Rechnungsstellung (Tool) — Einstellungen & Einrichtung
Konfiguriere das Modul Rechnungsstellung einmalig: Unternehmensinformationen, MwSt.-Regelung, Präfixe für Dokumentnummern, Besteuerungsart und Zahlung per Bankverbindung oder QR-Code. Das ist die Seite Einstellungen — das Wie des Erstellens der einzelnen Dokumentenarten steht unter Rechnungsstellung.
Kategorien: Einstellungen
Das Tool Rechnungsstellung macht aus einem unterschriebenen Angebot eine nummerierte, gesperrte Rechnung als PDF. Bevor jemand ein Dokument erstellen kann, konfiguriert ein Admin das Modul hier — unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Rechnungsstellung. Diese Seite behandelt diese einmalige Konfiguration. Um tatsächlich Rechnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen und den Rest auszustellen, sieh dir die unten verlinkten Deep-Dive-Leitfäden zur Rechnungsstellung an.
Bevor du startest
- Dein Ausstellerland muss unterstützt sein. Rechnungen, Teilrechnungen und Gutschriften lassen sich aus 13 Gebieten ausstellen: Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich, Großbritannien, Jersey sowie die sieben französischen Überseegebiete (Martinique, Guadeloupe, Réunion, Saint-Martin, Saint-Barthélemy, Saint-Pierre-et-Miquelon, Französisch-Guayana). Außerhalb dieses Kreises erscheinen die Optionen Rechnung, Teilrechnung und Gutschrift nicht. Begleitende Dokumente — Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine und Briefe — sind überall verfügbar.
- Die Unternehmensinformationen zu konfigurieren ist eine Admin-Aufgabe. Solange das nicht erledigt ist, hält das Modul die Dokumenterstellung gesperrt und verweist dein Team zum Abschluss der Einrichtung auf diese Einstellungsseite.
Die Unternehmensinformationen einrichten
Die Unternehmensinformationen sind die einmalige Admin-Einrichtung, die das ganze Modul freischaltet. Solange sie nicht ausgefüllt sind, sieht dein Team auf dem Erstellungsbildschirm den Hinweis: „Bevor du ein Dokument erstellst, musst du deine Unternehmensinformationen festlegen und die Dokumentenkennungen und Nummernkreise überprüfen."
- Öffne Einstellungen > Firmeneinstellungen > Rechnungsstellung > Unternehmensinformationen.
- Trag deine Ausstellerdaten ein: rechtlicher Firmenname, Adresse, USt-IdNr. und Registerangaben.
- Wähl das Ausstellungsland. Es bestimmt die MwSt.-Regelung, die auf jedes Dokument angewandt wird — das Format der Nummernpräfixe, die Variante des Rechtstextes (Kleinunternehmer-Kennzeichen in DE, TVA-Angabe in FR, CIS in UK) und die PDF-Vorlage.
- Setz deine Präfixe für Dokumentnummern (zum Beispiel
RE-für Rechnungen,AZ-für Anzahlungen). Sie werden Teil jeder Nummer, die du vergibst, etwaRE-2026-0042. - Wähl deine Besteuerungsart: Periodengerecht (MwSt. zum Rechnungsdatum fällig) oder Zahlungsbasiert (MwSt. zum Zahlungsdatum fällig). Das gilt für jedes Dokument, ohne Überschreibung je Dokument.
- Trag deine Bankverbindung ein und konfiguriere optional die Zahlung per QR-Code zum Scannen und Bezahlen.
- Speicher.
Hinweis
Präfixe für Dokumentnummern sind in der Praxis eine Einbahnstraße. Sobald du Rechnungen mit einem Präfix ausgestellt hast, erzeugt eine Änderung einen verwirrenden Prüfpfad. Wähl bewusst.
Tipp
Wenn du unter einem Namen auftrittst, aber über eine andere juristische Person abrechnest, ist der Firmenname in den Unternehmensinformationen der rechtliche Aussteller, der auf den Dokumenten erscheint — getrennt von deinem kundenseitigen Branding in Firmendetails.
Was das Tool erzeugt
Das Modul Rechnungsstellung erstellt sechs Dokumentenarten, jede nummeriert aus den Präfixen, die du oben gesetzt hast: Rechnung, Gutschrift, Auftragsbestätigung, Bestellung, Lieferschein und Brief. Die Konfiguration (Nummerierung, MwSt.-Regelung, Besteuerungsart) gilt für alle gemeinsam. Für das Schritt-für-Schritt-Vorgehen beim Erstellen und Ausstellen der einzelnen Dokumente nutz die Deep-Dive-Leitfäden:
- Eine vollständige Rechnung ausstellen und verwalten (inkl. Nachlässen und Rabatten)
- Teilrechnungen erstellen und verwalten
- Eine Auftragsbestätigung ausstellen
- Einem Kunden Geld erstatten (Rückerstattungen und Gutschriften)
- Übersicht Rechnungsstellung — der vollständige Lebenszyklus, Auftragsbestätigungen und Briefe.
Referenz zur Konfiguration
- Die MwSt. ist landesgetrieben. Das Ausstellungsland, das du in den Unternehmensinformationen gewählt hast, setzt die MwSt.-Regelung: das Format der Nummernpräfixe, die Variante des Rechtstextes und die PDF-Vorlage. Das Land zu wechseln ändert die Regelung, und bereits laufende Dokumente behalten die Regelung, unter der sie ausgestellt wurden. Der Satz selbst wird je Position bei der Dokumenterstellung gesetzt, standardmäßig auf den Regelsatz deines Landes (19 % in DE).
- Die Besteuerungsart ist eine Entscheidung bei der Einrichtung. Du wählst Periodengerecht oder Zahlungsbasiert in den Unternehmensinformationen. Um sie später zu ändern, wenn du schon Dokumente ausstellst, wende dich an deinen Reonic Kundenbetreuer.
- Die Währung wird bei der Dokumenterstellung gesetzt — aus dem Angebot auf dem schnellen Weg oder aus deinen Workspace-Standards, wenn du bei null anfängst.
- Bezahlt wird per Banküberweisung. Jedes Dokument trägt eine IBAN plus einen optionalen EPC-QR-Code zum Scannen und Bezahlen. Der Kunde zahlt direkt an dich; du markierst das Dokument in Reonic als bezahlt.
- Um ein Dokument zu erstellen, öffne den Reiter Rechnungsstellung in der Portal-Navigation und folge Eine vollständige Rechnung ausstellen und verwalten. Diese Seite ist die einmalige Konfiguration, die das freischaltet.
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