Emitir una confirmación del pedido (Auftragsbestätigung)

Categorías: Facturación

La Confirmación de oferta hace de puente entre oferta aceptada y primera factura. Reonic la genera a partir de la oferta aceptada, la numera con tu prefijo de confirmaciones de oferta, la archiva en el grupo de documentos del proyecto y te deja emitirla y enviarla. Lleva líneas pero no lleva dinero: sin estado de pago, sin Skonto y sin Código QR de pago.

Antes de empezar

• La oferta debe estar aceptada o firmada, digitalmente o en papel. Las confirmaciones de oferta se generan contra variantes aceptadas, no contra borradores.
• Configura primero tus Datos de expedición. Hasta que estén fijados, la creación de documentos está bloqueada, la misma barrera que en las facturas.
• Las confirmaciones de oferta las creas tú en el módulo Facturación: creas el documento y luego lo emites y lo envías.
• Cualquier Workspace puede crear confirmaciones de oferta, sea cual sea el país del emisor. (Las facturas, las facturas parciales y las notas de crédito están limitadas a ciertos países; las confirmaciones de oferta están disponibles en todas partes.)

Cuándo se genera la confirmación de oferta

La confirmación de oferta está disponible después de la aceptación. No existe mientras la oferta sigue pendiente o en proceso de firma. El ciclo de vida:

1. Oferta pendiente de aceptación. Todavía no hay confirmación de oferta.
2. Oferta aceptada o firmada (digital o en papel). La confirmación de oferta pasa a poder generarse.
3. Confirmación de oferta generada. Numerada, bloqueada, renderizada como PDF y archivada en el grupo de documentos del proyecto.
4. Confirmación de oferta enviada. El cliente la recibe.
5. Primera factura o factura parcial. Empieza la facturación; la confirmación de oferta precede a la factura en el grupo de documentos.

La confirmación de oferta no sustituye a la oferta firmada. La oferta firmada es el contrato; la confirmación de oferta es el acuse formal de ese contrato. Si un cliente dice alguna vez "eso no es lo que acordé", lo resuelves contra la oferta firmada, no contra la confirmación de oferta.

Generar una confirmación de oferta

Crea las confirmaciones de oferta en el módulo Facturación. El recorrido es Borrador, luego Emitir, luego Enviar: el mismo ciclo de vida que cualquier otro documento:

1. Abre la pestaña Facturación y haz clic en Nuevo arriba a la derecha. Se abre la ventana Crear nuevo documento.
2. (Opcional) Elige el Contacto o proyecto al que pertenece el documento.
3. En "¿Qué documento desea crear?", elige Confirmación de oferta.
4. (Cuando la eliges dentro de un proyecto) Aparecen los desplegables Opción de importar y Agrupación de partidas, igual que en las facturas. Úsalos para rellenar automáticamente las líneas a partir de una oferta firmada o sin firmar.
5. Haz clic en Crear. El documento se abre en el editor de documentos en estado Borrador (con la misma forma que el editor de facturas: líneas, descuentos, local y pie de página, sin Skonto, estado de pago ni código QR).
6. Revisa y edita el contenido mientras está en Borrador. Los datos vienen rellenados a partir de la oferta que importaste.
7. Haz clic en Finalizar en la cabecera del editor. Se abre la ventana Revisar y finalizar la confirmación de oferta.
8. Haz clic en Emitir confirmación de oferta. El documento recibe el siguiente número de tu prefijo de confirmaciones de oferta y el PDF queda bloqueado.

Si ya has emitido una confirmación de oferta y necesitas un duplicado (o quieres generar la factura a partir de ella), la acción Duplicar en tipo es el camino más limpio; consulta Cómo se relacionan las confirmaciones de oferta con las facturas más abajo.

El documento ya está listo para enviarse.

Enviar la confirmación de oferta al cliente

La confirmación de oferta la envías tú:

1. Abre la confirmación de oferta emitida en el editor.
2. Haz clic en Enviar por correo electrónico.
3. Ajusta el destinatario, el asunto o el texto del mensaje si hace falta.
4. Haz clic en Enviar.

El cliente recibe el correo electrónico y el documento se marca como Enviado.

Numeración y prefijo de confirmaciones de oferta

Las confirmaciones de oferta llevan su propia serie de números, independiente de las facturas, las facturas parciales y las notas de crédito. Configura el prefijo en tus Datos de expedición.

Para fijar el número inicial de la serie, abre Ajustes > Configuración de la empresa > Facturación > Datos de expedición y edita la fila del tipo de documento que estás configurando (Confirmación de oferta, Factura, Factura parcial, Nota de crédito). Cada fila tiene dos campos: un prefijo (por ejemplo OC- o FA-2026-) y un siguiente número (el entero que Reonic asigna al próximo documento, por ejemplo 0001, o 4500 si estás continuando una serie que traes de una herramienta anterior). Guarda, y el siguiente documento de ese tipo usará el prefijo y el número configurados; el contador aumenta en uno por cada emisión. Fijar el siguiente número es el camino estándar cuando traes una serie en curso desde otra herramienta: lo fijas una vez y Reonic incrementa desde ahí.

Numeración típica:

• OC-2026-0001: primera confirmación de oferta del año.
• AB-2026-0001: para el mercado alemán, si quieres la abreviatura de Auftragsbestätigung como prefijo (el prefijo es texto libre; el tipo de documento sigue siendo Confirmación de oferta).
• CONF-2026-0001: genérico.

El número se asigna en el momento de Emitir / Finalizar y es único dentro de tu Workspace. Cada número se usa una vez. Si anulas una confirmación de oferta, la siguiente toma el número siguiente y el número anulado no se reutiliza.

Lo que el cliente ve en el PDF

El PDF de la confirmación de oferta refleja el contenido de la oferta en clave de confirmación. Contenido típico:

• Cabecera. El logotipo de tu empresa, tus datos de contacto, la dirección del cliente.
• Número de confirmación de oferta y fecha.
• Referencia a la oferta (número de oferta, fecha de aceptación o de la firma).
• Líneas. Los componentes de la variante confirmada.
• Total. Coincidiendo con el total de la oferta, incluidos los componentes opcionales que el cliente haya seleccionado.
• Fecha de entrega o de instalación. Si se conoce y está configurada para renderizarse.
• Información de pago. Normalmente una referencia a las facturas venideras.
• Pie de página. Datos bancarios, texto legal (opcional).

La disposición del PDF sigue la plantilla de tu Workspace para tu país de emisión. Puedes editar la nota interna y el texto de referencia de cada oferta en el editor; los cambios de disposición más amplios ocurren a nivel de plantilla, así que pregunta a tu gestor de cuentas de Reonic si necesitas personalizarla.

Editar una confirmación de oferta

Las confirmaciones de oferta se comportan como las facturas a la hora de editar:

• Estado Borrador. Editable.
• Estado Emitida o Enviado. Solo lectura. El número, el PDF y los datos están todos bloqueados.

Para cambiar una confirmación de oferta enviada, tienes dos caminos:

1. Anularla (consulta Anular una confirmación de oferta más abajo).
2. Generar una nueva junto a ella (mismo proyecto, número nuevo) y después decirle al cliente que la nueva sustituye a la anterior.

Anular una confirmación de oferta

Si una confirmación de oferta se emitió por error (cliente equivocado, total equivocado, proyecto equivocado), anúlala:

1. Abre la confirmación de oferta en el Portal.
2. Haz clic en Anular confirmación de oferta.
3. Confirma.

La confirmación de oferta recibe una marca de agua de anulación, queda inactiva en el grupo de documentos y su número no se reutiliza (la siguiente confirmación de oferta recibe el siguiente número).

Anular es una acción tuya. Si el cliente ya recibió el documento, avísale por separado, porque anular no le notifica. Lo mismo vale cuando un trato se cae después de la aceptación: anula tú la confirmación de oferta si quieres que el registro lo refleje.

Cómo se relacionan las confirmaciones de oferta con las facturas

La confirmación de oferta precede a la facturación. El recorrido típico:

1. Oferta aceptada. Confirmación de oferta generada y enviada.
2. Empieza la instalación. Factura parcial 1 (anticipo / Anzahlung).
3. La instalación avanza. Factura parcial 2 (Zwischenrechnung).
4. Instalación terminada. Factura final.

La confirmación de oferta es un documento de cortesía que confirma el trato antes de que el dinero cambie de manos. Dice "hemos recibido tu oferta aceptada", mientras que una factura dice "paga este importe, por favor". La confirmación de oferta queda fuera del cálculo del saldo pendiente, y tus herramientas de contabilidad conectadas (Lexoffice, Sevdesk, Bexio) reciben tus facturas y notas de crédito, no las confirmaciones de oferta.

Convertir una confirmación de oferta en factura

Cuando el cliente esté listo para que se le facture, convierte la confirmación de oferta emitida en lugar de volver a teclearla:

1. Abre la confirmación de oferta emitida.
2. Usa la acción Duplicar en tipo y elige Factura.
3. Reonic crea un nuevo borrador de Factura rellenado con las mismas líneas, descuentos, moneda y local, así que los totales coinciden sin volver a teclear.
4. Revisa el borrador y luego emite y envía la factura como de costumbre.

Conviene saber

• Las confirmaciones de oferta solo existen después de la aceptación. Las ofertas pendientes o caducadas no tienen una. El documento se genera contra una variante aceptada.
• Viven en el grupo de documentos del proyecto. Confirmación de oferta, oferta firmada, facturas parciales, factura final, notas de crédito: todo en el mismo contenedor, con datos del cliente y referencia de proyecto coherentes.
• La numeración es independiente de la de las facturas. Las confirmaciones de oferta usan el prefijo OC- (o el que hayas configurado); las facturas usan FA-; las facturas parciales usan FP-; las notas de crédito usan NC-. Configura cada prefijo en tus Datos de expedición.
• Las creas tú. Las confirmaciones de oferta se crean en el módulo Facturación (Borrador, luego Emitir, luego Enviar). No se crean ni se envían automáticamente al aceptarse la oferta.
• Las confirmaciones de oferta no se envían a tus herramientas de contabilidad. Solo las facturas y las notas de crédito se envían a Lexoffice, Sevdesk o Bexio.
• El cliente no firma la confirmación de oferta. Es un acuse, no un contrato. La oferta firmada es el contrato.
• Disponible en todos los países. Cualquier Workspace puede crear confirmaciones de oferta sea cual sea el país del emisor. (Las facturas, las facturas parciales y las notas de crédito están disponibles para DE, AT, CH, FR, UK, Jersey y los territorios franceses de ultramar; las confirmaciones de oferta están disponibles en todas partes.)
• La oferta firmada es en sí misma un documento de confirmación. Algunos instaladores se saltan por completo la confirmación de oferta y, como la creas tú, saltársela significa simplemente no crear una para el proyecto. La confirmación de oferta es un documento por si acaso para mercados o clientes que esperan una confirmación formal después de la aceptación.
• Se aplican plantillas específicas por país. El PDF de la confirmación de oferta respeta las reglas fiscales y las plantillas específicas de cada país igual que las facturas. El editor es el mismo en todos los países; el PDF renderizado cambia.
• Las condiciones legales propias van en el campo de texto libre Notas finales. Las condiciones suspensivas o precedentes (las aufschiebende Bedingungen que pondrías en una Auftragsbestätigung) van en el campo Notas finales (en alemán: Endnoten) al final del editor, como texto libre plano que se renderiza debajo del cuerpo del documento.
• Los campos de texto se autoguardan y se bloquean al emitir. Los campos de texto libre (descripción, nota interna y Notas finales) se guardan automáticamente aproximadamente un segundo después de que dejes de escribir, así que no hay botón Guardar. Siguen siendo editables mientras el documento está en Borrador y se bloquean junto con el resto del documento una vez emitido.

Última actualización el 12 de octubre de 2026