingungen gehören in das Feld Endnoten. Aufschiebende Bedingungen (der Anwendungsfall aufschiebende Bedingungen) gehören als Freitext in das Feld Endnoten unten im Editor.
- Die E-Mail trägt das von Reonic gerenderte PDF. Um dein eigenes PDF mit deinen Geschäftsbedingungen, ein Datenblatt oder ein Foto zusätzlich zu einer Auftragsbestätigung zu schicken, schick es dem Kunden separat.
- Abrechnungs-Integrationen übertragen Rechnungen und Gutschriften. Deine angebundenen Abrechnungs-Integrationen übertragen Rechnungen und Gutschriften, keine Auftragsbestätigungen.
Zuletzt aktualisiert am