Subir una firma manual (analógica) en nombre del cliente
Registra una firma en papel contra una solicitud de firma pendiente: arrastra el PDF firmado, fija la fecha de firma, marca los componentes opcionales si los hay, y Reonic registra la firma analógica con los mismos efectos posteriores que una digital.
En los proyectos comerciales
las ofertas comerciales se firman en persona, en papel. Adjuntas el PDF firmado como una subida escaneada y lo gestionas en la guía de planificación comercial. El flujo de firma analógica de más abajo cubre las ofertas residenciales.
Categorías: Ofertas
Algunos clientes firman en papel en lugar de digitalmente: clientes mayores, cierres en obra donde el cliente prefiere el papel, clientes que no usan el correo electrónico, o casos en los que el enlace digital caducó antes de que el cliente firmara. En todos ellos, subes el PDF firmado por el cliente y Reonic registra la firma analógica contra la solicitud pendiente. Los efectos posteriores (cambio de estado a Ganada, traspaso a facturación, envío a las integraciones) se disparan igual que con una firma digital.
Para quién es este artículo
- Gestores de cuentas que cierran en obra o con clientes que prefieren el papel.
- Admins del instalador que registran a posteriori una firma en papel cuando el enlace digital caducó.
- Field Worker que suben una oferta recién firmada en papel tras una visita presencial.
Antes de empezar
- Debe existir ya una solicitud de firma pendiente en la oferta. Si no la hay, envía una primero con la acción Enviar a firma. La subida analógica se adjunta a una fila pendiente.
- Ten listo el PDF firmado por el cliente para arrastrarlo y soltarlo, o sabe dónde está para poder buscarlo.
- Ten claro qué variante firmó el cliente, si la oferta tiene más de una.
- Ten clara la fecha de firma: cuándo firmó el cliente el papel en realidad (no necesariamente hoy).
- En las variantes con paquetes de componentes opcionales, ten claro qué componentes opcionales marcó el cliente en el papel.
Subir el PDF firmado
El cliente firma en papel enteramente por tu lado, así que no necesita ninguna cuenta de Reonic para que la firma quede registrada. La fila analógica que creas es su registro dentro de Reonic.
- Abre la oferta en el Portal.
- Ve a Finalizar > Firmas.
- En la fila de la firma pendiente, abre el menú ....
- Haz clic en Cargar documento firmado analógico.
- Elige la variante que firmó el cliente (si la oferta tiene más de una).
- Arrastra y suelta el PDF firmado, o haz clic para buscarlo. La vista previa se muestra a la derecha.
- Introduce la fecha de firma: el día en que el cliente firmó en realidad. La fecha no puede estar a más de un día en el futuro.
- Si la variante tiene paquetes de componentes opcionales, marca los componentes opcionales que el cliente seleccionó en el papel.
- Haz clic en Aceptar y confirma después en el diálogo Confirmar la oferta como aceptada.
El PDF firmado aparece en la pestaña Archivos de la oferta y en la fila de la firma. El feed de actividad registra un evento Solicitud de firma aceptada de forma analógica. La oferta pasa a Ganada. La variante queda ahora bloqueada. Se dispara el mismo abanico de efectos posteriores (traspaso a facturación, envío a las integraciones) que con una firma digital.
Consejo
el cliente se queda con su propia copia en papel, así que Reonic no envía ninguna confirmación automática al subirla. Si necesita una copia guardada en Reonic, descarga el PDF firmado desde la pestaña Archivos y envíaselo por correo aparte.
Guardar una fecha de firma que no sea la de hoy
La fecha de firma toma por defecto la de hoy, y el campo es editable en el formulario de subida. Elige la fecha en la que el cliente firmó en realidad: esa es la fecha del contrato que cuenta a efectos de registro. Dos restricciones:
- La fecha no puede estar a más de un día en el futuro. Fechar más allá de mañana está bloqueado.
- Sí puedes poner una fecha anterior. Introduce el día en que el cliente firmó de verdad, aunque fuera antes de hoy.
Nota
la fecha de firma que introduces es la fecha que da fe del contrato. Aparece en la página de atestación (donde exista) y alimenta campos de fecha posteriores, como el calendario de facturación y el inicio de la garantía. Acierta con ella en el momento de la subida. La fecha se registra al guardar.
Volver a firmar una oferta cuyo enlace caducó (firma manual)
Cuando el cliente firma en papel pero el enlace digital caducó antes de que subieras nada, adjunta la firma analógica a una solicitud nueva:
- Desde la oferta, emite una nueva solicitud de firma sobre la misma variante. Eso crea una fila pendiente nueva.
- En la nueva fila pendiente, sigue el procedimiento de subida estándar de más arriba.
- La fila caducada se queda en el historial. La firma analógica se adjunta a la fila nueva.
El mismo patrón de una solicitud por firma te permite registrar más de una firma en papel en una oferta: emite una solicitud aparte para cada una y sube cada PDF firmado contra su propia fila pendiente. Es también la vía más limpia cuando un cliente te entrega una oferta firmada en papel después de que la solicitud de firma original haya caducado.
Conviene saber
- Las subidas analógicas llevan el PDF en papel tal cual se escanea. Sobre el papel son legalmente equivalentes a una firma digital.
- Firmar en tableta es una firma digital, no una subida analógica. Cuando el cliente firma digitalmente en tu tableta en una visita presencial, eso es una firma digital con atestación completa. Usa el flujo estándar de envío y firma. La subida analógica es para firmas en papel recogidas fuera de Reonic.
- Para corregir un PDF analógico equivocado, bifurca la oferta: añade una variante nueva, emite una solicitud de firma nueva y sube la firma en papel correcta en la fila nueva. El documento equivocado se queda en el historial original.
Última actualización el