Eine Bestellung ausstellen
Erstell eine Bestellung, um Produkte oder Dienstleistungen anzufordern, üblicherweise bei deinem eigenen Lieferanten. Sie trägt Positionen und Mengen, erzeugt ein PDF und bekommt eine eigene Dokumentnummer, ohne dass eine Zahlung nachverfolgt wird.
Kategorien: Rechnungsstellung
Die Bestellung ist eines der begleitenden Dokumente, die du in der Rechnungsstellung neben Rechnungen erstellen kannst. Im Erstellungsfenster wird sie als „Fordert ein Produkt oder eine Dienstleistung an." beschrieben. Eine Bestellung geht von deinem Unternehmen an einen Lieferanten, der Empfänger ist hier also dein Lieferant und nicht dein Endkunde. Du nutzt sie, um Material oder Leistungen für einen Auftrag förmlich zu bestellen. Sie trägt Positionen und eine Summe, bleibt aus jeder Zahlungsverfolgung heraus und taucht nie im offenen Saldo eines Kunden auf.
Bevor du startest
- Richte zuerst deine Unternehmensinformationen ein, eine einmalige Admin-Einrichtung unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Rechnungsstellung > Unternehmensinformationen. Dieselbe einmalige Einrichtung, von der die Dokumenterstellung bei Rechnungen abhängt, gilt auch für Bestellungen.
- Du kannst eine Bestellung aus jedem Workspace erstellen. Sie ist ein begleitendes Dokument und steht dir deshalb überall gleich zur Verfügung.
- Entscheide, ob die Bestellung zu einer bestehenden Dokumentengruppe gehört (ein Kunde und ein Projekt) oder für sich steht. Hängst du sie an ein Projekt, liegt der gesamte Papierkram des Auftrags in einem Container.
Eine Bestellung ausstellen
Der Ablauf ist Entwurf, dann Ausstellen, dann Versenden — derselbe Lebenszyklus wie bei jedem anderen Dokument in der Rechnungsstellung:
- Öffne den Reiter Rechnungsstellung in der Portal-Navigation.
- Klick oben rechts auf Neu. Der Dialog Neues Dokument erstellen öffnet sich.
- Wähl einen Kontakt oder Projekt, wenn die Bestellung zu einem bestimmten Kunden oder Auftrag gehört.
- Wähl in der Auswahlgruppe „Welches Dokument möchten Sie erstellen?" den Eintrag Bestellung.
- Wenn du sie unter einem Projekt erstellst, erscheinen die Dropdowns Option zum Importieren und Positionsgruppierung. Nutz sie, um die Positionen aus dem Angebot des Projekts automatisch zu befüllen, statt sie von Hand einzutragen.
- Klick auf Erstellen. Die Bestellung öffnet sich im Dokumenteneditor, im selben Layout wie der Rechnungseditor, mit Positionen, Mengen, Preisen, Rabatten, Locale und Fußzeile.
- Bearbeite den Entwurf. Ergänze oder passe Positionen und Mengen an, setz die Locale und füll die Freitextfelder aus (Beschreibung, Memo und Endnoten). Entwürfe sind vollständig bearbeitbar.
- Klick im Editor-Header auf Finalisieren, um den Dialog Überprüfen und finalisieren zu öffnen.
- Setz im Dialog den Haken bei E-Mail senden, wenn sie beim Ausstellen gleich rausgehen soll.
- Klick auf Bestellung ausstellen. Reonic erzeugt das offizielle PDF, vergibt die nächste Nummer aus deinem Bestellungs-Präfix und sperrt das Dokument.
Wenn du E-Mail senden angehakt hast, öffnet sich der Sende-Dialog automatisch. Andernfalls nutz Per E-Mail senden auf dem ausgestellten Dokument, wann immer du so weit bist.
Nummerierung und Präfix
Bestellungen haben einen eigenen Nummernkreis, getrennt von Rechnungen, Teilrechnungen, Gutschriften und den anderen begleitenden Dokumenten. Konfiguriere Präfix und nächste Nummer je Dokumentenart unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Rechnungsstellung > Unternehmensinformationen (zum Beispiel PO-2026-0001 oder BEST-2026-0001). Die Nummer wird vergeben, wenn du das Dokument ausstellst. Stornierst du eine Bestellung, bekommt die nächste, die du ausstellst, die folgende Nummer der Reihe.
Gut zu wissen
- Dein „Kunde" auf einer Bestellung ist dein Lieferant. Das ist die eine Dokumentenart in der Rechnungsstellung, die an einen Lieferanten statt an deinen Endkunden geht. Die Felder sind dieselben, die Richtung ist umgekehrt.
- Ein Entwurf ist bearbeitbar, ein ausgestelltes Dokument ist gesperrt. Sobald du ausstellst, frieren Nummer, PDF und sämtliche Positionen und Texte ein. Die Freitextfelder speichern von selbst, während du tippst, es gibt also keinen Speichern-Button, und sie bleiben nur bearbeitbar, solange das Dokument im Status Entwurf ist.
- Um eine ausgestellte Bestellung zu korrigieren, stornier sie und stell eine neue aus. Das stornierte Dokument bekommt die Kennzeichnung „Storniert" und wird in der Dokumentengruppe inaktiv.
- Archivieren funktioniert bei Bestellungen im Status Entwurf oder Storniert. Um eine ausgestellte aus deiner Standard-Listenansicht zu nehmen, stornier sie zuerst und archivier dann das stornierte Dokument. Wird eine ganze Dokumentengruppe archiviert, archiviert das auch jedes nicht archivierte Dokument darin (die Bestellung eingeschlossen), und Gruppe wiederherstellen macht das rückgängig.
- Mit Duplicate into type zwischen Dokumentenarten wechseln. Die Aktion Duplicate into type (Duplizieren in eine andere Dokumentenart) legt einen neuen Entwurf einer anderen Art an (zum Beispiel eine Rechnung), in dem Positionen und Rabatte schon eingetragen sind.
- Eigene Bedingungen gehören in das Feld Endnoten. Tipp beliebige Bedingungen in das Freitextfeld Endnoten unten im Editor; sie werden als einfacher Text unter dem Dokumentenkörper gerendert.
Hinweis
Das einzige PDF, das rausgeht, ist das von Reonic gerenderte. Um Lieferantenbedingungen oder ein Datenblatt zusätzlich zur Bestellung zu schicken, schick es separat.
Zuletzt aktualisiert am