Einen Brief schreiben (begleitendes Dokument als Freitext)

Kategorien: Rechnungsstellung

Der Brief ist das begleitende Freitext-Dokument im Modul Rechnungsstellung: ein Titel, ein Untertitel, eine Nachricht und eine Locale, ohne Positionen, Preise oder MwSt. Er liegt neben deinen Rechnungen und durchläuft dieselben Stufen Entwurf, Ausgestellt und Storniert, trägt aber kein Geld und keinen Zahlungsstatus. Greif dazu, wenn du ein nummeriertes, als PDF gerendertes und per E-Mail versendbares Dokument brauchst, das reiner Text ist — ein Anschreiben, ein Dankschreiben oder eine formelle Kundenkommunikation.

Bevor du startest

• Konfiguriere die Unternehmensinformationen für dein Unternehmen. Dieselbe einmalige Einrichtung, die vor Rechnungen nötig ist, gilt auch für Briefe. Siehe Unternehmensinformationen einrichten.
• Jeder Workspace kann einen Brief erstellen, in jedem Land.
• Entscheide, ob der Brief an einen bestehenden Kunden und ein Projekt angehängt wird oder für sich steht.
• Für alles mit Menge, Preis oder MwSt. nimm stattdessen einen Lieferschein, eine Bestellung oder eine Auftragsbestätigung.

Einen Brief schreiben und ausstellen

1. Öffne den Reiter Rechnungsstellung in der Portal-Navigation.
2. Klick oben rechts auf Neu. Das Modal Neues Dokument erstellen öffnet sich.
3. (Optional) Wähl einen Kontakt oder Projekt, wenn der Brief zu einem bestimmten Kunden oder Auftrag gehört.
4. Wähl in der Auswahl „Welches Dokument möchten Sie erstellen?" den Eintrag Brief.
5. Klick auf Erstellen. Der Brief öffnet sich im Brief-Editor.
6. Füll die Felder aus:
   • Titel. Die Überschrift des Briefs.
   • Untertitel. Eine optionale zweite Zeile unter dem Titel.
   • Nachricht. Der Fließtext. Er ist frei formulierbar, ohne Positionen.
   • Locale. Legt die Sprache der gerenderten Fußzeile und das Datumsformat fest.
7. Deine Änderungen werden beim Tippen automatisch gespeichert, es gibt also keinen Speichern-Button.
8. Wenn der Brief so liest, wie du ihn haben willst, klick im Editor-Header auf Finalisieren. Das Modal Überprüfen und finalisieren öffnet sich.
9. (Optional) Setz im Modal den Haken bei E-Mail an den Kunden senden.
10. Klick auf Brief ausstellen. Reonic erzeugt das PDF, vergibt die Dokumentnummer aus deinem Brief-Präfix (zum Beispiel B-2026-0042) und sperrt das Dokument.
11. Wenn du E-Mail an den Kunden senden angehakt hast, öffnet sich das Sende-Modal automatisch. Andernfalls nutz später den Button Per E-Mail senden auf dem ausgestellten Brief.

Bearbeiten, stornieren und archivieren

• Entwurf. Vollständig bearbeitbar. Titel, Untertitel, Nachricht und Locale werden beim Tippen automatisch gespeichert.
• Ausgestellt. Gesperrt. Text, Nummer und PDF frieren ein. Um einen ausgestellten Brief zu ändern, stornier ihn und schreib einen neuen.
• Stornieren. Wurde ein Brief irrtümlich ausgestellt, stornier ihn. Reonic erzeugt ein Storno-PDF, und der nächste Brief bekommt die nächste Nummer der Reihe.
• Archivieren. Funktioniert bei Briefen im Status Entwurf oder Storniert. Um einen ausgestellten Brief aus deiner Standard-Listenansicht zu nehmen, stornier ihn zuerst und archivier dann das stornierte Dokument. Wird eine ganze Dokumentengruppe archiviert, archiviert das auch jedes nicht archivierte Dokument darin, den Brief eingeschlossen; Gruppe wiederherstellen holt sie alle zurück.

Gut zu wissen

• Briefe haben eine eigene Nummerierung. Präfix und Zähler für Briefe sind von deinen Nummernkreisen für Rechnungen, Teilrechnungen und Gutschriften getrennt. Konfiguriere sie unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Rechnungsstellung > Unternehmensinformationen.
• Kein Zahlungsstatus. Ein Brief führt weder Bezahlt noch Unbezahlt oder Überfällig. Er ist ein begleitendes Dokument und bleibt aus der Berechnung des offenen Saldos heraus.
• Keine Positionen. Titel, Untertitel, Nachricht und Locale sind das ganze Dokument. Für alles mit Mengen oder Preisen nimm eine der anderen begleitenden Dokumentenarten oder eine Rechnung.
• Die Locale steuert die gerenderte Sprache. Wähl die Locale, die zum Empfänger passt, damit Datumsformat und Fußzeilentext richtig herauskommen.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026