E-mail verzenden via je eigen SMTP-server
Laat e-mails aan klanten via je eigen mailserver lopen, zodat ze vanaf je eigen domein worden verzonden. Dat is beter voor de bezorgbaarheid en houdt de uitstraling van je merk consistent.
Standaard verstuurt Reonic e-mail namens jou. Wil je dat je e-mails aan klanten in plaats daarvan van je eigen server komen, koppel die dan onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Integraties > SMTP-mailserver. Alleen e-mails aan eindklanten worden omgeleid. Inloglinks en systeemmeldingen worden nog steeds door Reonic verzonden.
Voordat je begint
- Je hebt admin-rechten nodig, en de SMTP-mailserver moet voor je Workspace beschikbaar zijn. Staat de kaart op inactief, neem dan contact op met de supportchat.
- De hostnaam, poort, gebruikersnaam en het wachtwoord van je SMTP-server. De server moet STARTTLS ondersteunen (standaardpoort
587). - Een afzenderadres als je gebruikersnaam voor het inloggen geen geldig e-mailadres is. Dit is het Van-adres dat klanten zien.
- Een app-specifiek wachtwoord als je e-mailaccount meervoudige authenticatie (MFA) gebruikt. Met je gewone wachtwoord lukt het aanmelden bij MFA-accounts meestal niet.
- SPF/DKIM, aan jouw kant ingesteld voor je verzenddomein, zodat de mail niet als spam wordt gemarkeerd.
Je SMTP-server koppelen
- Open Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Integraties en open de kaart Door gebruiker gedefinieerde SMTP-mailserver.
- Vul Hostnaam (bijv.
smtp.domain.com), Haven (de poort:587voor STARTTLS), Gebruikersnaam en wachtwoord in. - Vul Adres afzender in als je gebruikersnaam geen e-mailadres is. Laat het veld anders leeg. Reonic gebruikt dan je gebruikersnaam of het e-mailadres van je bedrijf als afzender.
- Klik op Test e-mail verzenden. Reonic stuurt een testbericht naar je adres, met een code in het onderwerp. Mislukt dat, dan zie je een foutmelding met een hint over STARTTLS of een app-wachtwoord. Los het probleem op en probeer het opnieuw.
- (Aanbevolen) Vul de code uit de test-e-mail in om de bezorging te bevestigen, of sla de controle over.
- Klik op Configuratie opslaan en bevestig. Vanaf nu worden e-mails aan klanten via je eigen server verzonden.
Tip
Als je opslaat, krijgen alle andere admins van je account een e-mailmelding. Bij elke wijziging moet je ook het wachtwoord opnieuw invoeren.
De koppeling beheren
- Bewerken: open de kaart en kies Instellingen bewerken. Voer het wachtwoord opnieuw in, want het wordt niet aan je teruggetoond.
- Verwijderen: zet de schakelaar uit en bevestig. Hiermee wordt de configuratie gewist. Wil je de koppeling later weer inschakelen, dan moet je alle inloggegevens opnieuw invoeren.
Goed om te weten
- Alleen e-mails aan klanten worden omgeleid. Dat zijn onder meer Can't fulfil request (aanvraag kan niet worden uitgevoerd), Need more information (meer informatie nodig), Lead information (lead-informatie), New offer available (nieuw aanbod beschikbaar), Updated offer available (bijgewerkt aanbod beschikbaar) en Signature completed (handtekening voltooid). Inloglinks, taaktoewijzingen en andere systeemmails worden nog steeds door Reonic verzonden.
- STARTTLS is vereist. Poort 587 is de standaard, maar sommige servers wijken daarvan af. Reonic controleert de verbinding voordat je opslaat, zodat een verkeerde poort of een niet-ondersteunde versleuteling meteen wordt opgemerkt. Komt je test-e-mail niet aan, dan ligt het meestal aan de poort of de versleuteling, en de foutbanner noemt de oorzaak. Gebruik bij MFA-accounts een app-specifiek wachtwoord.
- Zodra de koppeling actief is, ben jij verantwoordelijk voor bezorgbaarheid en bounces. E-mail die via je server wordt verzonden, bounct ook op je server. Houd je eigen maillogs dus in de gaten.
- Het wachtwoord wordt niet aan je teruggetoond. Bij elke wijziging moet je het opnieuw invoeren. Als je de server verwijdert, worden alle velden gewist. Wil je de koppeling later weer inschakelen, dan moet je alle inloggegevens opnieuw invoeren.
Laatst bijgewerkt op
Gerelateerde artikelen
Lexoffice koppelenOndertekent een klant een aanbod in Reonic, stuur de deal dan als offerte (Auftragsbestätigung) of factuur (Rechnung) naar Lexoffice. Reonic houdt een koppeling bij tussen elk ondertekend aanbod en het Lexoffice-document dat het heeft aangemaakt, zodat je altijd kunt nagaan welk aanbod welk document is geworden.Automatische e-mails voor je klanten instellenPas de automatische e-mails aan die Reonic naar je klanten stuurt bij particuliere en zakelijke projecten: na een aanvraag, bij een eerste of gewijzigde offerte, bij een bestandsaanvraag, wanneer een offerte is geaccepteerd, wanneer je het klantenportaal deelt en bij een afwijzing.Around Home koppelenKoppel Around Home één keer, en de leads die je daar koopt komen automatisch als nieuwe aanvragen in Reonic binnen.