Emitir una orden de compra (Bestellung)
Crea una orden de compra para pedir productos o servicios, normalmente a tu propio proveedor. Lleva líneas y cantidades, produce un PDF y recibe su propio número de documento, sin ningún pago que seguir.
Categorías: Facturación
Una orden de compra (en alemán: Bestellung) es uno de los documentos de acompañamiento que puedes crear en Facturación junto a las facturas. En la ventana de creación se describe como "Solicita un producto o servicio." Una orden de compra va de tu empresa a un proveedor, así que aquí el destinatario es tu proveedor, no tu cliente final. La usas para pedir formalmente materiales o servicios para un trabajo. Lleva líneas y un total, queda fuera de cualquier seguimiento de pagos y nunca aparece en el saldo pendiente de un cliente.
Antes de empezar
- Configura primero tus Datos de expedición, una configuración única de admin en Ajustes > Configuración de la empresa > Facturación > Datos de expedición. La misma configuración única de la que depende la creación de documentos para las facturas se aplica también a las órdenes de compra.
- Puedes crear una orden de compra desde cualquier Workspace. Es un documento de acompañamiento, así que lo tienes disponible igual en todas partes.
- Decide si la orden de compra pertenece a un grupo de documentos existente (un cliente y un proyecto) o va por su cuenta.
Emitir una orden de compra
El recorrido es Borrador, luego Emitir, luego enviar: el mismo ciclo de vida que cualquier otro documento de Facturación:
- Abre la pestaña Facturación en la navegación del Portal.
- Haz clic en Nuevo arriba a la derecha. Se abre la ventana Crear nuevo documento.
- Elige un contacto o proyecto si la orden de compra pertenece a un cliente o a un trabajo concreto.
- En el grupo de opciones "¿Qué documento desea crear?", elige Orden de compra.
- Cuando la creas dentro de un proyecto, aparecen los desplegables Opción de importar y Agrupación de partidas. Úsalos para rellenar automáticamente las líneas a partir de la oferta del proyecto en lugar de introducirlas a mano.
- Haz clic en Crear. La orden de compra se abre en el editor de documentos, con la misma disposición que el editor de facturas: líneas, cantidades, precios, descuentos, local y pie de página.
- Edita el borrador. Añade o ajusta líneas y cantidades, fija el local y rellena los campos de texto libre (descripción, nota interna y Notas finales). Los borradores son totalmente editables.
- Haz clic en Finalizar en la cabecera del editor para abrir la ventana Revisar y finalizar.
- Marca Enviar correo electrónico en la ventana si quieres despacharla al emitir.
- Haz clic en Emitir orden de compra. Reonic genera el PDF oficial, asigna el siguiente número de tu prefijo de órdenes de compra y bloquea el documento.
Si marcaste Enviar correo electrónico, la ventana de envío se abre automáticamente. Si no, usa Enviar por correo electrónico en el documento emitido cuando estés listo.
Numeración y prefijo
Las órdenes de compra llevan su propia serie de números, separada de las facturas, las facturas parciales, las notas de crédito y los demás documentos de acompañamiento. Configura el prefijo y el siguiente número por tipo de documento en Ajustes > Configuración de la empresa > Facturación > Datos de expedición (por ejemplo PO-2026-0001 o BEST-2026-0001). El número se asigna cuando emites el documento. Si anulas una orden de compra, la siguiente que emitas toma el número siguiente de la serie.
Conviene saber
- Tu "cliente" en una orden de compra es tu proveedor. Este es el único tipo de documento de Facturación que va a un proveedor y no a tu cliente final. Los campos son los mismos; la dirección se invierte.
- Un borrador es editable; un documento emitido está bloqueado. En cuanto emites, el número, el PDF y todas las líneas y textos quedan congelados. Los campos de texto libre se guardan solos mientras escribes, así que no hay botón Guardar, y solo siguen siendo editables mientras el documento está en Borrador.
- Para corregir una orden de compra emitida, anúlala y emite una nueva. El documento anulado recibe la etiqueta "anulado" y queda inactivo en el grupo de documentos.
- Archivar funciona con órdenes de compra en Borrador o Anuladas. Para sacar una emitida de tu vista de lista por defecto, anúlala primero y luego archiva el documento anulado. Archivar un grupo de documentos entero archiva también todos los documentos no archivados que contiene (la orden de compra incluida), y Restaurar grupo revierte eso.
- Convierte entre tipos de documento con Duplicar en tipo. Esto crea un nuevo borrador de otro tipo (por ejemplo una factura) con las líneas y los descuentos ya rellenados.
- Las condiciones propias van en el campo Notas finales. Escribe cualquier condición en el campo de texto libre Notas finales (en alemán: Endnoten) al final del editor; se renderizan como texto plano debajo del cuerpo del documento.
Nota
el único PDF que sale es el que renderiza Reonic. Para enviar las condiciones del proveedor o una ficha técnica junto con la orden de compra, envíalas por separado.
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