Emitir una confirmación de oferta

Categorías: Facturación

Una Confirmación de oferta (en alemán: Auftragsbestätigung) es un documento de acompañamiento del módulo Facturación que confirma una oferta aceptada. En la ventana de creación se describe como "Confirma una oferta aceptada." Úsala cuando un cliente ha dado su conformidad y quieres enviarle un acuse formal antes de la factura. Lleva líneas y convive con tus facturas, y sigue el mismo ciclo Borrador, Emitida, Anulada. No lleva dinero: sin estado de pago y sin Código QR de pago. Cuando el trato pasa a facturación, la conviertes directamente en factura.

Si esperas una Auftragsbestätigung, este es el documento que debes usar. Es el acuse posterior a la firma que hace de puente entre la oferta firmada y la primera factura.

Para quién es este artículo

Admins del instalador y gestores de cuentas con rol de editor o superior que quieran enviar a un cliente una confirmación formal de una oferta aceptada, con líneas y su propio número de documento, antes de emitir la primera factura. Los admins configuran el prefijo y la numeración de las confirmaciones de oferta.

Antes de empezar

• Configura los Datos de expedición de tu empresa. La misma configuración única que hace falta antes de las facturas se aplica también a las confirmaciones de oferta. Consulta Configurar los datos de expedición.
• Las confirmaciones de oferta están disponibles en todos los países, así que cualquier Workspace puede crearlas.
• Decide si la confirmación de oferta se adjunta a un cliente y un proyecto existentes o va por su cuenta.

Emitir una confirmación de oferta

1. Abre la pestaña Facturación en la navegación del Portal.
2. Haz clic en Nuevo arriba a la derecha. Se abre la ventana Crear nuevo documento.
3. (Opcional) Elige un Contacto o proyecto si el documento pertenece a un cliente o a un trabajo concreto.
4. En "¿Qué documento desea crear?", elige Confirmación de oferta.
5. (Cuando la eliges dentro de un proyecto) Aparecen los desplegables Opción de importar y Agrupación de partidas, igual que en las facturas. Úsalos para rellenar automáticamente las líneas a partir de una oferta firmada o sin firmar.
6. Haz clic en Crear. El documento se abre en el editor con líneas, descuentos, local y pie de página, con la misma forma que el editor de facturas, sin estado de pago ni Código QR de pago.
7. Edita el borrador. Tienes la misma libertad que en un borrador de factura: puedes cambiar cualquier cosa hasta que lo emitas. Los campos de texto como la descripción, la nota interna y las Notas finales se guardan solos poco después de que dejes de escribir, así que no hay botón Guardar.
8. Cuando esté listo, haz clic en Finalizar en la cabecera del editor. Se abre la ventana Revisar y finalizar.
9. (Opcional) Marca Enviar correo electrónico al cliente.
10. Haz clic en Emitir confirmación de oferta. Reonic genera el PDF, asigna el número de documento a partir de tu prefijo de confirmaciones de oferta (por ejemplo OC-2026-0042) y bloquea el documento.
11. Si marcaste Enviar correo electrónico al cliente, la ventana de envío se abre automáticamente. Si no, usa el botón Enviar por correo electrónico en el documento emitido más adelante.

Convertir una confirmación de oferta en factura

Cuando el cliente acepte y estés listo para facturar, convierte la confirmación de oferta emitida en lugar de volver a teclearla:

1. Abre la confirmación de oferta emitida.
2. Usa la acción Duplicar en tipo y elige Factura.
3. Reonic crea un nuevo borrador de factura con las mismas líneas y descuentos ya rellenados.
4. Revisa el borrador y luego emite y envía la factura como de costumbre.

Editar, anular y archivar

• Borrador. Editable. Las líneas, los descuentos, el local, el pie de página y el texto se cambian libremente.
• Emitida. Bloqueada. El número, el PDF y los datos quedan fijos. Desde aquí puedes anularla o emitir un documento nuevo.
• Anular. Si se emitió por error, anúlala. Reonic genera un PDF anulado y el número queda reservado (el siguiente documento toma el siguiente número).
• Archivar. Funciona con confirmaciones de oferta en Borrador o Anuladas. Para sacar una emitida de tu vista de lista por defecto, anúlala primero y luego archiva el documento anulado. Archivar un grupo de documentos entero archiva todos los documentos no archivados que contiene, la confirmación de oferta incluida; Restaurar grupo revierte eso.

Conviene saber

• Las confirmaciones de oferta tienen su propia numeración. El prefijo y el contador son independientes de tus series de facturas, facturas parciales y notas de crédito. Configúralos en Ajustes > Configuración de la empresa > Facturación > Datos de expedición.
• Sin estado de pago. Una confirmación de oferta no hace seguimiento de Pagado, Sin pagar ni Vencido, y queda fuera del cálculo del saldo pendiente.
• Las condiciones legales propias van en el campo Notas finales. Las condiciones suspensivas o precedentes (el caso de uso de las aufschiebende Bedingungen) van en el campo Notas finales (en alemán: Endnoten) al final del editor, como texto libre.
• El correo electrónico lleva el PDF renderizado por Reonic. Para enviar tu propio PDF de condiciones, una ficha técnica o una foto junto con una confirmación de oferta, envíaselo al cliente por separado.
• Las integraciones de facturación sincronizan facturas y notas de crédito. Tus integraciones de facturación conectadas sincronizan facturas y notas de crédito, no confirmaciones de oferta.

Última actualización el 12 de octubre de 2026