Vista previa, variantes, textos legales y validez del enlace de la oferta

El paso de la firma convierte una oferta planificada en un contrato. Cuando envías, Reonic congela la oferta con sus precios, envía al cliente por correo un enlace público y registra la versión firmada en tu proyecto, para que el resto de tus herramientas (facturación, integraciones, instalación) tomen el relevo. Esta página recorre el flujo principal de envío más todo lo que fijas o ves en el momento de enviar: variantes, validez del enlace, textos legales, correo del remitente y qué ve el cliente por su lado.

Para quién es este artículo

• Gestores de cuentas que envían ofertas a firma en su día a día.
• Admins del instalador que configuran los ajustes del remitente, los textos legales y los valores por defecto de la validez del enlace.
• Field Worker que recogen firmas en obra con una tableta.

Antes de empezar

• La oferta debe estar planificada, con precios y lista (componentes seleccionados, modos de pago fijados, socio de financiación elegido si procede).
• La dirección de correo del cliente en la solicitud debe ser correcta. Ahí es donde va el enlace público.
• Decide qué variante o variantes debe ver el cliente. Puedes incluir varias en una misma solicitud de firma; el cliente elige una y firma.
• Decide la validez del enlace, normalmente 14, 30 o 60 días. El enlace deja de funcionar en ese momento.

Enviar la oferta al cliente para su firma

1. Abre la oferta en el Portal.
2. Ve a la pestaña Finalizar.
3. Haz clic en Enviar a firma.
4. Elige la variante o variantes que incluir. Si solo hay una, viene preseleccionada.
5. Fija la validez del enlace: cuántos días tiene el cliente para firmar antes de que caduque.
6. Si quieres, personaliza el asunto del correo y el mensaje al cliente.
7. Haz clic en Enviar.

Reonic congela la oferta con sus precios, genera el PDF y envía al cliente por correo un enlace público con el PDF adjunto. El cliente abre el enlace directamente desde el correo y firma en la página.

Enviar la oferta a clientes comerciales o de empresa

Si llevas a un cliente comercial por el flujo de oferta residencial, firma el mismo enlace digital que un cliente residencial. La diferencia entre B2C y B2B está en la propia oferta (precios comerciales, tratamiento del IVA, datos de contacto de empresa), no en el flujo de firma.

Enviar a varias direcciones de correo

El enlace de firma va a la única dirección de correo que hay en la solicitud. Para hacer llegar el enlace a una pareja, a un socio o a una persona de finanzas, reenvía tú mismo el correo, o cambia la dirección de correo de la solicitud antes de enviar.

Varios enlaces de firma pendientes en una misma oferta

Una oferta sigue abierta a más envíos, así que puedes tener a la vez más de un enlace de firma abierto sobre ella, cada uno con su propia solicitud pendiente y su propio enlace público. Esto pasa de forma natural cuando corriges un correo y vuelves a enviar, o cuando envías una segunda variante.

En cuanto el cliente firma cualquiera de ellos, la oferta entera pasa a Ganada.

Qué experimenta el cliente

El cliente recibe un correo con el asunto "Su presupuesto está listo" por defecto (las ofertas revisadas usan "Su presupuesto revisado está listo"), con el PDF adjunto y un botón que abre la página pública de firma. Puedes sobrescribir el texto del asunto para tu Workspace. El cliente abre el enlace directamente desde el correo y firma en la página.

En la página pública ve el PDF, lo recorre y, al final, o bien:

• Clic para firmar: una confirmación de un solo toque.
• Dibujo de su firma: si tu Workspace tiene activado el ajuste de firma a mano alzada, dibuja su firma con el dedo en la página.

Si la oferta lleva varias opciones de pago (por ejemplo, contado, financiación y arrendamiento), el cliente elige una en la página antes de firmar. Cada opción muestra su propio precio y su propio PDF, y el registro firmado recoge la opción elegida, que pasa después a la facturación y a tus integraciones.

Después de que firme, Reonic añade al PDF una página de atestación, guarda el PDF firmado, mueve el proyecto a Ganada y ejecuta las integraciones configuradas. El evento de firma aparece en el feed de actividad como Solicitud de firma aceptada por el cliente (consulta Seguir las aperturas de la oferta).

Firmar con el cliente en persona en tu tableta

Cuando cierras la venta cara a cara (visita a domicilio, reunión en obra), puedes darle tu tableta al cliente y dejar que firme digitalmente allí mismo.

1. Envía primero la oferta a firma (ver más arriba). Eso crea la solicitud pendiente y genera el enlace público.
2. En la tableta, abre el enlace público de firma del cliente. O bien reenvías el correo a un buzón en la tableta, o bien usas la opción Mostrar versión web desde la oferta para abrir el enlace público.
3. Dale la tableta al cliente.
4. El cliente sigue el flujo estándar de firma digital en la tableta.

Esto cuenta como una firma digital del cliente, no como una firma "en nombre de". El PDF recibe la misma página de atestación; la firma queda capturada legalmente en el momento de firmar.

Volver a emitir una oferta aceptada como pendiente con una fecha nueva

Una variante firmada queda bloqueada como artefacto contractual. Para volver a emitir una oferta aceptada con una fecha nueva, bifúrcala en una variante nueva:

1. Abre la oferta firmada en el Portal.
2. Añade una variante nueva, en blanco o como duplicado de la firmada. Consulta Añadir una variante.
3. Ajusta la variante nueva con total libertad (precios, componentes, disposición del PDF).
4. Envía una solicitud de firma nueva que incluya la variante nueva (consulta Enviar la oferta al cliente para su firma más arriba). El cliente recibe un correo nuevo con un enlace nuevo y un periodo de validez nuevo; la fecha que queda sellada en la nueva fila de firma es la fecha en que firma, no la fecha en que bifurcaste.
5. La variante firmada original se queda como registro histórico, visible en la lista de variantes y en el historial de firmas.

Avisa al cliente antes de enviar el enlace nuevo, para que firme la variante nueva y no la anterior.

Fijar, ampliar o comprobar la validez del enlace

La validez del enlace la fijas al hacer clic en Enviar a firma. Una vez fijada, queda inamovible para esa fila de firma.

Para dar más tiempo a un cliente, envía una solicitud de firma nueva. El correo nuevo contiene un enlace nuevo con un periodo de validez nuevo. Retira la solicitud anterior si ya no la necesitas. Para reenviar una oferta ya caducada: abre la oferta, ve a la pestaña Finalizar, haz clic otra vez en Enviar a firma, fija una validez nueva y Enviar. El cliente recibe un correo nuevo con un enlace nuevo; el enlace caducado se queda en el historial de la fila de firma.

Fijar las condiciones generales, el bloque de firma y la fecha de entrega prevista

Tres campos, tres sitios de configuración:

• Las condiciones generales se configuran por Workspace en Ajustes > Planificación y oferta > Legal. En cada oferta, eliges qué plantilla activa se aplica desde Finalizar > Personalizar páginas > Legal. Para poner tu propio texto legal en la página de firma, incorpóralo a las ranuras de la plantilla de PDF (portada, condiciones, condiciones del servicio, anexo); la firma se captura contra el PDF de la oferta que genera Reonic. El admin de tu Workspace configura esas superficies de plantilla, y en cada oferta puedes cambiar qué variante de texto legal se aplica. Tu gestor de cuentas de Reonic puede ayudarte con la personalización de plantillas.
• La disposición del bloque de firma la determina la variante de portada en la página de PDF Firma (Ajustes > Planificación y oferta > Páginas y diseño). En cada oferta, personalizas eligiendo otra variante de página desde Personalizar páginas.
• La fecha de entrega prevista se fija en la propia oferta, no en el diálogo de envío a firma: abre la oferta, ve a Finalizar > Personalizar páginas > Portada / Valores por defecto del documento y rellena el campo Estimación de la fecha de entrega (también aparece en la confirmación de pedido, si generas una después de la firma).

La validez del enlace se fija por separado, en el diálogo de envío a firma (consulta Fijar, ampliar o comprobar la validez del enlace más arriba).

Cambiar la dirección de correo del remitente que ve el cliente

El correo de firma del cliente se envía en nombre del Gerente de Cuentas Clave (Key Account Manager, KAM) asignado a la solicitud. Ese es el nombre y el correo que el cliente ve como remitente. Si no hay ningún Gerente de Cuentas Clave asignado, el correo sale del usuario que hizo clic en Enviar.

Para cambiar qué remitente ve el cliente:

1. Abre la oferta y ve a la pestaña Proyecto.
2. Cambia el Gerente de Cuentas Clave asignado al usuario cuyo nombre y correo deben aparecer.
3. Envía la solicitud de firma. El correo al cliente sale ahora como ese usuario.

Para ponerte en copia en cada correo de oferta enviada, activa CC al enviar la oferta en tu perfil de usuario. Consulta Seguir las aperturas de la oferta para ver el valor diagnóstico del CC al enviar.

Adjuntar documentos adicionales al correo de firma

El correo de firma lleva el PDF de la oferta firmada. Para poner material extra delante del cliente (tus condiciones generales, un folleto de instalación, una ficha de financiación), hazlo así:

• Añade el documento al propio PDF de la oferta. Si tu plantilla de PDF tiene las ranuras de página adecuadas (portada, condiciones, condiciones del servicio, anexo), incluye ahí el documento para que el cliente lo vea en la página de firma.

Para recoger documentos del cliente (DNI, justificante de propiedad, fotos del contador), usa las subidas del Portal del cliente o envía al cliente una solicitud aparte. El paso de la firma da por hecho que ya tienes lo que necesitas para cerrar.

Si se adjuntó el documento equivocado a una oferta firmada (por ejemplo, subiste el PDF analógico equivocado), bifurca la oferta para arreglarlo. Consulta Revocar la oferta para el patrón de bifurcación.

Casos límite de la firma analógica

El flujo completo de subida analógica (subir un PDF firmado por el cliente cuando ha firmado en papel) vive en Subir una firma manual. Los casos límite de abajo cubren las preguntas que más te encontrarás en el momento del envío.

Fijar o cambiar la fecha de firma en una subida analógica

Cuando subes un PDF firmado por el cliente, el diálogo pide la fecha en la que el cliente firmó en realidad, no la de hoy. Toma por defecto la de hoy; cámbiala por la fecha escrita en la firma en papel. La fecha puede estar hasta un día en el futuro; más allá de eso no se acepta.

Fija la fecha correctamente en el momento de la subida. Ahí es donde se registra la fecha de firma.

Subir una firma analógica para una oferta cuyo enlace caducó

Un PDF firmado en analógico se adjunta a una fila de firma pendiente. Si el enlace caducó, crea antes una fila pendiente nueva:

1. Abre la oferta en el Portal.
2. Vuelve a enviar la oferta a firma (consulta Enviar la oferta al cliente para su firma más arriba). Eso crea una fila de firma pendiente nueva con un periodo de validez nuevo.
3. Con la nueva fila pendiente en su sitio, sigue Subir una firma manual contra la fila nueva.
4. Fija en el diálogo de subida la fecha de firma que aparece escrita en el papel.

La fila de firma caducada se queda en el historial de la oferta; el PDF firmado en analógico se adjunta a la fila nueva.

Validez de la firma electrónica, atestación y socios financieros

• La firma digital de Reonic añade una página de atestación al PDF. La página de atestación registra quién firmó, cuándo, desde dónde y una comprobación de contenido, para que el documento firmado se pueda verificar más adelante.
• Las subidas analógicas llevan la firma en papel tal cual se escanea, legalmente equivalente sobre el papel. Consulta Subir una firma manual.
• Los socios de financiación Bees & Bears y EOS aceptan las firmas digitales de Reonic como disparador de la entrega a financiación. Cuando el cliente firma, el PDF firmado y los datos de la oferta se entregan al socio financiero.
• Formularios KfW / BzA: la Bestätigung zum Antrag (BzA) para las subvenciones KfW se genera aparte, como parte del flujo de subvenciones. La BzA necesita la firma del instalador (y su sello donde se exija) antes de llegar al cliente. La firma de la oferta de Reonic es un documento distinto de la BzA. Consulta Solicitar y gestionar programas de subvenciones para el flujo de la BzA.
• Los documentos de proyecto para Francia se generan aparte. Puedes adjuntar la oferta de Reonic firmada por el cliente al paquete de presentación, mientras ese paquete sigue el proceso administrativo francés. Consulta Solicitar y gestionar programas de subvenciones para el flujo de presentación en Francia.

Encontrar la función de firma en el Portal

El flujo de firma vive en la pestaña Finalizar de la oferta. La pestaña muestra:

• La lista de solicitudes de firma (pendientes, firmadas, caducadas, retiradas).
• La acción Enviar a firma cuando no hay ninguna solicitud pendiente.
• La lista de materiales de la variante.
• Los complementos opcionales (carta de presentación, documentos suplementarios) antes de enviar.

La pestaña Finalizar aparece en cuanto la oferta tiene al menos una variante configurada.

Conviene saber

• Una firma pendiente bloquea la variante sobre la que se envió. Mientras la solicitud de firma de esa variante esté viva, no puedes editarla: retira la solicitud, edita y vuelve a enviar. Las demás variantes siguen siendo editables, y la oferta sigue abierta a más envíos.
• El diseño del PDF queda fijado en el momento del envío. Si cambias el diseño del PDF después de enviar, el PDF del cliente sigue mostrando el diseño tal como estaba al enviarlo. Retira y vuelve a enviar para llevarle el diseño nuevo.
• La comunicación con el cliente después de la firma es cosa tuya. El cliente entrega el PDF firmado; cualquier seguimiento que reciba depende de las plantillas de correo de tu Workspace. Trata la comunicación posterior a la firma como algo que te corresponde a ti.

Enviar confirmaciones de pedido y otros documentos

Reonic genera la oferta para su firma; la confirmación de pedido es un documento aparte que viene después de firmar. Tras la firma, genera una Confirmación de oferta (Auftragsbestätigung) en el módulo de Facturación como su propio tipo de documento; después puedes convertirla en factura. Consulta Confirmación de pedido para ese flujo.

Reonic envía dos clases de documento por correo: la oferta firmada (este flujo) y las facturas, facturas parciales y confirmaciones de pedido (el flujo de facturación). Consulta Factura para el flujo de envío de facturación.

Última actualización el 12 de octubre de 2026