Lexoffice koppelen

Lexoffice is de boekhoudkoppeling van Reonic voor de Duitse markt. Zodra een aanbod is ondertekend, klik je op Send to Lexoffice (naar Lexoffice verzenden) in de zijbalk Afronden van het ondertekende aanbod, en Reonic maakt in Lexoffice de offerte en/of factuur aan op basis van de regelitems, prijzen, btw-tarieven en klantgegevens van het aanbod.

Voor wie dit artikel is

• Installateur-admins die Lexoffice voor het eerst instellen.
• Verkoopmedewerkers die aanbiedingen verzenden en willen weten wat er met een ondertekend aanbod gebeurt nadat ze op Send to Lexoffice hebben geklikt.
• Backoffice- en boekhoudrollen die moeten weten welke documentvelden na ondertekening in Lexoffice terechtkomen.

Voordat je begint

• Het aanbod moet ondertekend zijn voordat je het naar Lexoffice kunt verzenden. Concepten en openstaande ondertekeningsverzoeken kunnen niet worden verzonden.
• Je hebt admin-rechten nodig om de integratie te koppelen (Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Integraties > Na ondertekening van de offerte; de koppelingen voor na de ondertekening, waaronder Lexoffice, staan in de subsectie Na ondertekening van de offerte). Zodra ze gekoppeld is, kunnen rollen vanaf Editor elk ondertekend aanbod verzenden.
• Lexoffice is bedoeld voor de Duitse markt (DE) en wordt actief zodra je de koppeling maakt. Zie je de knop Send to Lexoffice niet in de zijbalk Afronden, dan is de koppeling voor je Workspace nog niet actief.
• Verzenden is een actie per aanbod: klik na ondertekening op Send to Lexoffice in de zijbalk Afronden van het aanbod.

De instellingenpagina voor integraties vinden

1. Klik linksonder in het Portal op Instellingen.
2. Open Bedrijfsinstellingen > Integraties.
3. Je ziet een lijst met alle koppelingen die voor je Workspace beschikbaar zijn, ingedeeld in subsecties (boekhoudkoppelingen zoals Lexoffice staan onder Na ondertekening van de offerte).
4. Elke koppelingsrij toont een statusindicator (Aangesloten / Niet aangesloten) en een actieknop (Verbinden / Ontkoppelen).

Lexoffice koppelen

1. Genereer in Lexoffice een API-sleutel onder Settings > Public API (in Lexoffice zelf; Settings = Instellingen, Public = Openbaar).
2. Open in Reonic Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Integraties > Na ondertekening van de offerte en zoek de Lexoffice-koppeling.
3. Plak de API-sleutel in het veld API-sleutel.
4. Stel eventueel introductietekst, koptekst, voettekst en de factuur-/offertemodus in (welk Lexoffice-documenttype elke Reonic-actie aanmaakt). Reonic bewaart deze instellingen, zodat elke verzending er hetzelfde uitziet.
5. Sla op. De knop Send to Lexoffice verschijnt nu in de zijbalk Afronden van elk ondertekend aanbod.

Koppelen schakelt de integratie in voor je Workspace. Ontkoppelen schakelt haar uit en verwijdert de knop Send to Lexoffice bij ondertekende aanbiedingen.

Dit is dezelfde flow waarmee je de Lexware-koppeling instelt: koppel Lexoffice, kies je factuurmodus en Reonic verzendt het ondertekende aanbod. Wil je in Lexoffice factureren in plaats van in Reonic, maak de facturen dan aan in Lexoffice zodra de ondertekende aanbiedingen daar zijn aangekomen. Wil je stoppen met de eigen factuurmodule van Reonic, neem dan contact op met je Reonic-accountmanager.

Een ondertekend aanbod naar Lexoffice verzenden

1. Open het ondertekende aanbod in het Portal.
2. Zoek in de zijbalk Afronden aan de rechterkant de knop Send to Lexoffice.
3. Klik erop. Reonic stuurt de regelitems van het aanbod, de klantgegevens en je voorkeuren voor de factuurmodus naar Lexoffice.
4. De knop toont eerst een indicator dat het verzenden bezig is en verandert daarna in Verzonden, met het Lexoffice-recordnummer en een directe link.
5. De status van elke verzending staat bij de koppeling onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Integraties > Na ondertekening van de offerte.

Wat er wordt verzonden:

• Een offerte (Auftragsbestätigung) en/of een factuur (Rechnung), afhankelijk van je instelling voor de factuurmodus en op welke knop in het Portal je klikt. In de modus offerte-dan-factuur maakt de eerste klik de Auftragsbestätigung aan en maakt een volgende klik na afronding van het werk de Rechnung aan. De modus alleen-factuur maakt direct de Rechnung aan. Vraag je Reonic-accountmanager welk patroon bij je boekhoudproces past.
• Regelitems, prijzen, btw-tarieven, valuta, klantcontact en klantadres.
• Reonic houdt een koppeling bij tussen het ondertekende aanbod en de bijbehorende Lexoffice-offerte of -factuur, zodat je altijd kunt nagaan welk aanbod welk Lexoffice-document is geworden. Offertes en facturen worden apart gekoppeld, elk met een eigen tijdstempel van verzending.

De ondertekende pdf, controlelijsten en foto's blijven in Reonic. Upload ze handmatig naar Lexoffice als je ze aan de boekhoudkant nodig hebt.

Goed om te weten

• Verzenden gebeurt bij ondertekening, niet bij het afronden van de installatie of het uitgeven van de factuur. Annuleert een klant het project na ondertekening, annuleer de factuur dan handmatig in Lexoffice en maak een creditnota in Reonic aan of maak het gedeeltelijke document daar ongeldig.
• Lexoffice beheert de boekhoudstatus zodra je verzendt. Betalingen, wijzigingen en ongeldig gemaakte documenten die je in Lexoffice aanbrengt, blijven in Lexoffice. Reonic blijft de bron van waarheid voor het aanbod en de ondertekening; controleer de betalingsstatus dus rechtstreeks in Lexoffice.
• Authenticatie: API-sleutel. Genereer die in Lexoffice onder Settings > Public API (Public = Openbaar) en plak hem in de integratiekaart in Reonic.
• Om de API-sleutel te vervangen, verbind je opnieuw. Het bewerkingspaneel heeft een knop Ontkoppelen / Annuleren. Ontkoppel, plak de nieuwe sleutel en verbind daarna opnieuw.
• Elke ondertekende versie wordt apart bijgehouden. Eén aanbod met meerdere ondertekende varianten (het pad voor opnieuw ondertekenen) koppelt elke ondertekende versie aan een eigen Lexoffice-document, wat helpt bij het afstemmen.
• Mislukt een verzending, probeer het dan opnieuw. Is Lexoffice onbereikbaar wanneer je op Verzenden klikt, dan gaat de verzending niet door en toont de status de fout. Klik later opnieuw op Verzenden. Hetzelfde ondertekende aanbod opnieuw verzenden maakt geen dubbel document aan in Lexoffice.
• Controleer bij problemen de verzendstatus. Elke verzending (geslaagd of mislukt) toont haar status bij de koppeling onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Integraties > Na ondertekening van de offerte. Vraag je je af of een aanbod Lexoffice heeft bereikt, kijk dan eerst daar.
• De Reonic-koppeling is gericht op Lexoffice, het cloudproduct uit de Lexware-familie. Werk je met een desktopproduct van Lexware (Lexware Office, Lexware Buchhalter), gebruik dan de eigen koppeling van Lexoffice of de Reonic API, webhooks of Zapier.
• Wil je Lexware-contacten in bulk naar Reonic halen, maak dan contacten aan via de Reonic API vanuit een CSV-export, zet een Zapier-flow op van Lexware naar Reonic, of maak ze opnieuw aan terwijl je leads door de flow aanvraag → aanbod verwerkt (Reonic geocodeert en ontdubbelt ze bij binnenkomst).
• Lexoffice werkt bij zowel residentiële als commerciële aanbiedingen.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026